行政文書寫作規(guī)范匯編引言行政文書作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展工作的核心工具，承擔(dān)著傳遞決策意圖、規(guī)范管理流程、協(xié)調(diào)工作事務(wù)的關(guān)鍵職能。其寫作質(zhì)量直接影響公文的權(quán)威性、執(zhí)行力與溝通效果，規(guī)范的文書寫作既是職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)。為提升行政文書寫作的專業(yè)性與實(shí)用性，特匯編本規(guī)范，從基本準(zhǔn)則、文種規(guī)范、格式要求到審核修改，系統(tǒng)梳理核心要點(diǎn)，供文書撰寫者參考踐行。一、行政文書寫作的基本準(zhǔn)則（一）主旨明確，緊扣目標(biāo)行政文書需圍繞單一清晰的主旨展開，如通知需明確“做什么、怎么做、何時(shí)做”，請示需聚焦“請求何種支持或指示”，報(bào)告需清晰呈現(xiàn)“工作成果、問題或建議”。避免主旨模糊、內(nèi)容雜糅，確保受文方快速把握核心意圖。（二）材料真實(shí)，依據(jù)充分文書內(nèi)容需以事實(shí)為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)、案例、背景信息需真實(shí)可靠、來源可溯。如工作報(bào)告中的業(yè)績數(shù)據(jù)需與業(yè)務(wù)臺(tái)賬一致，情況報(bào)告中的問題描述需客觀準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)、夸大或隱瞞。對不確定的信息需核實(shí)后再使用，確保文書經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)。（三）結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯連貫文書結(jié)構(gòu)需遵循“提出問題—分析問題—解決問題”的邏輯閉環(huán)，層次分明、段落清晰：開頭：簡明交代背景、目的或依據(jù)（如“為貫徹落實(shí)XX會(huì)議精神”“因XX工作需要”）；主體：按“重要性/時(shí)間/類別”分層表述，復(fù)雜內(nèi)容可分條列項(xiàng)（如“一、總體要求；二、重點(diǎn)任務(wù)；三、保障措施”）；結(jié)尾：根據(jù)文種特點(diǎn)收束（如通知的“請遵照執(zhí)行”、請示的“妥否，請批示”、報(bào)告的“特此報(bào)告”）。（四）語言規(guī)范，簡潔莊重行政文書語言需體現(xiàn)準(zhǔn)確性、簡潔性、莊重性：準(zhǔn)確：使用規(guī)范術(shù)語（如“批復(fù)”“函告”“貫徹落實(shí)”），避免歧義表述（如“大概”“可能”需量化或明確）；簡潔：刪除冗余修飾（如“非常重要的工作”簡化為“重要工作”），多用短句、單句；莊重：避免口語化（如“事兒”改為“事項(xiàng)”）、網(wǎng)絡(luò)用語，語氣得體（函件中商洽事項(xiàng)用“盼復(fù)”，請示用“懇請”）。二、常見行政文書的寫作規(guī)范（一）通知：部署與告知的核心工具適用場景：發(fā)布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知會(huì)議/活動(dòng)/事項(xiàng)等。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如《XX局關(guān)于開展年度考核工作的通知》），緊急通知可加“緊急”字樣；主送機(jī)關(guān)：明確受文單位（多個(gè)單位用頓號(hào)分隔，如“XX部、XX處”）；正文：緣由：說明發(fā)文背景（如“為提升工作效率”）；事項(xiàng)：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容（如時(shí)間、地點(diǎn)、要求、責(zé)任分工）；要求：強(qiáng)調(diào)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或時(shí)限（如“請于X月X日前報(bào)送材料”）；落款：發(fā)文機(jī)關(guān)（加蓋印章）、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如2024年X月X日）。注意事項(xiàng)：轉(zhuǎn)發(fā)文件需注明“現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際貫徹落實(shí)”，并標(biāo)注原文件來源；會(huì)議通知需明確參會(huì)人員、議題、材料準(zhǔn)備要求。（二）請示：向上級(jí)的精準(zhǔn)訴求適用場景：向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)（如資金申請、機(jī)構(gòu)調(diào)整、政策解釋）。核心要求：一文一事：一份請示僅針對一個(gè)事項(xiàng)，避免多事一請；主送單一：只送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)（如需多部門協(xié)調(diào)，可抄送，但主送機(jī)關(guān)唯一）；結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：緣由：闡述請示的必要性（如“因XX項(xiàng)目啟動(dòng)，需申請資金XX元”）；事項(xiàng)：明確請求內(nèi)容（如“懇請批準(zhǔn)采購XX設(shè)備”）；結(jié)語：規(guī)范用語（如“妥否，請批示”“以上請示，望批準(zhǔn)為盼”）。禁忌：不得越級(jí)請示（特殊情況需說明緣由），不得在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)（如“現(xiàn)將工作情況報(bào)告如下，同時(shí)請示……”屬錯(cuò)誤寫法）。（三）報(bào)告：工作的客觀呈現(xiàn)適用場景：向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映情況、回復(fù)詢問（如《XX公司2024年上半年工作報(bào)告》《關(guān)于XX事件的情況報(bào)告》）。類型與結(jié)構(gòu)：工作報(bào)告：分“工作成效（做法+成績）、存在問題、下一步計(jì)劃”三部分；情況報(bào)告：聚焦事件經(jīng)過、原因分析、處理措施及后續(xù)建議；答復(fù)報(bào)告：針對上級(jí)詢問，逐項(xiàng)回復(fù)問題（如“關(guān)于XX問題的答復(fù)如下：一、……”）。注意事項(xiàng)：報(bào)告以“匯報(bào)”為核心，不得夾帶請示（如“以上報(bào)告，望批準(zhǔn)”屬混淆文種）；內(nèi)容需客觀，成績不夸大，問題不回避，數(shù)據(jù)需與實(shí)際一致。（四）函：平行溝通的柔性紐帶適用場景：平行或不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽合作、詢問事項(xiàng)、答復(fù)請求、申請批準(zhǔn)（如《XX協(xié)會(huì)關(guān)于商洽聯(lián)合培訓(xùn)的函》《XX局關(guān)于詢問政策細(xì)則的函》）。文種細(xì)分：商洽函：語氣委婉（如“盼貴單位予以支持為荷”）；詢問函：問題清晰（如“請明確XX政策的適用范圍”）；答復(fù)函：針對性強(qiáng)（如“就貴單位詢問的XX問題，答復(fù)如下：……”）；請求函：理由充分（如“因XX工作需要，懇請貴局批準(zhǔn)……”）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（緣由+事項(xiàng)+結(jié)語）+落款。結(jié)語需匹配文種（商洽用“盼復(fù)”，答復(fù)用“此復(fù)”），語言得體，避免命令式語氣。（五）會(huì)議紀(jì)要：決策的清晰記錄核心作用：固化會(huì)議成果，明確行動(dòng)方向（如《XX項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要》）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題：會(huì)議名稱+“紀(jì)要”（如《2024年第X次局長辦公會(huì)紀(jì)要》）；正文：會(huì)議概況：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（“出席：XX、XX；列席：XX”）、主持人；會(huì)議內(nèi)容：分議題闡述討論過程、決議事項(xiàng)（如“一、關(guān)于XX事項(xiàng)：會(huì)議決定……”）；結(jié)尾：可強(qiáng)調(diào)執(zhí)行要求（如“會(huì)議要求各部門于X月X日前完成XX工作”），也可省略。注意事項(xiàng)：準(zhǔn)確概括發(fā)言要點(diǎn)，突出“決議”而非“討論過程”；參會(huì)人員名單需與實(shí)際簽到一致，決議事項(xiàng)需明確責(zé)任主體與時(shí)限。（六）工作計(jì)劃：未來工作的清晰藍(lán)圖結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題：單位+時(shí)期+工作+“計(jì)劃”（如《XX部門2024年下半年工作計(jì)劃》）；正文：指導(dǎo)思想：緊扣上級(jí)要求或單位目標(biāo)（如“以XX精神為指導(dǎo)，圍繞XX目標(biāo)”）；工作目標(biāo)：量化、可考核（如“完成XX項(xiàng)目驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)XX指標(biāo)增長X%”）；具體任務(wù)：分條列項(xiàng)，明確“做什么、誰來做、何時(shí)完成”；保障措施：資源支持、機(jī)制保障（如“成立專項(xiàng)小組，每月調(diào)度進(jìn)度”）。注意事項(xiàng)：目標(biāo)需貼合實(shí)際（避免“假大空”），任務(wù)需具可操作性，措施需與目標(biāo)匹配。（七）工作總結(jié)：經(jīng)驗(yàn)與反思的沉淀結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題：單位+時(shí)期+工作+“總結(jié)”（如《XX公司2024年上半年工作總結(jié)》）；正文：工作回顧：做法（創(chuàng)新舉措）、成績（數(shù)據(jù)支撐）、問題（客觀分析）；經(jīng)驗(yàn)體會(huì)：提煉可復(fù)用的方法論（如“堅(jiān)持XX機(jī)制，有效提升效率”）；下一步計(jì)劃：針對問題提出改進(jìn)方向（如“優(yōu)化XX流程，加強(qiáng)XX管理”）。注意事項(xiàng)：避免“流水賬”式羅列，突出“亮點(diǎn)”與“痛點(diǎn)”，分析需深入（如“問題根源在于XX機(jī)制不完善”）。（八）規(guī)章制度：管理的剛性準(zhǔn)則常見類型：辦法（具體操作規(guī)范）、規(guī)定（行為約束）、細(xì)則（對政策的細(xì)化）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題：機(jī)關(guān)+事由+文種（如《XX公司考勤管理辦法》）；正文：總則：目的、依據(jù)、適用范圍（如“為規(guī)范考勤，根據(jù)XX規(guī)定，制定本辦法”）；分則：核心條款（分章或分條，如“第二章考勤要求”“第三條打卡制度”）；附則：解釋權(quán)、生效時(shí)間（如“本辦法由XX部門解釋，自發(fā)布之日起施行”）。注意事項(xiàng)：內(nèi)容需符合法律法規(guī)，條款需清晰無歧義（如“遲到”需定義為“未在X時(shí)X分前打卡”），語言需嚴(yán)謹(jǐn)（避免“一般情況下”“原則上”等模糊表述）。三、行政文書的格式規(guī)范（一）用紙與排版用紙：A4紙（210mm×297mm），縱向排版，頁邊距建議：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。字體字號(hào)：標(biāo)題：二號(hào)宋體，加粗，居中；主送機(jī)關(guān)：三號(hào)仿宋_GB2312，頂格；正文：三號(hào)仿宋_GB2312，首行縮進(jìn)2字符，行間距28磅；落款：三號(hào)仿宋_GB2312，右對齊（發(fā)文機(jī)關(guān)在上，日期在下）。（二）附件與頁碼附件：正文下空一行左空兩字標(biāo)注“附件：”，后接附件名稱（如“附件：1.XX表”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；附件格式與正文一致，頁碼單獨(dú)編排（如“附件1-1”）。頁碼：頁面底端居中，五號(hào)宋體，格式為“-1-”“-2-”（雙面打印時(shí)，單頁居右、雙頁居左）。（三）印章與成文日期印章：聯(lián)合行文需加蓋所有發(fā)文機(jī)關(guān)印章，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，“騎年蓋月”（印章頂端距正文1行之內(nèi)）。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024年9月1日），右空四字編排。四、行政文書的審核與修改（一）審核要點(diǎn)1.政策合規(guī)性：內(nèi)容需符合法律法規(guī)、上級(jí)文件精神，無違規(guī)要求（如超權(quán)限決策、違反財(cái)務(wù)制度）。2.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性：結(jié)構(gòu)是否完整（開頭、主體、結(jié)尾是否呼應(yīng)），層次是否清晰（條款是否交叉、重復(fù)）。3.表述準(zhǔn)確性：用詞是否準(zhǔn)確（如“必須”“應(yīng)當(dāng)”區(qū)分），數(shù)據(jù)是否正確，語法是否規(guī)范（無病句、歧義句）。4.格式規(guī)范性：標(biāo)題、主送、正文、落款、附件、頁碼是否符合要求，印章是否規(guī)范。（二）修改方法1.自我審核：通讀全文，站在“受文方”角度思考：是否能快速理解意圖？是否有執(zhí)行歧義？2.征求意見：請業(yè)務(wù)部門、法律部門或資深同事提建議，尤其涉及跨部門事項(xiàng)時(shí)，需確保表述無爭議。3.多次打磨：對核心內(nèi)容（如政策解讀、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)）反復(fù)核對，對語言表達(dá)