企業(yè)資產(chǎn)管理制度及維護(hù)保養(yǎng)記錄工具包一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具包適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、科技公司等）對固定資產(chǎn)、生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、IT資產(chǎn)等各類企業(yè)資產(chǎn)的全生命周期管理，覆蓋從資產(chǎn)入庫、日常使用、維護(hù)保養(yǎng)到報廢處置的全流程。典型應(yīng)用場景包括：新購資產(chǎn)建檔登記、定期維護(hù)保養(yǎng)計劃執(zhí)行、突發(fā)故障維修記錄、季度/年度資產(chǎn)盤點(diǎn)、閑置資產(chǎn)調(diào)撥、報廢資產(chǎn)處置審批等。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證資產(chǎn)安全完整、提高使用效率、降低運(yùn)維成本。二、全流程操作指引（一）資產(chǎn)入庫建檔資產(chǎn)驗(yàn)收與信息采集資產(chǎn)采購到貨后，由使用部門、行政部（或資產(chǎn)管理部）、財務(wù)部共同驗(yàn)收，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購日期、供應(yīng)商、金額等信息是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)管理員采集資產(chǎn)核心信息，包括：資產(chǎn)編號（唯一編碼規(guī)則，如“部門縮寫-資產(chǎn)類別-年份-序號”，如“SCB-DEVICE-2023-001”）、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、序列號、采購日期、啟用日期、使用部門、責(zé)任人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)原值、預(yù)計使用年限、供應(yīng)商聯(lián)系方式等。建立資產(chǎn)臺賬將采集的信息錄入《資產(chǎn)基本信息表》（見模板一），同步更新企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)（若有），保證賬實(shí)一致。資產(chǎn)編號標(biāo)簽制作與粘貼：采用耐用的金屬標(biāo)簽或二維碼標(biāo)簽，標(biāo)注資產(chǎn)編號和名稱，粘貼于資產(chǎn)顯眼位置，便于后續(xù)識別。財務(wù)與部門備案資產(chǎn)臺賬復(fù)印件交財務(wù)部備案，作為資產(chǎn)入賬依據(jù)；使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)《資產(chǎn)基本信息表》，明確部門資產(chǎn)管理責(zé)任。（二）日常維護(hù)保養(yǎng)操作制定維護(hù)保養(yǎng)計劃資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)類型、使用頻率、廠家建議等因素，制定年度/季度/月度維護(hù)保養(yǎng)計劃，明保證養(yǎng)周期（如設(shè)備類資產(chǎn)每季度全面保養(yǎng)一次，辦公電腦每月清理一次）、保養(yǎng)內(nèi)容（如清潔、緊固、潤滑、校準(zhǔn)、功能測試等）、執(zhí)行人（內(nèi)部維修人員或外部服務(wù)商）、所需備件及工具等。執(zhí)行維護(hù)保養(yǎng)執(zhí)行人按照計劃開展保養(yǎng)工作，填寫《日常維護(hù)保養(yǎng)記錄表》（見模板二），詳細(xì)記錄保養(yǎng)日期、資產(chǎn)編號、保養(yǎng)類型（日常保養(yǎng)/定期保養(yǎng)）、保養(yǎng)內(nèi)容、更換配件（若有）、保養(yǎng)結(jié)果（正常/異常及處理情況）、執(zhí)行人簽字等。保養(yǎng)中發(fā)覺潛在故障或功能下降，需立即上報資產(chǎn)管理員，由其協(xié)調(diào)維修或評估是否需要調(diào)整保養(yǎng)計劃。保養(yǎng)結(jié)果確認(rèn)與歸檔使用部門負(fù)責(zé)人或指定人員對保養(yǎng)結(jié)果進(jìn)行檢查確認(rèn)，在記錄表上簽字；資產(chǎn)管理員每月匯總維護(hù)保養(yǎng)記錄，同步更新至資產(chǎn)臺賬，保證保養(yǎng)信息可追溯。（三）故障維修管理故障報修資產(chǎn)使用人發(fā)覺故障后，立即通過OA系統(tǒng)、書面報修單或電話向資產(chǎn)管理員報修，說明故障發(fā)生時間、資產(chǎn)編號、故障現(xiàn)象（如無法開機(jī)、異響、功能異常等）、使用部門及責(zé)任人。維修派工與實(shí)施資產(chǎn)管理員根據(jù)故障類型判斷維修方式：內(nèi)部維修（由企業(yè)維修人員處理）或外部維修（聯(lián)系原廠或第三方服務(wù)商）。維修負(fù)責(zé)人（內(nèi)部維修人員或服務(wù)商）接到派工單后，攜帶工具/備件前往現(xiàn)場，排查故障原因并實(shí)施維修。若需更換備件，需填寫《備件領(lǐng)用申請表》，經(jīng)審批后領(lǐng)用。維修驗(yàn)收與記錄維修完成后，使用部門責(zé)任人確認(rèn)故障是否排除，測試資產(chǎn)功能是否恢復(fù)正常，簽字驗(yàn)收；維修負(fù)責(zé)人填寫《故障維修記錄表》（見模板三），詳細(xì)記錄故障時間、報修人、故障原因、維修方案、維修時間、更換配件（名稱、型號、數(shù)量）、維修費(fèi)用（若有）、驗(yàn)收人等信息。資產(chǎn)管理員更新資產(chǎn)臺賬中的“資產(chǎn)狀態(tài)”（如“維修完成”），并將維修記錄歸檔保存。（四）資產(chǎn)盤點(diǎn)與處置定期盤點(diǎn)每季度/年度末，由資產(chǎn)管理部牽頭，聯(lián)合財務(wù)部、使用部門組成盤點(diǎn)小組，對全部資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)采用“賬實(shí)核對”方式，以資產(chǎn)臺賬為基準(zhǔn)，逐一核對資產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、使用狀態(tài)、存放地點(diǎn)等信息，填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》（見模板四），記錄賬面數(shù)量、實(shí)盤數(shù)量、差異原因（如盤虧、盤盈、閑置等）。差異處理對盤點(diǎn)差異，由盤點(diǎn)小組查明原因：盤虧需提交《資產(chǎn)盤虧說明》（含責(zé)任人簽字、原因分析），經(jīng)總經(jīng)理審批后進(jìn)行賬務(wù)處理；盤盈需補(bǔ)充辦理入庫建檔手續(xù)，納入資產(chǎn)管理。資產(chǎn)報廢與處置對于達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰的資產(chǎn)，由使用部門提交《資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)基本信息、報廢原因、鑒定意見（技術(shù)部門確認(rèn)），經(jīng)資產(chǎn)管理部、財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后實(shí)施報廢。報廢資產(chǎn)處置（如變賣、回收）需由行政部（或指定部門）執(zhí)行，并填寫《資產(chǎn)處置記錄表》，記錄處置方式、受讓方、處置金額、處置日期等信息，處置收益交財務(wù)部入賬。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板模板一：資產(chǎn)基本信息表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號序列號采購日期啟用日期使用部門責(zé)任人存放地點(diǎn)資產(chǎn)原值（元）預(yù)計使用年限（年）資產(chǎn)狀態(tài)供應(yīng)商備注SCB-DEVICE-2023-001辦公電腦DellOptiPlex5090CN2023-01-152023-01-20市場部張*3樓301辦公室5,0005在用戴爾（中國）有限公司無模板二：日常維護(hù)保養(yǎng)記錄表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱保養(yǎng)日期保養(yǎng)類型保養(yǎng)內(nèi)容（可附頁）更換配件（名稱/型號/數(shù)量）保養(yǎng)結(jié)果執(zhí)行人驗(yàn)收人下次保養(yǎng)日期SCB-DEVICE-2023-001辦公電腦2023-07-10季度保養(yǎng)清理內(nèi)部灰塵、檢查散熱系統(tǒng)、測試硬件功能無正常李*張*2023-10-10SCB-EQUIP-2023-005數(shù)控機(jī)床2023-07-15月度保養(yǎng)添加導(dǎo)軌潤滑油、檢查電氣線路、緊固松動螺絲主軸潤滑油（型號ISOVG32/2L）正常王*趙*2023-08-15模板三：故障維修記錄表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱故障發(fā)生時間報修人故障現(xiàn)象描述故障原因分析維修方案維修時間更換配件（名稱/型號/數(shù)量/費(fèi)用）維修結(jié)果驗(yàn)收人維修負(fù)責(zé)人SCB-DEVICE-2023-001辦公電腦2023-08-0509:30張*無法開機(jī)，電源指示燈不亮電源適配器損壞更換電源適配器2023-08-0510:30電源適配器（Dell65W/1個/200元）正常張*李*SCB-EQUIP-2023-005數(shù)控機(jī)床2023-08-1014:20趙*主軸運(yùn)行時有異響，加工精度下降主軸軸承磨損更換主軸軸承2023-08-1116:00軸承（型號6205-2RS/2套/1,500元）正常趙*王*模板四：資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異數(shù)量（盤+/-）差異原因責(zé)任人處理意見審批人2023-06-30SCB-DEVICE-2023-001辦公電腦110無張*無劉*2023-06-30SCB-OFFICE-2022-012辦公桌109-1部門間調(diào)撥未及時更新臺賬李*更新臺賬，標(biāo)注調(diào)撥至行政部劉*2023-06-30SCB-EQUIP-2021-003打印機(jī)23+1閑置設(shè)備未辦理入庫王*補(bǔ)充建檔，納入閑置資產(chǎn)管理劉*四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險規(guī)避責(zé)任到人，明確權(quán)責(zé)建立“資產(chǎn)管理員-使用部門負(fù)責(zé)人-責(zé)任人”三級責(zé)任體系，資產(chǎn)管理員統(tǒng)籌全局，使用部門負(fù)責(zé)人對本部門資產(chǎn)安全負(fù)責(zé)，責(zé)任人直接管理所使用資產(chǎn)，避免“重購置、輕管理”導(dǎo)致的責(zé)任不清。記錄完整，可追溯性所有資產(chǎn)操作（入庫、維護(hù)、維修、盤點(diǎn)、處置）均需及時填寫對應(yīng)記錄表，簽字確認(rèn)后歸檔，保證信息真實(shí)、完整、可追溯，杜絕“口頭通知”“事后補(bǔ)錄”等不規(guī)范操作。定期檢查，動態(tài)更新資產(chǎn)管理員每季度對資產(chǎn)臺賬與實(shí)際使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)覺賬實(shí)不符、信息變更（如責(zé)任人調(diào)動、資產(chǎn)調(diào)撥）等情況，及時更新臺賬，保證賬實(shí)一致。合規(guī)處置，規(guī)避風(fēng)險資產(chǎn)報廢、處置需嚴(yán)格履行審批流程，嚴(yán)禁私自處置或變賣國有資產(chǎn)；涉及涉密資產(chǎn)（如專用設(shè)備、IT服務(wù)器）