企業(yè)行政管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程指導(dǎo)手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)行政管理行為，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，明確各崗位職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證行政工作有序開(kāi)展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋企業(yè)行政管理核心場(chǎng)景，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程、工具模板及風(fēng)險(xiǎn)提示，為行政管理人員提供實(shí)操指導(dǎo)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)行政管理的規(guī)范化、精細(xì)化。一、適用范圍本手冊(cè)適用于各類企業(yè)（含國(guó)企、民企、外企等）的行政管理部門(mén)（或綜合管理部門(mén)），涉及辦公環(huán)境管理、辦公物資管控、會(huì)議組織、公務(wù)車輛調(diào)度、訪客接待、印章使用、檔案管理等日常工作場(chǎng)景。行政專員、行政主管及相關(guān)崗位人員可依據(jù)本手冊(cè)開(kāi)展日常工作，其他部門(mén)配合執(zhí)行。二、核心作業(yè)流程及操作說(shuō)明（一）辦公環(huán)境維護(hù)與管理流程目標(biāo)：保障辦公區(qū)域整潔、安全、有序，營(yíng)造舒適高效的工作環(huán)境。操作步驟：日常巡查與記錄行政專員每日上班前30分鐘對(duì)辦公區(qū)域（包括工位、會(huì)議室、走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備（如空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)）運(yùn)行情況。填寫(xiě)《辦公環(huán)境巡查記錄表》（詳見(jiàn)工具模板），記錄巡查時(shí)間、區(qū)域、發(fā)覺(jué)問(wèn)題及初步處理建議。問(wèn)題上報(bào)與審批對(duì)巡查中發(fā)覺(jué)的一般問(wèn)題（如垃圾未清理、照明故障），由行政專員直接協(xié)調(diào)保潔或維修人員處理；對(duì)需要維修或更換設(shè)施設(shè)備的問(wèn)題（如空調(diào)不制冷、網(wǎng)絡(luò)中斷），由行政專員填寫(xiě)《設(shè)施設(shè)備維修申請(qǐng)表》，注明故障位置、損壞原因、維修urgency，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交由后勤維修組或第三方服務(wù)商處理。維修跟進(jìn)與協(xié)調(diào)行政專員跟蹤維修進(jìn)度，保證維修人員在承諾時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)（緊急問(wèn)題2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，一般問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）；維修完成后，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)故障是否排除，要求維修人員填寫(xiě)《維修確認(rèn)單》，雙方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收反饋與歸檔每周對(duì)辦公環(huán)境維護(hù)情況進(jìn)行匯總，填寫(xiě)《辦公環(huán)境維護(hù)周報(bào)表》，報(bào)行政主管審閱；將巡查記錄、維修申請(qǐng)單、確認(rèn)單等資料整理歸檔，保存期限不少于1年。（二）辦公物資采購(gòu)與領(lǐng)用流程目標(biāo)：規(guī)范辦公物資采購(gòu)與領(lǐng)用行為，保障物資供應(yīng)，控制采購(gòu)成本，避免浪費(fèi)。操作步驟：需求提報(bào)各部門(mén)每月25日前提交《月度辦公物資需求計(jì)劃表》（詳見(jiàn)工具模板），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。預(yù)算審核行政專員匯總各部門(mén)需求，對(duì)照月度預(yù)算額度進(jìn)行初步審核，對(duì)超預(yù)算需求標(biāo)注說(shuō)明，報(bào)行政主管及財(cái)務(wù)部審核；預(yù)算審核通過(guò)后，形成《月度辦公物資采購(gòu)清單》。供應(yīng)商選擇對(duì)于常規(guī)物資（如紙張、筆、文件夾等），從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇合作供應(yīng)商，采用詢價(jià)或定點(diǎn)采購(gòu)方式；對(duì)于非常規(guī)物資或單次采購(gòu)金額超過(guò)5000元的，需組織至少3家供應(yīng)商比價(jià)，填寫(xiě)《供應(yīng)商比價(jià)表》，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后確定供應(yīng)商。采購(gòu)執(zhí)行行政專員與供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)細(xì)節(jié)（價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），簽訂采購(gòu)合同（金額超1萬(wàn)元需）；付款時(shí)，供應(yīng)商需提供合法采購(gòu)憑證（如增值稅發(fā)票），行政專員核對(duì)物資名稱、數(shù)量、金額與發(fā)票一致后，提交財(cái)務(wù)部辦理付款。入庫(kù)登記物資送達(dá)后，行政專員與倉(cāng)管員共同驗(yàn)收，核對(duì)物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)清單一致，驗(yàn)收合格后填寫(xiě)《物資入庫(kù)單》，雙方簽字確認(rèn)；將物資信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新庫(kù)存臺(tái)賬。領(lǐng)用審批與發(fā)放員工領(lǐng)用物資時(shí)，填寫(xiě)《辦公物資領(lǐng)用表》（詳見(jiàn)工具模板），注明領(lǐng)用部門(mén)、姓名、物資名稱、數(shù)量及用途，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；行政專員核對(duì)領(lǐng)用表與庫(kù)存信息，發(fā)放物資并領(lǐng)用人簽字；對(duì)高價(jià)值物資（如筆記本電腦、投影儀等），需填寫(xiě)《高價(jià)值物資領(lǐng)用登記表》，明保證管責(zé)任人及歸還時(shí)間。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月最后一個(gè)工作日，行政部組織倉(cāng)管員對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，核對(duì)賬實(shí)是否一致；對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況分析原因，形成《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)財(cái)務(wù)部及管理層審批后處理。（三）會(huì)議組織與管理流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序、高效召開(kāi)，保障會(huì)議信息準(zhǔn)確傳達(dá)，會(huì)后事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)。操作步驟：會(huì)議發(fā)起與審批會(huì)議發(fā)起人提前2個(gè)工作日填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)工具模板），注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）及材料需求，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉及跨部門(mén)會(huì)議或重要會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)），需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。方案制定行政專員根據(jù)審批通過(guò)的會(huì)議申請(qǐng)，制定會(huì)議籌備方案，明確會(huì)議場(chǎng)地布置標(biāo)準(zhǔn)（如座位安排、橫幅制作、茶歇準(zhǔn)備）、設(shè)備調(diào)試流程、人員分工（如簽到引導(dǎo)、資料分發(fā)、現(xiàn)場(chǎng)記錄）。會(huì)前準(zhǔn)備場(chǎng)地準(zhǔn)備：提前1天預(yù)訂會(huì)議室，確認(rèn)場(chǎng)地可用性，布置會(huì)議場(chǎng)地（擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、準(zhǔn)備茶水）；通知發(fā)布：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或郵件向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，附會(huì)議議程及材料（如需提前閱讀），提醒參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)出席；物資準(zhǔn)備：打印會(huì)議材料（份數(shù)與參會(huì)人數(shù)一致）、準(zhǔn)備簽到表、筆、紙等物資，檢查設(shè)備運(yùn)行情況（如投影儀連接、麥克風(fēng)音量）。會(huì)中服務(wù)簽到引導(dǎo)：參會(huì)人員到場(chǎng)時(shí)，引導(dǎo)其簽到，發(fā)放會(huì)議材料及席卡；設(shè)備保障：會(huì)議期間安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試，保證投影、音響、網(wǎng)絡(luò)等正常運(yùn)行；現(xiàn)場(chǎng)記錄：安排會(huì)議記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限；茶歇服務(wù)：如會(huì)議時(shí)長(zhǎng)超過(guò)1.5小時(shí)，按標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備茶歇（如水果、點(diǎn)心、飲品），在會(huì)議中場(chǎng)休息時(shí)提供。會(huì)后整理資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，收集會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、決議事項(xiàng)清單等資料，整理歸檔，保存期限不少于3年；場(chǎng)地復(fù)原：清理會(huì)議室，整理桌椅，關(guān)閉設(shè)備，恢復(fù)場(chǎng)地原狀；紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議記錄員在1個(gè)工作日內(nèi)整理形成《會(huì)議紀(jì)要》（詳見(jiàn)工具模板），經(jīng)會(huì)議發(fā)起人確認(rèn)后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人，并抄送至各部門(mén)；跟進(jìn)落實(shí)：對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)，行政專員建立《會(huì)議事項(xiàng)跟蹤表》，明確責(zé)任人、完成時(shí)限，每周跟進(jìn)進(jìn)度，及時(shí)向管理層反饋。（四）公務(wù)車輛使用與管理流程目標(biāo)：規(guī)范公務(wù)車輛使用，保障行車安全，提高車輛使用效率，控制運(yùn)營(yíng)成本。操作步驟：用車申請(qǐng)與審批用車人提前1個(gè)工作日填寫(xiě)《公務(wù)用車申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)工具模板），注明用車事由、時(shí)間、地點(diǎn)、乘車人數(shù)、所需車型，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部；緊急用車（如突發(fā)客戶拜訪、緊急物料運(yùn)送）可先電話申請(qǐng)，事后補(bǔ)填申請(qǐng)表。車輛調(diào)度與交接行政專員根據(jù)申請(qǐng)表及車輛使用情況，統(tǒng)籌安排車輛，保證優(yōu)先保障緊急及重要公務(wù)；用車人到行政部辦理車輛交接手續(xù)，核對(duì)車輛信息（車牌號(hào)、油量、車況），簽署《車輛交接單》，領(lǐng)取車鑰匙及《車輛行駛登記本》。行車規(guī)范與記錄用車人需遵守交通法規(guī)，安全駕駛，禁止超速、酒后駕車；行車途中如遇交通違章，由用車人自行承擔(dān)責(zé)任（因公司緊急公務(wù)導(dǎo)致的違章除外，需提供相關(guān)證明）；用車結(jié)束后，填寫(xiě)《車輛行駛登記本》，記錄行駛里程、加油量、停車費(fèi)等信息。費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷用車人將車鑰匙及《車輛行駛登記本》交還至行政部，行政專員檢查車輛車況（如是否有刮擦、油量是否充足）；用車人整理相關(guān)費(fèi)用票據(jù)（如加油發(fā)票、停車費(fèi)發(fā)票），填寫(xiě)《公務(wù)用車費(fèi)用報(bào)銷單》（詳見(jiàn)工具模板），附《車輛行駛登記本》及用車申請(qǐng)表，按審批流程報(bào)銷。車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部建立《車輛保養(yǎng)臺(tái)賬》，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)（如每5000公里更換機(jī)油、每10000公里檢查剎車系統(tǒng)）；車輛出現(xiàn)故障時(shí)，行政專員填寫(xiě)《車輛維修申請(qǐng)表》，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到指定維修點(diǎn)維修，維修費(fèi)用由行政部統(tǒng)一結(jié)算。（五）訪客接待流程目標(biāo)：規(guī)范訪客接待行為，展現(xiàn)企業(yè)良好形象，保障訪客與員工安全。操作步驟：訪客信息登記與預(yù)約訪客來(lái)訪前，接待人需提前通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或電話向行政部報(bào)備訪客信息（姓名、單位、事由、到訪時(shí)間、預(yù)計(jì)停留時(shí)長(zhǎng)、聯(lián)系方式）；行政部將訪客信息錄入《訪客預(yù)約登記表》（詳見(jiàn)工具模板），訪客二維碼（用于簽到）。接待方案制定根據(jù)訪客級(jí)別及事由，確定接待標(biāo)準(zhǔn)（如是否需引導(dǎo)至?xí)h室、是否準(zhǔn)備茶水或餐食）；重要訪客（如客戶高管、領(lǐng)導(dǎo)），需制定專項(xiàng)接待方案，明確接待人員、流程及禮儀規(guī)范?，F(xiàn)場(chǎng)引導(dǎo)與服務(wù)訪客到訪時(shí)，在前臺(tái)出示預(yù)約二維碼或證件號(hào)碼件，前臺(tái)人員核對(duì)信息后，引導(dǎo)至接待區(qū)或會(huì)議室；接待人員到達(dá)接待區(qū)后，主動(dòng)與訪客握手問(wèn)候，自我介紹，引導(dǎo)至指定就座，提供茶水或飲品；如需參觀辦公區(qū)域，由接待人全程陪同，告知訪客注意事項(xiàng)（如保持安靜、禁止拍照）。訪客送別與記錄訪客離開(kāi)時(shí)，接待人送至企業(yè)門(mén)口或電梯口，禮貌道別；前臺(tái)人員注銷訪客信息，填寫(xiě)《訪客接待記錄表》（詳見(jiàn)工具模板），記錄訪客到訪時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、接待人及接待事項(xiàng)。（六）印章使用管理流程目標(biāo)：規(guī)范印章使用，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保證印章使用的嚴(yán)肅性與安全性。操作步驟：用印申請(qǐng)與審批用印人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)工具模板），注明用印單位、文件名稱、用印份數(shù)、用途，附需用印文件樣本，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；涉及合同、協(xié)議、擔(dān)保等重要文件的用印，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。印章核驗(yàn)與登記行政專員核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》與審批流程是否完整，檢查用印文件內(nèi)容是否與申請(qǐng)一致（如文件名稱、金額、有效期等）；核驗(yàn)無(wú)誤后，在《印章使用登記表》（詳見(jiàn)工具模板）中記錄用印日期、用印單位、文件名稱、份數(shù)、用印人、審批人等信息。用印監(jiān)督與歸還行政專員負(fù)責(zé)用印過(guò)程監(jiān)督，保證用印文件內(nèi)容與審批一致，禁止在空白紙張、空白合同上用??；用印完成后，將文件交還用印人，收回印章并鎖入專用保險(xiǎn)柜。臺(tái)賬管理行政部每月對(duì)印章使用臺(tái)賬進(jìn)行匯總，填寫(xiě)《印章使用月報(bào)表》，報(bào)行政主管審閱；印章使用登記表、申請(qǐng)表等資料保存期限不少于5年。（七）檔案資料管理流程目標(biāo)：規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔與借閱，保障檔案的完整性、安全性及可追溯性。操作步驟：檔案收集與分類各部門(mén)在每月最后一個(gè)工作日，將本部門(mén)形成的檔案資料（如文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)表等）提交至行政部；行政部對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，按照“年度-部門(mén)-問(wèn)題”原則劃分類別（如“2024年-行政部-辦公環(huán)境管理”）。整理與編號(hào)對(duì)檔案資料進(jìn)行排序、編頁(yè)、裝訂，去除金屬夾子，保證資料整齊；按照分類規(guī)則編制檔案編號(hào)（如“ZD-2024-001”代表“2024年行政部第001號(hào)檔案”），標(biāo)注在檔案封面及首頁(yè)右下角。歸檔與存儲(chǔ)將整理好的檔案放入檔案盒，填寫(xiě)《檔案盒標(biāo)簽》（注明檔案編號(hào)、名稱、年度、部門(mén)、起止頁(yè)碼），粘貼于檔案盒側(cè)面；按編號(hào)順序?qū)n案盒存入檔案柜，檔案柜張貼《檔案存放目錄》（注明柜號(hào)、層號(hào)、檔案編號(hào)及名稱）；檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，配備溫濕度計(jì)（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%）。借閱與歸還員工因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)工具模板），注明借閱檔案編號(hào)、名稱、用途、借閱期限，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；行政部核對(duì)借閱權(quán)限（涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批），辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過(guò)7天；借閱人歸還檔案時(shí)，行政部檢查檔案是否完好、有無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。銷毀與清點(diǎn)對(duì)于超過(guò)保存期限的檔案，由行政部填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)工具模板），列出銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量及銷毀原因，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案銷毀時(shí)，需由2名以上人員監(jiān)銷，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀清單》；每年年底，行政部對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，填寫(xiě)《檔案清點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符。三、工具模板（一）辦公環(huán)境巡查記錄表巡查日期巡查時(shí)間巡查區(qū)域存在問(wèn)題處理建議責(zé)任人完成時(shí)間確認(rèn)簽字2024–08:30一樓辦公區(qū)3號(hào)工位垃圾桶未清理安排保潔清理09:002024–08:45301會(huì)議室空調(diào)不制冷聯(lián)系維修組檢修待定（二）辦公物資領(lǐng)用表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人物資名稱規(guī)格數(shù)量用途領(lǐng)用人簽字審批人2024–市場(chǎng)部趙六A4紙80g5包日常打印趙六周七2024–研發(fā)部錢(qián)八記號(hào)筆紅色10支會(huì)議討論錢(qián)八孫九（三）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：2024年Q3行政工作總結(jié)會(huì)會(huì)議時(shí)間：2024–14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)：501會(huì)議室參會(huì)人員：行政部全體成員、各部門(mén)行政對(duì)接人主持人：*主管記錄人：*專員會(huì)議議程：Q3行政工作總結(jié)；存在問(wèn)題及改進(jìn)措施；Q4工作計(jì)劃。決議事項(xiàng)：自10月1日起，辦公物資領(lǐng)需實(shí)行“線上申請(qǐng)+線下領(lǐng)用”雙軌制，由*專員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)；針對(duì)辦公環(huán)境巡查中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，各部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)整改完畢，由*專員跟蹤落實(shí)；Q4重點(diǎn)推進(jìn)檔案電子化工作，由*專員牽頭制定實(shí)施方案，11月底前完成試點(diǎn)部門(mén)檔案掃描。分發(fā)范圍：總經(jīng)理辦公室、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部全體成員（四）公務(wù)用車申請(qǐng)表申請(qǐng)日期用車部門(mén)用車人用車事由用車時(shí)間用車地點(diǎn)乘車人數(shù)所需車型審批人2024–銷售部客戶拜訪2024–09:00-17:00市中心客戶公司3人轎車周七（五）訪客接待記錄表到訪日期到訪時(shí)間離開(kāi)時(shí)間訪客姓名訪客單位訪客事由接待人接待區(qū)域備注2024–09:3010:30王總科技有限公司合作洽談趙六302會(huì)議室已提供茶水2024–14:0015:00張女士辦公室政策咨詢錢(qián)八前臺(tái)接待區(qū)已引導(dǎo)至?xí)h室（六）印章使用登記表用印日期用印單位文件名稱用印份數(shù)用印人審批人備注2024–行政部辦公物資采購(gòu)合同2份*主管合同編號(hào)：HT-2024-0012024–財(cái)務(wù)部差旅費(fèi)報(bào)銷單1份*經(jīng)理報(bào)銷金額：1500元（七）檔案借閱申請(qǐng)表借閱日期借閱部門(mén)借閱人檔案編號(hào)檔案名稱借閱用途借閱期限審批人歸還日期2024–人事部ZD-2023-0152023年度員工培訓(xùn)記錄員工背景調(diào)查3天*主管2024–四、注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）辦公環(huán)境維護(hù)巡查中發(fā)覺(jué)