會議紀要撰寫及歸檔標準化工具一、適用場景說明本工具適用于各類企業(yè)內部會議的紀要撰寫與歸檔管理，包括但不限于：項目例會：定期同步項目進度、解決問題、明確下一步計劃；部門協調會：跨部門溝通協作，明確職責分工與資源需求；決策評審會：對重要事項（如方案審批、預算調整）進行討論并形成決議；專題研討會：針對特定議題（如流程優(yōu)化、技術方案）進行深入討論，形成結論或建議。通過標準化流程，保證會議信息傳遞準確、行動項責任到人、歷史記錄可追溯，提升會議效率與管理規(guī)范性。二、標準化操作流程（一）會前準備：奠定紀要基礎明確會議目標與議程會議組織者需提前1-2天發(fā)布會議通知，明確會議主題、目標、時間、地點（線上/線下）、參會人員及議程（含各議題預計時長）。紀要撰寫人（通常為會議記錄人）需提前熟悉議程，知曉各議題背景及關鍵討論點，準備相關資料（如上次會議紀要、項目文檔等）以備參考。確認參會人員與角色確認主持人、記錄人、匯報人（如有）等核心角色，保證記錄人明確自身職責（重點記錄討論要點、決議事項、行動項）。提前通知參會人員如有特殊情況無法參會，需提前提交書面意見或委托他人代為參會。準備記錄工具與模板根據會議類型選擇記錄工具（如Word、Excel、專業(yè)會議紀要軟件），并提前打開“會議紀要標準模板”（見第三部分），預留填寫框架。線上會議需提前測試錄音、錄屏功能（如需），保證關鍵討論內容可追溯（需提前告知參會人員并征得同意）。（二）會中記錄：聚焦核心信息記錄會議基本信息按模板填寫會議名稱、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人、參會人員（含部門及職務）、缺席人員（注明原因）、列席人員（如有）。按議程記錄討論要點逐議題記錄：根據議程順序，記錄各議題的“背景說明”“主要爭議點”“不同觀點摘要”（需標注發(fā)言人，如“部門經理認為……”“技術主管提出……”）。避免主觀表述：僅記錄客觀事實與觀點，不添加個人評價（如“的建議更合理”應改為“建議采用方案”）。突出關鍵信息：對數據、結論、風險提示等核心內容重點標注（如用加粗或不同顏色）。明確決議事項與行動項決議事項：對會議達成的共識或決策，需清晰表述結論（如“同意通過《項目方案V2.0》，由*總監(jiān)簽字確認后執(zhí)行”）。行動項：記錄“任務內容”“負責人”“完成時間”“所需資源/支持”（如“3月15日前完成需求文檔初稿，負責人：（產品部），支持：（開發(fā)部）資源協調”）。記錄附件與后續(xù)安排如會議涉及演示文稿、數據報表等附件，需注明附件名稱及提供人；記錄下次會議安排（如有），包括時間、議題及準備工作。（三）會后整理：形成規(guī)范紀要核對與補充信息會議結束后2個工作日內，記錄人需根據會議記錄及錄音（如有），核對紀要內容，補充遺漏信息（如未明確標注的發(fā)言人、行動項細節(jié)），保證與會議實際情況一致。對于不確定的信息（如專業(yè)術語、數據），及時向參會人（如、）核實確認，避免錯誤。整理紀要初稿按“會議基本信息—會議議程及討論要點—決議事項—行動項—附件—后續(xù)安排”結構整理初稿，語言簡潔、條理清晰，避免冗余描述。行動項需單獨列表，明確“任務描述、負責人、完成時間、狀態(tài)”（如“待啟動/進行中/已完成”）。審核與修訂紀要初稿完成后，提交主持人審核，重點確認：決議事項是否準確、行動項是否明確、關鍵觀點是否無遺漏。根據主持人反饋修訂紀要，必要時再次核對參會人意見，定稿后發(fā)送至參會人員確認（可通過郵件或協作工具附“會議紀要確認函”，要求1個工作日內反饋意見）。分發(fā)與存檔確認無異議后，正式版紀要通過郵件或企業(yè)協作平臺（如釘釘、企業(yè)）分發(fā)至所有參會人員、相關領導及部門；同時將紀要（含附件）按“年份-月份-會議類型”分類存檔至企業(yè)共享服務器或指定文件夾，保證查閱權限可控。（四）歸檔管理：保證可追溯性分類與編號歸檔時需填寫“會議紀要歸檔登記表”（見模板示例），包含“歸檔日期、文件編號、會議名稱、日期、頁數、存檔路徑、經辦人”等信息，文件編號規(guī)則建議為“部門簡稱-年份-序號”（如“PM-2024-015”）。電子存檔要求紀要文件命名格式統一為“會議名稱_日期_版本號”（如“項目例會_20240305_V1.0”），附件需與主文件一同歸檔，避免遺漏；重要會議（如決策評審會、戰(zhàn)略會）需同時保存會議錄音/錄屏（加密處理），保存期限不少于3年。定期更新與查閱每季度對歸檔紀要進行梳理，保證目錄清晰、文件完整；建立會議紀要查閱權限機制，僅允許相關人員（如部門負責人、項目組成員）查閱涉密內容，保護企業(yè)信息安全。三、會議紀要標準模板（一）會議基本信息表項目內容會議名稱例：“項目Q1進度復盤會”會議時間2024年3月5日14:00-16:30會議地點公司3樓會議室A/線上（騰訊會議ID：X）主持人*（項目經理）記錄人*（項目助理）參會人員（研發(fā)部）、（市場部）、（財務部）、（運營部）缺席人員*（技術總監(jiān)，因出差提前提交書面意見）列席人員*（實習生，負責會議支持）（二）會議議程及討論詳情序號議題名稱背景說明討論要點摘要發(fā)言人（部門）1項目進度匯報當前項目進入開發(fā)中期：已完成需求文檔V2.0，開發(fā)進度滯后3天，因第三方接口調試延遲；：建議協調*（技術部）增加1名開發(fā)人員支持。（產品部）、（研發(fā)部）2預算調整申請原預算無法覆蓋新增需求：市場推廣費用需增加5萬元，因競品提前上線；：建議從預留風險金中列支，需補充ROI分析。（市場部）、（財務部）（三）決議事項與行動項序號決議事項1同意《項目預算調整申請》，從風險金中列支5萬元市場推廣費用，由*（財務部）3月8日前完成流程審批。2項目開發(fā)進度延期問題：（研發(fā)部）負責協調內部資源，3月6日前提交人員調整方案；（產品部）配合*（研發(fā)部）完成接口聯調，3月10日前追回滯后進度。序號行動項描述負責人完成時間所需支持狀態(tài)1提交人員調整方案*（研發(fā)部）2024-03-06無待啟動2完成接口聯調*（產品部）2024-03-10*（研發(fā)部）提供技術文檔進行中3完成預算調整審批*（財務部）2024-03-08*（市場部）補充材料待啟動（四）附件清單序號附件名稱提供人歸檔路徑1《項目進度匯報V1.0》*（研發(fā)部）共享服務器/項目組/20240305/2《預算調整申請表》*（市場部）共享服務器/財務部/20240305/（五）后續(xù)安排下次會議時間：2024年3月12日10:00-11:30，議題：項目風險復盤；準備工作：各部門提交風險清單及應對措施，由*（項目經理）匯總。（六）簽章確認主持人簽字：記錄人簽字：日期：2024年3月6日四、使用要點提示（一）記錄原則：客觀、精準、簡潔客觀中立：僅記錄事實與觀點，不摻雜個人情緒或主觀判斷（如“的方案不可行”應改為“對方案可行性提出質疑，主要擔心風險”）；信息完整：關鍵要素（如時間、數據、負責人）需準確無誤，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯；條理清晰：通過分點、分段、編號等方式，保證紀要邏輯層次分明，便于快速查閱。（二）決議與行動項：責任到人、時限明確決議事項：需明確“做什么”“由誰確認”，避免表述籠統（如“盡快推進項目”改為“3月20日前完成項目啟動會，負責人：*”）；行動項：必須包含“任務內容、負責人、完成時間”，如涉及多人協作，需明確主責人與配合人職責。（三）歸檔管理：及時、規(guī)范、安全及時歸檔：會議紀需在正式分發(fā)后1個工作日內完成歸檔，避免拖延導致文件丟失；規(guī)范命名：文件名、編號需統一規(guī)則，保證檢索便捷（如“部門-年份-會議類型-序號”）；保密要求：涉密會議紀要需