公司內(nèi)外部文件收發(fā)管理系統(tǒng)操作指南一、系統(tǒng)概述公司內(nèi)外部文件收發(fā)管理系統(tǒng)是規(guī)范文件流轉(zhuǎn)、提升辦公效率、保障信息安全的核心工具，適用于公司內(nèi)部各部門間文件傳遞、外部單位（客戶、供應商、合作機構(gòu)等）文件往來及全生命周期管理。系統(tǒng)通過標準化登記、流程化流轉(zhuǎn)、電子化歸檔，實現(xiàn)文件收發(fā)可追溯、責任可明確、進度可查詢，助力企業(yè)文件管理規(guī)范化、高效化。二、典型應用場景（一）內(nèi)部文件協(xié)同場景跨部門審批流程如市場部需制定“2024年Q3營銷方案”，需向產(chǎn)品部、財務部、法務部征求意見，最終由總經(jīng)理審批。通過系統(tǒng)發(fā)起審批流程，各部門在線審閱、反饋意見，審批完成后自動歸檔至部門共享文件夾，避免紙質(zhì)文件傳遞滯后或丟失。內(nèi)部通知與制度傳達行政部發(fā)布“新考勤管理制度”，通過系統(tǒng)定向發(fā)送至全體員工，員工在線簽收確認，系統(tǒng)自動簽收記錄，保證制度傳達無遺漏。項目組文件共享研發(fā)部“智能終端項目組”需在組內(nèi)共享技術(shù)文檔、會議紀要等，通過系統(tǒng)創(chuàng)建項目專屬文件夾，組員按權(quán)限、文件，版本自動更新，避免文件混亂。（二）外部文件往來場景客戶合同收發(fā)管理銷售部收到客戶“項目合同”（紙質(zhì)版/電子版），通過系統(tǒng)登記合同信息（客戶名稱、合同金額、有效期等），同步掃描件，流轉(zhuǎn)至法務部審核、財務部復核，審批完成后由銷售部蓋章回傳，客戶在線查看合同狀態(tài)（待審核/已審核/已簽署）。供應商文件對接采購部向供應商“科技有限公司”發(fā)送“采購訂單”，供應商通過系統(tǒng)接收訂單并確認交貨期，同時產(chǎn)品質(zhì)檢報告，采購部在線審核報告，保證文件傳遞及時、可追溯。外部機構(gòu)函件處理公司收到行業(yè)協(xié)會“關于舉辦行業(yè)峰會的通知”，行政部登記函件信息后，轉(zhuǎn)發(fā)至相關部門（如市場部負責報名、技術(shù)部準備演講材料），處理完成后歸檔至“外部往來”文件夾，便于后續(xù)查閱。三、系統(tǒng)操作全流程指南（一）文件接收操作接收登記操作入口：登錄系統(tǒng)后，“文件收發(fā)”→“文件接收”→“新增登記”。信息填寫：文件基本信息：文件名稱（需完整，如“關于項目的合作意向書”而非“合作意向書”）、文件編號（按規(guī)則填寫，如“外收-2024-001”）、來源單位/部門（外部單位填寫全稱，內(nèi)部填寫部門名稱）、收件日期（系統(tǒng)自動獲取，可手動修改）、密級（普通/秘密/機密/絕密，默認“普通”）。文件類型：合同/報告/通知/函件/其他（根據(jù)實際選擇）。附件：若為電子文件，直接原件；若為紙質(zhì)文件，掃描后（分辨率≥300DPI，保證清晰可讀），并在“備注”欄注明“紙質(zhì)文件已掃描歸檔”。提交：確認信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動唯一“收文編號”（如“SR20240510001”）。分派處理根據(jù)文件內(nèi)容，選擇“分派至部門”或“分派至具體人員”（如合同分派至法務部*經(jīng)理，通知分派至全體員工）。若需多人協(xié)同處理，可添加“抄送人”，抄送人僅查看進度，無需處理。（二）文件發(fā)送操作發(fā)起發(fā)送操作入口：“文件收發(fā)”→“文件發(fā)送”→“新建發(fā)送”。信息填寫：文件基本信息：文件名稱、編號（如“外發(fā)-2024-005”）、接收單位/部門（外部單位需填寫全稱及聯(lián)系人，內(nèi)部填寫部門名稱）、發(fā)送日期、密級。文件類型：與接收操作一致。附件：待發(fā)送文件（電子版），若為紙質(zhì)文件，需注明“紙質(zhì)文件已通過快遞寄送”，并在“快遞單號”欄填寫物流信息（可選）。審批流程：根據(jù)文件密級選擇審批層級（普通文件部門審批，密級文件需分管領導審批），提交后按流程流轉(zhuǎn)。發(fā)送確認審批通過后，系統(tǒng)自動向接收方發(fā)送通知（郵件/系統(tǒng)消息），外部單位可通過系統(tǒng)文件（可設置權(quán)限，如“僅1次”或“需密碼訪問”）。發(fā)送成功后，系統(tǒng)記錄發(fā)送狀態(tài)（“已發(fā)送”“已簽收”“已拒收”），若拒收，需聯(lián)系接收方確認原因并重新處理。（三）文件流轉(zhuǎn)與跟蹤在線審閱與審批文件流轉(zhuǎn)至審批人后，審批人可在“待辦事項”中查看文件，“在線審閱”可查看文件內(nèi)容，支持添加批注（如“第3條需修改”“同意”）。審批操作：選擇“同意”“駁回”或“退回修改”，填寫審批意見（駁回需注明原因，如“合同金額未按模板填寫”）。進度跟蹤文件發(fā)起人可在“文件跟蹤”中查看實時進度（如“已提交至法務部”“已由總經(jīng)理審批通過”），每個處理環(huán)節(jié)的時間、操作人、意見均記錄在案。若超時未處理（如普通文件審批超過2個工作日），系統(tǒng)自動發(fā)送催辦提醒至審批人及發(fā)起人。（四）文件歸檔與查詢自動歸檔文件處理完成后（審批通過/發(fā)送確認），系統(tǒng)根據(jù)文件類型、部門自動歸檔至對應文件夾（如“銷售部-合同”“行政部-通知”），歸檔后文件狀態(tài)變更為“已歸檔”，不可修改，僅可查看。條件查詢操作入口：“文件查詢”，支持按“文件編號”“文件名稱”“收發(fā)日期”“來源/去向單位”“密級”“狀態(tài)”等條件組合查詢。高級功能：支持按時間導出查詢結(jié)果（如導出“2024年5月所有外部收文”），導出文件為Excel格式，包含關鍵信息及附件。四、核心表單模板（一）文件收發(fā)登記表（示例）文件編號文件名稱來源/去向單位收發(fā)日期密級文件類型經(jīng)手人狀態(tài)附件備注SR20240510001關于項目的合作意向書科技有限公司2024-05-10普通函件已歸檔[附件1：合作意向書.pdf]紙質(zhì)文件已掃描SF202405100022024年Q3營銷方案市場部→產(chǎn)品部2024-05-10秘密報告已完成[附件2：營銷方案.docx]需產(chǎn)品部5月15日前反饋（二）文件流轉(zhuǎn)跟蹤表（示例）文件編號流轉(zhuǎn)步驟處理人處理時間處理意見下一步驟SF20240510002發(fā)起2024-05-10-產(chǎn)品部審批產(chǎn)品部審批2024-05-12同意，第5條需補充數(shù)據(jù)財務部審批財務部審批趙六2024-05-13同意總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批*經(jīng)理2024-05-14同意已歸檔（三）文件歸檔清單（示例）歸檔編號文件名稱所屬部門歸檔日期保管期限密級存儲位置DA2024050012024年Q3營銷方案市場部2024-05-143年秘密部門文件夾/2024/營銷方案DA202405002項目合同銷售部2024-05-1010年機密部門文件夾/合同/2024/五、關鍵操作規(guī)范與風險提示（一）信息安全規(guī)范密級管理：秘密及以上文件需設置“訪問密碼”，僅限相關人員查看，嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸。權(quán)限控制：員工僅可查看本部門及權(quán)限范圍內(nèi)的文件，嚴禁越權(quán)操作；離職員工賬號需立即停用，文件權(quán)限同步回收。附件安全：附件前需查殺病毒，避免攜帶惡意程序；外部文件接收后需先掃描確認安全再打開。（二）流程執(zhí)行規(guī)范及時登記：文件收發(fā)后需在24小時內(nèi)完成系統(tǒng)登記，避免遺漏；緊急文件（如客戶投訴函）需在2小時內(nèi)登記并分派。規(guī)范審批：審批人需認真閱讀文件內(nèi)容，明確填寫審批意見，嚴禁“同意”或“駁回”無具體意見；超時未審批需在系統(tǒng)中說明原因。版本管理：文件修改后需重新新版本，并更新文件編號（如“外發(fā)-2024-005-01”），避免舊版本誤用。（三）特殊情況處理文件丟失：若紙質(zhì)文件丟失，需立即在系統(tǒng)中提交《文件丟失報告》，說明丟失原因、責任人，經(jīng)部門負責人審批后，補掃描件并備注“原文件丟失，此為掃描件補檔”。緊急文件：緊急文件可勾選“加急”選項，系統(tǒng)自動縮短審批時限（如普通文件2天，加急文件4小時），并通過短信提醒審批人。外部單位拒收：若外部單位拒收文件，需聯(lián)系對方確認拒收原因（如文件錯誤、信息不全），修改后重新發(fā)送，并在備注欄記錄溝通情況。（四）歸檔管理要求定期歸檔：每月末各部門文件管理員需核對本月文件，保證已完成處理的文件全部歸檔，未歸檔文件需跟進處理。分類整理：歸檔文件按“年度-部門-文件類型”分類存放，電子文件命名格式為“日期-文件名稱-編號”（如“20240510-合作意向書-SR20240510001”）。保管期限：嚴格按照公司《檔案管理制度》確定保管期限，到期前1個月由行政部通知相關部門鑒定，無保存價值的文件經(jīng)審批后銷毀，銷毀需記錄《文件銷毀清單》。六、常見問題解答Q：文件編號規(guī)則是什么？A：外部收文編號格式為“SR+年份+流水號”（如SR20240510001），內(nèi)部發(fā)文編號格式為“NF+年份+部門縮寫+流水號”（如NF202405XC001，XC代表銷售部）。Q：如何修改已提交但未審批的文件？A：在“文件跟蹤”中找到對應文件，“撤回”，撤回后修改內(nèi)容重新提交，僅限發(fā)起人操作。Q：外部單位無法附件怎么辦？A：檢查文件是否設置了權(quán)限（如“需密碼訪問”）