電子合同管理系統(tǒng)使用手冊一、系統(tǒng)概述電子合同管理系統(tǒng)聚焦合同全生命周期管理，覆蓋創(chuàng)建、簽署、存儲、查詢、歸檔等核心環(huán)節(jié)，支持電子簽章、身份核驗、區(qū)塊鏈存證等功能。通過數(shù)字化流程，助力企業(yè)及個人降低紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)成本，規(guī)避法律風險，適用于企業(yè)日常經(jīng)營（如采購、勞務協(xié)議）、個人線上簽約（如租房、服務委托）、遠程協(xié)作等場景。二、系統(tǒng)登錄1.登錄入口2.登錄方式賬號密碼：輸入企業(yè)分配的賬號（工號/企業(yè)郵箱）及初始密碼（首次登錄需修改，密碼要求：長度≥8位，含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符至少兩種）。驗證碼：點擊「驗證碼登錄」，輸入賬號及手機/郵箱接收的動態(tài)驗證碼（有效期5分鐘，支持語音重發(fā)）。第三方登錄：部分企業(yè)支持微信/釘釘掃碼登錄，需提前在企業(yè)后臺完成賬號綁定。3.首次登錄設置首次登錄后，需完善個人信息（姓名、職位、所屬部門），并強制修改初始密碼。若忘記密碼，點擊「忘記密碼」，通過綁定的手機/郵箱重置。三、核心功能操作（一）合同創(chuàng)建1.進入創(chuàng)建界面登錄后，點擊左側(cè)導航欄「合同管理」→「新建合同」，進入編輯頁。2.模板選擇與編輯系統(tǒng)模板：選擇行業(yè)通用模板（如“勞動合同”“租賃合同”），模板內(nèi)條款可直接編輯，支持插入/刪除內(nèi)容。自定義模板：上傳企業(yè)自制的合同模板（PDF/Word格式），系統(tǒng)自動識別文本并生成可編輯結(jié)構(gòu)。3.填寫合同信息主體信息：填寫甲乙雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼（或個人身份證號）、聯(lián)系人郵箱（避免手機號展示）。關(guān)鍵條款：補充合同金額、履行期限、付款方式等核心內(nèi)容，支持插入“條款庫”預設的合規(guī)條款（需管理員配置）。附件上傳：添加補充協(xié)議、資質(zhì)證明等附件（支持PDF、圖片格式，單文件≤50MB）。4.預覽與保存若需暫存，點擊「保存草稿」，合同存入「草稿箱」，可隨時編輯。（二）合同簽署1.發(fā)起簽署（合同方視角）確認信息無誤后，點擊「發(fā)起簽署」，進入設置頁：添加簽署方：輸入對方企業(yè)/個人郵箱，系統(tǒng)自動發(fā)送邀請（支持多簽署方、設置簽署順序）。簽署設置：選擇有效期（默認7天，可自定義1-30天）、是否開啟“簽署提醒”（每日郵件/短信提醒，需對方授權(quán)）。提交簽署：點擊「發(fā)送簽署請求」，對方將收到通知。2.接收簽署（簽署方視角）查看合同內(nèi)容及附件，確認無誤后：電子簽章：選擇預設的企業(yè)/個人簽章（需提前在「簽章管理」上傳），拖動至指定位置，點擊「確認簽署」。手寫簽名：點擊「手繪簽名」，在簽名框內(nèi)手寫姓名（支持調(diào)整字體、顏色），確認后自動附著于合同。完成身份驗證（短信驗證碼、人臉識別等，依企業(yè)設置而定），簽署成功后，合同狀態(tài)變?yōu)椤敢押炇稹?，雙方收到通知。（三）合同管理1.合同狀態(tài)分類系統(tǒng)按狀態(tài)歸類合同，點擊左側(cè)對應標簽查看：待簽署：已發(fā)起但未簽署的合同，可點擊「催簽」發(fā)送提醒郵件。草稿箱：未發(fā)起的合同，可「編輯」「刪除」或「繼續(xù)發(fā)起」。已過期：超過有效期未簽署的合同，可「重新發(fā)起」或「作廢」。2.批量操作針對同一狀態(tài)的合同，支持批量處理：對「待簽署」合同，批量發(fā)送催簽通知；對「已過期」合同，批量標記作廢。（四）合同查詢1.快速搜索在頂部搜索欄輸入合同編號、名稱、簽署方關(guān)鍵詞，系統(tǒng)實時篩選結(jié)果。2.高級篩選點擊「高級篩選」，可按以下條件組合查詢：時間范圍：簽署日期、創(chuàng)建日期、過期日期。合同狀態(tài)：待簽署、已簽署、草稿、已過期。簽署方：甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼。合同類型：勞動合同、買賣合同等（依模板分類）。3.查詢結(jié)果導出（五）系統(tǒng)設置1.個人設置信息管理：修改姓名、職位、郵箱等信息，上傳頭像（JPG/PNG格式，≤10MB）。密碼修改：輸入原密碼及新密碼（需滿足復雜度要求），完成更新。簽章管理：企業(yè)用戶：上傳企業(yè)公章、法人章（需提供資質(zhì)證明，經(jīng)審核后生效），設置默認簽章。個人用戶：上傳手寫簽名圖片（需清晰可辨），或使用系統(tǒng)生成的電子簽名。2.企業(yè)設置（管理員權(quán)限）組織架構(gòu)：添加/刪除部門、員工賬號，分配角色權(quán)限（如“合同管理員”可創(chuàng)建模板、審核合同，“普通員工”僅可簽署）。模板管理：上傳企業(yè)專屬模板，維護條款庫（新增/刪除合規(guī)條款）。通知設置：配置郵件、短信通知的觸發(fā)條件（如合同待簽署、簽署完成、過期提醒）。四、常見問題與解決方法1.簽署失敗怎么辦？檢查網(wǎng)絡連接，確保設備聯(lián)網(wǎng)正常。確認身份驗證信息正確（如驗證碼是否過期、人臉識別是否清晰）。若提示“合同內(nèi)容不符合規(guī)范”，聯(lián)系發(fā)起方核對條款（如金額格式、主體信息是否有誤）。2.合同丟失如何找回？通過「合同查詢」按關(guān)鍵詞或時間范圍搜索，系統(tǒng)展示所有相關(guān)合同。若仍未找到，聯(lián)系企業(yè)管理員，在「系統(tǒng)日志」中查詢操作記錄。3.電子簽章無法顯示？清除瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete），重新登錄系統(tǒng)。確認使用最新版瀏覽器（推薦Chrome、Edge），關(guān)閉廣告攔截插件。4.如何驗證合同法律效力？如需紙質(zhì)證明，聯(lián)系客服申請出證（需提供合同編號、簽署方信息）。五、聯(lián)系與反饋