某影視配樂工作室會議記錄管理細(xì)則

第一章總則1.1制定目的為規(guī)范某影視配樂工作室（以下簡稱“工作室”）會議記錄管理，確保會議決策事項有效落實、討論內(nèi)容準(zhǔn)確留存、工作信息順暢傳遞，提升工作室整體運營效率與協(xié)同水平，依據(jù)工作室內(nèi)部管理規(guī)范及影視配樂行業(yè)項目推進特點，制定本細(xì)則。1.2適用范圍本細(xì)則適用于工作室所有內(nèi)部會議，包括但不限于全體員工大會、管理層辦公會、項目配樂專項會、部門工作例會、創(chuàng)意研討會、客戶需求溝通會等。1.3核心原則（一）準(zhǔn)確客觀原則。會議記錄需真實反映會議原貌，完整記錄討論過程、分歧意見及最終決議，不得主觀刪減或歪曲參會人員發(fā)言核心意圖。（二）及時高效原則。會議結(jié)束后需在規(guī)定時限內(nèi)完成記錄整理與分發(fā)，確保決策事項快速傳遞至責(zé)任主體，避免延誤工作進度。（三）規(guī)范統(tǒng)一原則。會議記錄格式、內(nèi)容要素、歸檔標(biāo)準(zhǔn)需嚴(yán)格遵循本細(xì)則要求，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。（四）保密安全原則。涉及工作室未公開項目創(chuàng)意、客戶商業(yè)信息、核心技術(shù)方案等機密內(nèi)容的會議記錄，需嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。1.4定義與分類（一）會議記錄。指對會議基本信息、議題討論、決議事項、行動安排等內(nèi)容進行的書面或電子形式記錄，是工作室落實工作任務(wù)、追溯決策過程的重要依據(jù)。（二）會議記錄分類。按會議性質(zhì)分為決策類記錄（如管理層辦公會、項目立項會）、執(zhí)行類記錄（如部門例會、項目進度會）、創(chuàng)意類記錄（如配樂風(fēng)格研討會、音效設(shè)計會）三類，各類記錄在內(nèi)容側(cè)重與管理要求上有所區(qū)別。第二章職責(zé)分工2.1記錄人職責(zé)（一）會前準(zhǔn)備。提前獲取會議議程、參會人員名單及相關(guān)背景資料，準(zhǔn)備記錄工具（電子文檔、錄音設(shè)備等），熟悉會議主題以便精準(zhǔn)捕捉核心信息。（二）會中記錄。實時記錄會議基本信息、各議題討論要點、分歧意見、決議事項及行動安排，對模糊表述或關(guān)鍵數(shù)據(jù)及時向發(fā)言者確認(rèn)，確保記錄準(zhǔn)確性。（三）會后整理。按規(guī)范格式整理記錄內(nèi)容，提煉核心決議與行動項，提交主持人審核；根據(jù)審核意見修改完善后，及時分發(fā)至相關(guān)人員。（四）歸檔保存。將定稿記錄按要求分類歸檔，建立電子與紙質(zhì)臺賬，便于后續(xù)查閱與追溯。2.2會議主持人職責(zé)（一）指定記錄人。根據(jù)會議性質(zhì)與規(guī)模，提前指定具備相應(yīng)能力的記錄人（如管理層會議由行政主管記錄，項目會議由項目助理記錄）。（二）引導(dǎo)會議進程。明確會議議題邊界，避免無關(guān)討論占用時間，確保核心決策事項得到充分討論并形成明確結(jié)論。（三）審核記錄內(nèi)容。在會后8小時內(nèi)對記錄初稿進行審核，重點檢查決議事項的完整性、行動項的明確性（責(zé)任人、時限、標(biāo)準(zhǔn)）及分歧意見的客觀性，提出修改意見。（四）督促落實。根據(jù)會議記錄中的行動安排，跟蹤責(zé)任人任務(wù)完成情況，確保決策落地。2.3參會人員職責(zé)（一）積極參與討論。圍繞會議議題發(fā)言，表述清晰、觀點明確，避免冗余表述。（二）核對記錄內(nèi)容。收到會議記錄后，在12小時內(nèi)核對本人發(fā)言要點及相關(guān)行動項，如有異議及時向記錄人反饋。（三）落實決議事項。嚴(yán)格按照會議記錄中的任務(wù)要求執(zhí)行，按時完成工作并向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報進度。2.4行政部職責(zé)（一）制定與修訂。負(fù)責(zé)本細(xì)則的制定、解釋與定期修訂，確保其適應(yīng)工作室發(fā)展需求。（二）監(jiān)督檢查。每月對各部門會議記錄的完整性、及時性、規(guī)范性進行抽查，形成檢查報告并通報結(jié)果。（三）培訓(xùn)指導(dǎo)。定期組織記錄人培訓(xùn)，提升其記錄技巧與規(guī)范意識，確保記錄質(zhì)量。第三章內(nèi)容規(guī)范3.1基本信息模塊需包含以下要素：（一）會議名稱（如“2024年Q2影視配樂項目進度協(xié)調(diào)會”）；（二）會議時間（精確到分鐘，如“2024年6月15日9:00-11:30”）；（三）會議地點（如“工作室一號會議室/線上騰訊會議”）；（四）參會人員（應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)、缺席人員及原因、列席人員）；（五）主持人、記錄人姓名；（六）會議議程（簡要列出本次會議討論的議題）。3.2議題討論模塊按會議議程順序記錄每個議題的討論內(nèi)容：（一）發(fā)言要點。記錄參會人員針對議題提出的核心觀點、建議或方案，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如配樂修改完成時限、預(yù)算金額）需準(zhǔn)確無誤。（二）分歧意見?？陀^記錄不同參會人員的對立觀點及理由，不得隱瞞或淡化分歧。（三）共識內(nèi)容。記錄討論過程中形成的階段性共識，為最終決議提供依據(jù)。3.3決議事項模塊需明確、具體，避免模糊表述：（一）決策內(nèi)容。如“確定《XX劇集》片頭曲采用‘新中式國風(fēng)’風(fēng)格，由作曲家張XX負(fù)責(zé)創(chuàng)作，7月10日前提交初稿”。（二）批準(zhǔn)事項。如“批準(zhǔn)《XX動畫電影》配樂項目預(yù)算調(diào)整方案，增加音效設(shè)計費用5萬元”。（三）否決事項。如“否決采用電子合成器替代傳統(tǒng)樂器錄制主題曲的提議，理由是不符合影片懷舊基調(diào)”。3.4行動安排模塊采用表格形式呈現(xiàn)，清晰明了：|行動任務(wù)|責(zé)任人|協(xié)助部門/人員|完成時限|驗收標(biāo)準(zhǔn)|備注||----------|--------|--------------|----------|----------|------||提交《XX影片》配樂分鏡方案|李XX|音效組|2024-6-20|符合導(dǎo)演要求的情緒節(jié)奏|需包含3種備選風(fēng)格|3.5其他內(nèi)容（一）待跟進事項。如“需進一步與客戶確認(rèn)片尾曲歌詞修改意見”。（二）下次會議安排。如“下次項目進度會定于2024年6月22日14:00召開，地點為二號會議室”。（三）附件清單。如會議中使用的PPT、配樂小樣、客戶需求文檔等，需在記錄中注明附件名稱及存儲位置。第四章流程管理4.1會前準(zhǔn)備流程（一）記錄人在會議前1天獲取會議通知及相關(guān)資料，熟悉議題背景。（二）如需使用錄音設(shè)備，記錄人需提前征得主持人同意，并在會議開始時向參會人員說明錄音用途（僅用于輔助記錄，會后銷毀或加密保存）。4.2會中記錄流程（一）實時記錄。優(yōu)先記錄決議事項與行動安排，其次記錄討論要點與分歧意見，對非核心內(nèi)容可簡要概括。（二）疑問確認(rèn)。對發(fā)言中的模糊表述（如“盡快完成”“適當(dāng)調(diào)整”），記錄人需及時詢問具體時限或標(biāo)準(zhǔn)，確保行動項可落地。（三）設(shè)備輔助。對創(chuàng)意類會議（如配樂風(fēng)格研討會），可使用錄音設(shè)備輔助記錄，但需確保錄音質(zhì)量清晰，避免因環(huán)境噪音影響后續(xù)整理。4.3會后整理流程（一）初稿整理。會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成記錄初稿，按規(guī)范格式排版，提煉核心內(nèi)容。（二）審核修改。將初稿提交主持人審核，主持人需在8小時內(nèi)反饋意見，記錄人在4小時內(nèi)完成修改。（三）分發(fā)傳遞。審核通過的記錄，由記錄人通過工作室內(nèi)部OA系統(tǒng)、郵件或微信群分發(fā)至參會人員及相關(guān)責(zé)任部門，確保信息全覆蓋。4.4歸檔保存流程（一）電子歸檔。將定稿記錄以PDF格式存儲于工作室云盤，按“年份-會議類型-項目名稱”分類建立文件夾，文件名統(tǒng)一為“XX會議記錄-YYYYMMDD”。（二）紙質(zhì)歸檔。對涉及重大決策或需長期保存的會議記錄（如管理層辦公會、項目立項會），需打印并加蓋工作室公章，存入檔案柜，由行政部專人管理。（三）臺賬建立。行政部每月更新會議記錄臺賬，記錄會議名稱、日期、記錄人、歸檔位置等信息，便于快速查閱。第五章格式規(guī)范5.1通用格式要求（一）頁面設(shè)置。A4紙，頁邊距上下2.54cm、左右3.17cm，行距固定值28磅。（二）字體字號。標(biāo)題采用宋體二號加粗，正文采用仿宋GB2312三號，決議事項與行動項采用仿宋GB2312三號加粗，表格內(nèi)容采用仿宋GB2312小三號。（三）編號規(guī)則。章節(jié)編號采用“第一章、1.1、1.1.1”層級結(jié)構(gòu)，行動項采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號。5.2不同類型會議記錄格式側(cè)重（一）決策類會議。重點突出決議事項與批準(zhǔn)依據(jù)，分歧意見需詳細(xì)記錄，為后續(xù)決策追溯提供支撐。（二）執(zhí)行類會議。以行動安排為核心，表格形式呈現(xiàn)任務(wù)清單，明確責(zé)任人與時限。（三）創(chuàng)意類會議。詳細(xì)記錄創(chuàng)意靈感、風(fēng)格方向、技術(shù)嘗試等內(nèi)容，保留原始想法，為后續(xù)配樂創(chuàng)作提供參考。第六章查閱與保密管理6.1查閱權(quán)限（一）內(nèi)部查閱。工作室員工因工作需要查閱會議記錄，需填寫《會議記錄查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部專人陪同查閱，不得復(fù)制或帶出工作室。（二）外部查閱。非工作室人員（如客戶、合作伙伴）如需查閱會議記錄，需經(jīng)工作室總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，確保信息安全。6.2保密要求（一）機密標(biāo)識。涉及工作室商業(yè)機密的會議記錄，需在封面標(biāo)注“機密”字樣，僅限相關(guān)負(fù)責(zé)人查閱。（二）泄露追責(zé)。對違反保密規(guī)定，擅自泄露會議記錄內(nèi)容的人員，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款或解除勞動合同處分，造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。第七章監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督檢查（一）定期檢查。行政部每月對各部門會議記錄進行抽查，檢查內(nèi)容包括記錄完整性、及時性、格式規(guī)范性及歸檔情況，形成《會議記錄管理檢查報告》。（二）不定期抽查。對重點項目或部門，行政部可隨時抽查會議記錄，確保管理要求落實到位。7.2考核獎懲（一）獎勵措施。對連續(xù)三個月記錄質(zhì)量優(yōu)秀、及時完成的記錄人，給予通報表揚及500元績效獎勵；對部門會議記錄管理規(guī)范的部門負(fù)責(zé)人，給予年度評優(yōu)加分。（二）處罰措施。對未按時完成記錄整理、記錄內(nèi)容錯誤較多或遺漏關(guān)鍵事項的記錄人，給予口頭警告并扣減當(dāng)月績效200元；對未落實決議事項的責(zé)任人，根據(jù)工