2026年蔬菜種植公司農(nóng)藥（含生物農(nóng)藥）采購與備案管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范[公司名稱]農(nóng)藥（含化學(xué)農(nóng)藥、生物農(nóng)藥）的采購、質(zhì)量管控與備案管理，確保采購的農(nóng)藥符合國家質(zhì)量標準及蔬菜種植安全要求（如低毒、低殘留），杜絕不合格農(nóng)藥（如禁限用農(nóng)藥、過期農(nóng)藥）流入種植環(huán)節(jié)，同時實現(xiàn)農(nóng)藥“采購-使用-追溯”全流程可查，保障農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全，結(jié)合公司種植業(yè)務(wù)特性，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國農(nóng)藥管理條例》《農(nóng)藥經(jīng)營許可管理辦法》《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》《生物農(nóng)藥登記管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司蔬菜種植技術(shù)標準及質(zhì)量管控要求制定。第三條基本原則合規(guī)采購原則：僅采購具備合法資質(zhì)（農(nóng)藥登記證、生產(chǎn)許可證/批準文件）的產(chǎn)品，嚴禁采購國家禁限用農(nóng)藥（如甲胺磷、毒死蜱等，按最新《禁限用農(nóng)藥名錄》執(zhí)行）；分類管理原則：區(qū)分化學(xué)農(nóng)藥與生物農(nóng)藥（如蘇云金桿菌、枯草芽孢桿菌），根據(jù)特性差異制定采購、儲存及備案要求（如生物農(nóng)藥需關(guān)注冷鏈運輸、保質(zhì)期）；溯源可查原則：采購與備案信息全程記錄，確保每批農(nóng)藥的來源、去向、使用情況可追溯，滿足監(jiān)管部門檢查及農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量追溯需求；需求匹配原則：根據(jù)種植計劃、病蟲害發(fā)生規(guī)律（如春季蚜蟲高發(fā)、夏季霜霉病頻發(fā)）采購適配農(nóng)藥，避免盲目采購導(dǎo)致積壓或浪費。第四條適用范圍本制度適用于公司所有農(nóng)藥（含化學(xué)農(nóng)藥、生物農(nóng)藥）的采購管理（供應(yīng)商篩選、采購申請、合同簽訂、到貨驗收）及備案管理（采購備案、使用備案、檔案留存），覆蓋物資采購部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管控部門等相關(guān)參與單位。第二章管理職責第五條牽頭管理部門物資采購部門為農(nóng)藥采購與備案的牽頭部門，承擔以下職責：建立合格供應(yīng)商名錄，篩選、評估及動態(tài)更新農(nóng)藥供應(yīng)商；根據(jù)需求制定農(nóng)藥采購計劃，發(fā)起采購申請、組織比價或招標、簽訂采購合同；負責農(nóng)藥到貨驗收，協(xié)調(diào)處理不合格產(chǎn)品退貨、換貨；收集采購過程中的資質(zhì)文件（如供應(yīng)商經(jīng)營許可證、農(nóng)藥登記證），整理采購備案資料；配合技術(shù)部門、質(zhì)量管控部門完成農(nóng)藥使用備案，定期歸檔備案檔案。第六條配合部門職責技術(shù)部門：每季度末根據(jù)下季度種植計劃（如作物品種、種植面積）、病蟲害預(yù)測（如當?shù)剞r(nóng)業(yè)部門發(fā)布的病蟲害預(yù)警），制定《農(nóng)藥需求清單》，明確農(nóng)藥種類（區(qū)分化學(xué)/生物農(nóng)藥）、規(guī)格、預(yù)估用量、使用場景（如番茄蚜蟲防治用吡蟲啉、黃瓜霜霉病防治用春雷霉素）；提供農(nóng)藥技術(shù)參數(shù)（如有效成分含量、防治對象、安全間隔期），指導(dǎo)物資采購部門篩選適配產(chǎn)品（如生物農(nóng)藥需符合“低毒、環(huán)保”標準）；跟蹤農(nóng)藥使用效果，反饋使用問題（如某生物農(nóng)藥防治效果不佳），作為供應(yīng)商評估依據(jù)。質(zhì)量管控部門：審核供應(yīng)商資質(zhì)（如農(nóng)藥經(jīng)營許可證經(jīng)營范圍是否包含所需品類、生物農(nóng)藥是否有專用登記證），驗證農(nóng)藥質(zhì)量（如抽樣檢測有效成分含量、檢查標簽合規(guī)性）；監(jiān)督采購流程合規(guī)性，檢查到貨農(nóng)藥是否與采購合同一致，禁止不合格農(nóng)藥入庫；參與農(nóng)藥備案資料審核，確保備案信息真實、完整，符合監(jiān)管要求。生產(chǎn)部門（含種植片區(qū)）：每月初向技術(shù)部門反饋當前病蟲害發(fā)生情況（如某片區(qū)茄子黃萎病發(fā)生面積），提出臨時農(nóng)藥需求（如緊急采購防治黃萎病的惡霉靈）；記錄農(nóng)藥領(lǐng)用及使用情況（如領(lǐng)用時間、使用地塊、用量、操作人員），及時提交至物資采購部門用于備案；配合質(zhì)量管控部門開展農(nóng)藥使用合規(guī)性檢查（如是否遵守安全間隔期、用量是否超標）。財務(wù)部門：審核農(nóng)藥采購預(yù)算，確保采購資金合規(guī)使用；根據(jù)采購合同及驗收合格證明支付貨款，留存付款憑證；監(jiān)督采購費用支出，避免超預(yù)算采購或違規(guī)付款。第七條崗位人員要求采購人員：熟悉《農(nóng)藥管理條例》及禁限用農(nóng)藥規(guī)定，能辨別農(nóng)藥資質(zhì)文件真?zhèn)危ㄈ缤ㄟ^國家農(nóng)藥信息平臺查詢登記證有效性），具備基本農(nóng)藥分類知識（區(qū)分化學(xué)/生物農(nóng)藥）；驗收人員：掌握農(nóng)藥外觀檢查方法（如包裝是否完好、標簽是否清晰），了解生物農(nóng)藥特殊驗收要求（如檢查冷鏈運輸記錄、生產(chǎn)日期是否在保質(zhì)期內(nèi)）；備案人員：細致嚴謹，確保采購、使用信息記錄準確（如農(nóng)藥登記證號、使用地塊編號），能按要求整理備案檔案，應(yīng)對監(jiān)管部門查詢。第三章供應(yīng)商管理第八條供應(yīng)商準入條件農(nóng)藥供應(yīng)商需同時滿足以下條件，方可納入合格供應(yīng)商名錄：資質(zhì)齊全：持有有效的《農(nóng)藥經(jīng)營許可證》（經(jīng)營范圍需包含公司所需農(nóng)藥品類，生物農(nóng)藥需額外提供生物農(nóng)藥經(jīng)營備案證明）、營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍包含農(nóng)藥銷售）；信譽良好：近3年內(nèi)無農(nóng)藥質(zhì)量違法違規(guī)記錄（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢），無重大合同違約或投訴事件；供應(yīng)能力：具備穩(wěn)定的貨源（如與正規(guī)生產(chǎn)廠家合作），能滿足公司緊急采購需求（如病蟲害突發(fā)時3日內(nèi)到貨），生物農(nóng)藥供應(yīng)商需具備冷鏈運輸能力；服務(wù)配套：能提供農(nóng)藥質(zhì)量檢驗報告（每批次）、使用技術(shù)指導(dǎo)（如生物農(nóng)藥的最佳使用溫度、濕度），承諾對不合格產(chǎn)品無條件退換貨。第九條供應(yīng)商篩選流程征集：物資采購部門通過公開征集、行業(yè)推薦等方式收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準入申請表》及相關(guān)資質(zhì)文件（復(fù)印件加蓋公章）；審核：質(zhì)量管控部門牽頭，聯(lián)合技術(shù)部門審核資質(zhì)文件真實性、合規(guī)性（如檢查《農(nóng)藥經(jīng)營許可證》有效期、經(jīng)營范圍），評估供應(yīng)商服務(wù)能力（如訪談了解冷鏈運輸方案）；實地考察（可選）：對采購金額較大或生物農(nóng)藥供應(yīng)商，物資采購部門組織實地考察，核實生產(chǎn)/倉儲場地、質(zhì)量管控流程是否符合要求；準入：審核通過的供應(yīng)商納入《合格農(nóng)藥供應(yīng)商名錄》，并在物資采購部門備案，名錄每半年更新一次。第十條供應(yīng)商動態(tài)評估季度評估：物資采購部門每季度根據(jù)供應(yīng)商供貨及時性（如是否按合同約定時間到貨）、產(chǎn)品質(zhì)量（如驗收合格率）、售后服務(wù)（如退換貨響應(yīng)速度），填寫《供應(yīng)商季度評估表》，評分分為“優(yōu)秀、合格、不合格”；年度評估：每年末開展綜合評估，結(jié)合季度評估結(jié)果、技術(shù)部門反饋的使用效果（如農(nóng)藥防治有效率），決定是否繼續(xù)合作；退出機制：評估“不合格”或出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，立即從名錄中移除，且1年內(nèi)不得重新準入：提供虛假資質(zhì)文件或不合格農(nóng)藥（如有效成分不達標、標簽造假）；違反采購合同約定（如延遲到貨導(dǎo)致病蟲害蔓延）；被監(jiān)管部門查處存在農(nóng)藥違法違規(guī)行為。第四章采購管理流程第十一條采購計劃制定常規(guī)采購：物資采購部門根據(jù)技術(shù)部門每季度提供的《農(nóng)藥需求清單》，結(jié)合庫存余量（如倉庫現(xiàn)有吡蟲啉還剩50公斤，預(yù)估下季度需100公斤，則采購50公斤），制定《季度農(nóng)藥采購計劃》，報部門負責人審批；緊急采購：生產(chǎn)部門因突發(fā)病蟲害（如某片區(qū)番茄晚疫病大面積爆發(fā)）提出臨時需求時，需提交《緊急農(nóng)藥采購申請》，注明需求原因、農(nóng)藥種類、緊急程度（如“3日內(nèi)需到貨”），經(jīng)技術(shù)部門審核、物資采購部門負責人審批后，啟動緊急采購流程（可簡化比價環(huán)節(jié)，從合格供應(yīng)商中直接采購）。第十二條采購申請與審批物資采購部門根據(jù)《季度農(nóng)藥采購計劃》或《緊急采購申請》，填寫《農(nóng)藥采購申請表》，注明農(nóng)藥名稱、類型（化學(xué)/生物）、規(guī)格（如20%吡蟲啉可濕性粉劑、1000億CFU/克枯草芽孢桿菌可濕性粉劑）、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、供應(yīng)商推薦名單；審批流程：采購金額5000元以下：物資采購部門負責人審批（1個工作日內(nèi)）；采購金額5000-20000元：物資采購部門負責人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（2個工作日內(nèi)）；采購金額20000元以上：物資采購部門負責人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→公司總經(jīng)理審批（3個工作日內(nèi)）；緊急采購：無論金額大小，審批時限壓縮至1個工作日內(nèi)，確?？焖夙憫?yīng)。第十三條采購實施比價采購：采購金額5000元以上的常規(guī)采購，需從合格供應(yīng)商名錄中選擇至少3家供應(yīng)商比價，對比內(nèi)容包括價格、質(zhì)量標準（如有效成分含量）、供貨周期、售后服務(wù)（如生物農(nóng)藥是否提供冷鏈），選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商；招標采購：采購金額50000元以上或年度集中采購（如全年生物農(nóng)藥采購），需組織公開招標，發(fā)布招標公告（明確農(nóng)藥技術(shù)要求、資質(zhì)要求），由評標小組（含物資采購、技術(shù)、質(zhì)量管控部門人員）評定中標供應(yīng)商；合同簽訂：確定供應(yīng)商后，物資采購部門在3個工作日內(nèi)簽訂《農(nóng)藥采購合同》，明確以下內(nèi)容：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、交貨地點（如公司農(nóng)藥倉庫）、質(zhì)量標準（需附農(nóng)藥登記證復(fù)印件）、驗收方式、付款方式、違約責任（如供應(yīng)商提供不合格產(chǎn)品需賠償損失）；生物農(nóng)藥需額外約定運輸條件（如“全程冷鏈，到貨時溫度不高于8℃”）、保質(zhì)期（如“到貨時剩余保質(zhì)期不少于6個月”）。第十四條到貨驗收驗收時間：農(nóng)藥到貨后，物資采購部門需在24小時內(nèi)組織驗收（生物農(nóng)藥需在12小時內(nèi)驗收，避免變質(zhì)）；驗收內(nèi)容：外觀檢查：核對包裝是否完好（無破損、泄漏），標簽是否清晰合規(guī)（需標注農(nóng)藥登記證號、生產(chǎn)許可證號、有效成分、防治對象、安全間隔期、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期，生物農(nóng)藥需標注儲存條件）；數(shù)量核對：清點到貨數(shù)量是否與合同一致，避免短缺（如合同約定采購100公斤，實際到貨95公斤需立即聯(lián)系供應(yīng)商核實）；質(zhì)量驗證：質(zhì)量管控部門抽樣檢測（如通過快速檢測設(shè)備檢測有效成分含量，或送第三方實驗室檢測），生物農(nóng)藥需檢查冷鏈運輸記錄（如溫度監(jiān)控數(shù)據(jù)）、保質(zhì)期是否符合約定；驗收結(jié)果處理：合格：填寫《農(nóng)藥到貨驗收單》，由物資采購、質(zhì)量管控部門人員共同簽字，辦理入庫；不合格：如包裝破損、標簽缺失、質(zhì)量不達標、生物農(nóng)藥未按約定冷鏈運輸，立即拍照留存證據(jù)，向供應(yīng)商出具《不合格農(nóng)藥通知書》，要求退貨或換貨，同時暫停支付貨款，直至問題解決。第五章備案管理第十五條采購備案備案內(nèi)容：物資采購部門在農(nóng)藥驗收合格入庫后3個工作日內(nèi)，完成采購備案，記錄以下信息：供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、《農(nóng)藥經(jīng)營許可證》號、聯(lián)系方式；農(nóng)藥信息：農(nóng)藥名稱、類型（化學(xué)/生物）、登記證號、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、安全間隔期（生物農(nóng)藥需額外記錄儲存條件）；采購流程信息：采購合同編號、采購申請單號、驗收單號、付款時間、付款憑證號；備案方式：建立《農(nóng)藥采購備案臺賬》（電子臺賬與紙質(zhì)臺賬同步），電子臺賬存儲在物資采購部門指定電腦（加密保護），紙質(zhì)臺賬由專人保管，每季度打印存檔；備案核驗：質(zhì)量管控部門每月抽查采購備案信息，核對是否與實際采購情況一致（如備案的農(nóng)藥登記證號是否真實有效），確保無虛假備案。第十六條使用備案備案發(fā)起：生產(chǎn)部門領(lǐng)用農(nóng)藥后，需在使用前向物資采購部門提交《農(nóng)藥使用備案表》，注明領(lǐng)用農(nóng)藥名稱、登記證號、領(lǐng)用數(shù)量、使用地塊（如“1號大棚番茄區(qū)”）、使用作物、預(yù)計使用時間、操作人員姓名（需具備農(nóng)藥使用資格）；使用跟蹤：操作人員使用農(nóng)藥后，需在24小時內(nèi)補充記錄實際使用情況（如實際用量、使用時間、天氣條件，生物農(nóng)藥需記錄使用時溫度濕度）、防治效果（如“使用后3天蚜蟲死亡率80%”），反饋至生產(chǎn)部門；備案完成：生產(chǎn)部門整理《農(nóng)藥使用備案表》及補充記錄，在使用后3個工作日內(nèi)提交至物資采購部門，物資采購部門將使用信息錄入《農(nóng)藥使用備案臺賬》，與采購備案信息關(guān)聯(lián)（如通過農(nóng)藥登記證號關(guān)聯(lián)），實現(xiàn)“采購-使用”溯源；特殊要求：國家規(guī)定需重點備案的農(nóng)藥（如限用農(nóng)藥），需額外向當?shù)剞r(nóng)業(yè)農(nóng)村部門提交備案（按地方監(jiān)管要求執(zhí)行），物資采購部門需留存監(jiān)管部門備案回執(zhí)。第十七條備案檔案留存檔案內(nèi)容：采購備案檔案包括《農(nóng)藥采購備案臺賬》、采購合同復(fù)印件、供應(yīng)商資質(zhì)文件（《農(nóng)藥經(jīng)營許可證》《營業(yè)執(zhí)照》）、農(nóng)藥登記證復(fù)印件、驗收單、付款憑證；使用備案檔案包括《農(nóng)藥使用備案臺賬》、《農(nóng)藥使用備案表》、使用效果反饋記錄、監(jiān)管部門備案回執(zhí)（如有）；保存要求：紙質(zhì)檔案放入專用檔案柜，電子檔案加密存儲并定期備份（每月至少1次）；保存期限：采購與使用備案檔案需至少保存3年（符合《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》關(guān)于追溯檔案保存期限的要求），涉及農(nóng)產(chǎn)品出口的需保存至出口后2年。第六章監(jiān)督與責任第十八條監(jiān)督檢查內(nèi)部檢查：公司每季度由質(zhì)量管控部門牽頭，聯(lián)合物資采購、技術(shù)部門開展農(nóng)藥采購與備案檢查，檢查內(nèi)容包括：供應(yīng)商資質(zhì)是否合規(guī)、采購流程是否符合制度、備案信息是否完整準確、檔案是否留存齊全；外部配合：積極配合農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門、市場監(jiān)管部門的檢查，提供采購備案、使用備案檔案，如實說明農(nóng)藥采購使用情況，對檢查指出的問題及時整改；舉報處理：設(shè)立農(nóng)藥管理舉報電話（公開在公司公告欄），鼓勵員工舉報違規(guī)行為（如采購禁限用農(nóng)藥、虛假備案），舉報屬實的給予適當獎勵，對舉報信息嚴格保密。第十九條責任追究物資采購部門責任：未按制度篩選供應(yīng)商，導(dǎo)致采購到不合格農(nóng)藥，給予部門負責人績效考核扣分；情節(jié)嚴重（如采購禁限用農(nóng)藥導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量事故），給予通報批評，并處以罰款；采購備案信息缺失、虛假，導(dǎo)致無法追溯，給予備案人員通報批評，扣減績效工資；技術(shù)部門責任：提供錯誤農(nóng)藥需求信息（如推薦禁用農(nóng)藥），導(dǎo)致采購失誤，給予技術(shù)部門負責人績效考核扣分；未及時反饋農(nóng)藥使用效果，導(dǎo)致問題農(nóng)藥持續(xù)采購，給予相關(guān)技術(shù)人員通報批評；生產(chǎn)部門責任：未按要求記錄農(nóng)藥使用情況，導(dǎo)致使用備案不完整，給予片區(qū)負責人績效扣分；違規(guī)使用農(nóng)藥（如超劑量使用、未遵守安全間