供應鏈采購需求評估與審批流程模板一、適用范圍與典型場景本模板適用于各類企業(yè)（制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的供應鏈采購需求管理，覆蓋日常運營物料采購、新項目設備采購、緊急補貨采購、供應商首次合作采購等多種場景。特別適用于需要規(guī)范化、標準化采購審批流程的企業(yè)，旨在提升采購效率、控制成本、規(guī)避合規(guī)風險，同時保證采購需求與業(yè)務目標、庫存管理、預算控制等環(huán)節(jié)的協同。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起：采購需求提報責任主體：需求部門（如生產部、市場部、行政部等）操作說明：需求部門根據實際業(yè)務需求（如生產缺料、項目啟動、辦公設備更新等），填寫《采購需求申請表》（見模板表格1），明確以下核心信息：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數（如適用）；需求數量、預計交付時間、使用目的；預算金額（需參考歷史采購數據或市場詢價，注明單價及總價）；供應商偏好（如有，需說明理由，如獨家合作、定制化需求等）；附件（如技術圖紙、報價單、項目立項審批單等）。需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行初審，簽字確認后提交至采購部。（二）需求初審：采購部合規(guī)性核驗責任主體：采購部專員操作說明：采購部收到《采購需求申請表》后，1個工作日內完成以下核驗：需求完整性：檢查表格必填項是否完整，附件是否齊全；預算符合性：核對申請預算是否符合部門年度預算及公司采購政策（如是否超預算、是否需走特殊審批流程）；采購方式匹配性：根據采購金額、物品類型判斷適用采購方式（如公開招標、詢比價、單一來源采購等，參照公司《采購管理辦法》）。若初審不通過（如信息不全、超預算未說明理由等），采購部退回需求部門，補充完善后重新提報；若通過，流轉至需求評估環(huán)節(jié)。（三）需求評估：多維度綜合分析責任主體：采購部牽頭，聯合需求部門、財務部、法務部（如需）操作說明：成本與市場分析（采購部負責）：對通用物料/服務，收集至少3家合格供應商的報價（通過歷史合作供應商庫、公開平臺詢價等方式），分析市場價格趨勢；對定制化物料/服務，組織技術評審（聯合需求部門），確認技術可行性與成本合理性。庫存與需求匹配度分析（采購部+倉儲部負責）：查詢當前庫存量（含在途庫存），避免重復采購或過量采購；根據生產計劃/業(yè)務進度，評估交付時間的緊急性與合理性，提出調整建議（如提前備貨、分批交付等）。合規(guī)與風險評估（法務部+財務部負責）：法務部審核供應商資質（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO認證等）、合同條款（如違約責任、知識產權條款等）；財務部評估供應商付款條件、信用狀況（如歷史回款記錄、資產負債率等），防范財務風險。填寫《采購需求評估表》（見模板表格2），匯總各方評估意見，明確“通過”“不通過”或“需調整后重新評估”的結論。（四）需求審批：分級授權決策責任主體：根據采購金額及風險等級，由不同層級管理者審批操作說明：審批權限劃分（示例，企業(yè)可根據自身規(guī)模調整）：金額≤5萬元：采購部經理審批；5萬元＜金額≤20萬元：供應鏈總監(jiān)審批；金額＞20萬元或涉及戰(zhàn)略供應商/高風險采購：總經理審批；特殊采購（如獨家來源、應急采購）：需額外提交《特殊采購申請表》，經總經理+分管副總雙簽審批。審批人需重點關注：需求與業(yè)務目標的匹配度；成本控制是否合理；評估結論的合規(guī)性；風險應對措施是否到位。審批通過后，采購部進入采購執(zhí)行階段；審批不通過，退回需求部門并說明理由，需求部門可根據意見調整后重新發(fā)起流程。（五）結果反饋與流程歸檔責任主體：采購部、行政部（或檔案管理部門）操作說明：采購部在審批通過后1個工作日內，將審批結果同步至需求部門，明確后續(xù)采購執(zhí)行負責人及時間節(jié)點。采購執(zhí)行完成后，采購部收集《采購合同》《供應商交付確認單》《付款審批單》等材料，與《采購需求申請表》《采購需求評估表》《審批意見表》一并整理歸檔。行政部（或檔案管理部門）對采購流程檔案進行分類編號、保存（保存期限≥3年），保證可追溯性。三、核心模板表格清單表格1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號（采購部自動）采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數需求數量單位預計交付時間預算金額單價總價使用目的（如：生產線備件、項目物料）供應商偏好（如有）（如：公司，獨家合作理由：______）附件清單（如：技術圖紙1份、報價單2份）需求部門負責人簽字日期采購部初審意見初審人簽字：______日期：______表格2：采購需求評估表需求編號采購物品/服務名稱申請部門評估日期評估維度評估內容評估結論備注成本與市場分析（如：3家供應商報價對比，市場價格合理性）□通過□不通過□需調整（示例：最低報價較市場均價低8%，需核實供應商資質）庫存匹配度（如：當前庫存，需求數，建議分批采購）□通過□不通過□需調整合規(guī)性（如：供應商資質齊全，合同條款無風險）□通過□不通過□需調整風險評估（如：供應商信用良好，付款條件合理）□通過□不通過□需調整綜合評估結論□通過□不通過□需調整后重新評估評估組長簽字：______日期：______參與部門簽字采購部：______需求部門：______財務部：______法務部（如有）：______表格3：采購審批意見表需求編號采購物品/服務名稱申請金額審批層級采購部意見（附《采購需求評估表》結論）簽字：______日期：______供應鏈總監(jiān)意見（如需）簽字：______日期：______總經理意見（如需）簽字：______日期：______最終審批結論□同意執(zhí)行□不同意，退回原因：______四、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）預算控制與超審批管理采購需求必須控制在年度預算范圍內，確因業(yè)務需要超預算的，需提交《預算調整申請表》，經財務部+總經理審批后方可發(fā)起采購流程；預算執(zhí)行需按季度跟蹤，采購部每月向財務部提交《采購預算執(zhí)行情況表》，避免預算超支。（二）供應商資質審核“三查三看”查營業(yè)執(zhí)照（看經營范圍是否含采購物品）、查行業(yè)許可證（如特種設備生產許可證等）、查歷史合作記錄（看履約情況）；看供應商質量認證（如ISO9001）、看信用報告（如無嚴重失信記錄）、看生產能力（如產能報告、現場考察照片）。（三）緊急采購流程簡化與補正緊急采購（如生產突發(fā)停機需2小時內補料）可先口頭溝通采購部，啟動緊急采購流程，但需在24小時內補全《采購需求申請表》及審批手續(xù)；緊急采購需注明“緊急”字樣，由供應鏈總監(jiān)直接審批，事后3個工作日內完成資料歸檔。（四）跨部門溝通與需求變更管理需求部門若需變更采購需求（如數量增減、交付時間調整），需提交《采購需求變更申請表》，經原審批流程重新審批后方可執(zhí)行；采購部需定期（如每月）組織需求部門、倉儲部召開采購需求協調會，同步庫存信息與業(yè)