一、適用場景說明本工具適用于公司內(nèi)部各部門在日常辦公中，因辦公用品（如紙張、筆、文件夾、辦公耗材等）存量不足、功能不滿足需求或新增崗位配置需要時，發(fā)起的采購申請與審批流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化表格填寫和逐級審批，保證采購需求合理、資源分配合規(guī)，同時提升行政采購效率，避免重復(fù)申領(lǐng)或資源浪費(fèi)。適用于常規(guī)辦公用品采購，非固定資產(chǎn)類或大額批量采購場景。二、操作流程詳解1.申請人填寫申請信息發(fā)起條件：申請人需確認(rèn)辦公用品確實(shí)存在短缺（如庫存不足、現(xiàn)有物品損壞無法使用）或新增需求（如新入職員工配置、部門職能拓展需要）。填寫內(nèi)容：基礎(chǔ)信息：填寫申請部門、申請人姓名、聯(lián)系方式、申請日期；物品明細(xì)：逐項(xiàng)填寫需采購的物品名稱（需具體，如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）、規(guī)格型號（如“70g/包500張”）、單位（如“包”“個”“箱”）、數(shù)量（需根據(jù)實(shí)際需求填寫，避免過量申領(lǐng)）、預(yù)估單價（參考?xì)v史采購價或市場均價）、總價（單價×數(shù)量）；用途說明：簡述采購原因（如“部門日常打印消耗”“新員工入職配置”），保證需求合理可追溯。注意事項(xiàng)：信息需真實(shí)、完整，避免涂改；若同一物品有多個規(guī)格或用途，需分行填寫，保證清晰。2.部門負(fù)責(zé)人審核審核職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人需確認(rèn)申請物品的必要性與合理性，是否符合部門實(shí)際工作需求，以及數(shù)量是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。操作方式：審核申請單內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字，并注明日期；若對申請有疑問，需與申請人溝通調(diào)整后再提交。特殊情況：若申請物品涉及跨部門共用（如會議室設(shè)備），需提前溝通相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。3.行政部審批審批職責(zé)：行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司辦公用品采購，審核申請是否符合公司采購制度、庫存情況（如是否有閑置物品可調(diào)配）及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。操作方式：核對庫存：檢查倉庫是否有同規(guī)格物品庫存，若有則告知申請人無需采購；審核合規(guī)性：確認(rèn)物品是否在《辦公用品采購目錄》范圍內(nèi)（如目錄外物品需額外說明理由），數(shù)量是否超季度/月度預(yù)算；審批意見：符合要求則在“行政部審批意見”欄簽字并注明日期；若需調(diào)整（如減少數(shù)量、更換規(guī)格），注明修改意見并退回申請人。4.采購執(zhí)行觸發(fā)條件：行政部審批通過后，將申請單轉(zhuǎn)交采購人員執(zhí)行采購。采購原則：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商（如長期合作的辦公用品供應(yīng)商），保證價格合理、質(zhì)量合格；若為緊急采購（如物品即將影響日常辦公），可先電話溝通行政部負(fù)責(zé)人，事后補(bǔ)簽流程；采購?fù)瓿珊?，需保留采購憑證（如供應(yīng)商送貨單、采購清單），作為后續(xù)入庫依據(jù)。5.物品驗(yàn)收與領(lǐng)用驗(yàn)收環(huán)節(jié)：物品到貨后，由行政部與申請人共同核對：數(shù)量是否與申請單一致；規(guī)格型號、質(zhì)量是否符合要求（如紙張厚度、筆的書寫流暢度）；若發(fā)覺問題（如損壞、錯發(fā)），需及時聯(lián)系供應(yīng)商更換，并在驗(yàn)收單上注明情況。領(lǐng)用登記：驗(yàn)收合格后，申請人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認(rèn)，行政部更新庫存臺賬，保證賬實(shí)相符。三、模板表格行政日常辦公用品采購申請與審批表申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期序號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）總價（元）用途說明123……申請部門意見行政部審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：日期：日期：日期：采購執(zhí)行情況驗(yàn)收結(jié)果領(lǐng)用確認(rèn)采購人：驗(yàn)收人：領(lǐng)用人：到貨日期：日期：日期：備注：四、使用注意事項(xiàng)（一）對申請人的要求規(guī)范填寫：物品名稱需準(zhǔn)確（如“簽字筆”而非“筆”），避免模糊表述；數(shù)量需根據(jù)實(shí)際需求合理預(yù)估，避免過度申領(lǐng)造成資源閑置。提前規(guī)劃：非緊急物品需提前3-5個工作日提交申請，預(yù)留審批和采購時間；緊急物品需在申請單頂部標(biāo)注“緊急”字樣，并電話同步行政部。禁止重復(fù)申領(lǐng)：若倉庫有庫存物品（包括可修復(fù)的舊物品），需先申領(lǐng)使用，不得重復(fù)提交采購申請。（二）對審批人的要求嚴(yán)格審核：部門負(fù)責(zé)人需保證申請物品與部門工作強(qiáng)相關(guān)，數(shù)量符合崗位配置標(biāo)準(zhǔn)；行政部需定期更新《辦公用品采購目錄》和庫存清單，保證審批依據(jù)準(zhǔn)確。預(yù)算控制：若部門季度預(yù)算已超支，需在審批意見中注明“暫緩采購”，并協(xié)助申請人調(diào)整需求或申請追加預(yù)算。（三）對采購與行政人員的要求合規(guī)采購：必須從公司合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，禁止私自采購；大額或批量采購需進(jìn)行比價，保證性價比最優(yōu)。及時響應(yīng)：收到審批通過的申請單后，需在2個工作日內(nèi)啟動采購；緊急物品需24小時內(nèi)完成采購并到貨。庫存管理：每月末對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，更新庫存臺賬，對易損耗物品（如紙張、墨盒）設(shè)置安全庫存量，避免短缺。（四）其他注意事項(xiàng)流程追溯：申請單需按順序編號，存檔保存至少1年，便于后續(xù)查詢或?qū)徲?jì)；禁止