某游泳俱樂部行政辦公規(guī)范方案

第一章總則第一節(jié)目的與依據為適應游泳事業(yè)蓬勃發(fā)展的新形勢，滿足俱樂部會員日益增長的優(yōu)質服務需求，進一步規(guī)范行政辦公流程、提升工作效率、強化內部管理，保障俱樂部各項工作有序運轉，依據《中華人民共和國勞動法》《全民健身條例》等法律法規(guī)及俱樂部章程，結合實際運營情況，制定本方案。第二節(jié)適用范圍本方案適用于俱樂部全體員工，包括行政管理人員、教練團隊、后勤保障人員及其他在崗人員，覆蓋日常辦公、會議組織、文件管理、物資保障等所有行政辦公環(huán)節(jié)。第三節(jié)基本原則堅持“高效規(guī)范、服務為先、協(xié)作共贏、廉潔自律”原則，以提升行政辦公質效為核心，以保障會員服務和俱樂部發(fā)展為目標，推動行政工作與業(yè)務工作深度融合，助力俱樂部在游泳事業(yè)發(fā)展浪潮中實現(xiàn)高質量成長。第二章辦公秩序管理第一節(jié)工作時間與考勤1.行政人員實行每周五天工作制（周一至周五），工作時間為9:00-18:00，午休12:00-13:30；教練及運營人員根據課程安排和會員需求實行彈性工作制，但需提前報備行政部門并遵守考勤規(guī)定。2.全體員工需通過指紋或人臉識別系統(tǒng)每日打卡兩次（上班、下班），因公外出需提前在OA系統(tǒng)提交《外出申請單》，經部門負責人審批后方可離崗；未履行手續(xù)視為曠工。3.請假流程：員工需提前1-3個工作日提交《請假申請單》（病假需附醫(yī)院診斷證明），事假1天內由部門負責人審批，2天及以上由總經理審批；年假、婚假、產假等按國家規(guī)定執(zhí)行，需提前15天申請。4.考勤處罰：遲到早退10分鐘內扣50元，30分鐘內扣100元，超過1小時按曠工半天處理；曠工1天扣3天工資，連續(xù)曠工3天或年度累計曠工5天，解除勞動合同。第二節(jié)辦公環(huán)境維護1.各部門劃分衛(wèi)生責任區(qū)，每日下班前15分鐘進行清潔整理；個人工位需保持整潔，文件資料分類存放，辦公用品擺放有序。2.公共區(qū)域（會議室、走廊、茶水間）禁止吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩；茶水間使用后需及時清理，節(jié)約用水用電，下班關閉所有辦公設備電源。3.辦公區(qū)域綠化由行政部門定期維護，員工需愛護綠植，不得隨意損壞或挪動植物位置。第三節(jié)辦公設備使用1.電腦、打印機、復印機等設備需按操作規(guī)范使用，禁止安裝與工作無關的軟件；打印機設置雙面打印模式，減少紙張浪費。2.電話用于公務溝通，禁止長時間私人通話；行政部門每月核對電話費用，超額部分由個人承擔。3.網絡使用需遵守國家網絡安全規(guī)定，禁止訪問非法網站或下載可疑文件，防止信息泄露或病毒入侵。第三章會議管理第一節(jié)會議分類與組織1.管理層例會：每周一上午9:30召開，參會人員為總經理、部門負責人，議題包括上周工作復盤、本周計劃部署、重大事項決策；由行政部門提前1天發(fā)送會議通知及議程。2.部門例會：每周五下午16:00召開，各部門自行組織，總結本周工作、安排下周任務，行政部門不定期列席監(jiān)督。3.全體員工大會：每月最后一個周五下午召開，通報俱樂部月度經營情況、表彰優(yōu)秀員工、宣貫重要制度；需提前3天通知全體員工。4.專項工作會議：針對賽事籌備、會員活動、設施改造等專項任務召開，由牽頭部門發(fā)起，明確參會人員、時間、地點及材料準備要求。第二節(jié)會議紀律與決議執(zhí)行1.參會人員需提前5分鐘到場簽到，遲到者需向會議主持人說明原因；會議期間手機調至靜音或關機，不得隨意離場或交頭接耳。2.會議記錄由行政部門或牽頭部門負責，需明確決議事項、責任人、時間節(jié)點，會后24小時內分發(fā)至參會人員及相關部門。3.決議事項需嚴格執(zhí)行，責任人需按時完成任務并向會議發(fā)起人匯報進展；未按時完成的需說明原因，連續(xù)兩次未完成者納入月度考核。第四章文件檔案管理第一節(jié)文件起草與審批1.文件格式規(guī)范：標題為黑體三號，正文為宋體小四，行距1.5倍，頁邊距上下2.54cm、左右3.17cm；內容需準確嚴謹，語言簡潔，避免歧義。2.內部文件起草由部門指定人員負責，部門負責人審核后提交行政部門復核；外部文件（如對外合作協(xié)議）需經法務部門審核后報總經理審批。3.文件編號規(guī)則：行政文件為“XX-YX-YYYY-MM-DD-XX”（XX為俱樂部縮寫，YX為行政，YYYY為年份，MM為月份，DD為日期，XX為序號），其他部門文件按對應縮寫編號。第二節(jié)文件分發(fā)與存檔1.文件分發(fā)按范圍執(zhí)行：內部通知發(fā)送至相關部門，外部文件發(fā)送至合作單位；分發(fā)需登記《文件分發(fā)記錄表》，確保接收人簽字確認。2.檔案分類：分為行政檔案（制度、會議紀要）、人事檔案（員工簡歷、合同）、會員檔案（會員信息、課程記錄）、財務檔案（憑證、報表）、賽事檔案（賽事方案、成績）五大類。3.存檔要求：紙質檔案需裝訂成冊，標注編號、日期、責任人；電子檔案需備份至俱樂部服務器，定期更新版本；檔案柜需上鎖，鑰匙由行政部門專人保管。第三節(jié)檔案查閱與銷毀1.內部員工查閱檔案需填寫《檔案查閱申請單》，經部門負責人審批后到行政部門辦理；外部人員查閱需經總經理審批，并由行政人員陪同。2.檔案保管期限：永久保管（俱樂部章程、重大合同、人事檔案）、定期保管（會員檔案5年、財務檔案10年、會議紀要3年）。3.到期檔案銷毀需填寫《檔案銷毀申請單》，經總經理審批后由兩人以上監(jiān)督銷毀，做好銷毀記錄并存檔。第五章物資與資產管理第一節(jié)物資采購與領用1.采購流程：各部門每月25日提交下月《物資采購計劃》，行政部門匯總后進行市場詢價（至少三家供應商對比），大額采購（單次超過5000元）需通過招標方式確定供應商；采購需簽訂合同，明確質量標準、交貨時間及付款方式。2.驗收入庫：物資到貨后，行政部門與需求部門共同驗收，核對數量、質量是否符合要求；驗收合格后登記《物資臺賬》，不合格物資需及時退換。3.領用管理：辦公用品按需領用，填寫《領用登記表》；消耗品（如筆、紙）限量領用，每人每月限領一次；固定資產（如電腦、打印機）領用需登記責任人，離職時需歸還并辦理交接手續(xù)。第二節(jié)資產管理1.固定資產臺賬需詳細記錄名稱、型號、購買時間、價值、責任人、存放地點；行政部門每季度進行一次盤點，核對賬實是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。2.資產維修：設備損壞需填寫《維修申請單》，經部門負責人審批后由行政部門聯(lián)系維修人員；維修費用超過資產原值10%時，需評估是否報廢。3.資產報廢：填寫《報廢申請單》，經技術部門鑒定、總經理審批后處置；處置收入需上交財務部門，不得私自截留。第三節(jié)節(jié)約原則1.推行無紙化辦公，文件優(yōu)先通過OA系統(tǒng)流轉；打印文件需雙面使用，廢紙可作為草稿紙二次利用。2.節(jié)約用水用電，隨手關閉水龍頭、電燈，空調溫度設置夏季不低于26℃、冬季不高于20℃。3.物資使用需杜絕浪費，如發(fā)現(xiàn)故意損壞或浪費行為，按原價賠償并納入考核。第六章后勤保障管理第一節(jié)餐飲與交通1.員工食堂由行政部門管理，食材采購需索證索票，確保新鮮安全；菜單每周更新，營養(yǎng)均衡；就餐時間為12:00-13:30，員工需排隊就餐，文明用餐，杜絕浪費。2.因公出差需提前填寫《出差申請單》，經總經理審批后按標準報銷：火車硬座/硬臥、汽車票實報實銷，住宿標準為一線城市300元/天、二線城市250元/天，超出部分自理。3.通訊補貼：管理層每月補貼100元，普通員工每月補貼50元，憑發(fā)票報銷。第二節(jié)接待管理1.外部來訪需提前預約，行政部門根據接待級別安排人員陪同：重要客戶由總經理接待，一般客戶由部門負責人接待。2.接待標準：午餐標準不超過80元/人，晚餐不超過120元/人；禁止鋪張浪費，不得贈送貴重禮品。3.接待流程：提前準備接待資料、安排會議室或餐廳，接待結束后及時清理場地，做好費用報銷。第三節(jié)車輛管理1.俱樂部公務車輛由行政部門統(tǒng)一管理，使用需填寫《車輛使用申請單》，經總經理審批后安排；車輛加油、維修需到指定地點，費用由行政部門統(tǒng)一結算。2.駕駛員需遵守交通規(guī)則，定期檢查車輛狀況，確保行車安全；車輛使用后需清洗干凈，停放在指定位置。第七章安全與應急管理第一節(jié)辦公區(qū)域安全1.消防設施（滅火器、消火栓、應急燈）由行政部門每月檢查一次，確保完好有效；員工需掌握消防知識，熟悉逃生路線，每年參加一次消防演練。2.用電安全：禁止私拉亂接電線，使用大功率電器需經行政部門審批；下班關閉所有電源，防止火災事故發(fā)生。3.防盜安全：辦公區(qū)域門窗需及時關閉上鎖，貴重物品（如現(xiàn)金、印章）需存入保險柜；行政部門安裝監(jiān)控設備，24小時監(jiān)控。第二節(jié)信息安全1.會員信息、財務數據、商業(yè)秘密需嚴格保密，禁止私自泄露或外傳；電腦設置開機密碼，重要文件加密保存。2.離職員工需辦理信息交接手續(xù)，刪除個人電腦中的工作文件，交還所有涉密資料；行政部門需及時注銷其OA系統(tǒng)、郵箱賬號。第三節(jié)應急處理1.制定應急預案：包括火災、停電、設備故障、突發(fā)疾病等情況的處理流程，明確應急小組職責（組長為總經理，副組長為行政主管，成員為各部門負責人）。2.應急演練：每半年組織一次應急演練，提高員工應急處置能力；演練后總結經驗，完善應急預案。3.突發(fā)情況上報：發(fā)生緊急事件需立即上報應急小組，啟動預案；事后撰寫《應急事件報告》，分析原因并提出改進措施。第八章員工行為規(guī)范第一節(jié)儀容儀表1.行政人員上班需穿職業(yè)裝（男士西裝襯衫，女士套裝或連衣裙），保持整潔得體；教練需穿運動服，佩戴工作牌；后勤人員穿工作服。2.發(fā)型整潔，不得染夸張顏色；男士不留長發(fā)胡須，女士不化濃妝，不得佩戴夸張飾品。第二節(jié)言行舉止1.使用文明用語，對待會員和同事熱情禮貌，不得爭吵、推諉責任；接聽電話需說“您好，XX俱樂部”，結束時說“再見”。2.遵守職業(yè)道德，不得利用職務之便謀取私利；禁止接受會員禮品禮金，如有特殊情況需上交行政部門。3.團隊協(xié)作：部門之間需相互配合，積極溝通，不得推諉扯皮；員工需服從上級安排，按時完成工作任務。第三節(jié)學習與成長1.俱樂部定期組織培訓活動，包括行政辦公規(guī)范、游泳專業(yè)知識、服務技能等；員工需積極參加，提升自身素質。2.鼓勵員工提出合理化建議，經采納后給予獎勵（如獎金、評優(yōu)加分）；營造學習型團隊氛圍，共同推動俱樂部發(fā)展。第九章考核與監(jiān)督第一節(jié)考核內容與方式1.考核內容：考勤情況（20%）、辦公秩序（15%）、會議紀律（15%）、文件處理（20%）、物資管理（15%）、團隊協(xié)作（15%）。2.考核方式：日常檢查（行政部門不定期抽查）、月度考核（各部門自評+行政部門綜合評估）、年度考核（結合全年表現(xiàn)+民主測評）。第二節(jié)考核結果應用1.月度考核優(yōu)秀（90分以上）給予500元獎金；良好（80-89分）給予200元獎金；合格（60-79分）不獎不罰；不合格（60分以下）給予警告，連續(xù)兩個月不合格者扣發(fā)當月績效工資。2.年度考核優(yōu)秀者評為“優(yōu)秀員工”，給予1000元獎金及榮譽證書；不合格者給予培訓機會，培訓后仍不合格者解除勞動合同。第三節(jié)監(jiān)督渠道1.設立意見箱：員工可匿名反饋問題或建議，行政部門每周開箱整理，及時處理并回復。2.會員監(jiān)督：通過會員滿意度調查、投訴電話等方式收集意見，涉及行政辦公的問題需及時整改。3.管理層監(jiān)督：總經理每月聽取行政部門工作匯報，檢查規(guī)范執(zhí)行情況，提出改進要求。第十章附則1