人事行政SOP標(biāo)準(zhǔn)操作流程指南一、引言在企業(yè)運營中，人事行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是提升組織效率、降低管理風(fēng)險的核心支撐。本指南圍繞人事管理與行政管理兩大模塊，梳理關(guān)鍵流程的操作標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與執(zhí)行要點，助力企業(yè)構(gòu)建科學(xué)高效的管理體系，適用于人力資源（HR）、行政管理人員及各部門協(xié)同開展工作。二、人事管理SOP流程（一）招聘管理流程1.需求提報與審核用人部門結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)劃與人員編制，填寫《人員需求申請表》，明確崗位名稱、職責(zé)、任職要求、到崗時間及預(yù)算等級。HR同步核查編制余額（參考年度人力規(guī)劃），并結(jié)合崗位特性（如核心崗位、通用崗位）確定招聘優(yōu)先級，最終由分管領(lǐng)導(dǎo)審批需求有效性。2.招聘渠道與簡歷篩選渠道選擇：內(nèi)部推薦（發(fā)布內(nèi)部公告，鼓勵員工推薦并設(shè)置推薦獎勵）、外部平臺（如招聘網(wǎng)站、行業(yè)社群）、校招/獵頭（針對高端或稀缺崗位）。簡歷篩選：HR基于需求表初篩簡歷，重點匹配學(xué)歷、經(jīng)驗、技能關(guān)鍵詞；用人部門復(fù)篩后，標(biāo)注“重點跟進”“待定”“淘汰”三類，同步反饋HR優(yōu)化篩選方向。3.面試與評估面試分三級開展：初試（HR主導(dǎo)，考察職業(yè)素養(yǎng)、求職動機）、復(fù)試（部門負責(zé)人主導(dǎo)，考察專業(yè)能力、崗位適配性）、終試（高管/CEO主導(dǎo)，考察戰(zhàn)略匹配、文化認同）。面試后24小時內(nèi)，面試官需填寫《面試評估表》，從“專業(yè)能力、溝通能力、文化匹配度”等維度評分，HR匯總評估結(jié)果并與用人部門溝通決策。4.錄用與入職準(zhǔn)備確定錄用后，HR向候選人發(fā)送《錄用通知書》，明確薪資、職級、入職材料（身份證、學(xué)歷證、離職證明等）及報到時間；必要時開展背景調(diào)查（需候選人簽署《背景調(diào)查授權(quán)書》，調(diào)查范圍含學(xué)歷、工作經(jīng)歷、無犯罪記錄等）。入職前3日，HR協(xié)同行政部準(zhǔn)備工位、工牌、辦公設(shè)備，同步在OA系統(tǒng)錄入員工信息。（二）員工入職流程1.入職手續(xù)辦理報到日，HR引導(dǎo)員工填寫《入職登記表》，簽訂勞動合同（含試用期條款、薪資結(jié)構(gòu)）、《保密協(xié)議》等文件；同步采集員工證件信息，完成社保公積金增員申報。行政部發(fā)放工牌、辦公用品（電腦、文具等），并演示辦公系統(tǒng)操作（考勤、審批、郵件等）。2.入職培訓(xùn)與融入通用培訓(xùn)：HR組織新員工學(xué)習(xí)《員工手冊》（考勤、福利、獎懲制度）、企業(yè)文化、安全規(guī)范，培訓(xùn)后通過線上測試驗證學(xué)習(xí)效果。崗位培訓(xùn)：部門負責(zé)人指定導(dǎo)師，開展崗位流程、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、客戶情況等專項培訓(xùn)，首周內(nèi)制定《新員工周計劃》并跟蹤執(zhí)行。3.檔案管理HR整理員工紙質(zhì)檔案（合同、證件復(fù)印件、培訓(xùn)記錄等），存入檔案袋并標(biāo)注“在職-XX部門-XX崗”；電子檔案同步錄入HR系統(tǒng)，確保信息與紙質(zhì)檔案一致。（三）考勤與績效管理1.考勤管理打卡規(guī)則：全員實行指紋/人臉識別打卡，工作日早、晚各一次；出差、外勤需提前在OA系統(tǒng)提交《外出申請》，附出差單或外勤證明。請假/加班流程：員工通過OA系統(tǒng)提交申請（病假附醫(yī)院證明，事假說明事由），直屬領(lǐng)導(dǎo)1個工作日內(nèi)審批；加班需提前申請，經(jīng)審批后計入調(diào)休或加班費（依公司制度）。異常處理：HR每月5日前導(dǎo)出考勤數(shù)據(jù)，核對異常記錄（遲到、曠工、未打卡），通知員工3日內(nèi)提交說明，逾期未說明則按曠工處理。2.績效管理目標(biāo)設(shè)定：每季度初，部門負責(zé)人與員工以《績效目標(biāo)表》形式確認KPI（如銷售崗含業(yè)績、客戶滿意度；職能崗含流程優(yōu)化、項目支持），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。過程跟蹤：每月末，員工提交《績效進展表》，部門負責(zé)人結(jié)合工作成果、協(xié)作反饋進行點評，提出改進建議；HR定期抽查目標(biāo)達成率，預(yù)警滯后項目?？己伺c應(yīng)用：季度/年度考核時，部門負責(zé)人綜合自評、上級評、跨部門互評結(jié)果，給出“優(yōu)秀、良好、合格、待改進”評級；考核結(jié)果與調(diào)薪、晉升、培訓(xùn)（待改進員工需制定《績效改進計劃》）直接掛鉤。（四）員工離職管理1.離職申請與溝通員工提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請表》，直屬領(lǐng)導(dǎo)1個工作日內(nèi)面談，了解離職原因（填寫《離職面談記錄表》），并嘗試挽留（如職業(yè)發(fā)展、薪資調(diào)整等方向）。若挽留無效，領(lǐng)導(dǎo)在申請表簽署意見，提交HR審核。2.離職交接與審批工作交接：員工制定《工作交接清單》，含未完成項目、客戶資源、賬號權(quán)限、固定資產(chǎn)（電腦、鑰匙等），由接手人、直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認；HR同步協(xié)調(diào)IT部門注銷系統(tǒng)賬號、回收門禁權(quán)限。審批流程：部門負責(zé)人、HR、財務(wù)（核對借款、報銷）、行政（核對資產(chǎn)）依次審批，高管崗需總經(jīng)理終審。3.離職手續(xù)與后續(xù)離職日，HR開具《離職證明》，辦理社保公積金減員、檔案轉(zhuǎn)出（員工需提供接收地址）；行政部回收工牌、辦公用品，更新組織架構(gòu)圖。離職后1個月內(nèi)，HR可通過郵件或電話回訪，了解員工職業(yè)發(fā)展情況，收集對公司管理的建議（匿名處理）。三、行政管理SOP流程（一）辦公環(huán)境管理1.空間與設(shè)施管理工位分配：行政部根據(jù)組織架構(gòu)圖、人員到崗計劃，制定《工位分配表》，新員工入職前完成工位布置（含綠植、收納箱等）；員工調(diào)崗時，提前3日通知行政部調(diào)整工位。會議室使用：通過OA系統(tǒng)“會議室預(yù)約”模塊提交申請（含主題、時間、參會人數(shù)），行政部每日17:00前審核并發(fā)送《會議室確認函》；會議結(jié)束后，使用人需整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備，行政部每周檢查衛(wèi)生與設(shè)備狀態(tài)。2.設(shè)施維護員工發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（電腦、打印機、空調(diào)等）故障，通過OA提交《報修單》，注明故障現(xiàn)象、緊急程度；行政部24小時內(nèi)安排維修（與供應(yīng)商簽訂年度維保協(xié)議的，同步通知供應(yīng)商），維修后填寫《維修記錄表》。（二）行政物資管理1.采購流程需求提報：部門填寫《物資需求表》（含名稱、數(shù)量、預(yù)算、用途），部門負責(zé)人審批后提交行政部；行政部每月5日匯總需求，編制《采購計劃》。采購執(zhí)行：行政部通過“三家比價”選定供應(yīng)商（參考歷史合作、質(zhì)量反饋），簽訂采購合同（含交貨期、質(zhì)保條款）；大額采購（超預(yù)算閾值）需財務(wù)、法務(wù)聯(lián)合審核合同。2.庫存與領(lǐng)用物資到貨后，行政部驗收并填寫《入庫單》，同步更新《庫存臺賬》（含名稱、數(shù)量、供應(yīng)商、保質(zhì)期）；員工領(lǐng)用物資需填寫《領(lǐng)用登記表》，行政部每周盤點庫存，預(yù)警低值易耗品補貨需求。3.固定資產(chǎn)管理行政部為每臺固定資產(chǎn)（電腦、打印機、車輛等）制作《資產(chǎn)標(biāo)簽》（含編號、使用人、購置時間），每年6月、12月開展全面盤點，填寫《資產(chǎn)盤點表》，差異項需3日內(nèi)查明原因（如報廢、轉(zhuǎn)移），并更新臺賬。（三）會議管理1.會議籌備發(fā)起人提前2日提交《會議申請單》（含主題、時間、參會人、議程），行政部協(xié)調(diào)會議室、調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等），并提醒參會人準(zhǔn)備資料。重要會議（如戰(zhàn)略會、董事會）需提前1日準(zhǔn)備茶歇、會議紀(jì)要模板，同步發(fā)送《會議提醒函》。2.會議組織與跟進主持人按議程推進會議，行政部專人記錄要點（含決策事項、責(zé)任人、完成時間），會后24小時內(nèi)整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核后分發(fā)至參會人。行政部每周跟蹤《會議紀(jì)要》中行動項的完成進度，逾期未完成的，向責(zé)任人發(fā)送《催辦函》并抄送其直屬領(lǐng)導(dǎo)。（四）對外事務(wù)管理1.工商與證照管理工商事務(wù)：行政部（或指定專員）負責(zé)公司注冊、變更（股權(quán)、地址、經(jīng)營范圍）、年報等工作，提前30日收集材料（如股東會決議、章程修正案），提交工商部門前需法務(wù)審核；辦理完成后，更新《證照臺賬》。證照保管：將營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等原件存入保險柜，復(fù)印件加蓋“僅供XX使用”章后對外提供；每年1月，行政部梳理證照有效期，提前3個月啟動年檢/續(xù)期流程。2.外聯(lián)接待來訪前，行政部與對接部門確認行程（人數(shù)、職務(wù)、到訪時間、需求），制定《接待方案》（含會議室布置、餐飲安排、禮品準(zhǔn)備），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。接待當(dāng)日，行政部安排專人引導(dǎo)、倒水、記錄交流要點，會后24小時內(nèi)整理《接待紀(jì)要》，抄送相關(guān)部門跟進合作事項。四、流程優(yōu)化與執(zhí)行保障1.文檔管理：所有流程涉及的表單（如《人員需求申請表》《離職面談記錄表》）需在OA系統(tǒng)設(shè)置模板，支持在線填寫、審批、歸檔，確?？勺匪?。2.培訓(xùn)宣貫：新員工入職培訓(xùn)需涵蓋人事行政SOP核心內(nèi)容；每季度組織全員學(xué)習(xí)流程更新點（如政策變化、系統(tǒng)升級），通過線上測試驗證學(xué)習(xí)效果。3.動態(tài)優(yōu)化：HR與行政部每半年復(fù)盤流程執(zhí)行情況