采購管理流程標準化執(zhí)行模板一、適用范圍與應用場景常規(guī)采購：計劃內(nèi)物料、設備的定期采購，如每月辦公用品補充、季度生產(chǎn)原料儲備；緊急采購：因突發(fā)需求（如設備故障、臨時項目）需快速響應的采購；項目采購：針對特定項目（如新產(chǎn)品研發(fā)、工程建設）的專項物料或服務采購；供應商管理：新供應商引入、現(xiàn)有供應商績效評估與續(xù)約流程。二、標準化執(zhí)行步驟詳解（一）需求發(fā)起與提報需求部門發(fā)起：采購需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購申請表》，明確以下信息：物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求；需求數(shù)量、預計到貨日期、預算金額；采購用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品”“辦公使用”）、緊急程度（一般/緊急）；申請人、需求部門負責人簽字確認。需求初審：需求部門負責人對需求的合理性、必要性及預算匹配性進行審核，簽字后提交采購部。（二）采購審批與預算確認分級審批：根據(jù)采購金額及類型，按權(quán)限逐級審批（示例）：金額≤5000元：采購部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元：采購部經(jīng)理+財務部負責人聯(lián)合審批；金額＞50000元：采購部經(jīng)理+財務部負責人+總經(jīng)理審批。預算核查：財務部同步核查采購申請是否在部門年度預算內(nèi)，超預算需提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可推進。（三）供應商選擇與洽談供應商尋源：采購部根據(jù)需求類型，通過以下方式篩選供應商：公開招標：適用于金額較大或標準化產(chǎn)品（如設備采購），發(fā)布招標公告，接受3家及以上供應商投標；詢價比價：適用于金額適中（5000-50000元），向3家及以上合格供應商發(fā)出詢價單，對比價格、質(zhì)量、交期；單一來源：僅1家供應商能滿足需求（如專利產(chǎn)品），需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批；框架協(xié)議采購：適用于長期重復采購（如辦公用品），與選定供應商簽訂年度框架協(xié)議，按需分批下單。資質(zhì)審核：對候選供應商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)生產(chǎn)許可）、過往合作業(yè)績、信譽度進行審核，保證供應商合規(guī)。商務洽談：確定供應商后，就價格、交貨期、付款方式、違約責任、售后服務等細節(jié)進行洽談，形成《采購洽談記錄》。（四）采購訂單下達訂單編制：采購部根據(jù)洽談結(jié)果，填寫《采購訂單》，包含以下核心信息：訂單編號、供應商全稱、聯(lián)系人及電話；物品/服務明細（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價）；交貨地點、交貨日期、運輸方式、費用承擔方；付款條件（如“驗收合格后30天付全款”）、質(zhì)量驗收標準。訂單審批：采購部經(jīng)理審核訂單信息準確性，財務部審核價格與預算、付款條款一致后，正式向供應商下達訂單，并抄送需求部門、財務部。（五）訂單跟蹤與交付進度跟蹤：采購部定期與供應商確認訂單生產(chǎn)/備貨進度，緊急采購需每日跟蹤，保證按期交付；若可能延遲，提前3個工作日通知需求部門并協(xié)商解決方案。交付確認：供應商按訂單約定送達貨物/服務后，需求部門對照《采購訂單》進行初步核對（數(shù)量、外包裝完好度），簽署《到貨確認單》，交采購部留存。（六）驗收與入庫質(zhì)量驗收：需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（如需）按采購訂單約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準進行驗收，填寫《驗收單》，明確以下結(jié)果：合格：驗收人簽字，注明“驗收合格”；不合格：注明不合格原因（如“規(guī)格不符”“功能不達標”），拍照留存，并聯(lián)系供應商處理（退換貨、索賠）。入庫管理：驗收合格后，倉庫管理員根據(jù)《驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，入庫單一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財務部，一聯(lián)交采購部。（七）付款與結(jié)算單據(jù)收集：采購部收集完整結(jié)算單據(jù)：采購訂單、驗收單、供應商發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號與企業(yè)信息一致）、到貨確認單。付款審批：財務部審核單據(jù)齊全性、金額準確性、發(fā)票合規(guī)性后，按付款流程提交審批：金額≤5000元：財務部負責人審批；金額＞5000元：財務負責人+總經(jīng)理審批?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，財務部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應商付款，付款后3個工作日內(nèi)將付款憑證復印件交采購部存檔。（八）采購歸檔與供應商評價資料歸檔：采購部將采購全流程資料（申請表、審批表、訂單、驗收單、發(fā)票、合同等）整理歸檔，保存期限不少于3年。供應商評價：每季度或每年度，采購部聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部門從質(zhì)量合格率、交貨及時率、價格競爭力、服務響應速度等維度對供應商進行評分，形成《供應商績效評價表》，作為后續(xù)合作、淘汰或議價的依據(jù)。三、核心流程配套表單表1：采購申請表申請部門申請日期采購編號申請人聯(lián)系方式緊急程度采購需求詳情物品/服務名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量預計到貨日期預算金額（元）采購用途說明審批意見需求部門負責人簽字：日期：采購部審核意見：經(jīng)辦人：日期：財務部審核意見：負責人：日期：總經(jīng)理審批意見（如需）：日期：表2：采購訂單訂單編號訂單日期供應商名稱供應商聯(lián)系人聯(lián)系方式交貨日期物品/服務明細序號名稱規(guī)格型號12訂單條款交貨地點：付款方式：質(zhì)量標準：違約責任：其他約定：審批采購部經(jīng)理：日期：財務部負責人：日期：總經(jīng)理（如需）：日期：表3：驗收單驗收單編號驗收日期采購訂單編號驗收部門驗收人供應商名稱驗收信息物品名稱規(guī)格型號應收數(shù)量驗收結(jié)果□合格：符合采購訂單及技術(shù)參數(shù)要求□不合格：不合格原因說明：（可附照片或檢測報告）簽字確認需求部門：日期：質(zhì)檢部門（如需）：日期：倉庫管理員：日期：表4：供應商績效評價表供應商名稱評價周期評價部門評價維度評分標準（10分制）得分質(zhì)量合格率≥95%得10分，每低5%扣1分交貨及時率≥98%得10分，每低2%扣1分價格競爭力同類產(chǎn)品最低價得10分，每高5%扣1分服務響應24小時內(nèi)響應得10分，每延遲12小時扣1分綜合得分評價等級□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改進建議/處理措施評價人：部門負責人：日期：四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風險提示審批權(quán)限管控：嚴格執(zhí)行分級審批制度，嚴禁越權(quán)審批，超預算采購必須提前完成預算調(diào)整流程。供應商合規(guī)性：優(yōu)先選擇通過資質(zhì)審核的合格供應商，對新合作供應商需核實“三證”（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證）及行業(yè)資質(zhì)，保證來源合法。驗收環(huán)節(jié)嚴謹性：需求部門與質(zhì)檢部門需共同參與驗收，對不合格貨物需明確記錄并第一時間通知供應商處理，避免影響生產(chǎn)或使用。單據(jù)完整性：付款前必須核對“三單匹配”（采購訂單、驗收單、發(fā)票），信息不一致（如名稱、金額、稅號）暫緩付款，聯(lián)系供應商更正。廉潔風險防控：采購人員不得接受供應商回扣、禮品或