行政采購(gòu)申請(qǐng)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化表單一、行政采購(gòu)申請(qǐng)的適用場(chǎng)景與核心價(jià)值適用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化表單適用于公司內(nèi)部各類行政采購(gòu)需求的申請(qǐng)與審批，具體包括但不限于：日常辦公用品采購(gòu)：如紙張、筆、文件夾、辦公耗材等；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、打印機(jī)、辦公家具、設(shè)備維修配件等；行政服務(wù)采購(gòu)：如保潔服務(wù)、綠植養(yǎng)護(hù)、快遞服務(wù)、場(chǎng)地租賃等；其他行政類支出：如員工福利采購(gòu)、活動(dòng)物資、宣傳物料等。核心價(jià)值通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與表單，實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：規(guī)范管理：統(tǒng)一采購(gòu)申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)，避免隨意采購(gòu)與流程混亂；提高效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時(shí)限，減少審批推諉；成本控制：通過(guò)多級(jí)審核與預(yù)算核對(duì)，保證采購(gòu)合理性與性價(jià)比；責(zé)任追溯：完整記錄申請(qǐng)、審核、審批全流程，便于后續(xù)查檔與復(fù)盤。二、行政采購(gòu)申請(qǐng)審批全流程操作指引流程總覽行政采購(gòu)申請(qǐng)審批流程共分為7個(gè)環(huán)節(jié)，依次為：申請(qǐng)人發(fā)起申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人審核→行政/采購(gòu)部門復(fù)核→財(cái)務(wù)部門審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批（如需）→采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋。各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，保證流程順暢。分步驟操作說(shuō)明1.申請(qǐng)人發(fā)起申請(qǐng)操作人：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（需為部門在職員工）；操作內(nèi)容：（1）登錄公司OA系統(tǒng)或《行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表》模板，填寫基礎(chǔ)信息（申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期等）；（2）詳細(xì)填寫采購(gòu)需求：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途說(shuō)明（需明確“用于項(xiàng)目/日常辦公”等）；（3）附件：根據(jù)采購(gòu)類型補(bǔ)充必要材料，如辦公用品需提供《采購(gòu)需求清單》，固定資產(chǎn)需提供《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》（含設(shè)備配置要求），金額超5000元需提供至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單；（4）確認(rèn)信息無(wú)誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。注意事項(xiàng)：預(yù)估總價(jià)需包含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用；用途說(shuō)明需具體，避免模糊表述（如“辦公使用”需補(bǔ)充“用于部門日常文件打印”）。2.部門負(fù)責(zé)人審核操作人：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/主管）；審核時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)；審核內(nèi)容：（1）核對(duì)采購(gòu)需求的必要性：是否為部門工作必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、舊物維修等）；（2）確認(rèn)采購(gòu)預(yù)算：是否符合部門年度預(yù)算，預(yù)估總價(jià)是否合理；（3）檢查附件完整性：是否按要求提供報(bào)價(jià)單、需求清單等材料；審核結(jié)果：通過(guò)：在審批表中簽署“同意”，轉(zhuǎn)交至行政/采購(gòu)部門；駁回：注明駁回原因（如“預(yù)算超支”“需求不明確”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。3.行政/采購(gòu)部門復(fù)核操作人：行政部/采購(gòu)部專員（根據(jù)公司職責(zé)劃分確定）；復(fù)核時(shí)限：收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)；復(fù)核內(nèi)容：（1）采購(gòu)合規(guī)性：是否符合公司《行政采購(gòu)管理辦法》（如是否屬于集中采購(gòu)目錄內(nèi)物品，是否規(guī)避招標(biāo)等）；（2）需求可行性：規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配，是否存在重復(fù)采購(gòu)；（3）供應(yīng)商資質(zhì)：附件中報(bào)價(jià)單供應(yīng)商是否為公司合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)企業(yè)（緊急采購(gòu)需在備注中說(shuō)明）；復(fù)核結(jié)果：通過(guò)：簽署“復(fù)核通過(guò)”，轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門；駁回：注明復(fù)核意見(jiàn)（如“供應(yīng)商不在合格庫(kù)內(nèi)”“規(guī)格型號(hào)不符合標(biāo)準(zhǔn)”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或調(diào)整需求。4.財(cái)務(wù)部門審核操作人：財(cái)務(wù)部專員；審核時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)；審核內(nèi)容：（1）預(yù)算核對(duì)：采購(gòu)項(xiàng)目是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，總金額是否超出季度/月度預(yù)算控制額度；（2）價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格，預(yù)估單價(jià)是否合理（如價(jià)格浮動(dòng)超10%需說(shuō)明原因）；（3）資金支付方式：是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求等）；審核結(jié)果：通過(guò)：簽署“財(cái)務(wù)審核通過(guò)”，轉(zhuǎn)交至分管領(lǐng)導(dǎo)；駁回：注明駁回原因（如“預(yù)算不足”“價(jià)格虛高”），退回申請(qǐng)人調(diào)整預(yù)算或重新詢價(jià)。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：行政/采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)（如行政總監(jiān)/運(yùn)營(yíng)副總）；審批時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)；審批內(nèi)容：（1）重點(diǎn)審核金額≥10000元的采購(gòu)項(xiàng)目，評(píng)估投入產(chǎn)出比與必要性；（2）跨部門協(xié)調(diào)：涉及多部門使用的采購(gòu)項(xiàng)目，需確認(rèn)各方需求一致性；審批結(jié)果：通過(guò)：簽署“同意審批”，轉(zhuǎn)交至總經(jīng)理（如需）；駁回：注明審批意見(jiàn)（如“必要性不足”“需降低規(guī)格”），退回申請(qǐng)人優(yōu)化方案。6.總經(jīng)理審批（僅限特定情況）觸發(fā)條件：（1）采購(gòu)金額≥20000元；（2）采購(gòu)固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)等，無(wú)論金額大?。唬?）行政/采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需總經(jīng)理審批的特殊項(xiàng)目；操作人：公司總經(jīng)理；審批時(shí)限：收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)；審批內(nèi)容：（1）重大采購(gòu)項(xiàng)目的戰(zhàn)略符合性（是否符合公司年度發(fā)展規(guī)劃）；（2）資金支出的風(fēng)險(xiǎn)控制（如大額預(yù)付款、長(zhǎng)期服務(wù)合同等）；審批結(jié)果：通過(guò)：簽署“同意”，流程進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)；駁回：注明最終意見(jiàn)，退回申請(qǐng)人終止申請(qǐng)或重新規(guī)劃。7.采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋執(zhí)行部門：行政部/采購(gòu)部；操作內(nèi)容：（1）根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)，聯(lián)系供應(yīng)商下單，明確交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等；（2）到貨后，組織申請(qǐng)人、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收（固定資產(chǎn)需貼資產(chǎn)標(biāo)簽，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》）；（3）驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部辦理付款；（4）將采購(gòu)結(jié)果（供應(yīng)商名稱、實(shí)際成交價(jià)、交貨日期等）在OA系統(tǒng)中反饋至申請(qǐng)人，并同步歸檔審批表與驗(yàn)收單。三、行政采購(gòu)申請(qǐng)審批標(biāo)準(zhǔn)化表單模板行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表申請(qǐng)信息內(nèi)容申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)，如CG-2024-001）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)需求詳情采購(gòu)類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□行政服務(wù)□其他（請(qǐng)注明：_________）物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)（如：A4紙80g500張/包；電腦聯(lián)想ThinkPad14銳龍版）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明（需具體，如：用于市場(chǎng)部2024年Q3客戶宣傳物料制作）附件清單□采購(gòu)需求清單□報(bào)價(jià)單（≥2家）□固定資產(chǎn)申請(qǐng)表□其他（請(qǐng)注明：_________）審批流程部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：______________________簽字：_____________日期：年月日行政/采購(gòu)部門復(fù)核意見(jiàn)：______________________簽字：_____________日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核意見(jiàn)：______________________簽字：_____________日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：______________________簽字：_____________日期：年月日總經(jīng)理審批（如需）意見(jiàn)：______________________簽字：_____________日期：年月日采購(gòu)執(zhí)行結(jié)果實(shí)際供應(yīng)商實(shí)際成交價(jià)（元）驗(yàn)收情況□合格□不合格（不合格說(shuō)明：______________________）驗(yàn)收人簽字_____________日期：年月日備注（如緊急采購(gòu)、特殊說(shuō)明等）四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避1.填寫規(guī)范要求信息完整：帶“*”為必填項(xiàng)（如申請(qǐng)人、用途說(shuō)明、預(yù)估總價(jià)等），缺一不可；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)需核對(duì)無(wú)誤，避免因計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致審批延誤；描述清晰：物品名稱需通用規(guī)范（如“簽字筆”而非“筆”），規(guī)格型號(hào)需明確參數(shù)（如“顯示器27寸2K分辨率”）。2.審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，無(wú)正當(dāng)理由不得超時(shí)；如遇特殊情況無(wú)法按時(shí)審批，需提前1個(gè)工作日在OA系統(tǒng)中說(shuō)明原因并委托他人代審；申請(qǐng)人可通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，超時(shí)未審批可聯(lián)系行政部催辦。3.附件材料要求金額＜5000元：需提供《采購(gòu)需求清單》；金額≥5000元：需提供至少2家供應(yīng)商的正式報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章，注明聯(lián)系方式）；固定資產(chǎn)采購(gòu)：額外填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確設(shè)備使用人與存放地點(diǎn)；行政服務(wù)采購(gòu)：需提供《服務(wù)需求說(shuō)明書》，明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限等。4.特殊情況處理緊急采購(gòu)：如因工作急需（如突發(fā)設(shè)備故障需立即維修），申請(qǐng)人需在“備注”欄注明“緊急采購(gòu)”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與分管領(lǐng)導(dǎo)電話溝通確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購(gòu)，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全審批流程；預(yù)算調(diào)整：如采購(gòu)需求超出部門預(yù)算，申請(qǐng)人需填寫《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，隨采購(gòu)申請(qǐng)一并