采購合同管理及風險防范工具模板一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、工程建設等）的采購合同全生命周期管理，涵蓋原材料采購、設備采購、服務外包、工程承包等不同采購類型。適用于采購部門、法務部門、財務部門及業(yè)務部門協(xié)同工作，可規(guī)范合同從需求提出、供應商選擇、起草審核到履行驗收、歸檔存儲的全流程，重點防范合同簽訂前、中、后期的法律風險、財務風險及運營風險。二、合同管理全流程操作步驟（一）需求確認與采購計劃制定需求提報：業(yè)務部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營或項目需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時間、預算金額及用途，經(jīng)部門負責人*審核后提交采購部門。需求復核：采購部門聯(lián)合技術(shù)部門、財務部門對需求的合理性、必要性及預算合規(guī)性進行復核，重點核查技術(shù)參數(shù)是否清晰、預算是否符合公司成本控制要求，形成《需求復核意見表》。采購計劃制定：復核通過后，采購部門根據(jù)需求緊急程度、采購金額及公司采購政策（如集中采購、分散采購），制定《采購計劃》，明確采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等）、時間節(jié)點及責任分工，報采購負責人*審批。（二）供應商選擇與資質(zhì)審查供應商尋源：采購部門通過公開招標、行業(yè)推薦、自主尋源等方式收集供應商信息，建立《供應商候選名錄》。資質(zhì)審查：法務部門或采購部門聯(lián)合相關(guān)部門對候選供應商進行資質(zhì)審查，重點核查：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等主體資格文件；特殊行業(yè)資質(zhì)（如ISO體系認證、行業(yè)準入許可等）；財務狀況（近三年財務報表、信用報告）；業(yè)績證明（類似項目合同、客戶評價）；訴訟及失信記錄（通過“信用中國”等官方渠道查詢）。審查通過后形成《供應商資質(zhì)審查報告》，不合格供應商直接剔除。供應商評估：對資質(zhì)審查通過的供應商，采用綜合評分法（價格、質(zhì)量、交期、服務、信譽等指標）進行評估，選定候選合作供應商，形成《供應商評估表》。（三）合同起草與核心條款設計合同模板選擇：根據(jù)采購類型（貨物/服務/工程），選用公司標準化合同模板，或由法務部門起草定制合同。核心條款填寫：重點明確以下條款（以貨物采購合同為例）：標的條款：名稱、規(guī)格型號、品牌、產(chǎn)地、技術(shù)參數(shù)（需與采購需求一致，避免模糊描述如“優(yōu)良”“同等品質(zhì)”）；數(shù)量與質(zhì)量：明確計量單位、數(shù)量允許誤差范圍，質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）、驗收方法及期限；價款與支付：含稅單價、總價、幣種，支付方式（如預付款比例、到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例及支付條件），明確賬戶信息（供應商需提供對公賬戶，禁止個人賬戶收款）；交付與運輸：交付時間、地點、方式，運輸費用承擔方，毀損滅失風險轉(zhuǎn)移節(jié)點；違約責任：明確逾期交貨、質(zhì)量不符、逾期付款等違約情形的違約金計算方式（如日萬分之五）及賠償范圍，約定爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）；知識產(chǎn)權(quán)與保密：若涉及技術(shù)資料，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬及保密義務；不可抗力：定義不可抗力事件及雙方責任免除情形。附件整理：將技術(shù)參數(shù)表、圖紙、供應商資質(zhì)文件等作為合同附件，與具有同等法律效力。（四）合同審核與修訂部門聯(lián)審：采用“分級審核”機制，由以下部門依次審核：采購部門：審核條款與采購計劃、供應商評估結(jié)果的一致性，價格合理性；財務部門：審核支付條款、稅務處理、成本預算及資金安排；法務部門：審核法律合規(guī)性（如條款是否違反《民法典》《招標投標法》等）、權(quán)利義務對等性、違約責任可執(zhí)行性；業(yè)務部門：審核技術(shù)條款、交付要求與需求的匹配度。各部門填寫《合同審核意見表》，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由。修訂與確認：采購部門根據(jù)審核意見組織修訂，涉及重大條款變更（如標的、金額、支付方式）需重新啟動審核流程；審核通過后，與供應商就最終條款進行溝通確認，形成《合同審定版》。（五）合同簽署與用印管理授權(quán)簽署：簽署人需持有公司法定代表人簽署的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，禁止越權(quán)簽署。用印審批：合同簽署前，填寫《合同用印申請表》，附《合同審定版》《審核意見表》《授權(quán)委托書》等材料，按公司權(quán)限報相關(guān)負責人*審批（如金額10萬元以下由采購負責人審批，10萬元以上由總經(jīng)理審批）。簽署與存檔：雙方加蓋合同專用章或公章（禁止僅加蓋部門章），注明“合同簽訂日期”；采購部門將原件至少一式三份（采購方、供應商、財務方）分存，并同步在《合同登記臺賬》中記錄合同編號、簽署日期、標的金額、履行期限等信息。（六）合同履行與風險監(jiān)控履行跟蹤：采購部門牽頭建立《合同履行跟蹤表》，記錄交付進度、質(zhì)量驗收情況、付款節(jié)點等，定期（如每周/每月）向業(yè)務部門、財務部門通報。驗收管理：貨物到貨后，業(yè)務部門、采購部門、技術(shù)部門聯(lián)合按合同約定標準驗收，出具《驗收報告》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”意見；服務類項目需按階段驗收，留存服務過程記錄（如報告、影像資料）；驗收不合格的，及時書面通知供應商限期整改，整改后復驗仍不合格的，按違約條款處理（如拒收、解除合同、索賠）。付款管理：財務部門根據(jù)驗收報告、合同支付條款，審核付款申請，保證“無合同不付款”“驗收不合格不付款”，支付憑證需注明合同編號，留存?zhèn)洳?。風險預警：若出現(xiàn)供應商逾期交貨、質(zhì)量嚴重不符、經(jīng)營異常等情況，采購部門立即啟動風險預警，評估對合同履行的影響，制定應對方案（如尋找備用供應商、協(xié)商賠償），并上報管理層。（七）合同變更、解除與爭議處理合同變更：履行中需變更標的、數(shù)量、價格等條款時，雙方應簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、原因及生效條件，履行原合同審核流程后簽署。合同解除：出現(xiàn)法定或約定解除情形（如一方根本違約、不可抗力導致合同無法履行）時，守約方發(fā)出《解除合同通知書》，明確解除事由及依據(jù)，雙方協(xié)商處理未履行部分的賠償、退款等事宜，形成《解除合同協(xié)議》。爭議解決：協(xié)商不成的，按合同約定通過訴訟（向被告所在地或合同履行地法院）或仲裁（向約定的仲裁委員會）解決，過程中注意證據(jù)收集（合同、往來函件、驗收報告等）。（八）合同歸檔與后續(xù)管理歸檔范圍：合同文本、審核意見表、用印申請表、授權(quán)委托書、技術(shù)附件、驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議、爭議處理文件等全生命周期資料。歸檔流程：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，采購部門整理資料，填寫《合同歸檔清單》，移交檔案管理部門統(tǒng)一存檔，電子版同步錄入合同管理系統(tǒng)。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，涉及重大項目的合同（如工程采購）保管期限不少于20年，保管期滿按規(guī)定銷毀。三、常用管理表格及填寫指引（一）采購需求申請表項目填寫內(nèi)容需求部門*部門需求申請人*聯(lián)系方式*采購標的（如：鋼材、軟件開發(fā)、施工服務）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（需詳細描述，避免模糊表述）需求數(shù)量*交付時間年月*日前預算金額（含稅）*元需求說明（如：用途、特殊要求等）部門負責人意見簽字：*日期：年月*日（二）供應商資質(zhì)審查報告審查項目審查內(nèi)容審查結(jié)果（合格/不合格）營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購標的特殊行業(yè)資質(zhì)（如：食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)等級）是否與采購要求匹配財務狀況近三年是否虧損，是否有重大債務糾紛業(yè)績證明提供1-2個類似項目合同及客戶評價（需加蓋公章）信用記錄是否被列入失信被執(zhí)行人、重大稅收違法案件當事人名單審查結(jié)論□合格，可進入下一環(huán)節(jié)□不合格，理由：*審查人*日期：年月*日（三）合同核心條款清單條款類型必備內(nèi)容標的條款名稱、規(guī)格型號、品牌、技術(shù)參數(shù)（需與采購需求一致，附技術(shù)參數(shù)表作為附件）數(shù)量與質(zhì)量明確計量單位、數(shù)量誤差范圍，質(zhì)量標準（國標/行標/約定），驗收方法及期限價款與支付含稅單價、總價，支付方式（預付款%、到貨款%、驗收款%、質(zhì)保金%），賬戶信息（供應商對公賬戶）交付與運輸交付時間、地點、方式，運輸費用承擔方，風險轉(zhuǎn)移節(jié)點（如：交付后風險轉(zhuǎn)移）違約責任逾期交貨/付款的違約金計算方式（如日萬分之五），質(zhì)量不符的退貨/賠償標準，違約上限（如不超過合同總額的10%）爭議解決約定“向采購方所在地人民法院提起訴訟”或“提交*仲裁委員會仲裁”不可抗力定義不可抗力事件（如自然災害、戰(zhàn)爭），受影響方需及時通知對方，提供證明，部分或全部免除責任（四）合同履行跟蹤表合同編號*供應商名稱*標的*合同金額*元履行期限年月日至年月日跟蹤節(jié)點計劃時間實際時間完成情況（如：已交付/驗收中/未完成）責任人交付年月日年月日□已交付□逾期（原因：*）驗收年月日年月日□合格□不合格（原因：*）付款年月日年月日□已支付□未支付（原因：*）風險預警□無□有（風險描述：，應對措施：）四、關(guān)鍵風險提示與注意事項（一）簽約前風險防范供應商資質(zhì)“三查”：查主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍）、查履約能力（財務狀況、業(yè)績）、查信用記錄（失信信息、涉訴記錄），避免與無資質(zhì)或“空殼”公司合作。條款嚴謹性：禁止使用“大概”“左右”“優(yōu)良”等模糊表述，技術(shù)參數(shù)、驗收標準需量化；違約責任需明確計算方式及上限，避免“承擔一切損失”等無效條款。采購方式合規(guī)：達到招標金額標準的（如貨物采購200萬元以上），必須公開招標，規(guī)避“化整為零”規(guī)避招標的風險。（二）簽約中風險控制授權(quán)審核：嚴格審查供應商簽約代表的授權(quán)權(quán)限，核對《授權(quán)委托書》及證件號碼件，避免因“越權(quán)簽署”導致合同無效。用印規(guī)范：合同文本需與審定版完全一致，嚴禁在空白合同、修改處未蓋章的合同上用??；用印登記表需記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人。（三）履行后風險應對驗收留存證據(jù)：驗收過程需全程記錄（如拍照、視頻），驗收報告需由雙方簽字蓋章，避免“口頭驗收”無證據(jù)導致糾紛。質(zhì)保金管理：質(zhì)保金比例不低于合同總額的5%，質(zhì)保