企業(yè)采購流程審批及供應商管理工具一、適用業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)日常采購管理中的全流程管控，具體包括但不限于：常規(guī)采購需求：如生產(chǎn)原料、辦公用品、設備采購等標準化物資的申購與審批；新供應商引入：首次合作供應商的資質審核、評估與準入管理；供應商動態(tài)管理：現(xiàn)有供應商的績效跟蹤、分級調整及合作關系維護；緊急采購處理：因生產(chǎn)急需或突發(fā)情況需快速響應的采購流程；采購成本管控：通過比價、議價等環(huán)節(jié)實現(xiàn)采購預算優(yōu)化。二、操作流程詳解（一）采購審批流程步驟1：需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作說明：需求部門根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫《采購申請表》，明確采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、需求用途及到貨時間；部門負責人對需求的合理性、必要性進行初審，確認后在《采購申請表》“部門負責人意見”欄簽字，并提交至采購部門。輸出結果：《采購申請表》（部門負責人簽字版）步驟2：采購部門審核操作主體：采購部門操作說明：采購部門核對《采購申請表》中的采購物品是否屬于企業(yè)集中采購目錄，是否符合采購政策；核實需求部門的預算額度，保證采購金額不超預算（如超預算，需需求部門提交預算調整說明）；審核需求描述是否清晰，技術參數(shù)是否明確，避免模糊采購。輸出結果：《采購申請表》（采購部門審核意見版）步驟3：分級審批操作主體：根據(jù)采購金額及類別，由不同層級管理人員審批審批權限示例（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調整）：金額≤5000元：采購經(jīng)理*審批；5000元＜金額≤2萬元：采購總監(jiān)*審批；金額＞2萬元：總經(jīng)理*審批；涉及固定資產(chǎn)或大宗采購：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會集體審議。操作說明：審批人需重點審核采購的合規(guī)性、預算匹配性及性價比，審批后在《采購申請表》“審批意見”欄簽字確認。輸出結果：《采購申請表》（最終審批版）步驟4：供應商選擇與比價操作主體：采購部門操作說明：對于常規(guī)采購，優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇合作過的供應商；對于新采購需求或金額較大項目，需至少邀請3家合格供應商提供報價（或通過公開招標、競爭性談判等方式確定供應商）；填寫《供應商比價表》，記錄各供應商的報價、交期、資質、服務承諾等信息，形成比價分析報告。輸出結果：《供應商比價表》《比價分析報告》步驟5：訂單創(chuàng)建與確認操作主體：采購部門操作說明：根據(jù)審批結果及比價報告，與最終確定的供應商簽訂《采購合同》（或訂單），明確物資規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等條款；將《采購合同》提交至法務部門（如設置）審核，保證合同合規(guī)；審核通過后，將訂單信息同步至倉庫、財務等相關部門。輸出結果：《采購合同》《采購訂單》步驟6：執(zhí)行與驗收操作主體：采購部門（協(xié)調）、需求部門（驗收）、倉庫（入庫）操作說明：采購部門跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；物資送達后，需求部門根據(jù)《采購訂單》及技術標準進行質量、數(shù)量驗收，填寫《驗收單》；倉庫核對無誤后辦理入庫手續(xù)，在《驗收單》上簽字確認，并將入庫信息同步至財務部門。輸出結果：《驗收單》《入庫單》步驟7：付款申請與結算操作主體：財務部門操作說明：財務部門核對《采購合同》《驗收單》《入庫單》《發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）等單據(jù)，確認無誤后《付款申請單》；按企業(yè)財務審批流程辦理付款手續(xù)（如需，可參考采購審批權限設置）；付款完成后，在《采購申請表》上標記“已結算”，并歸檔相關單據(jù)。輸出結果：《付款申請單》《付款憑證》（二）供應商管理流程步驟1：供應商準入操作主體：采購部門、質量部門（如設置）操作說明：新供應商提交《供應商申請表》，附營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如生產(chǎn)許可證、3C認證等）、產(chǎn)品檢測報告、企業(yè)簡介等材料；采購部門審核供應商基本資質，核實經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、供貨穩(wěn)定性等；質量部門（或技術部門）對供應商樣品進行測試，評估產(chǎn)品質量是否符合企業(yè)標準；綜合評估合格后，將供應商信息錄入《合格供應商名錄》，并分配唯一供應商編碼。輸出結果：《供應商申請表》《供應商資質文件》《合格供應商名錄》步驟2：供應商信息維護操作主體：采購部門操作說明：建立供應商檔案，記錄基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）、合作歷史（合作項目、采購金額、交貨準時率等）、資質文件（定期更新，保證在有效期內）；供應商信息變更（如名稱、地址、聯(lián)系人等）時，需及時更新檔案，并留存變更證明材料。輸出結果：《供應商檔案表》步驟3：供應商績效評估操作主體：采購部門、需求部門、倉庫、質量部門操作說明：每季度/每半年對合作供應商進行績效評估，評估指標包括：質量指標：產(chǎn)品合格率、退貨率、質量問題響應速度；交期指標：準時交貨率、延期交貨時長；服務指標：溝通效率、售后問題解決率、配合度；成本指標：價格競爭力、付款條件靈活性。各部門根據(jù)合作情況填寫《供應商績效評估表》，采購部門匯總評分，形成評估報告。輸出結果：《供應商績效評估表》《供應商績效評估報告》步驟4：供應商分級與動態(tài)調整操作主體：采購部門、管理層操作說明：根據(jù)績效評估結果，將供應商分為三級：A類（優(yōu)秀）：評分≥90分，優(yōu)先采購，可考慮長期合作、戰(zhàn)略協(xié)同；B類（合格）：60分≤評分＜90分，維持正常合作，針對薄弱環(huán)節(jié)督促改進；C類（待改進）：評分＜60分，發(fā)出《整改通知書》，限期整改；整改不合格的，移出《合格供應商名錄》。每年對《合格供應商名錄》進行一次全面梳理，淘汰長期無合作、績效差的供應商，引入新的優(yōu)質供應商。輸出結果：《供應商分級清單》《整改通知書》（如適用）三、配套表單模板表1：采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）需求到貨時間需求用途技術參數(shù)/需求說明（可附頁）：部門負責人意見：簽字：日期：采購部門審核意見：簽字：日期：審批意見（分級填寫）：簽字：日期：表2：供應商比價表采購項目名稱：采購日期：預算金額（元）：序號供應商名稱聯(lián)系人123比價分析：推薦供應商：表3：供應商績效評估表供應商名稱：供應商編碼：評估周期：評估維度評估指標權重（%）質量指標產(chǎn)品合格率30退貨率15交期指標準時交貨率20服務指標溝通效率15售后響應速度10成本指標價格合理性10總得分100各部門評價：采購部門：簽字：日期：需求部門：簽字：日期：質量部門：簽字：日期：綜合評估等級：□A類（優(yōu)秀）□B類（合格）□C類（待改進）表4：驗收單驗收單編號：采購訂單號：驗收日期：供應商名稱物資名稱規(guī)格型號質量驗收情況：□合格□不合格（不合格說明：）需求部門驗收人：|簽字：|日期：||

倉庫驗收人：|簽字：|日期：||

備注：|||||四、使用要點提示審批權限清晰化：企業(yè)需根據(jù)自身規(guī)模和管理需求，明確不同采購金額、類別的審批人，避免越級審批或審批遺漏；供應商資質審核嚴格化：新供應商準入時，必須核實營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質等文件原件，保證供應商合法合規(guī)經(jīng)營，關鍵資質需定期年檢；采購數(shù)據(jù)保密性：采購申請、供應商信息、比價數(shù)據(jù)等涉及企業(yè)商業(yè)秘密的內容，需限定訪問權限，防止信息泄露；緊急采購特殊處理：如遇生產(chǎn)急需等特殊情況，可啟動緊急采購流程（如先電話請示后補單），但需事