企業(yè)采購(gòu)合規(guī)審查流程與制度工具模板一、適用范圍與核心價(jià)值本工具模板適用于各類企業(yè)（含國(guó)企、民企、外資企業(yè)等）的采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)管理，覆蓋從需求提出到合同簽訂前的全流程合規(guī)審查環(huán)節(jié)。核心價(jià)值在于：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審查流程與制度工具，保證采購(gòu)行為符合《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，有效防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如圍標(biāo)串標(biāo)、資質(zhì)不符、超預(yù)算采購(gòu)等），保障采購(gòu)資金使用效率，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。二、采購(gòu)合規(guī)審查全流程操作指引（一）采購(gòu)需求申報(bào)與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：采購(gòu)需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作說(shuō)明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見模板1），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間等核心要素。附帶支撐材料，包括但不限于：業(yè)務(wù)需求說(shuō)明（闡述采購(gòu)必要性及與業(yè)務(wù)目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性）；市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（至少3家供應(yīng)商的初步報(bào)價(jià)或產(chǎn)品對(duì)比分析，若為單一來(lái)源采購(gòu)需單獨(dú)說(shuō)明理由）；供應(yīng)商初步名單（含名稱、聯(lián)系方式、基本資質(zhì)證明復(fù)印件）；涉及固定資產(chǎn)、大額采購(gòu)的，需附《固定資產(chǎn)采購(gòu)審批單》或《預(yù)算執(zhí)行審批表》。材料整理完成后，提交至采購(gòu)管理部門（或采購(gòu)中心）進(jìn)行初審。（二）合規(guī)性初審責(zé)任主體：采購(gòu)管理部門操作說(shuō)明：采購(gòu)管理部門收到資料后2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：采購(gòu)需求是否明確、完整，是否存在模糊描述（如“類似產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商”等）；預(yù)算金額是否符合企業(yè)年度預(yù)算安排，是否有超預(yù)算情況（超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整審批文件）；采購(gòu)方式是否符合《企業(yè)采購(gòu)管理辦法》規(guī)定（如達(dá)到公開招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的，是否計(jì)劃采用公開招標(biāo)方式）。初審?fù)ㄟ^(guò)：流轉(zhuǎn)至合規(guī)管理部門（或法務(wù)部門）進(jìn)行專業(yè)審查；初審不通過(guò)：退回需求部門補(bǔ)充或修改材料，并說(shuō)明理由。（三）多部門聯(lián)合審查責(zé)任主體：合規(guī)管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)歸口部門操作說(shuō)明：合規(guī)管理部門牽頭組織聯(lián)合審查會(huì)議（或線上會(huì)簽），根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目性質(zhì)邀請(qǐng)相關(guān)部門參與：合規(guī)管理部門：審查采購(gòu)流程是否符合法律法規(guī)及內(nèi)部制度（如回避制度、競(jìng)爭(zhēng)性談判要求等）；法務(wù)部門：審查合同條款合法性、供應(yīng)商資質(zhì)有效性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）；財(cái)務(wù)部門：審查預(yù)算編制合理性、付款方式及資金安排合規(guī)性；業(yè)務(wù)歸口部門：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求與業(yè)務(wù)需求的匹配度。各部門在《采購(gòu)合規(guī)審查意見表》（詳見模板2）中簽署審查意見，明確“同意”“有條件同意”或“不同意”，并說(shuō)明具體理由。審查過(guò)程中存在爭(zhēng)議的，由合規(guī)管理部門協(xié)調(diào)解決；無(wú)法達(dá)成一致的，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)（或采購(gòu)決策委員會(huì)）裁定。（四）審查結(jié)論輸出與反饋責(zé)任主體：合規(guī)管理部門操作說(shuō)明：匯總各部門審查意見，形成《采購(gòu)合規(guī)審查報(bào)告》（詳見模板3），明確審查結(jié)論：合規(guī)通過(guò)：流程、資料、資質(zhì)等均符合要求，可進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行階段；有條件通過(guò)：存在輕微瑕疵（如合同條款表述不規(guī)范、供應(yīng)商資質(zhì)需補(bǔ)充等），需整改后復(fù)核；不通過(guò)：存在重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如應(yīng)招標(biāo)未招標(biāo)、供應(yīng)商資質(zhì)造假、超預(yù)算無(wú)審批等），終止采購(gòu)流程并說(shuō)明原因。審查報(bào)告經(jīng)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人、合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，反饋至需求部門及采購(gòu)執(zhí)行部門?！坝袟l件通過(guò)”項(xiàng)目，需求部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成整改，重新提交合規(guī)管理部門復(fù)核；復(fù)核通過(guò)后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（五）采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)督責(zé)任主體：采購(gòu)執(zhí)行部門、審計(jì)部門操作說(shuō)明：采購(gòu)執(zhí)行部門根據(jù)合規(guī)審查結(jié)論，組織開展采購(gòu)活動(dòng)（如招標(biāo)、談判、詢價(jià)等），過(guò)程中需留存完整記錄（如招標(biāo)文件、談判紀(jì)要、中標(biāo)通知書等）。審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行隨機(jī)監(jiān)督，重點(diǎn)核查是否遵守審查結(jié)論、是否存在違規(guī)操作（如泄露采購(gòu)信息、與供應(yīng)商串通等）。采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)執(zhí)行部門將采購(gòu)結(jié)果（含中標(biāo)供應(yīng)商、合同金額、主要條款等）在內(nèi)部公示平臺(tái)公示3個(gè)工作日，接受監(jiān)督。三、配套工具模板清單模板1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱申請(qǐng)部門采購(gòu)類別□物品□服務(wù)申請(qǐng)人采購(gòu)內(nèi)容（詳細(xì)描述名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等）預(yù)算金額萬(wàn)元（大寫：）資金來(lái)源□自有資金□專項(xiàng)撥款交付時(shí)間年月日前使用部門市場(chǎng)調(diào)研情況（附至少3家供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)或產(chǎn)品對(duì)比說(shuō)明）供應(yīng)商初步名單1.名稱：聯(lián)系方式：2.名稱：聯(lián)系方式：3.名稱：聯(lián)系方式：業(yè)務(wù)需求說(shuō)明（闡述采購(gòu)必要性、與業(yè)務(wù)目標(biāo)關(guān)聯(lián)性）附件清單□需求說(shuō)明書□市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告□預(yù)算審批表□其他：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：模板2：采購(gòu)合規(guī)審查意見表項(xiàng)目名稱審查環(huán)節(jié)□初審□聯(lián)合審查審查部門審查人審查要點(diǎn)審查情況存在問(wèn)題整改建議采購(gòu)需求完整性預(yù)算合規(guī)性供應(yīng)商資質(zhì)有效性采購(gòu)方式合法性合同條款合規(guī)性審查結(jié)論□同意□有條件同意□不同意詳細(xì)說(shuō)明審查人簽字日期模板3：采購(gòu)合規(guī)審查報(bào)告項(xiàng)目名稱報(bào)告編號(hào)需求部門采購(gòu)方式□公開招標(biāo)□邀請(qǐng)招標(biāo)□競(jìng)爭(zhēng)性談判□詢價(jià)□單一來(lái)源預(yù)算金額萬(wàn)元預(yù)計(jì)采購(gòu)金額萬(wàn)元審查小組成員（采購(gòu)管理部門、合規(guī)管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門*）審查過(guò)程概述（簡(jiǎn)述審查時(shí)間、參與部門、主要審查內(nèi)容）各部門審查意見匯總審查結(jié)論□合規(guī)通過(guò)，可執(zhí)行采購(gòu)□有條件通過(guò)，需整改（整改要求：________________）□不通過(guò)，終止采購(gòu)（原因：________________）整改情況（如有）（需求部門整改說(shuō)明及復(fù)核結(jié)果）報(bào)告簽發(fā)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：四、執(zhí)行關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）資料真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)需求部門對(duì)提交資料的真實(shí)性、完整性負(fù)首要責(zé)任，嚴(yán)禁虛構(gòu)采購(gòu)需求、偽造供應(yīng)商資質(zhì)或市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)。合規(guī)管理部門可通過(guò)“交叉驗(yàn)證”（如隨機(jī)抽查供應(yīng)商官網(wǎng)、電話核實(shí)資質(zhì)）等方式核查資料真實(shí)性。（二）審查獨(dú)立性風(fēng)險(xiǎn)參與審查的部門及人員需與采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)直接利益關(guān)聯(lián)（如親屬任職于供應(yīng)商、曾參與供應(yīng)商咨詢等），存在利益關(guān)系的應(yīng)主動(dòng)申明并回避。合規(guī)管理部門需建立《審查人員利益沖突申報(bào)表》，保證審查過(guò)程客觀中立。（三）流程銜接風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)需求申報(bào)、初審、聯(lián)合審查、結(jié)論輸出等環(huán)節(jié)需明確時(shí)限要求（如初審2個(gè)工作日、聯(lián)合審查3個(gè)工作日），避免因流程拖延導(dǎo)致采購(gòu)延誤。各部門需指定專人負(fù)責(zé)材料流轉(zhuǎn)，保證無(wú)縫銜接。（四）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)更新風(fēng)險(xiǎn)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管政策（如采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保要求等）可