2026年高端民宿運營公司公文處理管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司旗下高端民宿門店公文處理工作，提高公文流轉(zhuǎn)效率與質(zhì)量，保障公司內(nèi)部信息傳遞準確、及時、規(guī)范，維護公司運營管理秩序，結(jié)合民宿行業(yè)運營特點及企業(yè)管理實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及旗下所有高端民宿門店的各類公文處理工作，包括公文的擬制、審核、簽發(fā)、收發(fā)、辦理、歸檔等全流程，公司全體員工涉及公文處理的行為均需遵守本制度規(guī)定。第三條公文處理遵循“規(guī)范高效、權(quán)責明確、安全保密、實事求”的原則，做到行文規(guī)范、流轉(zhuǎn)有序、辦理及時、歸檔完整，嚴禁私自傳閱、涂改、銷毀公文，嚴禁泄露公文中的保密信息。第四條公司行政部門為公文處理主管部門，負責制定公文格式標準、規(guī)范流轉(zhuǎn)流程、監(jiān)督公文處理執(zhí)行情況、管理公文檔案；各門店指定專人擔任公文處理專員，負責門店公文的接收、報送、傳達及歸檔工作，門店負責人對本門店公文處理的合規(guī)性、及時性負責。第二章公文種類與格式第五條公司常用公文種類包括：1.通知：用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達工作要求、告知會議安排、通知人事調(diào)整等事項；2.通報：用于表彰先進、批評錯誤、通報重要工作進展或違規(guī)事項；3.請示：用于向上級部門或管理層請求指示、批準相關(guān)事項；4.報告：用于向上級部門或管理層匯報工作、反映情況、答復詢問；5.批復：用于上級部門或管理層答復下級單位的請示事項；6.函：用于公司與外部單位、各門店之間商洽工作、詢問和答復問題、請求協(xié)助辦理相關(guān)事宜；7.會議紀要：用于記錄公司及門店各類會議的主要內(nèi)容、決議事項及執(zhí)行要求。第六條公文格式規(guī)范：1.公文首頁需標注發(fā)文單位、公文標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人（如需）；2.正文需分段表述，層次清晰，使用規(guī)范漢字，數(shù)字、計量單位等符合國家相關(guān)標準；3.公文末尾需標注成文日期、發(fā)文單位印章（正式公文）、主送單位、抄送單位；4.紙張規(guī)格統(tǒng)一使用A4紙，排版格式、字體字號按公司統(tǒng)一標準執(zhí)行，確保公文外觀整潔、格式統(tǒng)一。第七條公文密級劃分：1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密（如高端客群信息、核心運營數(shù)據(jù)、重大投資決策）的公文，僅限指定人員查閱；2.機密級：涉及公司重要經(jīng)營信息（如門店營收數(shù)據(jù)、營銷方案、供應商合作細節(jié)）的公文，需限定傳閱范圍；3.秘密級：涉及公司一般內(nèi)部管理信息（如日常工作安排、普通人事調(diào)整）的公文，不得外傳至公司外部；4.普通級：無保密要求的公文，可在公司內(nèi)部正常流轉(zhuǎn)。第三章行文規(guī)則第八條行文層級規(guī)范：1.門店向公司總部行文，采用“請示”“報告”類公文，不得越級行文，確因緊急事項需越級行文的，需同時抄送被越過的上級部門；2.公司總部向下屬門店行文，采用“通知”“通報”“批復”類公文，可直接行文至對應門店；3.各門店之間商洽工作采用“函”類公文，行文時需明確主送門店及溝通事項。第九條行文內(nèi)容要求：1.公文內(nèi)容需真實、準確、完整，不得虛構(gòu)、隱瞞相關(guān)信息，請示類公文需一事一請，不得一文多事；2.語言表述需簡潔明了、用詞規(guī)范，避免使用模糊、歧義的表述，符合企業(yè)公文的語體要求；3.涉及數(shù)字、日期、人名、地名的內(nèi)容需準確無誤，引用其他公文的需標注發(fā)文單位、發(fā)文字號及標題。第十條保密行文要求：涉密公文需標注密級及保密期限，傳遞時需使用加密方式，不得通過普通郵件、即時通訊工具等非保密渠道傳輸；查閱涉密公文需經(jīng)審批，查閱后及時歸還，嚴禁復制、摘抄涉密內(nèi)容。第四章公文處理流程第十一條公文擬制：1.擬制人員需根據(jù)行文目的及要求起草公文初稿，確保內(nèi)容符合本制度及公司相關(guān)規(guī)定；2.初稿完成后，擬制部門負責人需對內(nèi)容的真實性、準確性、合規(guī)性進行初審，提出修改意見并督促完善；3.涉及多個部門的公文，需提前征求相關(guān)部門意見，達成一致后再形成定稿。第十二條公文審核：1.行政部門對公文的格式、行文規(guī)則、語言規(guī)范進行審核，不符合要求的退回擬制部門修改；2.涉及人事、財務、法律等專業(yè)事項的公文，需經(jīng)對應專業(yè)部門審核，確保內(nèi)容符合相關(guān)規(guī)定；3.審核人員需在1個工作日內(nèi)完成審核，緊急公文需在當日完成審核。第十三條公文簽發(fā)：1.普通公文由部門負責人簽發(fā)，涉及公司重大事項、規(guī)章制度發(fā)布、人事任免等重要公文，需由公司管理層簽發(fā)；2.簽發(fā)人需對公文內(nèi)容進行最終審核，確認無誤后簽署姓名及日期，未經(jīng)簽發(fā)的公文不得印發(fā)、流轉(zhuǎn)；3.簽發(fā)后的公文如需修改，需重新履行審核、簽發(fā)流程。第十四條收文辦理：1.行政部門及門店公文專員收到外來公文或總部下發(fā)公文后，需及時登記，注明收文日期、來文單位、公文標題、密級等信息；2.對收到的公文進行分類處理，普通公文在1個工作日內(nèi)送達相關(guān)辦理人員，緊急公文立即送達，涉密公文按保密要求送達指定人員；3.辦理人員需在規(guī)定時限內(nèi)完成公文辦理，辦理完畢后注明辦理結(jié)果及日期，反饋至公文處理專員。第十五條發(fā)文辦理：1.簽發(fā)后的公文，由行政部門或門店公文專員統(tǒng)一印制、用印，確保印章加蓋規(guī)范、清晰；2.發(fā)文時需登記發(fā)文對象、份數(shù)、日期，通過指定渠道送達，送達后需獲取回執(zhí)或確認信息；3.電子公文需通過公司指定的辦公系統(tǒng)發(fā)布，發(fā)布前需再次核對內(nèi)容及接收對象。第十六條公文歸檔：1.辦理完畢的公文，由行政部門及門店公文專員收集整理，按年度、公文種類、密級分類歸檔，建立歸檔目錄；2.紙質(zhì)公文需存放于專用檔案柜，電子公文需備份存儲，確保檔案安全、可查閱；3.公文歸檔保管期限按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，普通公文保管期限不少于3年，涉密公文按密級確定保管期限，保管期滿按規(guī)定銷毀，銷毀前需履行審批手續(xù)。第五章監(jiān)督與責任追究第十七條日常監(jiān)督：行政部門每季度對各門店公文處理情況進行檢查，重點核查公文格式規(guī)范性、流轉(zhuǎn)及時性、歸檔完整性，檢查結(jié)果納入門店管理考核。第十八條違規(guī)處理：1.公文擬制人員因內(nèi)容錯誤、格式不規(guī)范導致公文失效或造成不良影響的，給予口頭警告、績效扣罰等處理；2.公文處理專員因延誤流轉(zhuǎn)、漏登漏傳公文導致工作失誤的，視情節(jié)給予警告、崗位調(diào)整等處理；3.泄露涉密公文內(nèi)容、私自銷毀公文的，給予嚴肅處理，造成公司損失的，追究相應賠償責任，涉嫌違法的移交司法機關(guān)處理。第十九條投訴整改：員工發(fā)現(xiàn)公文處理違規(guī)行為的，可向行政部門或公司管理層投訴，行政部門需在3個工作日內(nèi)核實并反饋處理結(jié)果，涉及違規(guī)的需責令相關(guān)人員限期整改。第六章附則第二十條本制度由公