游泳俱樂部行政檔案管理細(xì)則

第一章總則第一條為加強XX游泳俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）行政檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等全流程管理，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，更好地服務(wù)俱樂部運營發(fā)展和會員權(quán)益保障，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合俱樂部實際，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于俱樂部各部門及全體員工的行政檔案管理活動，涵蓋俱樂部在行政管理、會員服務(wù)、賽事組織、設(shè)施運維、人事管理等各項工作中形成的各類檔案。第三條本細(xì)則所稱行政檔案，是指俱樂部在日常運營中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式的歷史記錄，是俱樂部決策、管理、服務(wù)的重要依據(jù)。第四條檔案管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、完整收集、規(guī)范整理、安全保管、有效利用”的原則，確保檔案的真實性、完整性和安全性。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條俱樂部設(shè)立檔案管理小組，由行政主管擔(dān)任組長，各部門指定1名兼職檔案員為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)俱樂部檔案管理工作。第六條檔案管理小組主要職責(zé)：（一）制定完善俱樂部檔案管理制度及操作規(guī)范，指導(dǎo)各部門開展檔案管理工作；（二）統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理，定期開展檔案檢查與評估；（三）負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推動電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理；（四）組織檔案管理培訓(xùn)，提升員工檔案意識和業(yè)務(wù)能力；（五）協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題，確保檔案工作有序開展。第七條各部門兼職檔案員主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、初步整理和定期移交；（二）協(xié)助檔案管理小組開展檔案利用、鑒定等工作；（三）及時向檔案管理小組反饋本部門檔案管理中的問題，提出改進(jìn)建議。第八條檔案管理員（由行政部門專職人員擔(dān)任）主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一保管、查閱借閱登記及日常維護(hù)；（二）建立檔案管理臺賬，及時更新檔案信息；（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案安全；（四）完成檔案管理小組交辦的其他工作。第三章檔案分類與編碼第九條俱樂部行政檔案分為以下七大類：（一）行政綜合類：包括俱樂部章程、規(guī)章制度、股東會/理事會會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、對外往來函件、請示與批復(fù)、印章使用登記、公文處理單等；（二）會員管理類：包括會員登記表、入會協(xié)議、繳費憑證、健康聲明、會員等級變更記錄、會員反饋與投訴處理記錄、退會手續(xù)等；（三）賽事活動類：包括賽事策劃方案、報名資料、賽程安排、裁判記錄、成績公告、賽事報道（文字、圖片、視頻）、活動總結(jié)等；（四）財務(wù)資產(chǎn)類：包括財務(wù)預(yù)算與決算報告、會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)申報資料、固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、費用報銷憑證等；（五）設(shè)施運維類：包括泳池及配套設(shè)施的采購合同、驗收報告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢修日志、設(shè)備報廢申請、安全檢查報告等；（六）人事管理類：包括員工招聘資料、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)檔案、績效考核表、離職手續(xù)、社保公積金繳納記錄等；（七）其他類：包括外部合作協(xié)議、媒體報道、榮譽證書、捐贈記錄、應(yīng)急演練方案及記錄等。第十條檔案編碼采用“年度-部門代碼-類別代碼-序號”規(guī)則，具體編碼如下：（一）年度：4位數(shù)字（如2024）；（二）部門代碼：2位字母（行政部XZ、會員部HY、賽事部SS、財務(wù)部CW、運維部YW、人事部RS）；（三）類別代碼：2位字母（綜合ZH、會員HY、賽事SS、財務(wù)CW、設(shè)施SZ、人事RS、其他QT）；（四）序號：3位數(shù)字（如001）。示例：2024年行政部綜合類第1份檔案編碼為“2024-XZ-ZH-001”。第四章檔案收集與整理第十一條檔案收集：（一）各部門應(yīng)在工作完成后10日內(nèi)收集相關(guān)檔案材料，確保材料完整、真實、有效；（二）電子檔案應(yīng)同步收集紙質(zhì)版（如有）和電子版，電子版需存儲在俱樂部專用服務(wù)器，命名規(guī)范與紙質(zhì)檔案一致；（三）會員檔案由會員部在會員入會時收集，賽事檔案由賽事部在賽事結(jié)束后15日內(nèi)收集，財務(wù)檔案由財務(wù)部按月收集，設(shè)施檔案由運維部按季度收集，人事檔案由人事部在員工入職后15日內(nèi)收集，行政綜合檔案由行政部按月度收集。第十二條檔案整理：（一）紙質(zhì)檔案整理：按編碼規(guī)則編號，填寫檔案封面（注明編碼、名稱、形成時間、保管期限），用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒裝訂，盒內(nèi)附《檔案目錄表》；（二）電子檔案整理：按類別建立文件夾，文件夾命名為“年度-部門-類別”，文件命名為“編碼-內(nèi)容摘要”，并建立電子檔案臺賬；（三）音像檔案整理：按主題分類，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人，存儲在專用硬盤中，定期備份；（四）檔案整理完成后，填寫《檔案歸檔登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后移交檔案管理員。第五章檔案保管與保密第十三條檔案保管條件：（一）紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，檔案柜需具備防火、防潮、防蟲、防鼠功能，室內(nèi)溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%；（二）電子檔案存儲在俱樂部專用服務(wù)器，定期進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失；（三）涉密檔案單獨存放于加密檔案柜，設(shè)置雙人雙鎖管理，查閱需經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第十四條檔案保管期限：（一）永久保管：俱樂部章程、會員檔案、重大賽事檔案、榮譽證書、固定資產(chǎn)臺賬、人事檔案等；（二）長期保管（15-30年）：財務(wù)憑證、賬簿、報表（按國家規(guī)定年限）、設(shè)施采購合同、維護(hù)記錄、對外合作協(xié)議等；（三）短期保管（1-10年）：月度工作計劃總結(jié)、日常往來函件、員工培訓(xùn)記錄（短期）等；（四）具體保管期限詳見《俱樂部檔案保管期限表》（另行發(fā)布）。第十五條檔案保密：（一）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的涉密信息；（二）涉密檔案的查閱、借閱需經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容；（三）員工離職時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，不得帶走任何檔案材料；（四）如發(fā)生檔案泄密事件，應(yīng)立即報告俱樂部負(fù)責(zé)人，采取補救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任。第六章檔案利用與借閱第十六條檔案利用原則：檔案利用應(yīng)服務(wù)于俱樂部工作需要，嚴(yán)格遵守審批程序，確保檔案安全。第十七條內(nèi)部查閱：（一）員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理員審核；（二）查閱涉密檔案，需經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）查閱應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得帶出，如需摘抄，需經(jīng)檔案管理員同意并登記。第十八條外部查閱：（一）政府部門、合作機(jī)構(gòu)查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱事由、檔案名稱，經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱；（二）會員本人查閱自身檔案，需持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)會員服務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱；（三）外部單位或個人如需復(fù)制檔案，需經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件需加蓋俱樂部檔案專用章。第十九條檔案借閱：（一）員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱期限（一般不超過7個工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理員審核；（二）借閱涉密檔案，需經(jīng)俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損毀、轉(zhuǎn)借，逾期未還需辦理續(xù)借手續(xù)；（四）檔案歸還時，檔案管理員應(yīng)檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后登記歸檔。第二十條電子檔案利用：（一）查閱電子檔案需填寫《電子檔案查閱申請表》，經(jīng)審批后，由檔案管理員提供臨時訪問權(quán)限；（二）不得復(fù)制、下載涉密電子檔案；（三）查閱結(jié)束后，檔案管理員應(yīng)及時收回訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。第七章檔案鑒定與銷毀第二十一條檔案鑒定：（一）俱樂部每兩年開展一次檔案鑒定工作，由檔案管理小組牽頭，組織行政、財務(wù)、人事等部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組；（二）鑒定小組對檔案的保存價值、保管期限進(jìn)行審核，提出保留、延長保管期限或銷毀的意見，形成《檔案鑒定意見書》。第二十二條檔案銷毀：（一）對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀理由，經(jīng)鑒定小組審核、俱樂部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀；（二）銷毀檔案時，需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量，確保與《檔案銷毀申請表》一致；（三）銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存；（四）嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，追究相關(guān)人員責(zé)任。第八章監(jiān)督與考核第二十三條監(jiān)督檢查：（一）檔案管理小組每季度開展一次檔案檢查，重點檢查檔案收集及時性、整理規(guī)范性、保管安全性等；（二）每年年底開展一次檔案管理全面評估，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足，提出改進(jìn)措施；（三）對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改，整改情況納入年度考核。第二十四條考核獎懲：（一）對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人，給予通報表揚或物質(zhì)獎勵；（二）對未按時移交檔案、檔案整理不規(guī)范、保管不善造成檔案損壞或丟失的部門或個人，給予通報批評；（三）對因故意或重大過失造成檔案泄密、損毀