機(jī)關(guān)單位檔案管理指導(dǎo)規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案管理是政務(wù)工作的重要基石，關(guān)乎歷史傳承、決策支撐與風(fēng)險防控。為推動檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，結(jié)合實踐經(jīng)驗與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本指導(dǎo)規(guī)范，助力各單位構(gòu)建“安全、高效、實用”的檔案管理體系。一、檔案管理基本原則（一）集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案需實行集中管理，由單位檔案管理部門（或指定科室）統(tǒng)籌全流程管理，避免因分散保管導(dǎo)致檔案遺失、損毀。各業(yè)務(wù)科室應(yīng)按規(guī)定時限移交檔案，確保檔案管理的連續(xù)性與規(guī)范性。（二）真實性與完整性原則檔案形成需客觀反映公務(wù)活動原貌，不得篡改、偽造；收集范圍應(yīng)涵蓋決策、執(zhí)行、監(jiān)督全流程資料，包括正式文件、會議記錄、調(diào)研材料、電子數(shù)據(jù)等，確?！皯?yīng)歸盡歸”，全面留存工作軌跡。（三）安全與利用并重原則以“安全第一”為前提，通過物理防護(hù)、技術(shù)加密等手段保障檔案實體與信息安全；同時簡化利用流程、拓展利用形式，讓檔案服務(wù)于日常工作查詢、專題研究、政務(wù)公開等需求，實現(xiàn)“存史資政”價值。二、檔案管理核心流程（一）收集與整理1.收集范圍機(jī)關(guān)檔案分為文書檔案（如公文、請示批復(fù)）、業(yè)務(wù)檔案（如項目審批、執(zhí)法文書）、人事檔案（干部任免、考核材料）、科技檔案（基建圖紙、設(shè)備說明）、聲像檔案（照片、視頻）等類別。各科室應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后30日內(nèi)，將具有保存價值的材料移交檔案部門，杜絕“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的管理盲區(qū)。2.整理規(guī)范分類：采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”復(fù)合分類法，例如“2023年辦公室永久文書”“2023年財務(wù)科30年憑證”，確保分類邏輯清晰、檢索便捷。編號：以檔號為唯一標(biāo)識，包含年度、分類號、件號（或卷號），確保每份檔案檢索唯一性，避免重復(fù)或遺漏。裝訂：紙質(zhì)檔案去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂（無酸紙pH值7.5-9.5，可延緩紙張老化）；電子檔案按格式（PDF、TIFF、MP4等）統(tǒng)一命名、存儲，元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄）同步歸檔。（二）鑒定與歸檔1.定期鑒定成立由檔案人員、業(yè)務(wù)骨干、法律顧問組成的鑒定小組，每5年對檔案進(jìn)行一次價值鑒定，區(qū)分永久、30年、10年保管期限（參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》）。無保存價值的檔案經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀，銷毀清冊永久保存，確保“去偽存真”。2.歸檔要求歸檔材料需完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，電子檔案與紙質(zhì)檔案實行“雙套制”保存（電子檔案作為利用副本，紙質(zhì)檔案作為憑證副本）。電子檔案需通過完整性、可用性檢測，元數(shù)據(jù)（如文件創(chuàng)建者、修改日志）同步歸檔，確?？勺匪?。三、檔案分類與編目體系（一）科學(xué)分類結(jié)合機(jī)關(guān)職能，可按“職能類—年度—保管期限”分類，例如“行政管理類—2023—永久”“業(yè)務(wù)審批類—2023—30年”。對專項工作（如巡察、審計）檔案，單獨設(shè)立類目，便于集中管理與專題利用。（二）規(guī)范編目1.案卷目錄：按分類順序編制，包含檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等字段，支持Excel或檔案管理系統(tǒng)錄入，確保目錄信息與檔案實體一一對應(yīng)。2.檢索工具：制作主題索引、人名索引、文號索引，對高頻利用的檔案（如政策文件、統(tǒng)計數(shù)據(jù)）建立專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“一鍵檢索”。例如，將歷年民生政策文件按“教育”“醫(yī)療”“就業(yè)”等主題分類，生成專題索引表。四、檔案保管與利用實踐（一）保管條件1.實體保管檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源，安裝防盜門窗、溫濕度調(diào)控設(shè)備（保持溫度14-24℃，相對濕度45%-60%）。定期檢查防蟲、防霉情況（每季度更換一次防蟲藥，雨季前開展防霉處理），每年進(jìn)行一次檔案清點，確?！百~實相符”。2.數(shù)字化管理對永久、長期檔案優(yōu)先數(shù)字化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”同步查閱。數(shù)字化副本需進(jìn)行異質(zhì)備份（如光盤、云端），防止數(shù)據(jù)丟失。例如，將1949年以來的文書檔案數(shù)字化后，存儲于本地服務(wù)器與異地災(zāi)備中心，保障數(shù)據(jù)安全。（二）利用服務(wù)1.利用流程內(nèi)部人員憑有效證件借閱，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位利用需持介紹信，查閱開放檔案（如已過保密期的文書）可通過政務(wù)公開平臺或檔案查閱室提供。借閱檔案需登記用途、時限，逾期未還自動提醒，確保檔案“借得出、還得回”。2.編研開發(fā)定期編印《檔案利用案例集》《年度工作大事記》，對歷史檔案進(jìn)行專題研究（如政策沿革、工作經(jīng)驗總結(jié)）。例如，通過梳理近10年項目審批檔案，總結(jié)審批流程優(yōu)化路徑，為“放管服”改革提供參考。五、安全保障機(jī)制（一）實體安全庫房管理：實行“雙人雙鎖”，非工作時間禁止進(jìn)入；安裝煙霧報警器、干粉滅火器（避免水漬損毀檔案），定期檢查消防設(shè)施有效性。日常檢查：每月檢查檔案完好情況，記錄溫濕度、設(shè)備運行數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀立即處置（如隔離受損檔案、開展熏蒸處理）。（二）信息安全電子檔案：采用加密存儲（如AES算法），設(shè)置訪問權(quán)限（只讀、修改、管理員），定期進(jìn)行病毒查殺；每半年對電子檔案進(jìn)行完整性校驗（如MD5值比對），確保數(shù)據(jù)未被篡改。備份策略：重要檔案（如人事、財務(wù)）實行“三地備份”（本地服務(wù)器、異地機(jī)房、云端），確保災(zāi)難恢復(fù)能力。例如，將干部人事檔案電子副本同步備份至省級檔案云平臺，防范本地災(zāi)害風(fēng)險。（三）人員安全培訓(xùn)教育：每年組織檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及數(shù)字化管理技能，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。責(zé)任落實：簽訂檔案安全責(zé)任書，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，對違規(guī)操作（如私自銷毀、泄露檔案）嚴(yán)肅追責(zé)，形成“人人有責(zé)、層層負(fù)責(zé)”的管理氛圍。六、制度建設(shè)與監(jiān)督考核（一）制度體系建立《檔案收集制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》，細(xì)化“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的歸檔責(zé)任，明確移交時限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。例如，在《檔案收集制度》中規(guī)定：“業(yè)務(wù)科室需在項目驗收后15日內(nèi)移交全套檔案，逾期未交扣減科室績效考核分?！保ǘ┍O(jiān)督檢查內(nèi)部自查：每季度開展檔案管理自查，重點檢查歸檔完整率、數(shù)字化率、安全隱患整改情況，形成自查報告并公示。外部審計：每2年邀請檔案行政管理部門或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項審計，出具整改意見書，督促問題整改。（三）考核與改進(jìn)將檔案管理納入單位績效考核，對規(guī)范管理的科室和個人予以表彰；針對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改臺賬，限時銷號，持續(xù)優(yōu)化管理流程。例如，對歸檔完整率達(dá)100%的科室，在年度評優(yōu)中加3分，激勵各部