企業(yè)采購管理流程規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購管理活動，涵蓋原材料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等各類采購場景。無論是常規(guī)補(bǔ)貨需求、專項項目采購，還是緊急采購事項，均需遵循本流程，保證采購活動合規(guī)、高效、透明。涉及部門包括需求部門、采購部、財務(wù)部、倉儲部及企業(yè)管理層，適用于從需求提出到最終付款結(jié)算的全過程管控。二、采購管理全流程操作步驟（一）需求提出與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公消耗、項目實施等），填寫《采購申請審批表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算總額、用途及期望到貨日期。需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。預(yù)算與權(quán)限審核采購部核對采購申請是否在預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需需求部門補(bǔ)充預(yù)算說明或調(diào)整采購方案。根據(jù)企業(yè)采購審批權(quán)限表（如：單筆金額≤5000元由部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元由采購部經(jīng)理審批；＞20000元由總經(jīng)理審批），逐級提交審批。審批通過后，采購部啟動采購流程；審批駁回則退回需求部門重新申請。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、單一來源采購（僅限獨家代理或緊急情況）等方式篩選供應(yīng)商。優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中的合作方；新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、產(chǎn)品樣品（如適用），由采購部組織技術(shù)、質(zhì)量部門聯(lián)合評審，評審?fù)ㄟ^后納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評估與確定對于金額較大或關(guān)鍵物資采購，采購部需至少獲取3家供應(yīng)商的報價，填寫《供應(yīng)商綜合評估表》，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、資質(zhì)等維度進(jìn)行量化評分（總分100分，價格占比30%，質(zhì)量占比40%，交期服務(wù)占比30%），選擇得分最高者作為候選供應(yīng)商。最終供應(yīng)商確定后，采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購執(zhí)行與訂單管理訂單下達(dá)采購部根據(jù)審批通過的《采購申請審批表》及確定的供應(yīng)商信息，制作《采購訂單》，經(jīng)采購經(jīng)理簽字后加蓋公章（或電子簽章）發(fā)送至供應(yīng)商，同時抄送需求部門及財務(wù)部?！恫少徲唵巍沸枧c合同條款保持一致，包含訂單編號、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、數(shù)量、單價、總價、交付地址、聯(lián)系人等關(guān)鍵信息。訂單跟蹤采購專員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況、預(yù)計發(fā)貨時間，保證按期交付。若遇可能延期風(fēng)險，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知，采購部及時與需求部門溝通，調(diào)整計劃或協(xié)調(diào)替代方案。（四）到貨驗收與入庫初步驗收供應(yīng)商送貨至指定地點后，需求部門或倉儲部根據(jù)《采購訂單》核對到貨物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好。如有數(shù)量不符或外觀破損，需當(dāng)場在送貨單上注明并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)，同時通知采購部協(xié)調(diào)處理。質(zhì)量驗收對于涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物品（如原材料、設(shè)備等），需由需求部門或質(zhì)檢部依據(jù)技術(shù)協(xié)議、檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢測，填寫《物品/服務(wù)驗收單》，明確驗收結(jié)果（合格/不合格/讓步接收）。驗收合格后，需求部門、驗收人、倉庫管理員在《驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或整改，整改后需重新驗收。入庫登記倉庫管理員憑簽字完整的《驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，保證賬實相符?！厄炇諉巍沸柰匠拓攧?wù)部，作為后續(xù)付款依據(jù)。（五）付款結(jié)算與檔案管理付款申請供應(yīng)商根據(jù)合同約定提交發(fā)票（需與采購內(nèi)容、合同信息一致）及《付款申請函》，采購部核對發(fā)票信息、驗收單、訂單、合同的一致性，確認(rèn)無誤后填寫《采購付款申請表》，附相關(guān)單據(jù)提交財務(wù)部。審批與付款財務(wù)部審核付款申請的合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性，按審批權(quán)限逐級報批（審批權(quán)限與采購審批權(quán)限一致）。審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或票據(jù)方式支付款項，付款完成后將付款憑證復(fù)印件抄送采購部。檔案歸檔采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（含采購申請、審批文件、供應(yīng)商資料、合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等），按“一單一檔”原則分類歸檔（電子檔案備份至服務(wù)器，紙質(zhì)檔案裝訂成冊保存），保存期限不少于3年，以備審計或查詢。三、關(guān)鍵流程配套表格模板（一）采購申請審批表申請單號部門申請人申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）用途說明預(yù)算來源期望到貨日期附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部審核意見簽字：日期：財務(wù)部審核意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見簽字：日期：（二）供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估人資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）□齊全□不齊全（缺失：________）報價（元）價格得分（30%）質(zhì)量保證（樣品檢測報告、認(rèn)證證書等）□優(yōu)秀□良好□一般質(zhì)量得分（40%）交期承諾（預(yù)計交付天數(shù)）交期服務(wù)得分（30%）綜合得分是否推薦為合格供應(yīng)商評審意見參與評審人員簽字□需求部門：________□采購部：________□質(zhì)量部：________（三）物品/服務(wù)驗收單訂單編號驗收單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號訂單數(shù)量到貨數(shù)量實收數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/技術(shù)協(xié)議）驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明：________）□讓步接收質(zhì)量檢測詳情（如適用）需求部門驗收人倉儲部驗收人采購部確認(rèn)簽字：日期：（四）采購付款申請表付款申請單號合同編號供應(yīng)商名稱申請日期采購物品/服務(wù)名稱付款階段（如：預(yù)付款/到貨款/尾款）應(yīng)付金額（元）申請金額（元）發(fā)票信息發(fā)票代碼：________發(fā)票號碼：________金額：________稅率：________附件清單□采購合同□訂單□驗收單□發(fā)票□其他：________采購部審核意見簽字：日期：財務(wù)部審核意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見簽字：日期：四、執(zhí)行過程中的管理要點（一）合規(guī)性優(yōu)先采購活動需嚴(yán)格遵守國家《招標(biāo)投標(biāo)法》《采購法》及企業(yè)內(nèi)部財務(wù)制度，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)或?qū)徟?。禁止采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)廠家、無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證明），涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）的采購，需保證供應(yīng)商具備相應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)。（二）審批權(quán)限剛性嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，不得越權(quán)審批或事后補(bǔ)簽。審批人對審批內(nèi)容的真實性、合規(guī)性承擔(dān)連帶責(zé)任。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理建立供應(yīng)商年度評審機(jī)制，從質(zhì)量交貨達(dá)成率、價格競爭力、服務(wù)響應(yīng)速度等維度進(jìn)行考核，對不合格供應(yīng)商（如連續(xù)2次驗收不合格）啟動清退流程，定期更新合格供應(yīng)商名錄。（四）風(fēng)險防控大額采購（如單筆＞50000元）或關(guān)鍵物資采購，建議引入法律顧問審核合同條款，明確違約責(zé)任及爭議解決方式。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換備件）需經(jīng)總經(jīng)理特批，事后3個工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，保證流程可追溯。（五）跨部門協(xié)同需求部門需提前3-5個工作日提交采購申請，預(yù)留充足的采購周期；采購部需定期向需求部門反饋采購進(jìn)度，保證供需信息同步。財務(wù)部需在付款申請