公文寫作規(guī)范與常用格式示例公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施管理、傳遞信息的核心載體，其寫作規(guī)范與格式的規(guī)范性直接影響公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性與執(zhí)行效力。掌握公文寫作的核心規(guī)范與常用格式，是機(jī)關(guān)工作者的必備技能。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理公文寫作的規(guī)范要求與典型文種的格式示例，為實(shí)務(wù)操作提供參考。第一章公文寫作的核心規(guī)范一、內(nèi)容表達(dá)規(guī)范公文內(nèi)容需兼顧準(zhǔn)確性、簡潔性、莊重性三大原則：準(zhǔn)確性：政策依據(jù)、事實(shí)描述、數(shù)據(jù)引用需嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。例如匯報(bào)工作成果時(shí)，需明確時(shí)間范圍、量化指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)口徑，杜絕“約”“大概”等模糊表述。簡潔性：去除冗余表述，用“擬于”替代“打算在”，用“現(xiàn)予”替代“現(xiàn)在給予”，確保文意清晰、篇幅精煉。莊重性：禁用口語、網(wǎng)絡(luò)用語，如“搞定”“涼涼”等，多使用“予以”“責(zé)成”“鑒于”等規(guī)范表述。二、行文規(guī)則規(guī)范公文行文需遵循隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍，明確行文方向與主送、抄送機(jī)關(guān)的使用規(guī)則：行文方向與主送機(jī)關(guān)：上行文（如請示、報(bào)告）主送機(jī)關(guān)單一，不得多頭主送；請示需一文一事，不得夾帶報(bào)告事項(xiàng)。下行文（如通知、批復(fù)）可主送多個(gè)機(jī)關(guān)，需根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍確定主送對象，避免越權(quán)行文。平行文（如函）主送同級或不相隸屬機(jī)關(guān)，用語需體現(xiàn)平等協(xié)商的語氣，避免命令性表述。抄送與抄報(bào)規(guī)范：抄送機(jī)關(guān)為需要知曉公文內(nèi)容但無需辦理的單位，避免“抄送泛濫”；上行文不得抄送下級機(jī)關(guān)，下行文可抄送相關(guān)平級機(jī)關(guān)。第二章公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化要求公文格式分為版頭、主體、版記三部分，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）的規(guī)范：一、版頭部分（公文首頁紅色分隔線以上）份號：涉密公文需標(biāo)注，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：涉密公文標(biāo)注，如“秘密★1年”，頂格編排在份號下方。緊急程度：如需標(biāo)注，用“特急”“加急”，頂格編排在密級下方（無密級時(shí)編排在份號下方）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（普發(fā)性公文可省略“文件”），居中排布，紅色字體。發(fā)文字號：由機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，如“×政發(fā)〔2024〕5號”，年份用六角括號，順序號不加“第”字。簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，居右空一字，編排在發(fā)文字號右側(cè)，“簽發(fā)人”三字加全角冒號，后標(biāo)簽發(fā)人姓名。二、主體部分（紅色分隔線以下、版記以上）標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成，如“××市人民政府關(guān)于開展安全生產(chǎn)檢查的通知”，一般用2號小標(biāo)宋體字，居中排布。主送機(jī)關(guān)：頂格寫，用3號仿宋體字，多個(gè)主送機(jī)關(guān)用頓號（同系統(tǒng)）或逗號（不同系統(tǒng)）分隔。正文：3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.××××××”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，居中排布；聯(lián)合行文需將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按順序排列，主辦機(jī)關(guān)在前。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字編排，年份標(biāo)全稱，月、日不編虛位（如2024年5月6日，不寫“2024年05月06日”）。印章：成文日期之上、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之下，居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章端正、居中，騎年蓋月。附注：居左空二字加圓括號標(biāo)注，如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：×××聯(lián)系電話：×××）”。附件：另面編排，“附件”二字及順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件內(nèi)容用3號仿宋體字。三、版記部分（版記位于公文最后一頁，主題詞已取消，現(xiàn)主要包含抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期）抄送機(jī)關(guān)：居左空一字，用4號仿宋體字，“抄送”二字后加全角冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用4號仿宋體字，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在末條分隔線之上。第三章典型公文文種的格式示例一、通知（下行文，用于發(fā)布規(guī)章、部署工作、傳達(dá)事項(xiàng)）標(biāo)題：××縣人民政府關(guān)于開展2024年防汛抗旱工作的通知主送機(jī)關(guān)：各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣政府各部門：正文：為切實(shí)做好今年防汛抗旱工作，保障人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全，根據(jù)《××省防汛抗旱條例》要求，結(jié)合我縣實(shí)際，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、提高思想認(rèn)識，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)（一）各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、各部門要充分認(rèn)識防汛抗旱工作的重要性……二、細(xì)化工作措施，夯實(shí)防范基礎(chǔ)1.開展隱患排查…………附件：1.××縣2024年防汛抗旱責(zé)任分工表發(fā)文機(jī)關(guān)署名：××縣人民政府成文日期：2024年4月15日（加蓋公章，騎年蓋月）二、請示（上行文，請求批準(zhǔn)或指示）標(biāo)題：××局關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示主送機(jī)關(guān)：××市人民政府：正文：因我局辦公設(shè)備老化嚴(yán)重，影響工作效率，現(xiàn)申請購置一批辦公設(shè)備（清單見附件）。具體情況如下：一、購置理由目前我局打印機(jī)、電腦等設(shè)備使用年限均超過5年，故障率達(dá)40%以上……二、購置方案擬購置打印機(jī)5臺、電腦10臺，預(yù)算金額×萬元（資金來源為辦公經(jīng)費(fèi)）……妥否，請批示。附件：1.××局辦公設(shè)備購置清單發(fā)文機(jī)關(guān)署名：××局成文日期：2024年3月20日三、報(bào)告（上行文，匯報(bào)工作、反映情況）標(biāo)題：××公司關(guān)于2023年度經(jīng)營情況的報(bào)告主送機(jī)關(guān)：××集團(tuán)有限公司：正文：現(xiàn)將我公司2023年度經(jīng)營情況報(bào)告如下：一、主要經(jīng)營指標(biāo)完成情況（一）營業(yè)收入：全年實(shí)現(xiàn)營收×億元，同比增長×%……（二）利潤情況：實(shí)現(xiàn)凈利潤×萬元，完成年度目標(biāo)的×%……二、重點(diǎn)工作推進(jìn)情況1.市場拓展方面……2.內(nèi)部管理方面……三、存在的問題及下一步計(jì)劃（一）存在問題：市場競爭加劇，成本管控壓力大……（二）下一步計(jì)劃：優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)成本管理……發(fā)文機(jī)關(guān)署名：××公司成文日期：2024年1月10日四、函（平行文，商洽工作、詢問答復(fù)問題）標(biāo)題：××學(xué)校關(guān)于商請協(xié)調(diào)學(xué)生實(shí)習(xí)場地的函主送機(jī)關(guān)：××企業(yè)集團(tuán)：正文：為深化產(chǎn)教融合，提升學(xué)生實(shí)踐能力，我校擬組織2022級學(xué)生開展專業(yè)實(shí)習(xí)。鑒于貴集團(tuán)在行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)先地位，現(xiàn)商請貴集團(tuán)為我校學(xué)生提供實(shí)習(xí)場地，具體事項(xiàng)如下：一、實(shí)習(xí)時(shí)間：2024年7月—12月二、實(shí)習(xí)人數(shù)：×人（分兩批，每批×人）三、實(shí)習(xí)崗位：與我校專業(yè)相關(guān)的技術(shù)、管理崗位……懇請貴集團(tuán)予以支持為盼。如需進(jìn)一步溝通，我校聯(lián)系人×××，聯(lián)系電話×××。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：××學(xué)校成文日期：2024年5月8日五、紀(jì)要（記錄會議情況和議定事項(xiàng)）標(biāo)題：××領(lǐng)導(dǎo)小組會議紀(jì)要時(shí)間：2024年4月2日地點(diǎn)：××?xí)h室參會人員：×××、×××等（列出主要參會人員）主持人：×××?xí)h內(nèi)容：會議聽取了××工作進(jìn)展匯報(bào)，研究了××事項(xiàng)，形成如下決議：一、關(guān)于××項(xiàng)目推進(jìn)1.由××部門牽頭，于4月15日前完成項(xiàng)目可行性報(bào)告……二、關(guān)于資金保障同意撥付×萬元用于××項(xiàng)目，由財(cái)務(wù)部門按程序辦理……發(fā)文機(jī)關(guān)署名：××領(lǐng)導(dǎo)小組（或辦公室）成文日期：2024年4月3日第四章公文寫作的常見誤區(qū)與優(yōu)化建議一、格式類誤區(qū)1.發(fā)文字號錯(cuò)誤：年份用圓括號（如（2024））或順序號編虛位（如“05號”）。優(yōu)化建議：建立發(fā)文字號臺賬，明確機(jī)關(guān)代字、年份（六角括號）、序號（不加“第”“0”）的規(guī)范寫法。2.成文日期不規(guī)范：用漢字書寫（如“二〇二四年五月六日”）或編虛位（如“2024年05月06日”）。優(yōu)化建議：統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字，月、日不編虛位，如“2024年5月6日”。二、內(nèi)容類誤區(qū)1.請示與報(bào)告混淆：請示要求批復(fù)，需一文一事；報(bào)告是匯報(bào)情況，無需批復(fù)，常出現(xiàn)“請示報(bào)告”混用。優(yōu)化建議：明確文種適用場景，請示結(jié)尾用“妥否，請批示”，報(bào)告結(jié)尾用“特此報(bào)告”。2.正文邏輯混亂：段落之間缺乏銜接，層次序數(shù)使用錯(cuò)誤（如用“1、”“（一）、”等不規(guī)范形式）。優(yōu)化建議：按“總—分—總”結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容，層次序數(shù)嚴(yán)格遵循“一、（一）1.（1）”的規(guī)范。三、語言類誤區(qū)1.口語化表述：如“我們覺得”“大概”“可能”等，削弱公文權(quán)威性。優(yōu)化建議：替換為“經(jīng)研究”“擬”“原則同意”等規(guī)范表述。2.冗余重復(fù)：同一意思多次表述，如“現(xiàn)現(xiàn)在”“特此通知