合同管理與文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程一、適用業(yè)務(wù)場景本流程適用于企業(yè)各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等）的全生命周期管理，涵蓋從合同發(fā)起、審核、簽署、履行到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)適用于跨部門協(xié)作場景（如法務(wù)部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等），以及應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)、合規(guī)檢查、歷史合同追溯等需求，保證合同管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升文檔管理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對(duì)方單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）、合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、核心條款（如付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等），填寫《合同需求確認(rèn)單》（可附業(yè)務(wù)背景說明、合作方案等附件）。合同擬定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求確認(rèn)內(nèi)容，參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或使用法務(wù)部提供的模板框架）起草合同文本，保證條款清晰、無歧義，雙方權(quán)利義務(wù)明確。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、合理性、業(yè)務(wù)必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)合同信息與需求確認(rèn)單的一致性，簽署《合同審批表》初稿。（二）合同審核與修訂法務(wù)審核：將《合同審批表》及合同文本提交法務(wù)部，法務(wù)部重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性（如是否包含必備條款、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定等），提出書面修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修訂合同。財(cái)務(wù)審核：法務(wù)審核通過后，提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核合同金額、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求等財(cái)務(wù)相關(guān)條款，保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度及預(yù)算要求。其他部門審核：根據(jù)合同類型，涉及采購的需經(jīng)采購部審核（如供應(yīng)商資質(zhì)、價(jià)格合理性），涉及行政的需經(jīng)行政部審核（如資產(chǎn)類合同權(quán)屬條款），相關(guān)部門簽署審核意見后，反饋至業(yè)務(wù)部門。最終確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門匯總各部門審核意見，完成合同最終文本，并請合作方確認(rèn)。若需重大修改，重復(fù)上述審核流程。（三）合同簽署與生效用印申請：合同文本經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本、審批表、需求確認(rèn)單等材料，提交至行政部（或指定用印管理部門）。用印審批：行政部核對(duì)用印材料完整性，按企業(yè)用印審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），審批通過后安排用印。合同簽署：用印后，由授權(quán)代表（如法定代表人或授權(quán)委托人）與合作方正式簽署合同，保證雙方簽字/蓋章清晰、完整，騎縫章（如需）加蓋無誤。簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收回對(duì)方簽字蓋章的合同原件（至少2份，雙方各執(zhí)1份，企業(yè)存檔1份，可根據(jù)需要增加份數(shù)）。（四）合同歸檔與登記材料整理：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，整理歸檔材料，包括：合同最終版文本（雙方簽字蓋章原件）、《合同審批表》《合同需求確認(rèn)單》、對(duì)方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、補(bǔ)充協(xié)議/附件、簽署過程中的溝通記錄（如郵件往來、會(huì)議紀(jì)要）等。歸檔登記：將整理好的材料提交至行政部（或檔案管理部門），行政部核對(duì)材料完整性后，填寫《合同歸檔登記表》（模板見下文），錄入合同編號(hào)、合同名稱、簽約主體、簽約日期、金額、歸檔日期、保管期限、保管人等信息，并建立電子臺(tái)賬同步更新。檔案入庫：行政部將歸檔材料按“一合同一檔”原則裝訂（使用檔案夾或檔案袋，標(biāo)注合同編號(hào)和名稱），存入指定檔案柜（或電子檔案系統(tǒng)），保證存放有序、便于查閱。（五）合同后續(xù)管理履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤，如交付節(jié)點(diǎn)、付款進(jìn)度、違約情況等，填寫《合同履行跟蹤表》，定期向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部反饋履行狀態(tài)。變更與解除：合同履行過程中如需變更或解除，雙方應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，參照原合同審核流程審批后，歸檔并更新臺(tái)賬信息。到期處理：合同到期前，業(yè)務(wù)部門提前30天評(píng)估是否續(xù)簽，需續(xù)簽的啟動(dòng)新合同流程；無需續(xù)簽的，通知對(duì)方合同終止，完成履約確認(rèn)（如驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)清證明等），并歸檔相關(guān)材料。定期檢查：檔案管理部門每半年組織一次合同檔案檢查，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物檔案一致性，檢查檔案保管環(huán)境（如防火、防潮、防蟲），保證檔案安全。三、核心工具模板模板一：合同審批表合同編號(hào)合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）履行期限發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式申請日期預(yù)計(jì)簽署日期合同主要內(nèi)容摘要（標(biāo)的、數(shù)量、核心條款等）審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見審核日期簽字業(yè)務(wù)部門初審*經(jīng)理法務(wù)審核*法務(wù)專員財(cái)務(wù)審核*財(cái)務(wù)經(jīng)理其他部門審核（如采購部）最終審批*分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理備注：附件清單（如需求確認(rèn)單、對(duì)方資質(zhì)文件等）模板二：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽約主體簽約日期金額（元）歸檔日期歸檔人保管期限存放位置備注：檔案材料清單（如合同原件、審批表、附件等）查閱記錄查閱人查閱日期查閱事由批準(zhǔn)人歸還日期模板三：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段（如：預(yù)付款、交付、驗(yàn)收、尾款）計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況說明責(zé)任人異常記錄備注：異常情況處理措施及結(jié)果四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)合規(guī)性優(yōu)先：合同審核必須保證符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的，需額外關(guān)注行業(yè)特定規(guī)定。責(zé)任到人：明確各部門職責(zé)（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)內(nèi)容真實(shí)性、法務(wù)部負(fù)責(zé)合法性、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)條款），避免推諉扯皮；指定專人負(fù)責(zé)合同歸檔，保證材料不遺漏。檔案完整：歸檔材料需包含合同全生命周期關(guān)鍵文件（從需求確認(rèn)到履行完畢），禁止僅歸檔合同文本而忽略審批、附件等支撐材料；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失