合同管理全流程操作手冊(cè)一、合同管理全流程概覽合同管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中控制風(fēng)險(xiǎn)、保障權(quán)益的核心環(huán)節(jié)，覆蓋從合作意向達(dá)成至合同終止的全周期。本手冊(cè)旨在規(guī)范合同準(zhǔn)備、起草、審核、簽署、履行、變更/終止及歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化操作，保證合同管理合法、高效、可追溯，適用于企業(yè)采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)合作等各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同場(chǎng)景。二、合同準(zhǔn)備與起草階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景新業(yè)務(wù)合作：如與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同、與客戶簽訂銷(xiāo)售合同、與合作伙伴簽訂服務(wù)協(xié)議等；常規(guī)業(yè)務(wù)續(xù)簽：如現(xiàn)有合同到期前需重新協(xié)商續(xù)簽條款；特殊項(xiàng)目啟動(dòng)：如大型工程項(xiàng)目、研發(fā)合作等需定制化合同條款的場(chǎng)景。（二）操作步驟詳解步驟1：明確合作需求與核心條款需求部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部）根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)，與合作方初步溝通合作內(nèi)容、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等核心要素；整理《合同需求表》（見(jiàn)模板1），明確合同類(lèi)型（買(mǎi)賣(mài)/服務(wù)/承攬等）、合作方基礎(chǔ)信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等）、關(guān)鍵權(quán)利義務(wù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款周期）。步驟2：收集合作方資質(zhì)材料核實(shí)合作方主體資格：要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)（如簽約非法定代表人）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑資質(zhì)等）；對(duì)合作方履約能力進(jìn)行初步評(píng)估（如過(guò)往合作案例、信用狀況），高風(fēng)險(xiǎn)合作方可通過(guò)第三方征信平臺(tái)核實(shí)。步驟3：起草合同文本選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷(xiāo)售合同模板》），無(wú)模板時(shí)參考國(guó)家示范文本（如《民法典》合同編相關(guān)示范條款）；按以下結(jié)構(gòu)起草：（1）合同主體：甲方（我方）、乙方（合作方）全稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人/授權(quán)代表；（2）鑒于條款：簡(jiǎn)述合作背景與目的；（3）核心條款：標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款與支付方式、履行期限與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定訴訟/仲裁及管轄地）；（4）附件：如技術(shù)參數(shù)清單、交付計(jì)劃、驗(yàn)收表等。步驟4：內(nèi)部需求確認(rèn)起草完成后，發(fā)送至需求部門(mén)、法務(wù)部（如有）、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，確認(rèn)條款是否符合業(yè)務(wù)需求、財(cái)務(wù)政策及合規(guī)要求；根據(jù)審核意見(jiàn)修改文本，直至各方無(wú)異議。（三）相關(guān)模板示例模板1：合同需求表需求部門(mén)合同類(lèi)型合作方名稱標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量/期限預(yù)算金額核心要求（質(zhì)量/交付/付款等）提交日期采購(gòu)部采購(gòu)合同A科技有限公司辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）50臺(tái)/2024年6月30日前交付30萬(wàn)元符合國(guó)家3C認(rèn)證，質(zhì)保2年，驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付全款2024-05-10（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)合同主體需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)一致，避免與分公司（無(wú)獨(dú)立法人資格）簽約時(shí)未加蓋總公司公章；核心條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）不得存在歧義，價(jià)款需明確含稅價(jià)/不含稅價(jià)及稅率；附件內(nèi)容需與主合同條款一致，如技術(shù)參數(shù)表作為附件時(shí)，主合同需注明“以附件1為準(zhǔn)”；涉及商業(yè)秘密的條款，需明保證密義務(wù)及違約責(zé)任（如“乙方泄露甲方商業(yè)秘密，需賠償損失萬(wàn)元”）。三、合同審核與修訂階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景合同起草完成后需法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)多維度審核；合作方對(duì)合同條款提出異議，需內(nèi)部協(xié)商修訂；涉及重大金額、復(fù)雜法律關(guān)系（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、跨境合作）的合同需專(zhuān)項(xiàng)審核。（二）操作步驟詳解步驟1：?jiǎn)?dòng)審核流程在OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中提交合同文本及《合同需求表》，明確審核部門(mén)（法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）及審核時(shí)限（一般不超過(guò)3個(gè)工作日）。步驟2：分部門(mén)審核要點(diǎn)法務(wù)審核：重點(diǎn)審查合同主體合法性、條款完備性（是否缺少必備條款）、法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否有效）、格式規(guī)范性（如無(wú)錯(cuò)別字、條款編號(hào)邏輯清晰）；財(cái)務(wù)審核：重點(diǎn)關(guān)注價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確性、付款方式與公司財(cái)務(wù)政策是否沖突（如預(yù)付款比例是否超限）、發(fā)票類(lèi)型（如是否要求增值稅專(zhuān)用發(fā)票）、涉稅條款（如稅率、價(jià)稅分離）；業(yè)務(wù)部門(mén)審核：確認(rèn)業(yè)務(wù)條款是否符合實(shí)際需求（如交付時(shí)間是否滿足項(xiàng)目計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行）、合作方履約條件是否具備。步驟3：匯總審核意見(jiàn)并修訂法務(wù)部匯總各部門(mén)審核意見(jiàn)，形成《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板2）；起草人與合作方溝通修訂條款，重大分歧需上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)；修訂后重新提交審核，直至所有部門(mén)通過(guò)。（三）相關(guān)模板示例模板2：合同審核意見(jiàn)表審核部門(mén)審核人審核日期審核意見(jiàn)修訂說(shuō)明法務(wù)部*律師2024-05-12第5條“驗(yàn)收合格后付款”建議明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程，避免爭(zhēng)議修訂為“驗(yàn)收合格以雙方簽署的《驗(yàn)收確認(rèn)書(shū)》為準(zhǔn)，乙方需在交付后5個(gè)工作日內(nèi)配合驗(yàn)收”財(cái)務(wù)部*經(jīng)理2024-05-13預(yù)付款比例30%超公司規(guī)定（不超過(guò)20%）調(diào)整為“合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)支付預(yù)付款20%”業(yè)務(wù)部*總監(jiān)2024-05-14交付時(shí)間需提前至2024年6月25日，保證項(xiàng)目上線合作方同意修訂交付時(shí)間為2024年6月25日（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)審核意見(jiàn)需具體明確，避免“同意”“修改”等模糊表述，需指出修改條款內(nèi)容及原因；修訂后需再次由原審核部門(mén)確認(rèn)，避免遺漏意見(jiàn)；涉及公司重大利益的條款（如擔(dān)保、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬）需經(jīng)法務(wù)部及總經(jīng)理辦公會(huì)雙重審核。四、合同簽署與生效階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景審核通過(guò)的合同需與合作方正式簽署；合同需加蓋公章或合同專(zhuān)用章，法定代表人或授權(quán)代表簽字；涉及特殊形式合同（如需公證、見(jiàn)證）的簽署流程。（二）操作步驟詳解步驟1：準(zhǔn)備簽署文件打印最終版合同文本（一式X份，根據(jù)合作方需求及公司存檔要求確定，一般至少3份：合作方、我方、財(cái)務(wù)/法務(wù)各1份）；準(zhǔn)備《法定代表人證件號(hào)碼明書(shū)》《授權(quán)委托書(shū)》（如非法定代表人簽署）、合作方提供的資質(zhì)材料復(fù)印件（加蓋公章）。步驟2：組織簽署儀式雙方授權(quán)代表共同到場(chǎng)，核對(duì)合同文本是否與審核版本一致（避免簽署后被篡改）；按以下順序簽署：甲方（我方）蓋章→法定代表人/授權(quán)代表簽字→乙方（合作方）蓋章→法定代表人/授權(quán)代表簽字；特殊合同（如不動(dòng)產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、涉外合同）需辦理公證的，可聯(lián)系公證處現(xiàn)場(chǎng)公證。步驟3：蓋章與用印管理合同簽署后，由行政部或合同管理員在合同指定位置加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章（騎縫章需覆蓋合同所有頁(yè)并連接縫）；用印需在《合同用印登記表》（見(jiàn)模板3）中記錄合同編號(hào)、簽署日期、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。步驟4：確認(rèn)合同生效合同生效條件一般為：雙方簽字蓋章后生效（需注明生效日期，如“本合同自雙方簽字蓋章之日起生效”）；特殊約定生效條件的（如需審批、備案），需在條件成就后確認(rèn)生效（如“本合同自甲方董事會(huì)批準(zhǔn)之日起生效”）。（三）相關(guān)模板示例模板3：合同用印登記表合同編號(hào)合同名稱簽署日期用印類(lèi)型（公章/合同章/騎縫章）用印份數(shù)經(jīng)辦人審批人備注CG202405001辦公設(shè)備采購(gòu)合同2024-05-20公章+騎縫章3份*管理員*總監(jiān)甲方留存2份，乙方1份（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)公章/合同專(zhuān)用章需由專(zhuān)人保管，嚴(yán)禁帶離辦公場(chǎng)所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并全程陪同）；簽署前核對(duì)合作方簽字人身份與《授權(quán)委托書(shū)》一致，避免無(wú)權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)；合同文本需保持整潔，無(wú)涂改（如有修改需雙方在修改處蓋章/簽字確認(rèn)）；生效后1個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件分發(fā)至財(cái)務(wù)部（付款依據(jù)）、法務(wù)部（存檔）、業(yè)務(wù)部門(mén)（執(zhí)行），并在合同管理系統(tǒng)中登記歸檔信息。五、合同履行與跟蹤階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景合同生效后需按條款履行（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)）；履行過(guò)程中需跟蹤進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）；涉及分期履行、分批付款的合同需按節(jié)點(diǎn)確認(rèn)。（二）操作步驟詳解步驟1：制定履行計(jì)劃業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同條款，制定《合同履行計(jì)劃表》（見(jiàn)模板4），明確各階段節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人及配合部門(mén)；涉及多部門(mén)協(xié)作的（如采購(gòu)部需協(xié)調(diào)物流部發(fā)貨），需召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)明確分工。步驟2：履行過(guò)程跟蹤責(zé)任人按履行計(jì)劃跟蹤進(jìn)度，定期（如每周）在合同管理系統(tǒng)中更新履行狀態(tài)（如“已發(fā)貨”“待驗(yàn)收”“已驗(yàn)收”）；發(fā)覺(jué)異常情況（如乙方延遲交付3天），需及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并書(shū)面通知乙方（如《履約催告函》），要求其說(shuō)明原因及補(bǔ)救措施。步驟3：節(jié)點(diǎn)確認(rèn)與驗(yàn)收按合同約定履行節(jié)點(diǎn)（如交付、階段性成果完成），組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收：（1）貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、型號(hào)、外觀質(zhì)量，出具《貨物驗(yàn)收單》；（2）服務(wù)驗(yàn)收：檢查服務(wù)成果是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)（如項(xiàng)目交付物、服務(wù)報(bào)告），由需求部門(mén)簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)書(shū)》；驗(yàn)收不合格的，需書(shū)面通知乙方限期整改，整改后重新驗(yàn)收。步驟4：款項(xiàng)支付與發(fā)票管理財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款條件（如驗(yàn)收合格后30日內(nèi)）及驗(yàn)收單據(jù)，辦理付款手續(xù)；乙方需提供合規(guī)發(fā)票（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與合同主體一致，發(fā)票收到后需在《發(fā)票接收登記表》（見(jiàn)模板5）中記錄。（三）相關(guān)模板示例模板4：合同履行計(jì)劃表合同編號(hào)CG202405001履行階段交付階段驗(yàn)收階段付款階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)2024-06-25前2024-06-30前2024-07-05前2024-07-15前責(zé)任人*采購(gòu)專(zhuān)員*物流主管*需求經(jīng)理*財(cái)務(wù)經(jīng)理交付內(nèi)容50臺(tái)辦公設(shè)備物流單號(hào)：SF數(shù)量、型號(hào)、質(zhì)量驗(yàn)收支付合同尾款24萬(wàn)元配合部門(mén)倉(cāng)儲(chǔ)部（收貨）質(zhì)檢部（質(zhì)量檢測(cè)）無(wú)無(wú)模板5：發(fā)票接收登記表發(fā)票代碼發(fā)票號(hào)碼開(kāi)票日期金額（元）稅率稅額（元）價(jià)稅合計(jì)（元）合同編號(hào)接收人備注1100567890122024-06-2820000013%26000226000CG202405001*會(huì)計(jì)甲方預(yù)付款發(fā)票（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)履行過(guò)程中需保留書(shū)面記錄（如驗(yàn)收單、催告函、郵件往來(lái)），作為后續(xù)爭(zhēng)議解決的證據(jù)；付款前需核對(duì)合同條款、驗(yàn)收單據(jù)及發(fā)票信息一致，避免超付、錯(cuò)付；乙方違約（如延遲交付）的，需在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（一般為3年）主張權(quán)利，避免超過(guò)時(shí)效喪失勝訴權(quán)。六、合同變更與終止階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景履行過(guò)程中因業(yè)務(wù)需求變化、政策調(diào)整等需變更合同條款（如變更標(biāo)的、數(shù)量、履行期限）；合作方違約或不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行，需終止合同；合同到期后未續(xù)簽，自然終止。（二）操作步驟詳解步驟1：合同變更申請(qǐng)與協(xié)商需變更的一方（甲方或乙方）提出書(shū)面《合同變更申請(qǐng)》（見(jiàn)模板6），說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)雙方的影響；雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更條款及生效條件），作為原合同補(bǔ)充文件，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。步驟2：變更協(xié)議審核與簽署《合同變更協(xié)議》需參照原合同審核流程（法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)審核）；簽署后分發(fā)至原合同持有人（財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)），并在合同管理系統(tǒng)中更新合同信息。步驟3：合同終止情形確認(rèn)合同終止包括：（1）協(xié)商終止：雙方一致同意終止，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、已履行部分處理方式、違約責(zé)任承擔(dān)等；（2）單方終止：一方違約（如逾期付款超過(guò)60日），守約方發(fā)出《合同終止通知書(shū)》，通知到達(dá)對(duì)方時(shí)合同終止（需保留送達(dá)證據(jù)）；（3）法定終止：因不可抗力（如自然災(zāi)害、政策禁令）導(dǎo)致合同無(wú)法履行，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，需書(shū)面確認(rèn)終止事宜。步驟4：終止后事宜處理結(jié)算已履行部分的款項(xiàng)（如乙方已完成80%交付，甲方需支付對(duì)應(yīng)80%價(jià)款）；返還剩余物資（如甲方預(yù)付的定金需扣除違約金后返還）；銷(xiāo)毀涉密文件（如技術(shù)資料、客戶信息），簽署《保密及資料銷(xiāo)毀確認(rèn)書(shū)》。（三）相關(guān)模板示例模板6：合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)CG202405001原合同履行期限2024-06-25至2024-12-31變更原因項(xiàng)目進(jìn)度提前，需增加采購(gòu)10臺(tái)同型號(hào)設(shè)備變更內(nèi)容數(shù)量由50臺(tái)變更為60臺(tái)，總價(jià)款由30萬(wàn)元變更為36萬(wàn)元，交付時(shí)間不變申請(qǐng)人*采購(gòu)經(jīng)理申請(qǐng)日期2024-05-20乙方意見(jiàn)同意變更，于2024-06月25日前額外交付10臺(tái)設(shè)備乙方簽字蓋章（乙方公章）2024-05-21（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)變更協(xié)議需明確“原合同其他條款不變”，避免條款沖突；單方終止合同需符合合同約定或法定條件，避免擅自終止構(gòu)成違約；合同終止后，需在30日內(nèi)完成資料歸檔及財(cái)務(wù)結(jié)算。七、合同歸檔與復(fù)盤(pán)階段（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景合同履行完畢/終止后需整理歸檔；定期對(duì)合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤(pán)，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)控制；歷史合同查詢與數(shù)據(jù)分析。（二）操作步驟詳解步驟1：合同資料整理收集合同全生命周期資料：合同文本及附件、審核意見(jiàn)表、簽署頁(yè)、用印登記表、履行計(jì)劃、驗(yàn)收單、付款憑證、變更/終止協(xié)議、溝通記錄（郵件/函件）等；按合同編號(hào)順序整理，裝訂成冊(cè)（電子版需掃描存檔，紙質(zhì)版需標(biāo)注“合同正本/副本”）。步驟2：歸檔與登記紙質(zhì)合同交至檔案室（或指定歸檔部門(mén)），填寫(xiě)《合同歸檔登記表》（見(jiàn)模板7），注明歸檔日期、檔案編號(hào)、存放位置；電子合同至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查詢）。步驟3：定期復(fù)盤(pán)分析每季度/每年度組織合同管理復(fù)盤(pán)會(huì)，分析以下內(nèi)容：（1）合同類(lèi)型分布（采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)占比）、金額區(qū)間、合作方集中度；（2）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如延遲交付、付款爭(zhēng)議）及處理結(jié)果；（3）合同審核效率、履行及時(shí)率等指標(biāo)，提出改進(jìn)措施（如優(yōu)化審核流程、更新標(biāo)準(zhǔn)模板）。步驟4：歷史合同查詢與應(yīng)用建立合同臺(tái)賬（含合同編號(hào)、名稱、簽約方、金額、履行狀態(tài)、歸檔編號(hào)等），支持關(guān)鍵詞查詢（如合作方名稱、合同類(lèi)型）；歷史合同可作為新合作談判的參考（如過(guò)往合作方的履約記錄、價(jià)格區(qū)間）。（三）相關(guān)模板示例模板7：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽署日期歸檔日期檔案編號(hào)存