房地產合同管理操作手冊第一章總則1.1目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范房地產企業(yè)合同全流程管理，明確各部門職責，防范法律與經(jīng)營風險，保障合同合法合規(guī)履行。適用于企業(yè)及下屬項目公司、子公司的各類房地產合同（含開發(fā)、銷售、租賃、工程、物業(yè)服務等）管理。1.2管理原則合法合規(guī)：合同內容與流程嚴格遵循《民法典》《城市房地產管理法》等法律法規(guī)。權責清晰：明確各部門在合同管理中的職責，避免推諉或越權。全程管控：覆蓋合同“訂立前-訂立中-履行中-終止后”全周期，確保風險可追溯、可防控。風險前置：通過盡職調查、條款審核等手段，將風險化解在合同訂立階段。第二章合同管理組織體系2.1管理架構企業(yè)設立合同管理領導小組（由總經(jīng)理、法務總監(jiān)、財務總監(jiān)、業(yè)務部門負責人組成），負責重大合同決策；日常管理由法務部牽頭，業(yè)務部門（開發(fā)、營銷、工程等）、財務部、行政部協(xié)同執(zhí)行。2.2職責分工（表格形式更清晰）部門/崗位核心職責---------------------法務部1.制定合同管理制度、模板及風險指引

2.審核合同法律合規(guī)性，規(guī)避無效/可撤銷條款

3.處理合同糾紛，制定訴訟/仲裁策略

4.開展合同法律培訓業(yè)務部門（開發(fā)、營銷、工程等）1.提出合同需求，明確商務條款（如工期、價款、質量標準）

2.跟蹤合同履約進度，反饋異常情況

3.參與商務談判，確認業(yè)務邏輯合理性財務部1.審核付款條件的財務可行性（如資金預算、稅務合規(guī)）

2.管控款項支付節(jié)點，核對發(fā)票/憑證

3.評估合同對財務指標的影響行政部1.保管合同用印，登記用印臺賬

2.歸檔合同檔案，管理借閱權限

3.維護合同管理系統(tǒng)（如OA流程）第三章合同訂立管理3.1訂立前準備3.1.1合作方盡職調查業(yè)務部門聯(lián)合法務部對合作方（開發(fā)商、施工方、供應商等）開展盡職調查，重點核查：主體資格：營業(yè)執(zhí)照、資質證書（如房地產開發(fā)資質、施工總承包資質）、經(jīng)營范圍是否匹配項目需求。信用狀況：通過“信用中國”“企查查”等平臺查詢失信記錄、被執(zhí)行人信息。履約能力：過往項目案例、財務報表（如資產負債率、現(xiàn)金流）、合作方客戶評價。法律糾紛：裁判文書網(wǎng)檢索涉訴情況，判斷糾紛類型（如工程款拖欠、質量糾紛）對本項目的影響。3.1.2合同需求確認業(yè)務部門根據(jù)項目場景（如土地出讓、工程承包、房屋銷售），形成《合同需求說明書》，明確：合作背景（如項目定位、政策要求）、核心商務條款（標的、價款、履行期限）。特殊需求（如保密條款、分期驗收、違約責任梯度設計）。法務部從法律視角提出風險提示（如付款節(jié)點與工期的關聯(lián)性、“背靠背”條款的合法性）。3.2合同起草與審核3.2.1模板選用與定制企業(yè)建立合同模板庫（分類管理：開發(fā)類、銷售類、工程類、租賃類等），優(yōu)先使用模板。特殊項目需定制時，由法務部牽頭，結合項目需求和法律規(guī)定起草，內容需包含：當事人信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、標的條款（明確房地產項目/房屋/服務范圍）。質量標準（如工程引用《建筑工程施工質量驗收規(guī)范》、房屋交付引用《商品房買賣合同示范文本》）。價款與支付（金額、支付方式、節(jié)點、發(fā)票類型）、違約責任（明確違約情形、違約金計算方式）。爭議解決（優(yōu)先約定仲裁或企業(yè)住所地法院管轄）。3.2.2多部門聯(lián)審合同起草后，需經(jīng)業(yè)務、法務、財務三部門聯(lián)審：業(yè)務部門：審核商務條款是否匹配項目需求（如工期是否滿足預售節(jié)點）。法務部門：審核法律合規(guī)性（如“陰陽合同”風險、格式條款提示義務）。財務部：審核付款節(jié)奏的財務可行性（如是否超預算、稅務成本是否可控）。審核意見書面反饋，起草人修改后形成終版。3.3合同審批與簽訂3.3.1分級審批根據(jù)合同金額、重要性分級審批：小額合同（如辦公用品采購）：部門經(jīng)理審批。一般合同（如房屋租賃合同、分包合同）：分管副總審批。重大合同（如土地出讓、EPC工程總承包）：總經(jīng)理或董事會審批。審批流程留痕（OA系統(tǒng)或書面審批單），需記錄“同意/修改/駁回”意見及理由。3.3.2簽訂與用印授權管理：簽訂合同需持有《授權委托書》，明確授權范圍（如簽約、收款）、期限，由法務部審核、總經(jīng)理簽發(fā)。用印流程：合同經(jīng)審批后，行政部核對審批單、授權書，無誤后加蓋公章，登記《合同用印臺賬》（記錄合同名稱、編號、用印時間、經(jīng)辦人）。第四章合同履行管理4.1履約跟蹤業(yè)務部門指定專人建立《合同履約臺賬》，跟蹤：履行節(jié)點（如付款日期、工期節(jié)點、房屋交付日期）。實際履行情況（如是否按時付款、工程進度是否達標）。異常情況（如對方延遲供貨、房屋質量投訴）。法務部定期抽查臺賬，提示法律風險（如對方違約達到解除條件）。4.2變更與解除4.2.1合同變更因項目調整、政策變化需變更合同的，業(yè)務部門提交《合同變更申請》（說明變更原因、內容），經(jīng)法務部（法律風險）、財務部（財務影響）審核后，按原審批流程審批。變更協(xié)議需雙方簽字蓋章，與原合同一并歸檔。4.2.2合同解除符合法定/約定解除條件（如對方根本違約、不可抗力）時，法務部出具《解除方案》，明確：解除依據(jù)（如《民法典》第563條、合同約定條款）。通知方式（書面通知并留存快遞底單、郵件回執(zhí)）。解除后，業(yè)務部門清理履約情況（如已付款項、已完成工作），法務部處理后續(xù)索賠、爭議解決。4.3糾紛處理4.3.1協(xié)商與調解糾紛發(fā)生后，優(yōu)先由業(yè)務部門與對方協(xié)商，法務部提供法律支持（如起草協(xié)商函、擬定調解方案）。協(xié)商不成可申請第三方調解（如行業(yè)協(xié)會、人民調解委員會）。4.3.2仲裁與訴訟協(xié)商/調解無效時，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟：仲裁：向約定的仲裁機構提交申請，準備仲裁協(xié)議、證據(jù)材料（合同、履約記錄、溝通函件）。訴訟：向有管轄權的法院起訴，法務部負責立案、舉證、出庭，業(yè)務部門配合提供證據(jù)。4.4款項管理財務部根據(jù)合同付款條款，審核付款申請（如是否達到付款節(jié)點、是否提供合規(guī)發(fā)票），無誤后支付。付款后登記《合同款項支付臺賬》（記錄付款時間、金額、憑證號）。第五章合同檔案管理5.1檔案分類與保管合同檔案按類型（開發(fā)類、銷售類、工程類等）分類，由行政部統(tǒng)一保管，內容包括：合同文本（正副本）、審批單、授權書、盡職調查報告。履約記錄（付款憑證、驗收報告、溝通函件）、變更/解除協(xié)議、糾紛處理材料。保管期限：普通合同履行完畢后保存5年；重大合同（如土地出讓、戰(zhàn)略合作）永久保管。5.2借閱與保密借閱：內部人員需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批，借閱期限不超過7個工作日。第六章風險防控與優(yōu)化6.1常見風險及防控6.1.1條款風險風險：合同條款模糊（如“質量合格”未明確標準）、違約責任不對等。防控：法務部細化條款（如引用國家標準、明確違約金計算方式），審核時對比雙方權利義務。6.1.2履約風險風險：對方資金鏈斷裂、工期延誤。防控：盡職調查時關注對方財務狀況，履約中設置履約保證金、分期付款、階段性驗收。6.1.3政策風險風險：房地產調控政策（如限購、限貸）導致合同無法履行。防控：合同中約定政策變更的處理條款（如“因政策調整導致合同無法履行的，雙方互不承擔違約責任”）。6.2復盤與優(yōu)化每季度由法務部牽頭，組織業(yè)務、財務部門召開“合同管理復盤會”，分析：合同履行中的問題（如條款漏洞、審批效率低）。糾紛案例的教訓