企業(yè)合同審批及歸檔標(biāo)準(zhǔn)流程適用范圍與場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（含采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等）從發(fā)起、審批、簽署到最終歸檔的全過(guò)程管理，旨在規(guī)范合同管理行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合同信息完整可追溯，適用于企業(yè)各部門(mén)及合作單位。流程操作步驟詳解一、合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作說(shuō)明：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，明確合同對(duì)方主體信息、合作內(nèi)容、金額、履行期限等核心條款，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。材料收集：對(duì)方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等，需加蓋對(duì)方公章）；合作相關(guān)的技術(shù)附件、報(bào)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要等支撐材料；企業(yè)內(nèi)部《合同審批單》（需填寫(xiě)合同名稱、編號(hào)、金額、關(guān)鍵條款等基礎(chǔ)信息）。初稿擬定：根據(jù)收集的材料，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無(wú)模板時(shí)參考行業(yè)通用范本）擬定合同初稿，保證條款完整、權(quán)責(zé)清晰。二、部門(mén)內(nèi)部審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（部門(mén)負(fù)責(zé)人）操作說(shuō)明：內(nèi)容核查：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、違約責(zé)任）是否準(zhǔn)確，與對(duì)方溝通是否達(dá)成一致。可行性評(píng)估：評(píng)估合同履行對(duì)企業(yè)資源、成本、風(fēng)險(xiǎn)的影響，保證符合企業(yè)戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。審核意見(jiàn)：在《合同審批單》中簽署明確意見(jiàn)（如“同意”“需修改后重審”），并說(shuō)明修改理由；如需修改，經(jīng)辦人根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整后重新提交。三、法務(wù)審核責(zé)任主體：法務(wù)部門(mén)（法務(wù)專員）操作說(shuō)明：合法性審查：重點(diǎn)審核合同主體是否適格、條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如無(wú)效條款、權(quán)責(zé)不對(duì)等）。合規(guī)性審查：審核合同內(nèi)容是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度及行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)合規(guī)、反商業(yè)賄賂條款等）。風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任過(guò)輕、爭(zhēng)議解決方式不明確）提出修改建議，并在《合同審批單》中簽署意見(jiàn)；重大風(fēng)險(xiǎn)需同步向管理層匯報(bào)。四、財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門(mén)（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）操作說(shuō)明：金額與支付條款：審核合同金額、付款方式、收款賬戶信息是否準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)預(yù)算及資金管理規(guī)范。稅務(wù)與發(fā)票：明確稅費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開(kāi)具要求，保證稅務(wù)處理合規(guī)。財(cái)務(wù)影響評(píng)估：評(píng)估合同履行對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流、成本結(jié)構(gòu)的影響，提出財(cái)務(wù)建議（如分期支付、保證金條款等）。五、管理層審批責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）操作說(shuō)明：綜合評(píng)估：基于業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，從企業(yè)整體戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制、經(jīng)濟(jì)效益等維度進(jìn)行最終決策。審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性，分級(jí)審批（如金額≤10萬(wàn)元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，＞10萬(wàn)元需總經(jīng)理審批），權(quán)限劃分需符合企業(yè)《授權(quán)管理制度》。審批結(jié)果：簽署最終審批意見(jiàn)，審批通過(guò)后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；未通過(guò)則退回經(jīng)辦人并說(shuō)明理由。六、合同簽署與用印責(zé)任主體：經(jīng)辦人、行政部（印章管理員）操作說(shuō)明：文本核對(duì)：簽署前核對(duì)最終版本合同是否與審批版本一致，保證所有修改條款已落實(shí)，關(guān)鍵頁(yè)（如金額、簽字頁(yè)）無(wú)遺漏。簽署規(guī)范：雙方簽署需法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章/合同專用章（騎縫章需覆蓋所有頁(yè)）；企業(yè)內(nèi)部簽署人需為授權(quán)人員，嚴(yán)禁越權(quán)簽署。用印管理：經(jīng)辦人持審批通過(guò)的《合同審批單》及最終版合同至行政部申請(qǐng)用印，印章管理員核對(duì)無(wú)誤后加蓋印章，并登記用印記錄（含合同編號(hào)、用印日期、份數(shù)等）。七、履行跟蹤與歸檔準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（經(jīng)辦人）、檔案管理員（檔案員）操作說(shuō)明：履行跟蹤：合同生效后，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款等），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證），保證按約履行。資料收集：履行過(guò)程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、驗(yàn)收證明、結(jié)算單等資料，需同步收集整理，與合同原件一并管理。歸檔初審：合同履行完畢或終止后，經(jīng)辦人將合同文本、審批單、簽署頁(yè)、履行資料等整理成冊(cè)，提交檔案員進(jìn)行歸檔初審。八、正式歸檔責(zé)任主體：檔案管理員（檔案員）操作說(shuō)明：資料完整性檢查：核對(duì)歸檔材料是否齊全，包括合同正本、審批單、對(duì)方主體資格證明、附件、履行記錄等，缺失資料需經(jīng)辦人補(bǔ)充。編號(hào)與登記：按企業(yè)《檔案管理制度》對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)（如“HT-年份-部門(mén)-序號(hào)”），錄入《合同歸檔登記表》，記錄歸檔日期、存放位置、保管期限等信息。入庫(kù)保管：將歸檔資料移交檔案庫(kù)房存放，電子版同步存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致，便于查閱。配套工具表格表1：合同審批流程表審批步驟責(zé)任部門(mén)/人完成時(shí)限審核意見(jiàn)欄（示例）備注發(fā)起與材料準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人合同需用前3個(gè)工作日-需附對(duì)方主體證明等材料部門(mén)內(nèi)部審核業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日“同意按草案簽署，需補(bǔ)充技術(shù)附件”修改后重新提交法務(wù)審核法務(wù)部法務(wù)專員2個(gè)工作日“第5條違約責(zé)任需明確具體金額”重大風(fēng)險(xiǎn)需同步匯報(bào)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日“付款方式調(diào)整為分期支付，首期30%”符合預(yù)算要求管理層審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理2個(gè)工作日“同意簽署，按法務(wù)意見(jiàn)修改”金額＞10萬(wàn)元需總經(jīng)理審批簽署與用印經(jīng)辦人、行政部審批通過(guò)后1個(gè)工作日-騎縫章需全覆蓋表2：合同信息登記表合同編號(hào)合同名稱簽署日期合同金額（元）對(duì)方單位履行期限審批狀態(tài)歸檔日期存放位置HT-2024-采-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-1585,000科技有限公司2024-03-20至2024-06-20已歸檔2024-06-25檔案庫(kù)-2024-采購(gòu)-001HT-2024-服-005市場(chǎng)推廣服務(wù)協(xié)議2024-04-08120,000廣告?zhèn)髅焦?024-04-10至2024-10-10履行中--表3：合同歸檔清單序號(hào)歸檔材料名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)歸檔日期檔案編號(hào)經(jīng)辦人檢查人1合同正本2152024-06-25HT-2024-采-001經(jīng)辦人檔案員2合同審批單132024-03-10HT-2024-采-001經(jīng)辦人檔案員3對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件122024-03-12HT-2024-采-001經(jīng)辦人檔案員4驗(yàn)收?qǐng)?bào)告142024-06-20HT-2024-采-001經(jīng)辦人檔案員執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示材料完整性：合同發(fā)起前需保證對(duì)方主體資格、合作附件等材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法履行。審核環(huán)節(jié)溝通：審核部門(mén)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋意見(jiàn)，經(jīng)辦人需主動(dòng)與審核人溝通，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致反復(fù)修改。簽署規(guī)范性：嚴(yán)禁在空白合同上蓋章，簽署人需核對(duì)合同內(nèi)容與審批意見(jiàn)一致，保證簽字、蓋章清晰可辨。歸檔及時(shí)性：合同