2026年印刷公司應(yīng)付賬款付款審批管理制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范公司應(yīng)付賬款（含原材料采購款、設(shè)備采購款、服務(wù)類款項(xiàng)、費(fèi)用報(bào)銷款等）的付款審批流程，確保付款行為合法合規(guī)、資金使用安全高效，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如重復(fù)付款、虛假付款），依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范》及公司《財(cái)務(wù)管理制度》，結(jié)合印刷行業(yè)采購特性（如紙張、油墨等高頻采購付款），制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有應(yīng)付賬款的付款審批管理，涵蓋采購類付款（紙張、油墨、印刷設(shè)備、輔料采購）、服務(wù)類付款（物流配送、設(shè)備維修、檢測服務(wù)）、費(fèi)用類付款（水電費(fèi)、房租、辦公費(fèi)用）及其他應(yīng)付賬款（如供應(yīng)商返利、退款）；涉及的部門包括財(cái)務(wù)部、采購部、生產(chǎn)部、行政部、設(shè)備管理部、法務(wù)部、總經(jīng)辦，覆蓋付款申請、審核、審批、執(zhí)行全流程。（三）核心原則應(yīng)付賬款付款審批堅(jiān)持“先審后付、權(quán)責(zé)分離、流程透明、痕跡可追溯”的原則，所有付款需依據(jù)完整合規(guī)的原始單據(jù)，按權(quán)限分級審批，確保付款金額、對象、期限符合合同約定或公司規(guī)定，同時(shí)實(shí)現(xiàn)付款流程的標(biāo)準(zhǔn)化與可監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部作為應(yīng)付賬款付款審批的核心部門，負(fù)責(zé)審核付款單據(jù)的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)?、金額一致性）；核對應(yīng)付賬款臺賬，確認(rèn)款項(xiàng)是否已掛賬、有無預(yù)付款或扣款事項(xiàng)；按審批流程傳遞付款申請，跟蹤審批進(jìn)度；審批通過后安排資金支付（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票），及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺賬；每月編制《應(yīng)付賬款余額表》，反饋至采購部與總經(jīng)辦；監(jiān)督付款流程執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況及時(shí)制止并上報(bào)。（二）采購部負(fù)責(zé)采購類應(yīng)付賬款的付款申請發(fā)起，收集采購相關(guān)原始單據(jù)（采購合同、入庫單、合規(guī)發(fā)票），確認(rèn)付款條件是否達(dá)成（如貨到驗(yàn)收合格、發(fā)票已收到）；填寫《應(yīng)付賬款付款申請表》，注明付款金額、供應(yīng)商名稱、銀行賬戶、付款事由（如“支付XX供應(yīng)商8月紙張采購款”）；跟蹤供應(yīng)商發(fā)票開具情況，督促供應(yīng)商及時(shí)提供合規(guī)發(fā)票；配合財(cái)務(wù)部核對采購臺賬與應(yīng)付賬款余額，處理付款過程中供應(yīng)商的咨詢（如付款進(jìn)度）。（三）生產(chǎn)部/需求部門生產(chǎn)部負(fù)責(zé)審核采購類物資（如紙張、油墨）的驗(yàn)收情況，在入庫單上簽字確認(rèn)物資已收到、質(zhì)量符合生產(chǎn)要求（如紙張克重、油墨顏色達(dá)標(biāo)）；若物資存在質(zhì)量問題（如紙張起皺、油墨結(jié)塊），需在付款申請前提出扣款或退貨意見，避免不合格物資付款；行政部、設(shè)備管理部等需求部門，分別負(fù)責(zé)審核各自部門費(fèi)用類（如辦公費(fèi)）、服務(wù)類（如設(shè)備維修費(fèi)）款項(xiàng)的真實(shí)性與合規(guī)性，確認(rèn)服務(wù)已完成（如維修后設(shè)備正常運(yùn)行）。（四）法務(wù)部負(fù)責(zé)審核大額或復(fù)雜付款對應(yīng)的合同合規(guī)性，如長期采購合同、設(shè)備采購合同中付款條款的法律效力；若付款涉及糾紛（如供應(yīng)商違約導(dǎo)致扣款），提供法律意見，明確扣款依據(jù)是否充分；審核付款過程中涉及的法律文件（如承兌匯票背書協(xié)議），確保無法律風(fēng)險(xiǎn)；參與付款相關(guān)的法律糾紛處理（如供應(yīng)商投訴付款延遲）。（五）總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審批大額或特殊應(yīng)付賬款付款（如單次金額超50萬元的設(shè)備采購款、緊急付款）；監(jiān)督付款審批制度的執(zhí)行情況，每季度抽查付款單據(jù)與審批記錄；協(xié)調(diào)跨部門付款爭議（如財(cái)務(wù)部與采購部對發(fā)票的審核分歧）；審批公司年度付款預(yù)算，確保資金分配合理。（六）審計(jì)部（若有）負(fù)責(zé)對付款審批流程進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，每半年開展1次應(yīng)付賬款付款專項(xiàng)審計(jì)，檢查付款單據(jù)完整性、審批權(quán)限合規(guī)性、付款金額準(zhǔn)確性；發(fā)現(xiàn)流程漏洞或違規(guī)操作（如越權(quán)審批、無單付款），出具《審計(jì)整改通知書》，督促相關(guān)部門整改；審計(jì)結(jié)果納入部門年度考核。三、付款審批流程（一）單據(jù)準(zhǔn)備與申請發(fā)起單據(jù)收集：采購類付款由采購部收集完整單據(jù)，包括：①采購合同（需有雙方簽字蓋章，明確付款金額、期限、方式）；②入庫單（需生產(chǎn)部或倉儲部簽字，注明物資名稱、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果）；③合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號、稅率正確，發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致，加蓋銷售方發(fā)票專用章）；費(fèi)用類、服務(wù)類付款由需求部門收集對應(yīng)單據(jù)（如費(fèi)用報(bào)銷單、服務(wù)驗(yàn)收單、發(fā)票）。申請?zhí)顚懀荷暾埐块T（采購部、行政部等）填寫《應(yīng)付賬款付款申請表》，需完整填寫：付款日期、供應(yīng)商/收款方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶信息（開戶行、賬號）、付款金額（大小寫一致）、付款事由（如“支付XX公司7月物流費(fèi)”）、附件張數(shù)（單據(jù)數(shù)量），申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。申請?zhí)峤唬荷暾埐块T在付款期限前3個(gè)工作日，將《付款申請表》及附件提交至財(cái)務(wù)部，特殊情況（如供應(yīng)商催款緊急）需提前1個(gè)工作日提交，但需在申請表注明“緊急”并說明原因。（二）部門初審需求部門審核：采購類付款由生產(chǎn)部（或倉儲部）審核入庫單，確認(rèn)物資已驗(yàn)收合格，在申請表上簽字；費(fèi)用類、服務(wù)類付款由行政部、設(shè)備管理部等需求部門審核，確認(rèn)費(fèi)用真實(shí)發(fā)生、服務(wù)已完成，簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部初審：財(cái)務(wù)部收到申請表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，審核內(nèi)容包括：①單據(jù)完整性（是否缺少合同、入庫單、發(fā)票）；②發(fā)票合規(guī)性（通過稅務(wù)系統(tǒng)查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?，核對發(fā)票金額、稅率是否正確）；③金額一致性（合同金額、發(fā)票金額、入庫單金額是否一致，有無差額及原因說明）；④臺賬核對（查詢應(yīng)付賬款臺賬，確認(rèn)款項(xiàng)已掛賬，無重復(fù)付款記錄，有無預(yù)付款抵扣或質(zhì)量扣款）；初審?fù)ㄟ^的，在申請表上簽字并傳遞至下一審批環(huán)節(jié)；初審不通過的，注明原因（如“發(fā)票稅號錯(cuò)誤”“缺少入庫單”），退回申請部門補(bǔ)充。（三）分級審批小額付款審批（單次金額≤5萬元）：財(cái)務(wù)部初審?fù)ㄟ^后，由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，審批通過后即可安排付款；費(fèi)用類小額付款（如辦公費(fèi)≤1萬元），可由財(cái)務(wù)部經(jīng)理直接審批，無需更高層級審批。中額付款審批（5萬元＜單次金額≤50萬元）：財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；采購類中額付款（如紙張采購款20萬元），需同時(shí)經(jīng)采購部經(jīng)理復(fù)核，確認(rèn)付款符合合同約定，再提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。大額付款審批（單次金額＞50萬元）：財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，提交總經(jīng)辦（總經(jīng)理或分管副總）審批；大額設(shè)備采購款（如100萬元印刷機(jī)付款），需提前報(bào)總經(jīng)辦審議付款資金安排，審議通過后再按流程審批；涉及長期合同（如年度紙張采購合同）的大額付款，需法務(wù)部審核合同付款條款合規(guī)性，簽字確認(rèn)后再提交總經(jīng)辦審批。特殊付款審批（如預(yù)付款、逾期付款）：預(yù)付款（如預(yù)付設(shè)備采購款30%）需額外提供《預(yù)付款申請說明》，說明預(yù)付款事由、比例及后續(xù)發(fā)票收回計(jì)劃，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)辦雙重審批；逾期付款（超過合同約定付款期限）需提供《逾期付款說明》，注明逾期原因（如資金安排延遲）、是否產(chǎn)生違約金及違約金金額，經(jīng)法務(wù)部審核違約金合規(guī)性后，按對應(yīng)金額層級審批。（四）付款執(zhí)行與記錄資金安排：財(cái)務(wù)部收到最終審批通過的申請表后，1-2個(gè)工作日內(nèi)安排資金支付，優(yōu)先按合同約定的付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、6個(gè)月銀行承兌匯票）執(zhí)行；若公司資金緊張需調(diào)整付款方式（如改用承兌匯票），需提前與采購部、供應(yīng)商溝通，達(dá)成一致后方可變更。支付操作：財(cái)務(wù)部通過企業(yè)網(wǎng)銀或銀行柜臺辦理付款，付款時(shí)仔細(xì)核對供應(yīng)商銀行賬戶信息（開戶行、賬號、戶名），避免錯(cuò)付；付款完成后，在《付款申請表》上注明付款日期、付款憑證號（如銀行回單編號），將回單復(fù)印件作為附件存檔。臺賬更新：付款完成后，財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)更新應(yīng)付賬款臺賬，減少對應(yīng)供應(yīng)商的應(yīng)付余額；同時(shí)將付款信息反饋至申請部門（如采購部），申請部門記錄《供應(yīng)商付款跟蹤表》，便于后續(xù)與供應(yīng)商對賬。四、特殊應(yīng)付賬款付款管理（一）預(yù)付款管理預(yù)付款適用場景：僅限設(shè)備采購（單次金額超20萬元，需預(yù)付30%-50%）、大額原材料采購（如年度紙張采購，預(yù)付20%定金）、長期服務(wù)項(xiàng)目（如年度設(shè)備維保，預(yù)付50%），其他款項(xiàng)原則上不允許預(yù)付款。預(yù)付款審批：申請部門提交《預(yù)付款申請表》，附帶采購合同（明確預(yù)付款條款）、《預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)評估說明》（如供應(yīng)商履約能力評估）；經(jīng)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)辦審批；預(yù)付款金額超50萬元的，需經(jīng)總經(jīng)理簽字審批。預(yù)付款跟蹤：采購部負(fù)責(zé)跟蹤預(yù)付款后續(xù)執(zhí)行，確保供應(yīng)商按約定提供物資或服務(wù)（如設(shè)備到貨、原材料交付），在約定時(shí)間內(nèi)收回合規(guī)發(fā)票；財(cái)務(wù)部每季度檢查預(yù)付款臺賬，對超期（超過約定到貨/開票時(shí)間30天）未沖銷的預(yù)付款，督促采購部跟進(jìn)，必要時(shí)由法務(wù)部介入?yún)f(xié)調(diào)。（二）退貨與扣款處理退貨退款：若采購物資存在質(zhì)量問題需退貨，采購部需與供應(yīng)商協(xié)商退貨退款，簽訂《退貨協(xié)議》，注明退貨數(shù)量、金額及退款時(shí)間；采購部憑《退貨協(xié)議》、退貨單，填寫《應(yīng)付賬款調(diào)整申請表》，申請沖減對應(yīng)應(yīng)付賬款；經(jīng)生產(chǎn)部（確認(rèn)退貨）、財(cái)務(wù)部（核對臺賬）審核后，按中額付款審批權(quán)限審批，沖減后若應(yīng)付賬款余額為負(fù)數(shù)（需供應(yīng)商退款），財(cái)務(wù)部跟蹤供應(yīng)商退款到賬情況。質(zhì)量扣款：若物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)但無需退貨（如紙張輕微瑕疵，不影響使用），采購部與供應(yīng)商協(xié)商扣款，簽訂《質(zhì)量扣款協(xié)議》，明確扣款金額（如總貨款的5%）；采購部在提交付款申請時(shí)，注明扣款金額，附上《質(zhì)量扣款協(xié)議》，財(cái)務(wù)部審核后按扣款后的金額計(jì)算應(yīng)付款，按正常流程審批付款。（三）費(fèi)用類與其他付款費(fèi)用類付款：行政部、生產(chǎn)部等需求部門申請費(fèi)用付款（如水電費(fèi)、房租），需提供費(fèi)用發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)單（如水電費(fèi)通知單、房租合同），填寫《費(fèi)用付款申請表》；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核發(fā)票合規(guī)性、金額與明細(xì)一致性后，按小額或中額付款權(quán)限審批；涉及年度大額費(fèi)用（如年房租超50萬元），需報(bào)總經(jīng)辦審批。供應(yīng)商返利與退款：若供應(yīng)商按合同約定給予返利（如年度采購量達(dá)標(biāo)返利3%），采購部憑《供應(yīng)商返利協(xié)議》、年度采購統(tǒng)計(jì)單，填寫《應(yīng)付賬款調(diào)整申請表》，申請沖減應(yīng)付賬款；經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后按中額付款權(quán)限審批；若因多付款需供應(yīng)商退款，財(cái)務(wù)部憑付款回單、雙方對賬確認(rèn)單，填寫《退款申請跟蹤表》，跟蹤供應(yīng)商退款到賬，到賬后沖減應(yīng)付賬款。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制日常監(jiān)督：財(cái)務(wù)部每日檢查付款審批流程執(zhí)行情況，重點(diǎn)核查單據(jù)完整性、審批權(quán)限合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)無單付款、越權(quán)審批等情況，立即暫停付款并上報(bào)總經(jīng)辦；每月抽查20%的付款單據(jù)，核對付款金額與合同、發(fā)票的一致性，確保無虛假付款。定期監(jiān)督：總經(jīng)辦每季度組織財(cái)務(wù)部、審計(jì)部（若有）開展應(yīng)付賬款付款專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括：付款單據(jù)存檔完整性、審批流程合規(guī)性、預(yù)付款跟蹤情況、退貨扣款處理及時(shí)性；對檢查發(fā)現(xiàn)的問題（如單據(jù)缺失、審批延遲），下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)部門在15個(gè)工作日內(nèi)整改，整改完成后復(fù)核。外部監(jiān)督：配合稅務(wù)部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司應(yīng)付賬款付款的檢查，提供付款單據(jù)、審批記錄、臺賬等資料，確保付款行為符合稅法及其他法律法規(guī)要求。（二）考核機(jī)制部門考核：將應(yīng)付賬款付款管理納入部門年度考核，核心指標(biāo)包括：采購部：付款申請單據(jù)合格率（目標(biāo)≥98%，單據(jù)完整合規(guī)的申請數(shù)/總申請數(shù)×100%）、供應(yīng)商發(fā)票收回及時(shí)率（目標(biāo)≥95%，按約定時(shí)間收回發(fā)票的采購訂單數(shù)/總訂單數(shù)×100%）；每低于目標(biāo)1%，扣減部門績效分3分。財(cái)務(wù)部：付款審批及時(shí)率（目標(biāo)≥95%，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核的付款申請數(shù)/總申請數(shù)×100%）、付款準(zhǔn)確率（目標(biāo)100%，無錯(cuò)付、重復(fù)付款的付款次數(shù)/總付款次數(shù)×100%）；每出現(xiàn)1次付款錯(cuò)誤，扣減部門績效分5分；審批延遲超1個(gè)工作日，每次扣2分。需求部門（生產(chǎn)部、行政部）：驗(yàn)收/審核及時(shí)性（目標(biāo)≥98%，在1個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收/審核的申請數(shù)/總申請數(shù)×100%）；每延遲1次，扣減部門績效分1分。個(gè)人考核：采購部經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)的付款申請單據(jù)合格率低于95%，扣減月度績效獎金5%；因單據(jù)缺失導(dǎo)致付款延遲，每次扣績效獎金3%。財(cái)務(wù)部審核人：因?qū)徍耸杪?dǎo)致違規(guī)付款（如發(fā)票虛假），每次扣績效獎金10%；審批延遲超1個(gè)工作日，每次扣績效獎金2%。部門負(fù)責(zé)人：所負(fù)責(zé)部門年度考核未達(dá)標(biāo)，扣減年度績效獎金10%；出現(xiàn)重大違規(guī)付款（如越權(quán)審批導(dǎo)致?lián)p失超10萬元），追究負(fù)責(zé)人責(zé)任，按公司規(guī)定處理。六、附則（一）制度解釋與修訂本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，法務(wù)部協(xié)助審核合規(guī)性；當(dāng)法律法規(guī)更新（如稅法調(diào)整影響發(fā)票審核）、公司業(yè)務(wù)變化（如新增跨境采購付款）或?qū)嶋H執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)流程漏洞時(shí)，可啟動修訂流程；修訂前需征求采購部、生產(chǎn)部、總經(jīng)辦等相關(guān)部門意見，報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施，修訂后的制度需在發(fā)布之日起5個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)至各相關(guān)部門。（二）特殊情況處理緊急付款：因生產(chǎn)急需（如原材料短缺影響生產(chǎn)）或供應(yīng)商緊急催款（如不付款將停止供貨），需緊急付款（1個(gè)工作日內(nèi)完成審批）的，申請部