一、適用工作情境在日常行政工作中，常需快速規(guī)范地完成各類文件撰寫，如：事務(wù)通知類：部門會議安排、節(jié)假日放假通知、制度宣貫文件等；請示匯報類：事項審批申請、工作進(jìn)展匯報、資源調(diào)配請求等；協(xié)作溝通類：跨部門工作函件、資料對接說明、意見征詢回復(fù)等；總結(jié)報告類：月度/季度工作總結(jié)、專項工作進(jìn)展報告、年度計劃等。此類文件需兼顧規(guī)范性與效率，快速可避免格式混亂、要素遺漏等問題。二、操作流程詳解1.確定文件類型與核心目標(biāo)根據(jù)工作需求明確文件性質(zhì)（如“通知”“請示”“報告”），并清晰撰寫目的：若為告知事項（如會議），需明確“誰參加、何時何地、要求什么”；若為請求批準(zhǔn)（如經(jīng)費(fèi)申請），需說明“背景依據(jù)、具體需求、預(yù)期效果”；若為匯報工作，需突出“進(jìn)展情況、存在問題、下一步計劃”。2.收集基礎(chǔ)信息要素列出文件必備的核心信息，避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容：基礎(chǔ)要素：發(fā)文部門、日期、文號（如有）、主送機(jī)關(guān)（如“各部門”“*經(jīng)理”）；內(nèi)容要素：涉及時間（如“2023年10月15日”）、地點(diǎn)（如“三樓會議室”）、人員（如“主任”“專員”）、具體事項（如“提交第三季度總結(jié)報告”）、行動要求（如“10月20日前完成”）。3.套用對應(yīng)模板框架根據(jù)文件類型選擇預(yù)設(shè)模板（參考第三部分“常用文件模板框架”），填寫固定格式要素：通知類：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（事由+事項+要求）、落款；請示類：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（背景+請求事項+理由）、附件（如有）、落款；報告類：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（概況+進(jìn)展+問題+建議）、落款。4.填充內(nèi)容并優(yōu)化表達(dá)在模板框架內(nèi)填充具體內(nèi)容，注意：邏輯清晰：按“背景→事項→要求/建議”順序組織，避免內(nèi)容交叉；用語規(guī)范：使用“請”“擬”“特此通知”等公文常用語，避免口語化表達(dá)（如“差不多”“盡快”改為“原則上”“于X月X日前”）；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及時間、數(shù)量、金額等需反復(fù)核對，如“參會人數(shù)15人”而非“約15人”。5.格式規(guī)范調(diào)整與細(xì)節(jié)核對嚴(yán)格按照行政公文格式要求調(diào)整排版：字體：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；行距與縮進(jìn)：全文行距固定為28磅，首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距0行；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁碼位于頁腳居中；細(xì)節(jié)檢查：確認(rèn)文號連續(xù)、附件名稱與一致、落款部門與發(fā)文部門統(tǒng)一。6.交叉審核與定稿印發(fā)內(nèi)容審核：涉及部門/人員確認(rèn)信息準(zhǔn)確性（如會議時間、審批事項）；格式審核：辦公室文秘人員檢查字體、行距、頁碼等格式是否符合規(guī)范；簽批印發(fā)：按權(quán)限經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，通過OA系統(tǒng)或書面形式印發(fā)，同步歸檔電子及紙質(zhì)版。三、常用文件模板框架（1）會議通知模板結(jié)構(gòu)要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于召開*項目推進(jìn)專題會議的通知主送機(jī)關(guān)各相關(guān)部門：（事由）為加快*項目進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決實施中的問題，經(jīng)研究決定召開專題會議。（事項）一、會議時間：2023年10月18日（周三）下午2:30二、會議地點(diǎn)：辦公樓302會議室三、參會人員：經(jīng)理（項目負(fù)責(zé)人）、各部門負(fù)責(zé)人、專員（記錄人）四、會議內(nèi)容：1.項目當(dāng)前進(jìn)展匯報；2.存在問題及解決方案討論；3.下階段工作安排（要求）請參會人員提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，準(zhǔn)時參會，如無法參會請于10月17日前向*主任請假。落款發(fā)文部門：行政辦公室日期：2023年10月12日（2）工作請示模板結(jié)構(gòu)要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于采購*設(shè)備的請示主送機(jī)關(guān)*副總經(jīng)理：（背景）為提升辦公效率，現(xiàn)部門*打印機(jī)因頻繁使用出現(xiàn)卡紙、墨粉不足等問題，影響日常文件處理。（請求事項）擬采購*品牌A4激光打印機(jī)1臺，預(yù)算金額3500元，具體參數(shù)及報價詳見附件《設(shè)備采購清單》。（理由）該設(shè)備性價比高，符合部門使用需求，預(yù)計采購后可解決當(dāng)前打印問題，提高文件處理效率。附件附件：設(shè)備采購清單及報價單落款發(fā)文部門：綜合管理部日期：2023年10月14日（3）情況報告模板結(jié)構(gòu)要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于*活動開展情況的報告主送機(jī)關(guān)*總經(jīng)理：（概況）根據(jù)公司年度計劃，行政辦公室于2023年10月10日組織“*主題團(tuán)建活動”，參與人員共45人，活動整體順利。（進(jìn)展）1.籌備階段：10月1日-10月7日完成方案制定、場地預(yù)訂、人員通知；2.實施階段：10月10日活動當(dāng)天按流程開展破冰游戲、團(tuán)隊拓展、總結(jié)分享等環(huán)節(jié)；3.效果：參與人員反饋良好，團(tuán)隊凝聚力得到提升。（問題）部分因工作沖突未能參加的員工建議后續(xù)增加活動場次；戶外拓展環(huán)節(jié)因天氣炎熱導(dǎo)致個別人員體力不支。（建議）1.后續(xù)活動可考慮分批次開展，覆蓋更多員工；2.戶外活動優(yōu)先選擇室內(nèi)備用場地，規(guī)避天氣影響。落款發(fā)文部門：行政辦公室日期：2023年10月12日四、使用要點(diǎn)提示信息準(zhǔn)確性：涉及人名、部門、時間、數(shù)據(jù)等需反復(fù)核對，避免出現(xiàn)“部門”應(yīng)為“部門”“10月30日”誤寫為“10月3日”等錯誤；邏輯清晰性：內(nèi)容按“總-分”或“背景-事項-結(jié)論”順序組織，避免段落間內(nèi)容重復(fù)或矛盾；格式規(guī)范性：嚴(yán)格遵循模板中的字體、行距、頁邊距要求，不隨意調(diào)整格式，保證文件統(tǒng)一性；用語得體性：根據(jù)受眾調(diào)整語氣，如對上級請示用“懇請批示”，對下級通知用“務(wù)必遵