2026年印刷公司費用報銷標準管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司費用報銷行為，明確報銷范圍、標準與流程，控制經(jīng)營成本（如辦公費、差旅費、業(yè)務招待費等），確保費用支出真實、合規(guī)、合理，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務通則》及公司《財務基本制度管理總則》，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作產(chǎn)生的各類費用報銷，包括但不限于：差旅費（交通、住宿、伙食補助）、辦公費（日常用品、打印復印、設備維修）、業(yè)務招待費（客戶接待、合作洽談）、生產(chǎn)輔助費（車間小額耗材、設備零星維修）、通訊費、培訓費等；覆蓋財務部、采購部、生產(chǎn)部、銷售部、行政部等所有部門，外部人員（如臨時合作的技術顧問）因公司事務產(chǎn)生的費用報銷，參照本制度執(zhí)行。（三）職責分工財務部：負責審核報銷憑證合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~準確性）、報銷標準符合性、流程完整性，按審批結果辦理付款；定期匯總報銷數(shù)據(jù)，分析費用支出趨勢，提出成本控制建議；解答各部門關于報銷的疑問，更新報銷政策。各部門負責人：審核本部門員工報銷申請，確認費用真實（如是否為工作所需）、事由合理（如出差是否與業(yè)務相關），對不符合標準的報銷予以退回并說明原因；控制本部門費用總額，確保不超年度預算。報銷人：按要求整理報銷憑證（如發(fā)票、行程單），如實填寫報銷單，注明費用類型、支出事由、金額；對憑證真實性、完整性負責，主動配合財務部補充缺失資料。行政部：負責辦公物資統(tǒng)一采購（如筆、紙、打印機耗材），審核辦公費報銷中的采購清單；協(xié)助財務部核實差旅費中的交通、住宿合規(guī)性（如是否為協(xié)議酒店）。二、費用報銷范圍與標準（一）差旅費交通費用長途交通：普通員工出差，優(yōu)先選擇高鐵二等座、動車二等座或硬臥火車；部門主管及以上人員可選擇高鐵一等座、動車一等座或軟臥火車；特殊情況（如緊急任務、無高鐵/火車線路）需乘坐飛機的，需提前經(jīng)總經(jīng)理審批，且僅限經(jīng)濟艙，機票價格不得超出發(fā)前7天預訂的折扣價。市內交通：出差期間市內通勤優(yōu)先選擇地鐵、公交，實報實銷；因攜帶印刷樣品、設備或趕時間需打車的，需在報銷單注明理由，單次打車費用不超過50元（一線城市不超過80元），單日累計打車費用不超過150元（一線城市不超過200元）。住宿費用按出差城市級別設定標準：一線城市（如北京、上海、廣州）普通員工每人每晚不超過300元，部門主管不超過400元，總經(jīng)理不超過600元；二線城市普通員工每人每晚不超過250元，部門主管不超過350元，總經(jīng)理不超過500元；三線及以下城市普通員工每人每晚不超過200元，部門主管不超過300元，總經(jīng)理不超過400元。兩人同行（同性）需同住一間房，報銷時按兩人中較高職級標準的70%執(zhí)行（如普通員工與主管同行，按主管標準350元的70%即245元報銷）；住宿需選擇正規(guī)酒店，提供酒店發(fā)票及住宿水單，水單需注明入住/退房時間、房型、單價?；锸逞a助按出差天數(shù)計算，每人每天補助80元（早餐20元、午餐30元、晚餐30元），無需提供發(fā)票，但需在報銷單注明出差起止日期及天數(shù)；若出差期間已享受客戶提供的免費餐飲（如業(yè)務招待），需扣減對應餐次補助（如享受午餐則扣減30元）。（二）辦公費日常辦公用品：由行政部統(tǒng)一采購，各部門按月提交需求清單，行政部按實際采購金額報銷，單件物品單價不超過100元（如筆、筆記本、文件夾），批量采購（如打印紙、墨盒）需附采購清單，清單需注明物品名稱、數(shù)量、單價、總價。打印復印費：公司內部打印機免費使用，外部打印復?。ㄈ绱箢~標書、樣品畫冊）需選擇合規(guī)服務商，提供打印明細單（注明頁數(shù)、單價），實報實銷，單次費用不超過500元的由部門負責人審批，超過500元的需經(jīng)財務部審核。辦公設備維修：打印機、電腦、傳真機等設備維修，單次費用不超過500元的由行政部審核報銷，超過500元的需提供維修報價單及維修清單，經(jīng)財務部審批后報銷；維修需選擇有資質的服務商，禁止個人私自維修后高價報銷。（三）業(yè)務招待費接待標準：接待客戶或合作方，人均餐費不超過100元；重要客戶（如年度合作金額超100萬元）人均餐費不超過150元，需提前填寫《業(yè)務招待申請單》，注明接待對象、人數(shù)、事由，經(jīng)部門負責人審批后執(zhí)行。費用限制：單次業(yè)務招待費不超過2000元的由部門負責人審批，超過2000元的需經(jīng)總經(jīng)理審批；禁止贈送貴重禮品（單價超500元），確需贈送的（如公司定制的樣品畫冊）需經(jīng)總經(jīng)理審批，且總價不超過接待對象人均200元。憑證要求：需提供餐飲發(fā)票（注明菜品明細）或禮品發(fā)票，發(fā)票需注明“業(yè)務招待”用途，同時附上《業(yè)務招待申請單》，無申請單的不予報銷。（四）生產(chǎn)輔助費車間小額耗材：生產(chǎn)過程中臨時采購的小額耗材（如油墨清洗劑、版材保護膜），單次采購金額不超過2000元的由生產(chǎn)部負責人審批報銷，超過2000元的需經(jīng)財務部審核；需提供采購發(fā)票及耗材入庫單，入庫單需注明用途（如“印刷機清潔用”）。設備零星維修：車間設備（如印刷機、裁切機）的小額維修，單次費用不超過1000元的由生產(chǎn)部審核報銷，超過1000元的需提供維修合同及報價單，經(jīng)財務部審批后報銷；維修費用需納入年度生產(chǎn)預算，超預算部分需單獨說明原因。（五）其他費用通訊費：普通員工每月通訊補助50元，部門主管每月100元，總經(jīng)理每月200元，憑個人通訊發(fā)票報銷，發(fā)票需注明員工姓名及報銷月份，超額部分自行承擔；銷售部外勤人員每月額外補助50元，需提供通話記錄（證明與客戶溝通）。培訓費：員工參加與工作相關的培訓（如印刷技術培訓、財務法規(guī)培訓），培訓費實報實銷，需提供培訓通知、繳費發(fā)票及培訓結業(yè)證書；培訓期間的差旅費按本制度“差旅費”標準報銷，培訓費用單次超過5000元的需經(jīng)總經(jīng)理審批。三、費用報銷流程（一）報銷申請報銷人在費用發(fā)生后15個工作日內，整理好報銷憑證（發(fā)票、明細單、申請單等），填寫《費用報銷單》，注明報銷部門、姓名、費用類型（如“差旅費-高鐵票”“業(yè)務招待費-餐飲”）、總金額、支出事由，將憑證按“報銷單-發(fā)票-明細單-申請單”的順序整理裝訂。報銷單填寫要求：金額大小寫一致，不得涂改；事由描述清晰（如“2026年X月X日-X月X日，赴上海與XX客戶洽談畫冊印刷訂單，發(fā)生交通、住宿費用”）；簽字欄需手寫簽字，禁止代簽。（二）部門審核報銷人將報銷單及憑證提交給部門負責人，部門負責人在3個工作日內完成審核，重點檢查：費用是否為工作所需、事由是否真實、金額是否符合標準、憑證是否齊全。審核通過的，部門負責人在報銷單上簽字；審核不通過的，將報銷單退回報銷人，注明退回原因（如“打車費無理由說明，需補充”“住宿費超標準，超支部分自行承擔”），報銷人補充完善后重新提交。（三）財務審核部門審核通過后，報銷人將資料提交至財務部，財務部在3個工作日內完成審核，重點檢查：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務系統(tǒng)驗證）、發(fā)票信息是否完整（公司名稱、稅號、項目、金額、蓋章）、明細單與發(fā)票是否對應、報銷流程是否完整。審核通過的，財務部在報銷單上簽字；審核不通過的，退回至部門或報銷人，要求補充資料（如“發(fā)票無明細，需提供銷售方出具的明細清單”“出差無行程單，需補充高鐵票或酒店水單”），補充后重新審核。（四）審批付款財務審核通過后，按審批權限提交：單次報銷金額5000元以下的，由財務負責人審批；5000元-20000元的，由總經(jīng)理審批；20000元以上的，由公司股東會審批（小型企業(yè)可簡化為總經(jīng)理審批）。審批通過后，財務部在3個工作日內通過銀行轉賬支付至報銷人個人賬戶（禁止現(xiàn)金支付），轉賬備注需注明“費用報銷+姓名+月份”（如“費用報銷-張三-2026年X月”）；付款后，財務部將報銷單及憑證歸檔保存，保存期限不少于3年。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票要求必須使用國家稅務部門認可的合規(guī)發(fā)票，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票（電子發(fā)票需打印紙質版并加蓋銷售方公章），發(fā)票需注明：公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、商品或服務名稱（需具體，如“高鐵票”“住宿費”“油墨清洗劑”，不得籠統(tǒng)寫“辦公用品”“服務費”）、規(guī)格型號（如需）、數(shù)量、單價、金額、開票日期，銷售方發(fā)票專用章清晰完整。禁止使用以下發(fā)票報銷：虛假發(fā)票（發(fā)票代碼、號碼與稅務系統(tǒng)不符）、過期發(fā)票（超過開票日期1年）、項目填寫不全的發(fā)票、未蓋章的發(fā)票、個人消費發(fā)票（如化妝品、日用品，非工作所需）。（二）輔助憑證要求差旅費需附：長途交通票（高鐵票、機票）、市內交通票（打車票、地鐵票）、住宿發(fā)票及水單、出差申請單（注明出差地點、天數(shù)、事由）；若為飛機出行，需附登機牌或行程單（與發(fā)票金額一致）。業(yè)務招待費需附：《業(yè)務招待申請單》、餐飲發(fā)票及菜品明細、接待對象身份證明（如客戶名片復印件）；禮品報銷需附禮品清單（注明禮品名稱、數(shù)量、單價）。生產(chǎn)輔助費需附：采購發(fā)票、入庫單（由倉儲部簽字確認）、維修清單（注明維修設備名稱、故障描述、維修項目）；大額費用（超2000元）需附采購合同或維修合同。（三）憑證整理要求報銷憑證需按“報銷單在上，附件在下”的順序整理，附件按“發(fā)票-明細單-申請單-其他”的順序排列，用回形針或長尾夾固定，禁止使用訂書機裝訂（便于后續(xù)審核翻閱）。憑證金額需與報銷單金額一致，若有多個附件，需在報銷單備注欄注明附件數(shù)量（如“附件共5張：高鐵票2張、住宿發(fā)票1張、水單1張、出差申請單1張”）；金額大小寫不一致的，以小寫金額為準，但需在報銷單注明“大小寫不一致，以小寫XX元為準”并簽字確認。五、特殊情況處理（一）緊急費用處理因緊急工作（如突發(fā)設備故障需維修、緊急客戶接待）產(chǎn)生的費用，無法提前按流程申請的，報銷人需在費用發(fā)生后24小時內口頭向部門負責人報備，3個工作日內補填申請單及報銷單，在報銷單注明“緊急費用，已報備”，并由部門負責人簽字確認，否則不予報銷。（二）發(fā)票丟失處理發(fā)票丟失的，報銷人需向銷售方索取發(fā)票記賬聯(lián)復印件（加蓋銷售方發(fā)票專用章），同時填寫《發(fā)票丟失情況說明》，注明發(fā)票丟失原因、發(fā)票代碼、號碼、金額、開票日期、銷售方名稱及聯(lián)系方式，經(jīng)部門負責人簽字后作為報銷附件，財務部通過稅務系統(tǒng)驗證發(fā)票真實性后，方可審核報銷。高鐵票、飛機票等實名制票據(jù)丟失的，需提供購票記錄截圖（含訂單號、金額、乘車人信息），并填寫《票據(jù)丟失情況說明》，經(jīng)部門負責人簽字后，按實際金額的80%報銷（避免虛假報銷）。（三）超標費用處理因特殊情況（如出差城市無符合標準的酒店、重要客戶接待需提高標準）導致費用超標的，報銷人需在報銷單注明超標原因，填寫《費用超標申請單》，經(jīng)部門負責人審核、總經(jīng)理審批后，超支部分可報銷；未審批的，超支部分由報銷人自行承擔。同一筆費用中，部分項目超標、部分合規(guī)的，僅報銷合規(guī)部分，超標部分需在報銷單注明“超支XX元，自行承擔”，并簽字確認，財務部僅支付合規(guī)部分金額。六、監(jiān)督與責任追究（一）日常監(jiān)督財務部每月抽查各部門報銷情況，重點檢查：憑證真實性（如發(fā)票是否偽造）、標準符合性（如住宿費是否超標）、流程完整性（如是否按權限審批），抽查比例不低于當月報銷單的10%，發(fā)現(xiàn)問題及時通知部門整改，并記錄在《報銷監(jiān)督臺賬》。行政部每季度檢查辦公費報銷中的采購情況，核實采購物品是否實際入庫、是否為工作所需，避免“虛購辦公用品”套取費用；生產(chǎn)部每季度檢查生產(chǎn)輔助費報銷，核實耗材使用情況、設備維修效果，避免虛假維修報銷。（二）責任追究報銷人提供虛假憑證（如偽造發(fā)票、虛構費用）的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即追回已報銷款項，扣減當月績效工資20%；情節(jié)嚴重的（如單次虛假報銷金額超1000元），解除勞動合同；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理。部門負責人審核不嚴，導致虛假報銷或超標報銷的，扣減當月績效工資10%；累計3次及以上的，給予降職處分；財務部審核失職，未發(fā)現(xiàn)虛假憑證的，扣減財務審核人員當月績效工資5%，情節(jié)嚴重的調離審核崗位。未按規(guī)定時限報銷（超過費用發(fā)生后15