2026年高端民宿運營公司人力資源信息系統(tǒng)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司人力資源信息系統(tǒng)（以下簡稱“HR系統(tǒng)”）的使用與管理，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行、數據真實準確、信息安全保密，提升人力資源管理效率，依據《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國數據安全法》《勞動合同法》等相關法律法規(guī)，結合公司人力資源管理及高端民宿運營特點，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及旗下所有高端民宿門店的HR系統(tǒng)管理工作，涵蓋系統(tǒng)賬號管理、信息錄入維護、數據安全保障、系統(tǒng)運維等全流程，所有使用、管理HR系統(tǒng)的人員（包括總部人力資源部人員、門店人力專員、各層級授權人員）均須嚴格遵守。第三條HR系統(tǒng)管理遵循“統(tǒng)一管理、分級授權、真實準確、安全保密、規(guī)范使用”的核心原則，確保系統(tǒng)服務于人力資源日常管理，保障員工個人信息權益，支撐公司運營決策。第四條公司總部人力資源部為HR系統(tǒng)歸口管理部門，負責系統(tǒng)選型升級、權限體系搭建、數據標準制定、全公司系統(tǒng)使用監(jiān)督；總部指定專人擔任系統(tǒng)管理員，負責系統(tǒng)日常運維、賬號開通注銷、故障處理；各門店店長指定專人擔任門店人力專員，負責本店員工信息錄入、更新、日常數據提報，接受總部人力資源部的業(yè)務指導。第五條HR系統(tǒng)涵蓋模塊：員工基礎檔案管理、考勤打卡管理、薪酬核算管理、績效考核管理、培訓記錄管理、異動調配管理、離職管理等，所有人力資源管理相關數據均須納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。第二章系統(tǒng)賬號與權限管理第六條賬號申請與開通：（一）需使用HR系統(tǒng)的人員，由所在部門/門店提交《系統(tǒng)賬號開通申請表》，注明使用人姓名、崗位、所需權限范圍，經部門負責人/店長審核、總部人力資源部審批后，由系統(tǒng)管理員開通賬號；（二）賬號開通后，使用人須立即修改初始密碼，密碼設置須包含字母、數字及特殊符號，長度不少于8位，嚴禁使用簡單密碼（如生日、手機號后六位）；（三）新入職員工的系統(tǒng)賬號，須在辦理入職手續(xù)當日完成開通，確保入職后即可正常使用考勤、培訓等基礎功能。第七條權限分級管理：（一）系統(tǒng)管理員：擁有系統(tǒng)最高權限，負責賬號管理、權限配置、數據備份、系統(tǒng)升級，嚴禁將管理員賬號交由他人使用；（二）總部人力資源部人員：按崗位職責配置權限，如薪酬專員僅開放薪酬核算模塊權限，招聘專員僅開放員工入職、檔案模塊權限；（三）門店人力專員：開放本店員工檔案查看、考勤數據錄入、績效提報等權限，無跨門店數據查看權限；（四）門店店長：開放本店員工數據查看、考勤審批、績效審核權限，無修改薪酬數據、刪除員工檔案權限；（五）普通員工：僅開放個人檔案查看、考勤打卡、培訓報名、薪酬明細查詢等個人權限。第八條賬號注銷與變更：（一）員工離職、調崗的，須在離職/調崗手續(xù)辦理當日，由門店人力專員提交賬號注銷/權限變更申請，系統(tǒng)管理員在24小時內完成處理；（二）員工忘記密碼的，須提交《密碼重置申請表》，經所在門店店長/部門負責人審核后，由系統(tǒng)管理員重置密碼，并提醒員工及時修改；（三）嚴禁私自轉讓、出借系統(tǒng)賬號，發(fā)現賬號異常登錄的，須立即告知系統(tǒng)管理員，暫停賬號使用并排查原因。第三章信息錄入與維護第九條信息錄入規(guī)范：（一）員工基礎信息（姓名、身份證號、聯系方式、入職時間、崗位等）須與入職提交的證件原件一致，確保信息真實、準確、完整，嚴禁錄入虛假信息；（二）考勤數據錄入：門店人力專員須每日核對考勤打卡記錄，對遲到、早退、曠工、請假等情況及時標注，每月5日前完成上月考勤數據匯總；（三）薪酬數據錄入：薪酬專員須按公司薪酬制度錄入薪資標準、績效獎金、社保公積金等數據，錄入后須雙人復核，確保無計算錯誤；（四）培訓、績效等信息，須在相關工作完成后3個工作日內錄入系統(tǒng)，確保數據及時更新。第十條信息更新要求：（一）員工個人信息發(fā)生變更（如聯系方式、住址、緊急聯系人），須在變更后3個工作日內通過系統(tǒng)提交修改申請，門店人力專員核實后完成更新；（二）員工崗位、薪酬、職級發(fā)生調整的，總部人力資源部須在審批完成后當日更新系統(tǒng)數據；（三）門店人力專員每月核對一次本店員工信息，發(fā)現信息缺失、錯誤的，及時聯系員工補充、修正，形成《員工信息核對記錄》。第十一條信息審核機制：（一）門店錄入的員工信息、考勤數據，須經店長審核后提交總部人力資源部備案；（二）總部人力資源部每季度對全公司員工信息進行抽查，抽查比例不低于20%，發(fā)現信息錯誤的，責令相關門店限期整改；（三）嚴禁擅自刪除系統(tǒng)內的歷史數據（如離職員工檔案、過往考勤記錄），歷史數據須永久留存?zhèn)洳椤５谒恼聰祿踩芾淼谑l數據備份要求：（一）系統(tǒng)管理員須每日對HR系統(tǒng)數據進行自動備份，每周進行一次手動備份，備份數據存儲至專用服務器，異地備份至少一份；（二）備份數據須設置加密保護，僅系統(tǒng)管理員可接觸備份介質，備份記錄須留存，包含備份時間、備份人、備份介質位置等信息；（三）每年年底進行一次全量數據備份，存檔至公司檔案管理部門，保存期限不少于10年。第十三條信息保密要求：（一）所有使用HR系統(tǒng)的人員，均須簽訂《員工信息保密協議》，嚴禁泄露、傳播員工個人信息（尤其是身份證號、薪酬、家庭住址等敏感信息）；（二）嚴禁私自導出、打印員工信息數據，確因工作需要導出的，須提交申請，經人力資源部負責人審批，導出后的數據僅限工作使用，使用完畢后立即刪除；（三）非工作時間嚴禁使用外部設備（U盤、移動硬盤）接入HR系統(tǒng)服務器，嚴禁將系統(tǒng)數據拷貝至私人設備。第十四條系統(tǒng)安全防護：（一）HR系統(tǒng)服務器須安裝正版殺毒軟件，定期更新病毒庫，系統(tǒng)管理員每周進行一次病毒查殺；（二）接入HR系統(tǒng)的電腦須設置開機密碼，禁止未授權人員使用，離開工位時須鎖定電腦；（三）嚴禁在接入HR系統(tǒng)的設備上訪問不明網站、下載非工作軟件，避免系統(tǒng)被病毒、木馬攻擊。第五章系統(tǒng)運維與故障處理第十五條日常運維要求：（一）系統(tǒng)管理員每日檢查系統(tǒng)運行狀態(tài)，包括服務器負載、網絡連接、模塊功能是否正常，發(fā)現異常及時處理；（二）系統(tǒng)升級、補丁安裝須提前制定計劃，避開工作高峰期（如每月薪酬核算期），升級前須備份數據，升級后進行全功能測試；（三）總部人力資源部每半年組織一次系統(tǒng)使用培訓，講解操作規(guī)范、新功能使用方法，解答門店使用過程中的問題。第十六條故障處理流程：（一）使用人發(fā)現系統(tǒng)故障（如模塊無法打開、數據錄入失敗、考勤打卡異常），須立即告知門店人力專員/系統(tǒng)管理員，說明故障現象、發(fā)生時間；（二）簡易故障（如賬號登錄失敗、權限不足）：系統(tǒng)管理員須在1小時內處理完畢；（三）復雜故障（如服務器故障、數據丟失風險）：系統(tǒng)管理員須立即上報人力資源部負責人，聯系技術服務商，在4小時內到場處理，最長不超過24小時恢復；（四）故障處理完畢后，系統(tǒng)管理員須記錄故障原因、處理過程、恢復時間，形成《系統(tǒng)故障處理記錄》。第六章監(jiān)督考核與違規(guī)處理第十七條監(jiān)督考核要求：（一）總部人力資源部每月檢查系統(tǒng)使用情況，包括賬號使用合規(guī)性、信息錄入準確率、數據備份完成情況；（二）將HR系統(tǒng)使用規(guī)范納入門店人力專員、店長的月度考核，信息錄入錯誤率超5%的，扣減對應人員績效獎金；（三）每年開展一次系統(tǒng)管理專項考核，考核優(yōu)秀的人員給予表彰及獎金獎勵。第十八條違規(guī)處理要求：（一）未按要求錄入、更新員工信息，導致數據錯誤影響薪酬核算、考勤統(tǒng)計的，給予口頭警告，累計3次扣除當月績效獎金的5%；（二）私自出借、轉讓系統(tǒng)賬號，或泄露員工敏感信息的，扣除當月績效獎金的20%-50%，情節(jié)嚴重的調崗或辭退，涉嫌違法的移交相關部門處理；（三）未及時注銷離職員工賬號，導致信息泄露或違規(guī)操作的，追究門店人力專員、店長責任，扣除當月績效獎金的10%；（四）系統(tǒng)管理員未按要求備份數據、處理故障，導致數據丟失或系統(tǒng)長時間無法使用的，扣除當月績效獎金的30%，情節(jié)嚴重的調離崗位。第七章附則第十九條本制度由公司總