第3章數(shù)據(jù)的編輯主要內(nèi)容

記錄的排序調(diào)整字段的顯示方式查找與替換

各種數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)的輸入

篩選數(shù)據(jù)

匯總統(tǒng)計(jì)

導(dǎo)出數(shù)據(jù)表學(xué)習(xí)目標(biāo)

表是Access數(shù)據(jù)庫中最常用的對(duì)象之一，Access中的所有數(shù)據(jù)都保存在表對(duì)象中。因此對(duì)表之間的關(guān)系以及表中數(shù)據(jù)的操作是數(shù)據(jù)庫中最基本的操作。本章主要介紹格式化數(shù)據(jù)表、查找、替換和篩選數(shù)據(jù)，創(chuàng)建表之間關(guān)系等操作技巧。本章重點(diǎn)

編輯數(shù)據(jù)記錄

設(shè)置表格式3.1表記錄的輸入和操作

在表創(chuàng)建完成后，可以對(duì)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，如添加、修改、刪除等操作，使用戶更加方便的管理數(shù)據(jù)。3.1.1

表記錄的添加3.1.2輸入數(shù)據(jù)3.1.3查看記錄3.1.4修改記錄3.1.1表記錄的添加

表是數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的唯一對(duì)象，對(duì)數(shù)據(jù)庫添加或刪除數(shù)據(jù)，就是要向表中添加或刪除記錄。使用數(shù)據(jù)庫時(shí)，向表中添加與修改數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫最基本的操作之一。3.1.2輸入數(shù)據(jù)1.輸入短文本和數(shù)字型數(shù)據(jù)2.輸入日期型數(shù)據(jù)3.輸入附件型數(shù)據(jù)4.輸入查閱型數(shù)據(jù)5.輸入長(zhǎng)文本型數(shù)據(jù)3.1.3查看記錄1.在數(shù)據(jù)表中移動(dòng)2.使用導(dǎo)航按鈕3.1.4修改記錄在數(shù)據(jù)表視圖中，可以通過單擊鼠標(biāo)來移動(dòng)光標(biāo)位置，也可以使用表3-1中的快捷鍵來移動(dòng)光標(biāo)。把光標(biāo)移動(dòng)到需要修改的數(shù)據(jù)處，就可以直接修改當(dāng)前數(shù)據(jù)。3.2查找與替換3.2.1查找3.2.2替換

數(shù)據(jù)的查找與替換

當(dāng)需要在數(shù)據(jù)庫中查找所需要的特定信息，或替換某個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，就可以使用Access提供的查找和替換功能實(shí)現(xiàn)。

3.3復(fù)制與刪除3.3.1復(fù)制記錄3.3.2刪除記錄3.3.1復(fù)制記錄選中要復(fù)制的內(nèi)容，單擊“開始”功能區(qū)選項(xiàng)卡中的“復(fù)制”按鈕，然后將光標(biāo)定位到要粘貼數(shù)據(jù)的地方，單擊“粘貼”按鈕即可。3.3.2刪除記錄首先選中需要?jiǎng)h除的記錄。如果要同時(shí)刪除多條連續(xù)的記錄，則先選中第一條記錄，然后按住Shift鍵，再選擇最后一條記錄；如果要?jiǎng)h除的多條記錄不連續(xù)，則需要按住Ctrl鍵，依次選擇要?jiǎng)h除的記錄。3.4改變記錄的顯示方式3.4.1改變字段的顯示順序3.4.2隱藏/取消隱藏字段3.4.3調(diào)整行高與列寬3.4.4凍結(jié)/解凍列3.4.5設(shè)置數(shù)據(jù)表格式3.4.1改變字段的顯示順序在數(shù)據(jù)視圖中，字段按表在設(shè)計(jì)視圖中所設(shè)置的順序進(jìn)行顯示。用戶可以在數(shù)據(jù)表視圖中通過鼠標(biāo)操作改變字段的顯示順序。3.4.2隱藏/取消隱藏字段1.隱藏字段2.取消隱藏列3.4.3設(shè)置表的行高與列寬

數(shù)據(jù)庫視圖中，Access2021以默認(rèn)的行高和列寬屬性顯示所有的行和列，用戶可以改變行高和列寬屬性來滿足實(shí)際操作的需要。調(diào)整行高和列寬主要有兩種方法：一種是通過【開始】選項(xiàng)卡的【記錄】組設(shè)置，另一種是直接拖動(dòng)鼠標(biāo)調(diào)整。3.4.4凍結(jié)和取消凍結(jié)

當(dāng)表中的字段比較多時(shí)，由于屏幕寬度的限制無法在窗口上顯示所有的字段，但又希望有的列留在窗口上，可以使用凍結(jié)功能實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

3.4.5設(shè)置數(shù)據(jù)表格式

在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以根據(jù)需要對(duì)表的格式進(jìn)行設(shè)置，如調(diào)整表的行高和列寬、改變字段的前后順序、隱藏和顯示字段、凍結(jié)列和設(shè)置數(shù)據(jù)的字體格式等。這些都是用戶必須掌握的操作。1.設(shè)置字體、顏色和對(duì)齊方式調(diào)整字段順序2.

“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框

設(shè)置網(wǎng)格和字體

在數(shù)據(jù)表視圖中，通常會(huì)在行和列之間顯示網(wǎng)格。用戶可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)表的網(wǎng)格和背景來更好地區(qū)分記錄。用戶同樣可以為表中的數(shù)據(jù)設(shè)置字體格式。3.5排序和篩選記錄3.5.1排序規(guī)則3.5.2數(shù)據(jù)排序3.5.3數(shù)據(jù)篩選3.5.1排序規(guī)則英文按字母順序排序，大、小寫視為相同，升序時(shí)按A到Z排列，降序時(shí)按Z到A排列。中文按拼音字母的順序排序，升序時(shí)按A到Z排列，降序時(shí)按Z到A排列。數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時(shí)按從小到大排列，降序時(shí)按從大到小排列。日期和時(shí)間字段按日期的先后順序排序，升序時(shí)按從前向后的順序排列，降序時(shí)按從后向前的順序排列。3.5.2數(shù)據(jù)排序1.單字段排序2.按多個(gè)字段排序3.高級(jí)排序4.取消排序3.5.3數(shù)據(jù)篩選1.選擇篩選2.篩選器篩選3.按窗體篩選4.高級(jí)篩選5.清除所有篩選3.6對(duì)數(shù)據(jù)表中的行匯總統(tǒng)計(jì)3.6.1添加匯總行3.6.2隱藏匯總行3.6.1添加匯總行數(shù)據(jù)表匯總是Access2010開始增加的功能。它把Excel的匯總功能移植到Access中了。匯總行不僅可以對(duì)數(shù)據(jù)表中的行進(jìn)行匯總，還可以對(duì)查詢結(jié)果或窗體中的數(shù)據(jù)表進(jìn)行匯總。3.6.2隱藏匯總行如果暫時(shí)不需要顯示匯總行時(shí)，無須從數(shù)據(jù)表中刪除匯總行，隱藏匯總行即可。當(dāng)再次顯示該行時(shí)，Access會(huì)記住對(duì)數(shù)據(jù)表中的每列應(yīng)用的函數(shù)，該行會(huì)顯示為以前的狀態(tài)。操作步驟如下。(1)打開具有匯總行的表或查詢的數(shù)據(jù)表視圖。(2)切換到“開始”功能區(qū)選項(xiàng)卡，再次單擊“記錄”組中的“合計(jì)”按鈕，Access就會(huì)隱藏“匯總”行。3.7導(dǎo)出數(shù)據(jù)表3.7.1導(dǎo)出到文本文件3.7.2導(dǎo)出到Excel工作表3.7.3導(dǎo)出到PDF或XPS3.7.1導(dǎo)出到文本文件文本文件是各種類型應(yīng)用軟件之間交換數(shù)據(jù)的常用文件格式，即各種應(yīng)用系統(tǒng)一般都支持文本文件的導(dǎo)入導(dǎo)出，并提供相應(yīng)的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。3.7.2導(dǎo)出到Excel工作表3.7.3導(dǎo)出到PDF或XPSPDF是Adobe公司制作的電子文件標(biāo)準(zhǔn)格式，它是一種非常流行的文件格式。XPS文件格式是微軟公司推出的用于與Adobe公司競(jìng)爭(zhēng)的電子文檔格式。Access2021提供了對(duì)這兩種文件格式的支持，可以把數(shù)據(jù)表導(dǎo)出為上述文件格式。3.8實(shí)例演練

本章的實(shí)例演練部分為在【倉庫管理系統(tǒng)】數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表關(guān)系這個(gè)綜合操作，用戶通過練習(xí)從而鞏固本章所學(xué)知識(shí)。3.8本章小結(jié) 1.數(shù)據(jù)的增刪改查操作；2.數(shù)