合同管理全流程操作手冊一、合同管理全流程概覽合同管理是企業(yè)運營中控制風險、保障權益的核心環(huán)節(jié)，覆蓋從合作意向達成至合同終止的全周期。本手冊旨在規(guī)范合同準備、起草、審核、簽署、履行、變更/終止及歸檔的標準化操作，保證合同管理合法、高效、可追溯，適用于企業(yè)采購、銷售、服務合作等各類經(jīng)濟合同場景。二、合同準備與起草階段（一）典型應用場景新業(yè)務合作：如與供應商簽訂采購合同、與客戶簽訂銷售合同、與合作伙伴簽訂服務協(xié)議等；常規(guī)業(yè)務續(xù)簽：如現(xiàn)有合同到期前需重新協(xié)商續(xù)簽條款；特殊項目啟動：如大型工程項目、研發(fā)合作等需定制化合同條款的場景。（二）操作步驟詳解步驟1：明確合作需求與核心條款需求部門（如采購部、銷售部）根據(jù)業(yè)務目標，與合作方初步溝通合作內(nèi)容、標的、數(shù)量、價格、交付時間等核心要素；整理《合同需求表》（見模板1），明確合同類型（買賣/服務/承攬等）、合作方基礎信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）、關鍵權利義務（如質(zhì)量標準、驗收方式、付款周期）。步驟2：收集合作方資質(zhì)材料核實合作方主體資格：要求提供營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權委托書（如簽約非法定代表人）、相關行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、建筑資質(zhì)等）；對合作方履約能力進行初步評估（如過往合作案例、信用狀況），高風險合作方可通過第三方征信平臺核實。步驟3：起草合同文本選用企業(yè)標準合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），無模板時參考國家示范文本（如《民法典》合同編相關示范條款）；按以下結構起草：（1）合同主體：甲方（我方）、乙方（合作方）全稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人/授權代表；（2）鑒于條款：簡述合作背景與目的；（3）核心條款：標的物/服務內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量標準、價款與支付方式、履行期限與地點、驗收標準與方法、違約責任、爭議解決方式（優(yōu)先約定訴訟/仲裁及管轄地）；（4）附件：如技術參數(shù)清單、交付計劃、驗收表等。步驟4：內(nèi)部需求確認起草完成后，發(fā)送至需求部門、法務部（如有）、財務部、分管領導審核，確認條款是否符合業(yè)務需求、財務政策及合規(guī)要求；根據(jù)審核意見修改文本，直至各方無異議。（三）相關模板示例模板1：合同需求表需求部門合同類型合作方名稱標的物/服務內(nèi)容數(shù)量/期限預算金額核心要求（質(zhì)量/交付/付款等）提交日期采購部采購合同A科技有限公司辦公設備（電腦、打印機）50臺/2024年6月30日前交付30萬元符合國家3C認證，質(zhì)保2年，驗收合格后30日內(nèi)付全款2024-05-10（四）關鍵注意事項合同主體需與營業(yè)執(zhí)照、授權委托書一致，避免與分公司（無獨立法人資格）簽約時未加蓋總公司公章；核心條款（如金額、履行期限、違約責任）不得存在歧義，價款需明確含稅價/不含稅價及稅率；附件內(nèi)容需與主合同條款一致，如技術參數(shù)表作為附件時，主合同需注明“以附件1為準”；涉及商業(yè)秘密的條款，需明保證密義務及違約責任（如“乙方泄露甲方商業(yè)秘密，需賠償損失萬元”）。三、合同審核與修訂階段（一）典型應用場景合同起草完成后需法務、財務、業(yè)務部門多維度審核；合作方對合同條款提出異議，需內(nèi)部協(xié)商修訂；涉及重大金額、復雜法律關系（如知識產(chǎn)權、跨境合作）的合同需專項審核。（二）操作步驟詳解步驟1：啟動審核流程在OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中提交合同文本及《合同需求表》，明確審核部門（法務、財務、業(yè)務負責人）及審核時限（一般不超過3個工作日）。步驟2：分部門審核要點法務審核：重點審查合同主體合法性、條款完備性（是否缺少必備條款）、法律風險（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否有效）、格式規(guī)范性（如無錯別字、條款編號邏輯清晰）；財務審核：重點關注價款計算準確性、付款方式與公司財務政策是否沖突（如預付款比例是否超限）、發(fā)票類型（如是否要求增值稅專用發(fā)票）、涉稅條款（如稅率、價稅分離）；業(yè)務部門審核：確認業(yè)務條款是否符合實際需求（如交付時間是否滿足項目計劃、質(zhì)量標準是否可執(zhí)行）、合作方履約條件是否具備。步驟3：匯總審核意見并修訂法務部匯總各部門審核意見，形成《合同審核意見表》（見模板2）；起草人與合作方溝通修訂條款，重大分歧需上報分管領導協(xié)調(diào)；修訂后重新提交審核，直至所有部門通過。（三）相關模板示例模板2：合同審核意見表審核部門審核人審核日期審核意見修訂說明法務部*律師2024-05-12第5條“驗收合格后付款”建議明確驗收標準及流程，避免爭議修訂為“驗收合格以雙方簽署的《驗收確認書》為準，乙方需在交付后5個工作日內(nèi)配合驗收”財務部*經(jīng)理2024-05-13預付款比例30%超公司規(guī)定（不超過20%）調(diào)整為“合同簽訂后3個工作日內(nèi)支付預付款20%”業(yè)務部*總監(jiān)2024-05-14交付時間需提前至2024年6月25日，保證項目上線合作方同意修訂交付時間為2024年6月25日（四）關鍵注意事項審核意見需具體明確，避免“同意”“修改”等模糊表述，需指出修改條款內(nèi)容及原因；修訂后需再次由原審核部門確認，避免遺漏意見；涉及公司重大利益的條款（如擔保、保險、知識產(chǎn)權歸屬）需經(jīng)法務部及總經(jīng)理辦公會雙重審核。四、合同簽署與生效階段（一）典型應用場景審核通過的合同需與合作方正式簽署；合同需加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權代表簽字；涉及特殊形式合同（如需公證、見證）的簽署流程。（二）操作步驟詳解步驟1：準備簽署文件打印最終版合同文本（一式X份，根據(jù)合作方需求及公司存檔要求確定，一般至少3份：合作方、我方、財務/法務各1份）；準備《法定代表人證件號碼明書》《授權委托書》（如非法定代表人簽署）、合作方提供的資質(zhì)材料復印件（加蓋公章）。步驟2：組織簽署儀式雙方授權代表共同到場，核對合同文本是否與審核版本一致（避免簽署后被篡改）；按以下順序簽署：甲方（我方）蓋章→法定代表人/授權代表簽字→乙方（合作方）蓋章→法定代表人/授權代表簽字；特殊合同（如不動產(chǎn)買賣、涉外合同）需辦理公證的，可聯(lián)系公證處現(xiàn)場公證。步驟3：蓋章與用印管理合同簽署后，由行政部或合同管理員在合同指定位置加蓋公司公章或合同專用章（騎縫章需覆蓋合同所有頁并連接縫）；用印需在《合同用印登記表》（見模板3）中記錄合同編號、簽署日期、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。步驟4：確認合同生效合同生效條件一般為：雙方簽字蓋章后生效（需注明生效日期，如“本合同自雙方簽字蓋章之日起生效”）；特殊約定生效條件的（如需審批、備案），需在條件成就后確認生效（如“本合同自甲方董事會批準之日起生效”）。（三）相關模板示例模板3：合同用印登記表合同編號合同名稱簽署日期用印類型（公章/合同章/騎縫章）用印份數(shù)經(jīng)辦人審批人備注CG202405001辦公設備采購合同2024-05-20公章+騎縫章3份*管理員*總監(jiān)甲方留存2份，乙方1份（四）關鍵注意事項公章/合同專用章需由專人保管，嚴禁帶離辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準并全程陪同）；簽署前核對合作方簽字人身份與《授權委托書》一致，避免無權代理風險；合同文本需保持整潔，無涂改（如有修改需雙方在修改處蓋章/簽字確認）；生效后1個工作日內(nèi)，將合同原件分發(fā)至財務部（付款依據(jù)）、法務部（存檔）、業(yè)務部門（執(zhí)行），并在合同管理系統(tǒng)中登記歸檔信息。五、合同履行與跟蹤階段（一）典型應用場景合同生效后需按條款履行（如交付貨物、提供服務、支付款項）；履行過程中需跟蹤進度，及時發(fā)覺并處理異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不達標）；涉及分期履行、分批付款的合同需按節(jié)點確認。（二）操作步驟詳解步驟1：制定履行計劃業(yè)務部門根據(jù)合同條款，制定《合同履行計劃表》（見模板4），明確各階段節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款節(jié)點）、責任人及配合部門；涉及多部門協(xié)作的（如采購部需協(xié)調(diào)物流部發(fā)貨），需召開啟動會明確分工。步驟2：履行過程跟蹤責任人按履行計劃跟蹤進度，定期（如每周）在合同管理系統(tǒng)中更新履行狀態(tài)（如“已發(fā)貨”“待驗收”“已驗收”）；發(fā)覺異常情況（如乙方延遲交付3天），需及時向部門負責人匯報，并書面通知乙方（如《履約催告函》），要求其說明原因及補救措施。步驟3：節(jié)點確認與驗收按合同約定履行節(jié)點（如交付、階段性成果完成），組織相關部門進行驗收：（1）貨物驗收：核對數(shù)量、型號、外觀質(zhì)量，出具《貨物驗收單》；（2）服務驗收：檢查服務成果是否符合約定標準（如項目交付物、服務報告），由需求部門簽署《服務驗收確認書》；驗收不合格的，需書面通知乙方限期整改，整改后重新驗收。步驟4：款項支付與發(fā)票管理財務部根據(jù)合同約定的付款條件（如驗收合格后30日內(nèi)）及驗收單據(jù)，辦理付款手續(xù)；乙方需提供合規(guī)發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號等信息需與合同主體一致，發(fā)票收到后需在《發(fā)票接收登記表》（見模板5）中記錄。（三）相關模板示例模板4：合同履行計劃表合同編號CG202405001履行階段交付階段驗收階段付款階段時間節(jié)點2024-06-25前2024-06-30前2024-07-05前2024-07-15前責任人*采購專員*物流主管*需求經(jīng)理*財務經(jīng)理交付內(nèi)容50臺辦公設備物流單號：SF數(shù)量、型號、質(zhì)量驗收支付合同尾款24萬元配合部門倉儲部（收貨）質(zhì)檢部（質(zhì)量檢測）無無模板5：發(fā)票接收登記表發(fā)票代碼發(fā)票號碼開票日期金額（元）稅率稅額（元）價稅合計（元）合同編號接收人備注1100567890122024-06-2820000013%26000226000CG202405001*會計甲方預付款發(fā)票（四）關鍵注意事項履行過程中需保留書面記錄（如驗收單、催告函、郵件往來），作為后續(xù)爭議解決的證據(jù)；付款前需核對合同條款、驗收單據(jù)及發(fā)票信息一致，避免超付、錯付；乙方違約（如延遲交付）的，需在法定訴訟時效內(nèi)（一般為3年）主張權利，避免超過時效喪失勝訴權。六、合同變更與終止階段（一）典型應用場景履行過程中因業(yè)務需求變化、政策調(diào)整等需變更合同條款（如變更標的、數(shù)量、履行期限）；合作方違約或不可抗力導致合同無法履行，需終止合同；合同到期后未續(xù)簽，自然終止。（二）操作步驟詳解步驟1：合同變更申請與協(xié)商需變更的一方（甲方或乙方）提出書面《合同變更申請》（見模板6），說明變更原因、變更內(nèi)容及對雙方的影響；雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更條款及生效條件），作為原合同補充文件，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。步驟2：變更協(xié)議審核與簽署《合同變更協(xié)議》需參照原合同審核流程（法務、財務、業(yè)務部門審核）；簽署后分發(fā)至原合同持有人（財務、法務、業(yè)務部門），并在合同管理系統(tǒng)中更新合同信息。步驟3：合同終止情形確認合同終止包括：（1）協(xié)商終止：雙方一致同意終止，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、已履行部分處理方式、違約責任承擔等；（2）單方終止：一方違約（如逾期付款超過60日），守約方發(fā)出《合同終止通知書》，通知到達對方時合同終止（需保留送達證據(jù)）；（3）法定終止：因不可抗力（如自然災害、政策禁令）導致合同無法履行，雙方互不承擔違約責任，需書面確認終止事宜。步驟4：終止后事宜處理結算已履行部分的款項（如乙方已完成80%交付，甲方需支付對應80%價款）；返還剩余物資（如甲方預付的定金需扣除違約金后返還）；銷毀涉密文件（如技術資料、客戶信息），簽署《保密及資料銷毀確認書》。（三）相關模板示例模板6：合同變更申請表合同編號CG202405001原合同履行期限2024-06-25至2024-12-31變更原因項目進度提前，需增加采購10臺同型號設備變更內(nèi)容數(shù)量由50臺變更為60臺，總價款由30萬元變更為36萬元，交付時間不變申請人*采購經(jīng)理申請日期2024-05-20乙方意見同意變更，于2024-06月25日前額外交付10臺設備乙方簽字蓋章（乙方公章）2024-05-21（四）關鍵注意事項變更協(xié)議需明確“原合同其他條款不變”，避免條款沖突；單方終止合同需符合合同約定或法定條件，避免擅自終止構成違約；合同終止后，需在30日內(nèi)完成資料歸檔及財務結算。七、合同歸檔與復盤階段（一）典型應用場景合同履行完畢/終止后需整理歸檔；定期對合同管理流程進行復盤，優(yōu)化風險控制；歷史合同查詢與數(shù)據(jù)分析。（二）操作步驟詳解步驟1：合同資料整理收集合同全生命周期資料：合同文本及附件、審核意見表、簽署頁、用印登記表、履行計劃、驗收單、付款憑證、變更/終止協(xié)議、溝通記錄（郵件/函件）等；按合同編號順序整理，裝訂成冊（電子版需掃描存檔，紙質(zhì)版需標注“合同正本/副本”）。步驟2：歸檔與登記紙質(zhì)合同交至檔案室（或指定歸檔部門），填寫《合同歸檔登記表》（見模板7），注明歸檔日期、檔案編號、存放位置；電子合同至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，設置查閱權限（僅法務、財務、業(yè)務負責人可查詢）。步驟3：定期復盤分析每季度/每年度組織合同管理復盤會，分析以下內(nèi)容：（1）合同類型分布（采購/銷售/服務占比）、金額區(qū)間、合作方集中度；（2）常見風險點（如延遲交付、付款爭議）及處理結果；（3）合同審核效率、履行及時率等指標，提出改進措施（如優(yōu)化審核流程、更新標準模板）。步驟4：歷史合同查詢與應用建立合同臺賬（含合同編號、名稱、簽約方、金額、履行狀態(tài)、歸檔編號等），支持關鍵詞查詢（如合作方名稱、合同類型）；歷史合同可作為新合作談判的參考（如過往合作方的履約記錄、價格區(qū)間）。（三）相關模板示例模板7：合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽署日期歸檔日期檔案編號存