辦公室常用文書寫作模板及范例辦公室文書是組織內(nèi)部信息傳遞、事務(wù)推進(jìn)的核心載體，其寫作質(zhì)量直接影響溝通效率與工作成效。掌握常用文書的邏輯框架、模板范式，能幫助職場人更高效地完成信息傳達(dá)、決策落地等工作。本文梳理通知、請示、報(bào)告、函件、會(huì)議紀(jì)要及總結(jié)計(jì)劃類文書的寫作要點(diǎn)、模板與范例，為實(shí)務(wù)操作提供參考。一、通知類文書：清晰傳遞工作指令通知是最常用的“指令型文書”，需明確告知“做什么、何時(shí)做、如何做”。寫作核心要點(diǎn)目的性：聚焦事務(wù)核心，避免冗余表述，讓接收方快速抓取行動(dòng)要求；結(jié)構(gòu)層：標(biāo)題需包含“事由+文種”（如《關(guān)于開展年度檔案清查工作的通知》），正文分“背景/依據(jù)→具體要求→執(zhí)行說明”三層，結(jié)尾常用“特此通知”“請遵照執(zhí)行”收束；語言感：簡潔正式，涉及時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任主體需精準(zhǔn)，避免口語化。模板示例標(biāo)題：關(guān)于[具體事項(xiàng)]的通知主送單位：[部門/人員]正文：為[闡述目的，如“規(guī)范辦公秩序，提升工作效率”]，根據(jù)[依據(jù)，如“公司《行政管理制度》要求”]，現(xiàn)就[事項(xiàng)名稱]相關(guān)安排通知如下：一、[事項(xiàng)內(nèi)容1]：[具體要求，如“時(shí)間：x月x日至x月x日；地點(diǎn)：xx辦公室；責(zé)任部門：行政部”]二、[事項(xiàng)內(nèi)容2]：[補(bǔ)充要求，如“參與人員需提交xx材料，逾期未完成將……”]……結(jié)尾：請各單位/人員高度重視，按時(shí)落實(shí)。特此通知。落款：[發(fā)文單位]|[日期]范例參考關(guān)于召開2024年第一季度經(jīng)營分析會(huì)的通知各部門、分公司：為總結(jié)一季度經(jīng)營成果，部署二季度重點(diǎn)工作，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定，召開第一季度經(jīng)營分析會(huì)。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間：x月x日（周五）上午9:00二、會(huì)議地點(diǎn)：總部三樓大會(huì)議室三、參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人、分公司總經(jīng)理四、會(huì)議要求：1.各部門需提交《一季度工作簡報(bào)》（含成果、問題、建議），于x月x日前發(fā)至行政部郵箱；2.參會(huì)人員提前10分鐘到場，手機(jī)調(diào)至靜音。特此通知。xx科技有限公司行政部2024年x月x日二、請示與批復(fù)類文書：權(quán)責(zé)清晰的審批溝通請示用于向上級請求批準(zhǔn)/指示，批復(fù)則是對請示的回應(yīng)，二者需體現(xiàn)“權(quán)責(zé)邊界”與“邏輯閉環(huán)”。（一）請示：寫作核心要點(diǎn)單一性：一文只請示一項(xiàng)工作，避免多事項(xiàng)混雜；說理性：緣由部分需講清“為何請示”（如現(xiàn)狀困境、政策要求、工作需要），增強(qiáng)說服力；結(jié)語規(guī)范：用“妥否，請批示”“以上請示，望予批復(fù)”等謙辭，不可用命令或催促語氣。請示模板標(biāo)題：關(guān)于[事項(xiàng)名稱]的請示主送單位：[上級部門/領(lǐng)導(dǎo)]正文：[背景段：說明現(xiàn)狀/問題，如“因業(yè)務(wù)拓展需要，現(xiàn)有辦公場地?zé)o法滿足團(tuán)隊(duì)規(guī)模，需新增辦公區(qū)域”]為[達(dá)成目標(biāo)，如“保障團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提升客戶服務(wù)能力”]，擬[事項(xiàng)內(nèi)容，如“租賃xx大廈x層作為新辦公區(qū)，面積約xxx㎡，月租xx元，租期x年”]。具體方案如下：一、選址情況：xx大廈位于xx路，交通便利，周邊配套完善，符合公司區(qū)位規(guī)劃；二、預(yù)算明細(xì)：月租xx元，押金xx元，裝修預(yù)算xx元，合計(jì)首年投入xx元（從年度行政預(yù)算列支）；……結(jié)語：妥否，請領(lǐng)導(dǎo)批示。落款：[申請部門/人員]|[日期]（二）批復(fù)：寫作核心要點(diǎn)態(tài)度明確：對請示事項(xiàng)直接回應(yīng)“同意/不同意/部分同意”，避免模糊表述；依據(jù)充分：說明決策依據(jù)（如公司制度、資源情況），增強(qiáng)權(quán)威性；措施具體：對同意的事項(xiàng)，需明確執(zhí)行要求（如時(shí)間、責(zé)任、預(yù)算限制）。批復(fù)模板標(biāo)題：關(guān)于[請示事項(xiàng)]的批復(fù)主送單位：[請示部門/人員]正文：你部《關(guān)于[事項(xiàng)]的請示》（[文號/日期]）收悉。經(jīng)研究，批復(fù)如下：一、原則同意你部提出的[事項(xiàng)，如“租賃xx大廈辦公區(qū)”]方案；二、有關(guān)要求：1.租金支付需嚴(yán)格執(zhí)行公司《財(cái)務(wù)支出管理辦法》，按月結(jié)算；2.裝修方案需報(bào)行政部審核，確保符合消防、環(huán)保要求；……結(jié)尾：請按此要求組織實(shí)施。落款：[批復(fù)單位/領(lǐng)導(dǎo)]|[日期]范例（請示）關(guān)于申請采購高清投影儀的請示總經(jīng)理辦公室：目前會(huì)議室使用的投影儀已服役5年，存在畫面模糊、亮度不足等問題，多次維修仍無法滿足會(huì)議演示、培訓(xùn)教學(xué)的需求。為提升會(huì)議效率，擬采購一臺高清投影儀，具體情況如下：一、采購型號：xx品牌X3000（分辨率1920×1080，亮度4000流明）；二、預(yù)算金額：約xx元（含安裝、調(diào)試費(fèi)用）；三、資金來源：從年度辦公設(shè)備采購預(yù)算（xx元）中列支。妥否，請批示。行政部2024年x月x日三、報(bào)告類文書：工作成果與情況的系統(tǒng)呈現(xiàn)報(bào)告分為“工作報(bào)告”（總結(jié)進(jìn)展、成果）與“情況報(bào)告”（說明突發(fā)/專項(xiàng)事件），核心是“真實(shí)呈現(xiàn)、重點(diǎn)突出”。寫作核心要點(diǎn)真實(shí)性：基于實(shí)際工作，數(shù)據(jù)、案例需準(zhǔn)確；重點(diǎn)性：工作報(bào)告突出“成果、問題、計(jì)劃”，情況報(bào)告聚焦“事件經(jīng)過、原因、處置”；結(jié)構(gòu)化：正文用“總-分-總”或“問題-措施-成效”邏輯，避免內(nèi)容零散。報(bào)告模板（工作報(bào)告）標(biāo)題：關(guān)于[工作主題]的報(bào)告主送單位：[上級/相關(guān)方]正文：一、工作開展情況（一）成果方面：[分點(diǎn)闡述，如“完成xx項(xiàng)目落地，實(shí)現(xiàn)營收xx；優(yōu)化xx流程，效率提升xx%”]（二）做法與經(jīng)驗(yàn)：[總結(jié)關(guān)鍵舉措，如“建立跨部門協(xié)作機(jī)制，每周召開進(jìn)度會(huì)”]二、存在的問題[客觀分析不足，如“團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力不足，導(dǎo)致xx任務(wù)延期；預(yù)算管控不嚴(yán)，超支xx%”]三、下一步計(jì)劃[對應(yīng)問題提措施，如“開展技能培訓(xùn)x場；修訂《預(yù)算管理辦法》，加強(qiáng)過程監(jiān)控”]結(jié)尾：以上報(bào)告，請審閱。落款：[部門/人員]|[日期]范例（季度工作報(bào)告）關(guān)于2024年第一季度市場部工作的報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)：現(xiàn)將市場部第一季度工作情況報(bào)告如下：一、工作成果1.品牌推廣：完成3場行業(yè)展會(huì)參展，新增合作意向客戶xx家；發(fā)布原創(chuàng)內(nèi)容xx篇，公眾號粉絲增長xx人。2.活動(dòng)執(zhí)行：策劃“春季促銷”活動(dòng)，帶動(dòng)銷售額增長xx%，遠(yuǎn)超預(yù)期目標(biāo)。二、存在問題1.活動(dòng)預(yù)算超支xx%，因宣傳物料制作成本預(yù)估不足；2.新入職員工業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致2次客戶對接失誤。三、改進(jìn)計(jì)劃1.修訂《活動(dòng)預(yù)算編制指引》，增加成本復(fù)核環(huán)節(jié)；2.開展“客戶溝通技巧”培訓(xùn)，由資深員工帶教新人。以上報(bào)告，請審閱。市場部2024年x月x日四、函件類文書：跨單位協(xié)作的正式溝通函件用于平級/不相隸屬單位間的商洽、詢問、答復(fù)，核心是“針對性強(qiáng)、措辭得體”。寫作核心要點(diǎn)針對性：標(biāo)題體現(xiàn)目的（如《關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦行業(yè)論壇的函》）；得體性：對平級單位用“貴單位”“盼復(fù)”，語氣謙和有禮；完整性：函件需包含“背景→事項(xiàng)→期望回復(fù)/配合要求”，附件（如有）需注明。商洽函模板標(biāo)題：關(guān)于商洽[事項(xiàng)]的函主送單位：[對方單位名稱]正文：我司[介紹背景，如“專注于xx領(lǐng)域服務(wù)，致力于推動(dòng)行業(yè)協(xié)同發(fā)展”]，現(xiàn)擬[事項(xiàng)，如“聯(lián)合舉辦‘2024xx行業(yè)創(chuàng)新論壇’”]，具體方案如下：一、論壇時(shí)間：x月x日（周六）9:00-17:00二、論壇地點(diǎn)：xx國際會(huì)議中心三、合作內(nèi)容：1.我司負(fù)責(zé)嘉賓邀請、內(nèi)容策劃；貴單位負(fù)責(zé)場地協(xié)調(diào)、媒體宣傳；2.費(fèi)用分?jǐn)偅嚎傤A(yù)算xx元，雙方各承擔(dān)50%；……結(jié)語：如貴單位有意向，盼于x月x日前函復(fù)，以便進(jìn)一步商洽細(xì)節(jié)。順頌商祺！落款：[單位名稱]（蓋章）|[日期]附件：《論壇初步方案》（1份）范例（商洽函）關(guān)于商洽聯(lián)合開展員工技能培訓(xùn)的函xx職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校：我司（xx科技）為提升員工數(shù)字化技能，擬聯(lián)合貴校開展“Python基礎(chǔ)與應(yīng)用”培訓(xùn)。鑒于貴校在職業(yè)技能培訓(xùn)領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢，特致函商洽合作事宜：一、培訓(xùn)對象：我司技術(shù)、運(yùn)營部門員工共xx人；二、培訓(xùn)內(nèi)容：Python基礎(chǔ)語法、數(shù)據(jù)分析實(shí)戰(zhàn)（為期5天，每天6小時(shí)）；三、費(fèi)用預(yù)算：人均xx元，總計(jì)xx元，我司承擔(dān)培訓(xùn)費(fèi)用的70%，貴校承擔(dān)30%（含教材、師資）。如貴校認(rèn)可此方案，盼于x月x日前回復(fù)，我們將盡快安排對接。順頌商祺！xx科技有限公司人力資源部2024年x月x日（附件：《培訓(xùn)需求清單》）五、會(huì)議紀(jì)要：決策與行動(dòng)的書面記錄會(huì)議紀(jì)要需“如實(shí)記錄、突出重點(diǎn)、條理清晰”，是推動(dòng)決策落地的關(guān)鍵工具。寫作核心要點(diǎn)準(zhǔn)確性：如實(shí)記錄“討論的問題、達(dá)成的共識、未決事項(xiàng)、任務(wù)分工”，避免主觀解讀；條理性：按“議題→討論內(nèi)容→決議→責(zé)任人→時(shí)間節(jié)點(diǎn)”梳理，便于執(zhí)行；簡潔性：刪除冗余發(fā)言，保留關(guān)鍵結(jié)論與行動(dòng)要求。會(huì)議紀(jì)要模板標(biāo)題：[會(huì)議名稱]會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：x年x月x日時(shí)-時(shí)會(huì)議地點(diǎn)：xx會(huì)議室參會(huì)人員：[姓名/部門，如“總經(jīng)理張xx、研發(fā)部李xx、市場部王xx……”]列席人員：[如需]會(huì)議主持：[姓名]會(huì)議內(nèi)容：一、議題一：xx項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)（一）討論內(nèi)容：研發(fā)部匯報(bào)項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度（完成xx%，剩余xx模塊待開發(fā)），市場部提出上線后推廣方案需同步準(zhǔn)備。（二）決議：1.研發(fā)部：x月x日前完成剩余模塊開發(fā)，提交測試；2.市場部：x月x日前完成推廣方案初稿，提交評審。二、議題二：xx問題解決……結(jié)尾：請各責(zé)任人按要求推進(jìn)工作，行政部將跟蹤進(jìn)度并反饋。記錄人：[姓名]審核人：[姓名]|[日期]范例（部門例會(huì)紀(jì)要）xx部門2024年x月第x周例會(huì)紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2024年x月x日14:30-16:00會(huì)議地點(diǎn)：部門小會(huì)議室參會(huì)人員：部門全體成員（共xx人）會(huì)議主持：部門經(jīng)理劉xx會(huì)議內(nèi)容：一、上周工作回顧1.完成事項(xiàng)：客戶A項(xiàng)目交付驗(yàn)收，新增合作意向客戶xx家；2.未完成事項(xiàng)：客戶B的方案優(yōu)化（因需求變更，需本周三前完成）。二、本周工作安排1.客戶B方案：由李xx牽頭，聯(lián)合技術(shù)部于周三前提交優(yōu)化版；2.新客戶跟進(jìn)：王xx負(fù)責(zé)客戶C的合同談判，周五前反饋進(jìn)展；3.內(nèi)部培訓(xùn)：周四下午開展“客戶需求挖掘技巧”培訓(xùn)，全員參加。三、問題與建議1.問題：部分成員反饋“跨部門協(xié)作流程繁瑣”，導(dǎo)致溝通效率低；2.建議：簡化協(xié)作審批環(huán)節(jié)，由部門經(jīng)理統(tǒng)一對接其他部門。行動(dòng)要求：1.各責(zé)任人按時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)工作，每日在群內(nèi)匯報(bào)進(jìn)度；2.行政組本周內(nèi)梳理跨部門協(xié)作流程，提交優(yōu)化建議。記錄人：陳xx審核人：劉xx2024年x月x日六、工作總結(jié)與計(jì)劃：復(fù)盤與規(guī)劃的工具工作總結(jié)與計(jì)劃是“自我迭代、向上匯報(bào)”的核心載體，需體現(xiàn)“邏輯性、數(shù)據(jù)化、針對性”。寫作核心要點(diǎn)邏輯性：按“工作回顧（成果+做法）→問題分析→改進(jìn)措施→未來計(jì)劃”遞進(jìn)，避免內(nèi)容割裂；數(shù)據(jù)化：用具體數(shù)據(jù)（如“完成xx項(xiàng)任務(wù)，成功率xx%”）替代模糊表述；針對性：計(jì)劃需對應(yīng)問題，措施需可量化、可考核（如“開展x場培訓(xùn)，覆蓋xx人”）。模板示例[時(shí)間段][崗位/部門]工作總結(jié)與計(jì)劃一、工作回顧（x年x月-x年x月）1.核心成果：[分點(diǎn)，如“完成xx項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)營收xx；優(yōu)化xx流程，節(jié)省成本xx”]2.關(guān)鍵做法：[總結(jié)策略，如“建立‘日復(fù)盤、周總結(jié)’機(jī)制，提升執(zhí)行效率”]二、存在問題[客觀分析，如“專業(yè)技能不足，導(dǎo)致xx任務(wù)延期；溝通協(xié)調(diào)不到位，引發(fā)2次部門間誤解”]三、改進(jìn)措施[對應(yīng)問題，如“報(bào)名xx技能培訓(xùn)課程，x月前取得證書；學(xué)習(xí)‘非暴力溝通’技巧，每周開展1次跨部門溝通會(huì)”]四、下一步計(jì)劃（x年x月-x年x月）1.重點(diǎn)任務(wù)：[如“推進(jìn)xx項(xiàng)目落地，x月前完成第一階段目標(biāo)”]2.能力提升：[如“每月閱讀1本專業(yè)書籍，輸出讀書筆記”]3.協(xié)作優(yōu)化：[如“與市場部建立月度聯(lián)合會(huì)議，同步業(yè)務(wù)信息”]結(jié)語：未來將以更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、更高效的方法推進(jìn)工作，力爭達(dá)成目標(biāo)。范例（個(gè)人年度工作總結(jié)與計(jì)劃）2024年度行政專員工作總結(jié)與2025年計(jì)劃一、2024年工作回顧1.成果呈現(xiàn)：會(huì)議管理：組織公司級會(huì)議xx場，參會(huì)滿意度達(dá)95%（提前準(zhǔn)備物料、優(yōu)化流程）；辦公用品管理：建立“以舊換新”制度，全年節(jié)約采購成本xx%；檔案整理：完成近3年合同、文件歸檔，檢索效率提升60%。2.工作方法：運(yùn)用“甘特圖”管理任務(wù)進(jìn)度，確保重要事項(xiàng)無延誤；定期向主管匯報(bào)工作，及時(shí)調(diào)整方向。二、存在問題1.應(yīng)急處理能力不足：x月突發(fā)會(huì)議室設(shè)備故障，未及時(shí)啟動(dòng)備用方案，導(dǎo)致會(huì)議推遲；2.跨部門溝通技巧欠缺：協(xié)調(diào)活動(dòng)場地時(shí)，因表述不清引發(fā)2次部門間誤會(huì)。三、改進(jìn)措施1.制定《應(yīng)急處理預(yù)案》，針對會(huì)議、設(shè)備等場景預(yù)設(shè)解決方案；2.參加“職場溝通技巧”培訓(xùn)，學(xué)習(xí)高效表達(dá)與沖突化解方法。四、2025年工作計(jì)劃1.核心任務(wù)：升級會(huì)議室設(shè)備，x月前完成調(diào)研與采購；優(yōu)化行政流程，每季度發(fā)布《流程優(yōu)化清單