機(jī)關(guān)單位檔案管理操作規(guī)程一、引言檔案是機(jī)關(guān)單位歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是開(kāi)展工作、維護(hù)權(quán)益、傳承文化的重要依據(jù)。為規(guī)范檔案管理工作，提升檔案利用效能，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作需求，制定本操作規(guī)程。本規(guī)程適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀及電子檔案管理等全流程工作。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)單位檔案管理部門(mén)（如辦公室、檔案科）統(tǒng)籌檔案管理工作，具體負(fù)責(zé)：1.制定完善檔案管理制度及工作流程，指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)；2.組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及利用服務(wù)；3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理；4.定期向同級(jí)檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案工作人員職責(zé)檔案員（含專(zhuān)職、兼職）承擔(dān)日常檔案管理工作：1.按要求收集、整理各部門(mén)移交的檔案材料，確保歸檔質(zhì)量；2.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)，定期檢查檔案安全狀況，及時(shí)處置隱患；3.辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)，做好利用登記；4.參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀及信息化建設(shè)工作，維護(hù)檔案信息系統(tǒng)安全。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理：1.做好文件材料的形成、積累工作，確保材料完整、準(zhǔn)確；2.按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門(mén)移交檔案，移交前完成初步整理；3.配合檔案部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、利用及信息化工作，提供業(yè)務(wù)支持。三、檔案收集（一）收集范圍機(jī)關(guān)檔案涵蓋以下類(lèi)型：文書(shū)檔案：公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃/總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議等；科技檔案：基建工程圖紙、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、科研項(xiàng)目報(bào)告等；人事檔案：職工履歷、考核鑒定、獎(jiǎng)懲材料、職稱評(píng)審等；會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；特殊載體檔案：照片、錄音錄像、實(shí)物、電子文件等。（二）收集要求1.時(shí)間要求：文書(shū)檔案：次年第一季度完成移交；科技檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收或結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)移交；會(huì)計(jì)檔案：保管期滿后，由會(huì)計(jì)部門(mén)整理并移交（具體年限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）；電子檔案：隨紙質(zhì)檔案同步移交，或按系統(tǒng)生成周期定期歸檔。2.質(zhì)量要求：紙質(zhì)檔案：字跡清晰（禁用純藍(lán)墨水、鉛筆書(shū)寫(xiě)），無(wú)破損、霉變，文件材料完整（正文、附件、簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示等齊全）；電子檔案：格式為通用類(lèi)型（如PDF、XML），元數(shù)據(jù)完整（含創(chuàng)建者、時(shí)間、修改記錄），與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.移交手續(xù)：移交時(shí)填寫(xiě)《檔案移交清單》（一式兩份），列明檔案名稱、數(shù)量、檔號(hào)、移交時(shí)間等，雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字，各留存一份。四、檔案整理（一）分類(lèi)采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）—保管期限”分類(lèi)法：1.按形成年度劃分（如2023年、2024年）；2.按形成部門(mén)（或業(yè)務(wù)問(wèn)題）劃分（如辦公室、財(cái)務(wù)科，或黨建、行政）；3.按保管期限劃分（永久、30年、10年，具體期限按《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》執(zhí)行）。（二）組卷1.將同一年度、同一部門(mén)（問(wèn)題）、同一期限的文件組合成卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間或重要程度排序；2.擬寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，注明文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)；3.填寫(xiě)備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件缺損、修改情況，由整理人、審核人簽字。（三）編號(hào)與編目1.案卷編號(hào)：采用“全宗號(hào)—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—期限—卷號(hào)”格式（如JZ-2023-BGS-YJ-001）；2.編制案卷目錄，著錄案卷題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等，電子檔案同步編制機(jī)讀目錄。五、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.庫(kù)房環(huán)境：溫度控制在14-24℃，濕度45-60%，安裝溫濕度記錄儀，定期檢查并記錄；2.防護(hù)措施：庫(kù)房門(mén)窗密封，配備防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施（滅火器、煙感報(bào)警器），定期檢查防蟲(chóng)（樟腦丸）、防鼠（擋鼠板）情況。（二）存放管理1.檔案柜按順序排列，柜面標(biāo)注檔號(hào)范圍，檔案盒整齊擺放，不同期限、類(lèi)型檔案分區(qū)存放；2.定期整理庫(kù)房（每年至少1次），核對(duì)檔案數(shù)量、位置，確保賬實(shí)相符。六、檔案利用（一）利用方式1.查閱：本單位人員憑工作證/介紹信，在檔案閱覽室查閱；外單位人員需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱。2.借閱：填寫(xiě)《檔案借閱單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人（或檔案主管）審批，借閱期限一般不超過(guò)15天，續(xù)借需重新辦理手續(xù)。（二）利用要求1.愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、涂改、標(biāo)記，嚴(yán)禁拆散案卷；2.如需復(fù)制檔案，需經(jīng)審批，復(fù)制件加蓋“檔案證明章”，電子檔案利用需在指定終端操作，不得拷貝原始文件。七、鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)人員組成，每10年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定流程1.小組逐卷（件）審核檔案價(jià)值，提出“保存”或“銷(xiāo)毀”意見(jiàn)；2.編制《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀流程1.編造《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間；2.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案（永久、長(zhǎng)期檔案銷(xiāo)毀需履行備案手續(xù)）；3.銷(xiāo)毀方式：紙質(zhì)檔案送指定銷(xiāo)毀點(diǎn)，電子檔案徹底刪除；監(jiān)銷(xiāo)人（2名以上）全程監(jiān)督，銷(xiāo)毀后在清冊(cè)上簽字。八、電子檔案管理（一）形成與收集1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件，及時(shí)歸檔，確保格式規(guī)范（如PDF、XML），元數(shù)據(jù)完整（含創(chuàng)建者、時(shí)間、修改記錄）；2.定期從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出電子檔案，與紙質(zhì)檔案同步移交，檢查完整性、準(zhǔn)確性。（二）存儲(chǔ)與備份1.采用專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲(chǔ)，實(shí)行“雙套制”管理（電子+紙質(zhì)），電子檔案與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系；2.每月增量備份，每年全量備份，備份介質(zhì)異地存放，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤(pán)、光盤(pán)）的可用性。（三）安全管理1.設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（按崗位分配查閱、修改權(quán)限），加密存儲(chǔ)敏感檔案；2.定期殺毒、更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范黑客攻擊，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性。九、安全與保密（一）保密等級(jí)劃分（二）借閱保密要求涉密檔案借閱需經(jīng)保密部門(mén)審批，借閱人簽訂《保密協(xié)議》，不得帶出指定場(chǎng)所；復(fù)制涉密檔案需履行審批手續(xù)，復(fù)制件視同原件管理。（三）庫(kù)房安全措施1.庫(kù)房安裝門(mén)禁系統(tǒng)，非檔案