畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）中文摘要會計(jì)信息化下的采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理摘要隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，會計(jì)行業(yè)也在信息化的影響下飛速發(fā)展，企業(yè)對信息化的需求越來越高，財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用越來越廣，其帶來的高效的數(shù)據(jù)處理給企業(yè)創(chuàng)造巨大的效益。但是，國內(nèi)很多中小型企業(yè)的會計(jì)工作都僅停留在會計(jì)電算階段，會計(jì)流程未能與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理流程相銜接。因此，在大多數(shù)西方國家的會計(jì)行業(yè)已逐步走向信息化的今天，我國的會計(jì)行業(yè)也開始面臨這樣的挑戰(zhàn)。在企業(yè)大量的采購業(yè)務(wù)中，經(jīng)常會出現(xiàn)因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量等不符合規(guī)定而要求將已購貨物退回給供貨單位的現(xiàn)象。其中包含結(jié)算前退貨和結(jié)算后退貨，結(jié)算前全額退貨和結(jié)算前部分退貨。就此，文章主要探討在會計(jì)信息化中，以用友U8為例，這幾類采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的實(shí)際處理方法以及在一系列的處理過程中可能遇到的問題和值得注意的細(xì)節(jié)。關(guān)鍵詞會計(jì)信息化采購?fù)素浱幚淼诘陧摴?頁目次1引言（或緒論）??????···················?????22結(jié)算前退貨流程分析??????···················?????22.1結(jié)算前全額退貨??????···················?????22.2結(jié)算前部分退貨??????···················?????33結(jié)算后退貨流程分析??????···················?????44存在的問題及解決方法??????···················?????54.1結(jié)算前退貨問題解決??????···················?????54.2結(jié)算前部分退貨注意點(diǎn)??????···················?????54.3結(jié)算后退貨注意點(diǎn)??????···················?????64.4撤銷處理??????···················?????64.5要點(diǎn)總結(jié)??????···················?????6結(jié)論??????···················?????7致謝??????···················?????8參考文獻(xiàn)??????···················?????91引言采購?fù)素洏I(yè)務(wù)是采購管理系統(tǒng)的重要功能之一，由于采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的類型不同，造成用財(cái)務(wù)軟件處理采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的復(fù)雜性。因此，采購?fù)素洏I(yè)務(wù)一直是整個(gè)采購管理系統(tǒng)的重點(diǎn)、難點(diǎn)之一。由于在信息化方式下采購?fù)素浐褪止し绞较峦素浱幚碛休^大區(qū)別，所以覺得難度較大，對于剛開始接觸和使用用友供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初學(xué)者而言，面對較為復(fù)雜的退貨操作往往無從下手。在會計(jì)信息化中，要實(shí)現(xiàn)采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的處理，需要啟用采購管理、庫存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理系統(tǒng)，集成使用，才能提高會計(jì)信息化的效率與質(zhì)量。在使用軟件前，首先要對軟件的功能、作用、使用方法等基本信息掌握并熟悉。例如用友U8，首先要做的就是建立帳套，設(shè)置用戶及權(quán)限，然后進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置，必須確保前期的基礎(chǔ)信息設(shè)置全面完整，才能保證往后的業(yè)務(wù)能夠正常處理。在一個(gè)帳套中，每個(gè)人員都有自己的權(quán)限以保障信息的安全性。比如接下來所說的采購?fù)素洏I(yè)務(wù)，并不是一個(gè)人可以完成的，根據(jù)需要，要在各個(gè)系統(tǒng)中由該系統(tǒng)中具有相關(guān)權(quán)限的人員才可以進(jìn)行相關(guān)的操作。2結(jié)算前退貨流程分析2.1結(jié)算前全額退貨案例：為了完成生產(chǎn)和采購計(jì)劃，采購部李一決定向盛夏織布廠購買絲綢布料，2019年7月1日，雙方簽訂購銷合同，約定：星空公司向盛夏織布廠購買天藍(lán)色絲綢布料500千克，淺紫色絲綢絨布300千克，單價(jià)都是49元/千克；送貨上門；電匯的方式付款。2019年7月3日，絲綢布料送達(dá)星空公司，李一通知庫管員張平辦理入庫（面料庫）。2019年7月5日，生產(chǎn)部領(lǐng)用布料時(shí)發(fā)現(xiàn)該次從盛夏織布廠采購的絲綢布料存在問題。李一當(dāng)即聯(lián)系盛夏織布廠要求該批布料全部退回。盛夏織布廠對布料存在的質(zhì)量問題感到歉意，所以同意了全部退貨。7月6日，盛夏織布廠將該批問題布料全部運(yùn)回，庫管員張平辦理了出庫手續(xù)。（1）操作的開始一定要檢查登錄系統(tǒng)的日期要正確，以及相關(guān)負(fù)責(zé)人員要正確，接下來才能正式的進(jìn)入工作流程。2019年7月1日采購部李一需登錄采購管理系統(tǒng)，填制該批布料的采購訂單并審核，7月3日填制到貨單并審核以此通知倉庫入庫。接著辦理該批布料的入庫手續(xù)，即2019年7月3日庫管員張平在庫存管理系統(tǒng)填制采購入庫單并審核然后協(xié)商退貨后，填制退貨單，通知倉庫出庫，2019年7月5日采購部人員李一在采購管理系統(tǒng)的具體操作步驟為“采購到貨/采購?fù)素泦巍?“增加”-“生單”-拷貝“到貨單”-打開“查詢條件選擇-采購?fù)素泦瘟斜磉^濾”-“確定”打開“拷貝并執(zhí)行”-選擇所需到貨單-“確定”系統(tǒng)生成“采購?fù)素泦巍?“保存”并“審核”。（2）接下來由庫管人員辦理出庫手續(xù)。2019年7月6日，張平在庫存管理系統(tǒng)中，點(diǎn)擊“入庫業(yè)務(wù)/采購入庫單”-“生單”-拷貝“采購到貨單（紅字）”-打開“查詢條件選擇-采購到貨單列表”-“確定”打開“到貨單生單列表”-選擇所需到貨單-“確定”自動(dòng)生成紅字入庫單-填寫表頭倉庫為“面料庫”，此時(shí)，以防系統(tǒng)故障，要再次檢查單據(jù)的表頭基礎(chǔ)信息，以及表體中名稱、數(shù)量、單價(jià)等信息的正確，然后點(diǎn)擊“保存”-“審核”。同日，由采購部人員李一在采購管理系統(tǒng)中對該退貨業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算，具體為“采購結(jié)算/自動(dòng)結(jié)算”-打開“查詢條件選擇-采購自動(dòng)結(jié)算”對話框，設(shè)置“紅藍(lán)入庫單”結(jié)算模式-“確定”完成（3）最后對該項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。2019年7月6日，會計(jì)王某在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，對籃字采購入庫單和紅字采購入庫單進(jìn)行“正常單據(jù)記賬”，在“財(cái)務(wù)核算/生成憑證”中生成采購入庫單和相應(yīng)的紅字沖銷憑證，分錄是“借：原材料，貸：在途物資”，生成憑證后檢查信息正確性，“借：在途物資，借：應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅，貸：應(yīng)付賬款。2.2結(jié)算前部分退貨案例：在銷售部簽訂了銷售訂單后，生產(chǎn)部根據(jù)材料的使用需求和倉庫的庫存狀況，李一向巾凡輔料公司訂購了一批螺帽。2019年7月10日，李一聯(lián)系了巾凡輔料公司的銷售后，約定向?qū)Ψ焦举徺I螺帽2000個(gè)，0.15元/個(gè)，本公司月底支付所有貨款，李一要求巾凡公司將貨物當(dāng)日送達(dá)。當(dāng)日，貨物到達(dá)后，李一通知倉庫驗(yàn)收入庫。張平辦理了入庫手續(xù)（輔料庫）。由于當(dāng)天入庫并未進(jìn)行檢驗(yàn)，所以在7月11日檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)該批螺帽有500個(gè)存在質(zhì)量問題，于是立即告知了李一。李一即時(shí)與巾凡輔料公司的銷售商議退貨事宜。2019年7月12日，巾凡輔料公司派人取回存在問題的螺帽，并帶來巾凡輔料公司開據(jù)的增值稅專用發(fā)票（1500個(gè)），號碼為1223344。李一當(dāng)即通知庫管員張平辦理退庫手續(xù)。會計(jì)劉某在李一將總經(jīng)理簽過字的付款申請單和該增值稅專用發(fā)票送到財(cái)務(wù)處后，對該批次貨物的庫成本和應(yīng)付款項(xiàng)進(jìn)行了確認(rèn)。13日，出納讓李一通知巾凡輔料公司來財(cái)務(wù)處領(lǐng)貨款。當(dāng)日，本公司財(cái)務(wù)處以一張工行轉(zhuǎn)賬支票（票號0011556688）。（1）如同結(jié)算前全額退貨相似，注意日期。2019年7月10日，由采購部人員李一登錄采購系統(tǒng)，依次填制該業(yè)務(wù)的采購訂單和到貨單并進(jìn)行審核，通知倉庫入庫。2019年7月10日，庫管人員張平辦理入庫手續(xù)，在庫存管理系統(tǒng)參照到貨單填制采購入庫單并審核。（2）2019年7月11日，采購?fù)素泦斡刹少弳T李一在采購管理系統(tǒng)依照訂單（或到貨單）生成，在這里，因?yàn)槭遣糠滞素?，因此要修改采購?fù)素泦紊系臄?shù)字為“-500”。7月12日，出庫手續(xù)由庫管員張平辦理，在庫存管理系統(tǒng)參照到貨單（紅字）生成紅字入庫單并且審核。（3）與采購前全額退貨不同的是，在結(jié)算前部分退貨中，需要采購員李一錄入未退回的貨物的采購發(fā)票并進(jìn)行手工結(jié)算。具體操作，參考如下，2019年7月12日，在采購管理系統(tǒng)中參照采購訂單生成采購專用發(fā)票，根據(jù)原入庫數(shù)量扣除退貨數(shù)量后的實(shí)際數(shù)量修改發(fā)票數(shù)量（1500個(gè)）。這里同樣要仔細(xì)檢查發(fā)票中所有仔細(xì)的準(zhǔn)確性。在采購管理系統(tǒng)中點(diǎn)擊“采購結(jié)算/手工結(jié)算”，打開“手工結(jié)算”窗口點(diǎn)擊“選單”，打開“結(jié)算選單”窗口，點(diǎn)擊“查詢”，在“查詢條件選擇-采購手工結(jié)算“中點(diǎn)擊“確定”，選擇要結(jié)算的采購專用發(fā)票和紅藍(lán)采購入庫單，此時(shí)，根據(jù)具體的實(shí)際情況，列表數(shù)據(jù)有時(shí)會較多，不要選擇錯(cuò)誤，避免返工。再次點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)隨即顯示結(jié)算匯總情況，結(jié)算數(shù)量可以改動(dòng)，所以要確保數(shù)量正確。點(diǎn)擊“結(jié)算”，系統(tǒng)自動(dòng)將本次選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)算，生成結(jié)算單。（4）最后會計(jì)對業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)材料入庫成本和應(yīng)付賬款。2019年7月12日，會計(jì)劉某在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對采購發(fā)票進(jìn)行審核，然后在存貨核算系統(tǒng)對采購入庫單和紅字采購入庫單進(jìn)行“正常單據(jù)記賬”，在“財(cái)務(wù)核算/生成憑證”中生成采購入庫憑證。憑證分錄為“借：原材料，貸：在途物資”。7月13日，會計(jì)劉某在應(yīng)付款系統(tǒng)中填制付款單并審核，保存自動(dòng)生成的付款憑證即可，“借：在途物資，借：應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅，貸：應(yīng)付賬款”。3結(jié)算后退貨流程分析案例：2019年7月18日，庫管員張平在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，7月11日入庫螺釘800個(gè)生銹了，所以通知采購部李一與供應(yīng)商協(xié)商退貨。李一立即和巾凡輔料公司的銷售聯(lián)系，對方同意了退回存在質(zhì)量問題的800個(gè)螺釘。李一聯(lián)系相關(guān)人員將問題螺釘退回巾凡輔料公司，然后通知張平辦理退貨出庫手續(xù)。2019年7月19日，李一收到巾凡輔料公司寄來的問題螺釘退貨的紅字發(fā)票（票號是4853621）。李一將紅字發(fā)票辦理結(jié)算后交到了財(cái)務(wù)處。7月20日，出納收到銀行的“收賬通知單”，巾凡輔料公司的退款和電匯已到賬。會計(jì)進(jìn)行了賬務(wù)處理。如同結(jié)算前退貨一樣，各部門人員按流程依次在各系統(tǒng)中填制單據(jù)。（1）2019年7月18日，采購部李一在采購管理系統(tǒng)填制退貨單通知倉庫出庫，參照訂單（或到貨單）生成采購?fù)素泦尾徍恕旃苋藛T張平參照退貨單生成紅字入庫單并審核。（2）2019年7月19日，采購員李一參照紅字采購入庫單填制紅字采購專用發(fā)票并保存。在紅字采購專用發(fā)票窗口點(diǎn)擊“結(jié)算”，完成紅字采購專用發(fā)票與紅字采購入庫單的自動(dòng)結(jié)算。（3）2019年7月20日，財(cái)務(wù)處會計(jì)劉某在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對紅字采購發(fā)票進(jìn)行審核，在存貨核算系統(tǒng)中對紅字采購入庫單進(jìn)行“資產(chǎn)單據(jù)記賬”后，在“財(cái)務(wù)核算/生成憑證”中生成紅字沖銷憑證。在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中填制紅字付款單（即收款單）并審核，保存自動(dòng)生成的紅字付款憑證，分錄與結(jié)算前部分退貨相同。4存在的問題及解決方法4.1結(jié)算前退貨的問題解決在結(jié)算前退貨的業(yè)務(wù)處理過程中，根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票是否已經(jīng)錄入系統(tǒng)中，分為三種情形。而在第一種情形下，因?yàn)橐唁浫氩少徣霂靻紊形翠浫氩少彴l(fā)票，從而產(chǎn)生全部退貨和部分退貨。對這兩種情況，我們在系統(tǒng)中可以有兩種處理方式：（1）無痕跡修改方式（2）有痕跡修改方式。（1）采用無痕跡修改方式，若是全部退貨，直接刪除庫存管理系統(tǒng)的“采購入庫單”即可,不用進(jìn)行任何業(yè)務(wù)處理；要是部分退貨，先將采購入庫單取消審核，然后直接修改庫存管理系統(tǒng)中的“采購入庫單”中的數(shù)量即可。這種修改方式在系統(tǒng)中不會留下任何退貨的痕跡。（2）采用有痕跡修改方式，對全部退貨和部分退貨來說，退貨發(fā)生時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中錄入退貨單或紅字采購入庫單并且進(jìn)行審核，然后在采購管理系統(tǒng)中參照藍(lán)字采購入庫單和退貨單又或者是紅字采購入庫單生成采購發(fā)票，發(fā)票上的數(shù)量系統(tǒng)會自動(dòng)改為退貨后的數(shù)量。需要錄入紅字采購入庫單沖銷原入庫記錄，并將紅藍(lán)入庫單進(jìn)行結(jié)算。第二種，已錄入采購發(fā)票尚未錄入采購入庫單，需要錄入紅字采購發(fā)票沖銷原發(fā)票記錄，并將紅藍(lán)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。第三種，采購入庫單和采購發(fā)票都已錄入只是未進(jìn)行結(jié)算的，只需錄入紅字入庫單和紅字采購發(fā)票，然后將紅藍(lán)入庫單和紅藍(lán)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算；如果在采購管理系統(tǒng)中的采購選項(xiàng)設(shè)置為“普通業(yè)務(wù)必有訂單”，那么紅字采購入庫單必須根據(jù)采購?fù)素泦紊?，若是需要手工錄入，就需要先取消采購選項(xiàng)的設(shè)置。4.2結(jié)算前部分退貨的注意點(diǎn)在結(jié)算前部分退貨的業(yè)務(wù)處理過程中，因?yàn)槭遣糠滞素?，所以較結(jié)算前全部退貨而言，則需要考慮未退貨的成本核算和費(fèi)用問題，因此多了采購發(fā)票、手工結(jié)算、采購成本以及應(yīng)付賬款。還需要注意數(shù)量的變化，尤其有幾張單據(jù)的數(shù)量值得細(xì)心檢查，紅字采購入庫單上的是退貨數(shù)量，藍(lán)字采購入庫單上的是全部數(shù)量，采購發(fā)票上的是未退貨數(shù)量，確定采購成本時(shí)，數(shù)量是未退貨數(shù)量，付款時(shí)應(yīng)該是未退貨數(shù)量所產(chǎn)生的費(fèi)用。懂得了各個(gè)系統(tǒng)的邏輯管理并且操作熟練后，在存貨核算系統(tǒng)中制單時(shí)選擇“已結(jié)算采購入庫單自動(dòng)選擇全部結(jié)算單上單據(jù)（包括入庫單、發(fā)票、付款單），非本月采購入庫單按藍(lán)字報(bào)銷單”即可合并生成一張記賬憑證。4.3結(jié)算后退貨注意點(diǎn)結(jié)算后退貨較結(jié)算前退貨多了一個(gè)紅字發(fā)票在結(jié)算時(shí)需要注意的問題，收到供應(yīng)單位送來的紅字發(fā)票，可分為兩種結(jié)算情況：沒有對應(yīng)的入庫單，即貨物未入庫的紅字發(fā)票，采用“手工結(jié)算”，不需選擇采購入庫單，直接選擇原藍(lán)字發(fā)票和紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算；貨物已退貨的紅字發(fā)票是在取得供應(yīng)單位的退貨發(fā)票后進(jìn)行結(jié)算，當(dāng)退貨單與退貨發(fā)票一致時(shí)可以采用“自動(dòng)結(jié)算”，否則采用“手工結(jié)算”。4.4撤銷處理在財(cái)務(wù)軟件的操作過程中，難免會因?yàn)楦鞣N不同的原因以及不當(dāng)?shù)牟僮鲗?dǎo)致錯(cuò)誤的產(chǎn)生，但是，因?yàn)檐浖木窒扌?，各系統(tǒng)都是環(huán)環(huán)相扣，互相關(guān)聯(lián)的，因此當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，并不能像想象中那么簡單的可以將錯(cuò)誤的操作重新按照正確的方法來過一遍。首先要做的就是進(jìn)行撤銷、刪除，例如棄審，刪除憑證或單據(jù)等，按照流程一步步倒退回去，直到發(fā)生錯(cuò)誤的那一步。采購?fù)素洏I(yè)務(wù)中，單據(jù)非常多，經(jīng)常需要在各個(gè)系統(tǒng)中來回切換填制單據(jù)，而很多單據(jù)在填制完成后需要立即審核，之后，單據(jù)便不能更改，所以，需要“棄審”，之后才能進(jìn)行更改。如果，該單據(jù)完全錯(cuò)誤與業(yè)務(wù)不相關(guān)，一定要將該單據(jù)“刪除”，刪除前要“棄審”，避免單據(jù)雜亂，導(dǎo)致后期參照生單出現(xiàn)混亂。4.5要點(diǎn)總結(jié)在填制單據(jù)時(shí)可以發(fā)現(xiàn)，每當(dāng)一張單據(jù)填制完成時(shí)，要立即審核，但是，采購結(jié)算單是不需要審核的，同時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)，單據(jù)的制單人和審核人可以為同一人。在必有訂單模式下必須參照生成的單據(jù)是采購訂單，能夠進(jìn)行采購結(jié)算的系統(tǒng)是采購管理系統(tǒng)。從采購管理系統(tǒng)中傳遞到應(yīng)付款管理系統(tǒng)中的單據(jù)是采購發(fā)票，采購入庫單可以由采購訂單生成。填制采購發(fā)票時(shí)可以拷貝的單據(jù)有采購到貨單和采購入庫單，采購管理系統(tǒng)提供的自動(dòng)結(jié)算模式有紅藍(lán)入庫單和紅藍(lán)發(fā)票。采購溢缺的結(jié)算只能采用手工結(jié)算，采購系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)集成使用時(shí)，采購入庫單只能在庫存管理系統(tǒng)生成。如果收到供應(yīng)商開具的發(fā)票但沒有收到實(shí)物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物運(yùn)達(dá)后，再輸入采購入庫單并進(jìn)行采購結(jié)算。在必有訂單模式下，采購發(fā)票只能參照生成，執(zhí)行采購結(jié)算后的單據(jù)不能直接進(jìn)行修改、刪除操作，采購結(jié)算后的發(fā)票會自動(dòng)傳遞到應(yīng)付款管理系統(tǒng)，采購訂單、運(yùn)費(fèi)發(fā)票與采購發(fā)票之間只能通過手工結(jié)算完成采購結(jié)算。結(jié)論會計(jì)信息化下的處理的每一步都是息息相關(guān)的，需要技術(shù)也需要細(xì)心。在會計(jì)信息化的過程中，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、會計(jì)核算方式、會計(jì)環(huán)境與使用財(cái)務(wù)軟件的不同以及理解上的差異，各企業(yè)“采購?fù)素浱幚怼钡木唧w操作方法、流程也存在許多不同。因此，做好采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理需要會計(jì)人員熟悉國家財(cái)稅政策與本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，熟練并合理運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件各功能模塊，并及時(shí)根據(jù)會計(jì)環(huán)境的變化和企業(yè)自身實(shí)際情況及管理要求調(diào)整采購?fù)素浱幚砗怂惴绞?，盡早發(fā)現(xiàn)并改正采購?fù)素浱幚磉^程中存在的錯(cuò)誤，以保證采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確無誤。致謝大學(xué)三年學(xué)習(xí)時(shí)光已經(jīng)接近尾聲，在此我想對我的母校，我的家人，我的老師和同學(xué)們表達(dá)我由衷的謝意。感謝我的家人對我大學(xué)三年學(xué)習(xí)的默默支持;感謝我的母校南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院給了我在大學(xué)三年深造的機(jī)會，讓我能繼續(xù)學(xué)習(xí)和提高;感謝所有任課老師和同學(xué)們?nèi)陙淼年P(guān)