采購管理物資清單與供應(yīng)商評估工具指南一、適用場景說明本工具適用于企業(yè)日常采購管理中的物資需求梳理與供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)，具體場景包括：常規(guī)采購計劃制定：月度/季度采購需求匯總時，系統(tǒng)梳理所需物資品類、數(shù)量及規(guī)格，避免遺漏或重復(fù)采購。新項目專項采購：如新產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)線擴(kuò)建等項目啟動前，明確項目物資需求，并同步評估潛在供應(yīng)商資質(zhì)。供應(yīng)商年度復(fù)審：對現(xiàn)有合作供應(yīng)商進(jìn)行周期性績效評估，為后續(xù)合作決策提供依據(jù)。緊急采購需求處理：突發(fā)物資短缺時，快速梳理需求核心要素，輔助高效篩選合格供應(yīng)商。二、操作流程詳解步驟1：需求提報與審核操作內(nèi)容：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《物資需求申請單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、用途、期望到貨日期及預(yù)算上限。采購部門對需求單進(jìn)行初審，重點核對需求的合理性（如數(shù)量與歷史用量匹配度、規(guī)格與現(xiàn)有設(shè)備兼容性）、預(yù)算是否符合公司財務(wù)制度，必要時與需求部門溝通調(diào)整。需求經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某及采購總監(jiān)某審批通過后，進(jìn)入物資清單編制環(huán)節(jié)。關(guān)鍵輸出：《物資需求申請單》（審批版）。步驟2：物資清單編制操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批后的需求申請，結(jié)合庫存臺賬（如有），編制《采購物資清單》，明確以下核心信息：物資編碼（如公司內(nèi)部統(tǒng)一編碼）、名稱、規(guī)格型號、單位（個/件/批等）、需求數(shù)量、預(yù)估單價（參考?xì)v史采購價或市場價）、需求優(yōu)先級（高/中/低）。特殊要求：如質(zhì)量認(rèn)證（ISO9001等）、包裝標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、驗收條件等。清單需經(jīng)需求部門復(fù)核，保證物資信息準(zhǔn)確無誤后，作為后續(xù)供應(yīng)商詢價和采購執(zhí)行的依據(jù)。關(guān)鍵輸出：《采購物資清單》（最終版）。步驟3：供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作內(nèi)容：采購部門通過以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息：公司合格供應(yīng)商庫（歷史合作供應(yīng)商）；行業(yè)展會、招標(biāo)平臺（如采購網(wǎng)、行業(yè)垂直平臺）；供應(yīng)商主動報名（需提交資質(zhì)文件）。初步篩選標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商需具備營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等，根據(jù)物資品類調(diào)整）、近3年無重大違法記錄，且經(jīng)營范圍涵蓋所需物資。篩選后形成《候選供應(yīng)商名單》，原則上每個物資品類至少保留3家備選供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《候選供應(yīng)商名單》（含供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、主營品類等基礎(chǔ)信息）。步驟4：供應(yīng)商現(xiàn)場評估與綜合評分操作內(nèi)容：現(xiàn)場評估（針對重要/高價值物資）：評估小組由采購專員某、質(zhì)量工程師某、需求部門代表某組成，實地考察供應(yīng)商生產(chǎn)車間、倉儲環(huán)境、質(zhì)檢流程，重點核實：生產(chǎn)設(shè)備是否滿足產(chǎn)能需求；質(zhì)量控制體系（如是否通過ISO9001認(rèn)證、是否有專職質(zhì)檢團(tuán)隊）；售后服務(wù)響應(yīng)機(jī)制（如質(zhì)保期、問題處理流程）。填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場評估記錄表》，記錄評估發(fā)覺的優(yōu)勢與風(fēng)險點。綜合評分：采用量化評分表（詳見“模板示例”），從質(zhì)量保障（30%）、價格競爭力（25%）、交貨及時性（20%）、服務(wù)水平（15%）、合作穩(wěn)定性（10%）五個維度進(jìn)行評分，滿分100分。評分需由評估小組獨(dú)立完成，取平均分作為最終得分。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商現(xiàn)場評估記錄表》《供應(yīng)商綜合評分表》。步驟5：結(jié)果確認(rèn)與采購執(zhí)行操作內(nèi)容：采購部門匯總評分結(jié)果，得分≥80分為“優(yōu)秀”，60-79分為“合格”，＜60分為“不合格”。優(yōu)先選擇“優(yōu)秀”供應(yīng)商，若“優(yōu)秀”供應(yīng)商不足，可從“合格”供應(yīng)商中選取綜合得分最高者。將評估結(jié)果及推薦供應(yīng)商名單報采購經(jīng)理某審批，審批通過后向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。采購訂單需明確物資清單、價格、交貨期、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《采購合同》。步驟6：清單與評估表歸檔操作內(nèi)容：采購專員將《采購物資清單》《供應(yīng)商綜合評分表》《現(xiàn)場評估記錄表》《采購訂單》《合同》等文件整理歸檔，保存期限不少于3年（按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。建立供應(yīng)商評估檔案，記錄每次評估結(jié)果及合作表現(xiàn)，作為后續(xù)供應(yīng)商分級管理（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、普通供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商）的依據(jù)。關(guān)鍵輸出：供應(yīng)商評估檔案庫。三、模板示例表1：采購物資清單物資編碼物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）需求優(yōu)先級特殊要求（如質(zhì)量認(rèn)證、包裝等）需求部門期望到貨日期WLL-001A4復(fù)印紙80g500張/包包20025中需提供環(huán)保認(rèn)證證書行政部2024-03-15WLL-002不銹鋼螺絲M6×20mm千個5080高強(qiáng)度等級8.8級，表面鍍鋅生產(chǎn)部2024-03-10WLL-003辦公椅人體工學(xué)款把10500低需通過3C認(rèn)證，質(zhì)保1年市場部2024-03-20表2：供應(yīng)商綜合評分表供應(yīng)商名稱：科技有限公司評估日期：2024-03-05評估小組：某、某、某評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分（加權(quán)后）備注（如優(yōu)勢/風(fēng)險點）質(zhì)量保障（30%）質(zhì)檢體系完善（10分）、產(chǎn)品合格率≥99%（10分）、認(rèn)證齊全（10分）28認(rèn)證齊全，近1年合格率99.2%價格競爭力（25%）低于市場均價5%以上（10分）、報價透明（5分）、付款方式靈活（10分）22報價略高于市場均價3%，但付款賬期較長交貨及時性（20%）按時交貨率≥95%（10分）、應(yīng)急響應(yīng)快（5分）、物流穩(wěn)定（5分）18歷史按時交貨率97%，物流合作穩(wěn)定服務(wù)水平（15%）售后響應(yīng)≤24小時（5分）、技術(shù)支持到位（5分）、投訴處理及時（5分）13售后響應(yīng)及時，但技術(shù)支持人員不足合作穩(wěn)定性（10%）合作年限≥3年（3分）、訂單履約率100%（4分）、口碑良好（3分）9合作2年，訂單履約率100%，客戶反饋良好綜合得分90評為“優(yōu)秀供應(yīng)商”四、使用要點提示物資清單準(zhǔn)確性：規(guī)格型號、數(shù)量等信息需與需求部門反復(fù)確認(rèn)，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資不適用，造成浪費(fèi)。評估客觀性：評分應(yīng)基于實際數(shù)據(jù)（如歷史交貨準(zhǔn)時率、合格率）和現(xiàn)場考察結(jié)果，避免主觀臆斷；對關(guān)鍵物資（如生產(chǎn)原料、特種設(shè)備）需增加現(xiàn)場評估環(huán)節(jié)。供應(yīng)商信息保密：候選供應(yīng)商名單及評估結(jié)果僅限采購部門及相關(guān)審批人員知悉，嚴(yán)禁向未入圍供應(yīng)商透露評分細(xì)節(jié)。動態(tài)更新機(jī)