企業(yè)人事檔案建立與管理規(guī)范手冊前言為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作，保證人事信息的真實性、完整性與安全性，保障員工合法權益及企業(yè)合法運營，依據(jù)《_________檔案法》《_________勞動合同法》等相關法律法規(guī)，結合企業(yè)實際，制定本手冊。本手冊旨在為企業(yè)人事部門及相關部門提供標準化操作指引，實現(xiàn)人事檔案全生命周期管理。一、總則（一）檔案定義本手冊所指人事檔案，是指企業(yè)員工在入職、在職、離職等過程中形成的，記錄員工個人基本信息、工作經歷、獎懲情況、考核結果等具有保存價值的各種文字、圖表、電子材料等原始記錄。（二）管理原則真實性：檔案材料必須客觀反映員工實際情況，嚴禁偽造、篡改或虛假填寫。完整性：檔案內容應涵蓋員工職業(yè)生涯各關鍵環(huán)節(jié)信息，保證材料齊全無遺漏。保密性：檔案信息涉及員工隱私及企業(yè)商業(yè)秘密，需嚴格限定知悉范圍，防止信息泄露。規(guī)范性：檔案建立、流轉、保管、利用等環(huán)節(jié)需遵循統(tǒng)一標準，保證管理有序。（三）適用范圍本手冊適用于企業(yè)全體員工（含勞動合同制員工、勞務派遣員工、實習生等）的人事檔案管理工作，涵蓋從入職到離職的全流程管理。二、適用范圍與核心場景（一）新員工入職建檔適用于企業(yè)首次錄用的員工，在辦理入職手續(xù)時完成人事檔案的初始建立，保證基礎信息準確、材料齊全。（二）在職員工信息變更適用于員工在職期間個人信息（如聯(lián)系方式、學歷、婚姻狀況等）或工作信息（如崗位、部門、職級等）發(fā)生變更時，檔案內容的同步更新。（三）員工內部調動與離職適用于員工在企業(yè)內部跨部門/崗位調動時檔案的轉遞，以及員工離職（含辭職、辭退、退休等）時檔案的封存、轉移或保管。（四）檔案查詢與利用適用于企業(yè)因人力資源管理（如招聘、晉升、考核）、勞動爭議處理、法律訴訟等需要查詢或利用人事檔案的場景。三、人事檔案建立全流程操作說明（一）新員工入職建檔操作步驟步驟1：材料收集員工入職時，需向人事部門提交以下材料（原件核對后留存復印件，復印件需加蓋“與原件核對一致”印章）：證件號碼復印件；學歷/學位證書復印件（附學信網學歷驗證報告）；職業(yè)資格證書、技能等級證書復印件（如適用）；與前單位的解除/終止勞動合同證明（應屆畢業(yè)生提供就業(yè)推薦表）；體檢合格證明（近3個月內）；一寸免冠照片2張（底色按企業(yè)統(tǒng)一要求）；銀行卡復印件（用于工資發(fā)放）；其他特殊材料（如留學回國證明、職稱證書等，按崗位需求補充）。步驟2：材料審核人事部門指定專人（檔案管理員）對收集的材料進行審核，重點檢查：材料是否齊全、無缺漏；復印件是否清晰、與原件一致；信息填寫是否規(guī)范（如姓名、證件號碼號、出生日期等關鍵信息是否準確）；學歷、職業(yè)資格等是否符合崗位任職要求。審核發(fā)覺材料不全或信息有誤的，需及時通知員工補充或更正，直至符合要求。步驟3：信息錄入審核通過后，檔案管理員將員工基本信息錄入企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)（HR系統(tǒng)），內容包括：個人基本信息：姓名、性別、出生日期、證件號碼號、戶籍地址、現(xiàn)居住地址、聯(lián)系方式、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及電話等；教育背景：院校名稱、專業(yè)、學歷、畢業(yè)時間、學位等；工作經歷：工作單位、崗位、任職時間、離職原因等（需提供原單位工作證明或勞動合同關鍵頁復印件）；崗位信息：入職部門、崗位、職級、入職日期、勞動合同期限等。系統(tǒng)錄入需保證信息與紙質材料一致，錄入后由員工本人簽字確認《員工信息確認表》。步驟4：檔案編號與歸檔檔案編號：采用“入職年份+部門代碼+員工序號”規(guī)則編號（示例：2023-RS-001，2023年入職、人事部、001號員工），編號唯一且終身不變。檔案袋封裝：使用企業(yè)統(tǒng)一規(guī)格的人事檔案袋，正面標注“人事檔案”“員工姓名”“檔案編號”“入職日期”等信息，內部材料按“基本信息類-教育背景類-工作經歷類-合同類-其他類”順序排列。歸檔存放：檔案袋密封后，存入企業(yè)檔案室專用檔案柜，按編號順序排列，建立《檔案存放索引表》，便于快速查找。（二）在職員工信息變更建檔操作步驟步驟1：變更申請與材料提交員工發(fā)生信息變更時（如聯(lián)系方式變更、學歷提升、婚姻狀況變更等），需填寫《員工信息變更申請表》，并提交相關證明材料（如新學歷證書、戶口本變更頁、新聯(lián)系方式等），經部門負責人審批后提交人事部門。步驟2：變更審核與信息更新檔案管理員審核變更材料及審批流程，確認無誤后：更新HR系統(tǒng)中的對應信息，保留變更前記錄（可備注“變更時間+變更后內容”）；將新證明材料歸入檔案“變更類”文件夾，在檔案袋內添加《檔案內容更新記錄表》，記錄變更時間、內容及經辦人。步驟3：檔案重新封裝信息更新后，檔案管理員重新整理檔案袋內材料，保證新舊材料有序排列，更新檔案袋正面“最新更新日期”信息。（三）員工內部調動與離職檔案管理操作步驟步驟1：內部調動檔案轉遞員工內部調動時，原部門需將檔案轉遞至新部門，流程原部門填寫《檔案轉遞單》，注明員工姓名、檔案編號、轉遞原因、調入部門等信息，經部門負責人及人事部門負責人簽字；檔案管理員核對檔案完整性后，將檔案與《檔案轉遞單》一并密封，轉交新部門；新部門收到檔案后，在《檔案轉遞回執(zhí)》上簽字確認，并反饋至人事部門更新檔案存放位置。步驟2：離職檔案處理離職類型判定：根據(jù)離職原因（辭職、辭退、退休等）確定檔案處理方式。檔案封存：員工離職手續(xù)辦結后，檔案管理員在檔案袋正面加蓋“離職”印章，封存檔案內容，不再新增材料（特殊情況如勞動仲裁需補充材料的，需經人事部門負責人審批）。檔案轉移：辭職/辭退員工：在離職后15個工作日內，根據(jù)員工要求將檔案轉遞至其新工作單位或戶籍所在地人才服務中心，需填寫《檔案轉遞申請表》，并郵寄《檔案材料目錄》及回執(zhí)；退休員工：檔案轉為退休人員檔案，單獨存放，保管期限至員工去世后5年；未就業(yè)員工：可暫存企業(yè)檔案室，保管期限不超過2年，超期需聯(lián)系員工或其法定繼承人處理。四、人事檔案日常管理規(guī)范（一）存儲管理檔案室要求：檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫設備，保持溫度14-24℃，濕度45-60%，定期檢查存儲環(huán)境。電子檔案管理：紙質檔案同步掃描為電子版，存儲于企業(yè)加密服務器，定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；電子檔案查閱需通過HR系統(tǒng)權限控制，嚴禁私自或外傳。存放秩序：檔案柜按編號順序排列，張貼《檔案柜索引表》，定期（每季度）核對檔案存放位置，保證賬實相符。（二）借閱管理借閱權限：僅人事部門負責人、檔案管理員及因工作需要經審批的部門負責人（如法務部、審計部）可借閱檔案，其他員工需查閱本人檔案的，需提交書面申請，經人事部門負責人批準。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、檔案編號、借閱期限（最長不超過5個工作日）；經部門負責人及人事部門負責人簽字后，檔案管理員核對檔案并辦理借閱登記；借閱檔案需在檔案室查閱，嚴禁帶出；確需帶出的，需經總經理審批，并由指定人員陪同。歸還與檢查：借閱到期后，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查檔案完整性（有無涂改、缺失），確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字。（三）更新與維護定期更新：檔案管理員每半年對檔案內容進行一次全面檢查，保證員工在職期間的新材料（如考核結果、獎懲記錄、培訓證書等）及時歸檔。問題處理：發(fā)覺檔案材料缺失或信息錯誤的，需第一時間聯(lián)系員工或相關部門補充、更正，并記錄《檔案問題處理臺賬》。五、人事檔案模板表格表1：員工基本信息表（樣表）項目內容備注姓名*小明性別男出生日期1995年5月10日證件號碼號110*隱蔽部分用*代替戶籍地址北京市海淀區(qū)路號現(xiàn)居住地址北京市朝陽區(qū)街道小區(qū)聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人*小紅（母親）關系：母親；電話：139學歷本科專業(yè)：人力資源管理入職日期2023年3月1日所屬部門市場部崗位市場專員勞動合同期限2023年3月1日-2026年2月28日簽字確認員工簽字：________________日期：____年__月__日表2：員工檔案材料清單表（樣表）材料類別材料名稱份數(shù)是否齊全備注基本信息類證件號碼復印件1份□是□否需加蓋核對章教育背景類學歷證書復印件1份□是□否附學信網驗證報告工作經歷類原單位離職證明1份□是□否合同類勞動合同2份□是□否員工留存1份，企業(yè)1份其他類體檢報告1份□是□否近3個月內審核人________________日期____年__月__日表3：檔案借閱申請表（樣表）借閱人信息姓名部門職位*人事部檔案管理員檔案信息員工姓名檔案編號借閱原因*2023-Sales-005勞動仲裁核查借閱期限自_年_月_日至_年__月__日共__個工作日審批意見部門負責人：_____________日期：____年__月__日人事部門負責人：__________日期：____年__月__日歸還確認檔案完整無誤，歸還日期：____年__月__日借閱人簽字：____________表4：檔案銷毀審批表（樣表）檔案信息員工姓名檔案編號銷毀原因*2020-Tech-010退休超5年銷毀內容清單1.退休人員檔案（保管期已滿）2.材料清單：勞動合同（1份）、考核記錄（5份）份數(shù)：__份審批意見部門負責人：_____________日期：____年__月__日人事部門負責人：__________日期：____年__月__日分管領導：________________日期：____年__月__日執(zhí)行情況銷毀方式：碎紙機銷毀見證人：______、______日期：____年__月__日六、關鍵注意事項（一）材料真實性管理嚴禁員工提供虛假材料（如偽造學歷、工作經歷），一經發(fā)覺，按《員工手冊》相關規(guī)定處理，情節(jié)嚴重者解除勞動合同。人事部門需通過“學信網”“職業(yè)資格證書查詢平臺”等官方渠道驗證學歷、資格信息，留存驗證記錄。（二）信息保密與安全檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁泄露員工個人信息及檔案內容；檔案室鑰匙由專人保管，非工作時間鎖好門窗。電子檔案設置訪問權限，定期修改登錄密碼，禁止使用公共電腦查閱或傳輸電子檔案。（三）合規(guī)性要求檔案保存期限：在職員工檔案永久保存；離職員工檔案保存期限為離職后10年（退休人員為去世后5年），到期需按規(guī)定銷毀并留存銷毀記錄。檔案銷毀需經分管領導審批，由2人以上共同執(zhí)行，保證銷毀過程可追溯。（四）及時性要求新員工檔案需在入職后5個工作日內完成建立；信息變更需在變更