機(jī)關(guān)單位檔案管理工作指引檔案作為機(jī)關(guān)單位履行職能、開展工作的原始記錄，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、服務(wù)決策參考、保障合法權(quán)益的重要依據(jù)。做好檔案管理工作，既是貫徹《中華人民共和國檔案法》的法定要求，也是提升機(jī)關(guān)治理效能、傳承歷史文脈的現(xiàn)實(shí)需要。結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與行業(yè)規(guī)范，現(xiàn)就機(jī)關(guān)單位檔案管理全流程工作提出如下指引，供各單位參考執(zhí)行。一、檔案管理基本原則機(jī)關(guān)檔案管理需遵循集中統(tǒng)一原則，由單位檔案管理部門（或綜合辦公室）對全部檔案實(shí)行集中管理，避免分散保管導(dǎo)致的丟失、損毀風(fēng)險(xiǎn)；堅(jiān)持分級負(fù)責(zé)，明確各部門、各崗位在檔案形成、移交、利用中的責(zé)任，形成“誰形成、誰負(fù)責(zé)，誰管理、誰把關(guān)”的工作機(jī)制；嚴(yán)守安全保密底線，落實(shí)人防、物防、技防措施，確保檔案實(shí)體與信息安全；踐行便于利用宗旨，通過科學(xué)分類、規(guī)范編目、信息化建設(shè)等手段，提升檔案檢索與利用效率，讓檔案“活起來”服務(wù)中心工作。二、檔案管理工作流程（一）檔案收集：源頭把控，應(yīng)歸盡歸檔案收集是管理工作的基礎(chǔ)，需覆蓋機(jī)關(guān)運(yùn)行全領(lǐng)域。收集范圍包括：文書類（各類公文、請示報(bào)告、會議紀(jì)要）、業(yè)務(wù)類（行政審批、執(zhí)法檢查、項(xiàng)目建設(shè)等業(yè)務(wù)文件）、人事類（干部任免、考核、工資檔案）、聲像類（照片、視頻、錄音）、實(shí)物類（獎牌、證書、印章）等。收集要求：一是及時性，文件辦理完畢（或項(xiàng)目、活動結(jié)束）后1個月內(nèi)完成歸檔；二是完整性，確保文件的正件、附件、簽報(bào)、修改稿等全套材料齊全；三是準(zhǔn)確性，核對文件文號、標(biāo)題、成文日期等要素，避免錯歸、漏歸。例如，年度工作總結(jié)需隨當(dāng)年文書檔案一并歸檔，會議材料需包含通知、議程、講話、簽到表等全套資料。（二）檔案整理：科學(xué)分類，規(guī)范編目整理工作需遵循“分類—組卷—編目”流程，確保檔案有序化。分類：可采用“年度+機(jī)構(gòu)（或問題）+保管期限”的復(fù)合分類法（如“2023年辦公室永久文書檔案”），便于按年度、部門或主題檢索。組卷：將同類文件按時間或重要程度排列，編寫頁碼（空白頁不編），填寫卷內(nèi)文件目錄（注明文號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)），擬寫案卷題名（簡明概括卷內(nèi)內(nèi)容）。例如，將2023年黨建工作文件按“學(xué)習(xí)教育—組織建設(shè)—黨風(fēng)廉政”順序組卷。編目：編制案卷目錄（含案卷號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限），并錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙目錄管理。（三）檔案保管：安全第一，長效維護(hù)檔案保管需兼顧實(shí)體安全與信息安全。庫房管理：檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，配備溫濕度調(diào)控（溫度14-24℃，濕度45-60%）、防火（安裝煙感、滅火器）、防蟲（放置樟腦丸、定期消毒）、防盜（門禁、監(jiān)控）設(shè)備，嚴(yán)禁存放易燃、易潮物品。保管期限：依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，將檔案分為永久（如章程、年度總結(jié)）、30年（如重要合同、干部任免）、10年（如會議通知、一般性文件）三類，在案卷封面標(biāo)注期限。檔案移交：永久、長期檔案滿20年（或按地方規(guī)定）向同級國家檔案館移交，移交前需編制移交清冊，雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案利用：依規(guī)開放，服務(wù)發(fā)展檔案利用需平衡“安全”與“服務(wù)”，建立規(guī)范的利用機(jī)制。利用方式：提供現(xiàn)場查閱、復(fù)制（加蓋檔案專用章）、線上借閱（通過檔案系統(tǒng)申請）等服務(wù)，涉密檔案僅限線下審批利用。利用審批：內(nèi)部人員借閱需部門負(fù)責(zé)人簽批，借閱期限不超過15天；外部單位利用需持介紹信、身份證，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱。利用登記：建立《檔案利用登記表》，記錄利用人、時間、內(nèi)容、用途，便于統(tǒng)計(jì)分析與追溯。例如，某單位通過分析檔案利用數(shù)據(jù)，優(yōu)化了“十四五”規(guī)劃編制的參考依據(jù)。（五）鑒定銷毀：動態(tài)評估，依規(guī)處置檔案需定期“體檢”，剔除無保存價(jià)值的材料。鑒定小組：由檔案人員、業(yè)務(wù)骨干、保密干部組成，每5年開展一次鑒定。鑒定流程：對照保管期限表，逐卷（件）審核檔案價(jià)值，提出“繼續(xù)保存”或“銷毀”意見，形成鑒定報(bào)告。銷毀程序：銷毀意見經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，編制《檔案銷毀清冊》，由2名以上人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字存檔，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。三、檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型，機(jī)關(guān)檔案管理需向“數(shù)字賦能”升級。檔案數(shù)字化：對存量紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、OCR識別，建立電子檔案；增量檔案實(shí)行“雙套制”（紙質(zhì)+電子同步歸檔），確?！皯?yīng)掃盡掃、應(yīng)錄盡錄”。管理系統(tǒng)選型：選用符合《檔案管理軟件功能要求》的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能。例如，通過系統(tǒng)自動提醒檔案移交、鑒定期限。安全防護(hù)：定期備份電子檔案（異地備份+離線備份），設(shè)置角色權(quán)限（如檔案員可修改，利用者僅可查閱），安裝殺毒軟件、防火墻，防范黑客攻擊與數(shù)據(jù)泄露。四、監(jiān)督考核機(jī)制檔案管理需納入單位治理體系，強(qiáng)化責(zé)任約束。制度建設(shè)：制定《檔案管理制度》《檔案保密規(guī)定》《檔案利用細(xì)則》，明確各部門職責(zé)（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件形成質(zhì)量，檔案部門負(fù)責(zé)整理保管）。檢查機(jī)制：每年開展檔案自查，重點(diǎn)檢查收集完整性、保管安全性、利用合規(guī)性；接受上級主管部門、檔案館的專項(xiàng)檢查，對問題立行立改?？己霜剳停簩n案工作納入績效考核，對檔案管理規(guī)范、利用成效突出的部門或個人予以表彰；對檔案丟失、泄密、逾期移交的，依規(guī)問責(zé)。例如，某單位因檔案移交不及時被通報(bào)，后優(yōu)化流