2026年高端民宿運(yùn)營(yíng)公司員工檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司旗下高端民宿門(mén)店員工檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息安全，完善用工管理體系，維護(hù)公司與員工的合法權(quán)益，結(jié)合公司運(yùn)營(yíng)實(shí)際及《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于公司旗下所有高端民宿門(mén)店正式員工、試用期員工、兼職員工的檔案建立、保管、使用、異動(dòng)及銷(xiāo)毀等全流程管理，公司人力資源部門(mén)及各門(mén)店檔案管理人員均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條員工檔案管理遵循“真實(shí)完整、分類(lèi)規(guī)范、保密安全、有據(jù)可查”的原則，確保檔案信息與員工實(shí)際情況一致，檔案管理流程符合法規(guī)要求，嚴(yán)禁泄露、篡改、損毀員工檔案信息。第四條公司人力資源部門(mén)為員工檔案管理主管部門(mén)，負(fù)責(zé)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案模板、監(jiān)督門(mén)店檔案管理執(zhí)行情況；各門(mén)店指定專(zhuān)人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)門(mén)店員工檔案的收集、整理、移交及日常保管，門(mén)店負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作負(fù)連帶責(zé)任。第二章員工檔案內(nèi)容第五條員工檔案分為基礎(chǔ)信息檔案、入職管理檔案、在職管理檔案、離職管理檔案四類(lèi)，所有檔案材料均需為原件或加蓋公章的復(fù)印件，確保真實(shí)有效。第六條基礎(chǔ)信息檔案包含：?jiǎn)T工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)及相關(guān)職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件、無(wú)犯罪記錄證明（按需提供）、緊急聯(lián)系人信息、入職前健康體檢報(bào)告等，基礎(chǔ)信息需與員工實(shí)際情況一致，信息變更時(shí)及時(shí)補(bǔ)充更新。第七條入職管理檔案包含：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、崗位說(shuō)明書(shū)、試用期考核表、入職培訓(xùn)記錄及考核結(jié)果等，入職相關(guān)材料需在員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)收集齊全。第八條在職管理檔案包含：月度/季度/年度績(jī)效考核表、調(diào)崗/晉升/降職審批文件、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、薪資調(diào)整審批表、考勤異常說(shuō)明、請(qǐng)假審批單等，相關(guān)材料需在事項(xiàng)辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)歸入檔案。第九條離職管理檔案包含：離職申請(qǐng)單、工作交接記錄表、薪資結(jié)算單、離職面談?dòng)涗洝趧?dòng)合同解除/終止證明等，離職檔案需在員工辦結(jié)離職手續(xù)后10個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。第三章檔案建檔流程第十條新員工入職時(shí)，門(mén)店檔案管理員需向員工告知檔案收集范圍及要求，指導(dǎo)員工完整填寫(xiě)入職申請(qǐng)表，收集各類(lèi)基礎(chǔ)信息材料，核對(duì)材料原件與復(fù)印件的一致性，核對(duì)無(wú)誤后在復(fù)印件上標(biāo)注“與原件一致”并簽字確認(rèn)。第十一條檔案管理員需對(duì)收集的材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按“基礎(chǔ)信息-入職管理-在職管理”的順序裝訂，為每份檔案編制唯一檔案編號(hào)，檔案編號(hào)包含門(mén)店標(biāo)識(shí)、入職年份、員工序號(hào)等通用要素，便于檢索管理。第十二條紙質(zhì)檔案建立完成后，檔案管理員需同步建立電子檔案，電子檔案需存儲(chǔ)在公司指定加密服務(wù)器，電子檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案保持一致，掃描件清晰可辨，嚴(yán)禁將電子檔案存儲(chǔ)在私人設(shè)備或非加密網(wǎng)絡(luò)空間。第十三條檔案建檔完成后，檔案管理員需填寫(xiě)《員工檔案建檔登記表》，記錄檔案編號(hào)、員工姓名、材料清單、建檔日期等信息，登記表與檔案一并保管，以備核查。第四章檔案保管要求第十四條紙質(zhì)檔案需存放于專(zhuān)用保密柜，保密柜鑰匙由檔案管理員專(zhuān)人保管，非檔案管理員嚴(yán)禁接觸保密柜；檔案存放場(chǎng)所需保持干燥、通風(fēng)，做好防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜措施，定期檢查檔案存放環(huán)境。第十五條員工在職期間，檔案永久保管；員工離職后，紙質(zhì)檔案至少保存2年，電子檔案至少保存3年，保存期滿(mǎn)后，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，銷(xiāo)毀前需列出銷(xiāo)毀清單，經(jīng)人力資源部門(mén)審批后方可執(zhí)行。第十六條檔案管理員每月核對(duì)一次檔案完整性，檢查是否有材料缺失、破損、篡改情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)核實(shí)并補(bǔ)充完善；每年開(kāi)展一次檔案全面盤(pán)點(diǎn)，形成盤(pán)點(diǎn)記錄，確保賬實(shí)相符。第十七條檔案管理員崗位調(diào)整或離職時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，交接內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存放位置、保密柜鑰匙、電子檔案權(quán)限等，交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，交接記錄歸入檔案管理臺(tái)賬。第五章檔案使用管理第十八條員工檔案僅限公司人力資源部門(mén)、門(mén)店負(fù)責(zé)人因用工管理、績(jī)效考核、合規(guī)審查等工作需要使用，其他人員如需查閱，需提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。第十九條查閱檔案時(shí)需在檔案存放場(chǎng)所現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁將檔案帶出指定區(qū)域；查閱人員需填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，記錄查閱人、查閱事由、查閱時(shí)間、檔案編號(hào)等信息，查閱后需及時(shí)歸還，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。第二十條嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄檔案中的敏感信息（如身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、家庭住址等），確因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件標(biāo)注“僅限XX工作使用”，使用完畢后及時(shí)收回銷(xiāo)毀。第二十一條員工本人如需查閱自身檔案，需提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)門(mén)店負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員陪同下查閱，員工僅可查閱自身非敏感基礎(chǔ)信息，不得查閱考核、獎(jiǎng)懲等管理類(lèi)信息，確有異議的可向人力資源部門(mén)提出復(fù)核申請(qǐng)。第六章檔案異動(dòng)與更新第二十二條員工個(gè)人信息（如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人、家庭住址等）發(fā)生變更時(shí)，需在5個(gè)工作日內(nèi)告知門(mén)店檔案管理員，檔案管理員核實(shí)變更證明材料后，及時(shí)更新檔案信息，舊材料歸檔保留，不得隨意丟棄。第二十三條員工發(fā)生調(diào)崗、晉升、降職、獎(jiǎng)懲等人事異動(dòng)時(shí)，檔案管理員需在事項(xiàng)審批完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)審批文件歸入員工檔案，并更新電子檔案信息，確保檔案信息與員工最新?tīng)顟B(tài)一致。第二十四條員工離職后，檔案管理員需在10個(gè)工作日內(nèi)整理離職檔案，標(biāo)注“離職”狀態(tài)，單獨(dú)存放；離職員工如需調(diào)取檔案，需提供身份證原件及書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)審批后，按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，移交過(guò)程做好記錄。第七章保密與責(zé)任追究第二十五條檔案管理員及所有接觸員工檔案的人員均需簽訂《員工信息保密承諾書(shū)》，承諾不得泄露、出售、篡改員工檔案信息，不得將員工信息用于非工作目的，違反承諾的承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十六條嚴(yán)禁向外部單位或個(gè)人泄露員工檔案信息，法律法規(guī)要求提供的除外，提供時(shí)需核驗(yàn)相關(guān)單位的資質(zhì)及證明文件，做好記錄并留存?zhèn)洳?。第二十七條對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重處理：情節(jié)較輕的，給予警告、績(jī)效扣罰；情節(jié)較重的，調(diào)離相關(guān)崗位、通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第八章附則第二十八條本制度由公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)幢M事宜