合同管理流程及通用合同審核執(zhí)行指南一、適用場景與核心目標本指南適用于企業(yè)日常經(jīng)營中各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作開發(fā)合同等類型。通過標準化流程實現(xiàn)合同全生命周期管控，核心目標包括：降低合同法律風險、保證條款合規(guī)性、提高合同審批效率、明確履約責任邊界，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作步驟詳解（一）合同起草階段需求發(fā)起與資料收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求審批單》，明確合作方基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、付款方式、違約責任等核心要素。收集合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明），保證合作方為合法存續(xù)的法人或其他組織。合同文本擬定優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板，根據(jù)合作具體情況調(diào)整條款，避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。合同文本應(yīng)包含以下核心部分：合同主體（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；標的物/服務(wù)描述（明確名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)標準等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要職責、交付成果、驗收標準）；價格與支付方式（金額、計價單位、支付條件、賬戶信息）；履行期限（起始時間、關(guān)鍵節(jié)點）；違約責任（違約情形、賠償計算方式、爭議解決條款）；不可抗力定義與處理；合同生效與終止條件；附件清單（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、報價單等）。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負責人審核合同內(nèi)容與需求一致性，重點核對標的、數(shù)量、價格等業(yè)務(wù)條款的準確性，簽字確認后提交法務(wù)部門。（二）合同審核階段法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)部門重點審核以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備履約能力（如特殊行業(yè)需資質(zhì)許可）；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；權(quán)利義務(wù)對等性：是否存在單方面加重企業(yè)責任、減輕合作方責任的“霸王條款”；風險點提示：明確違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定明確（如仲裁或訴訟管轄地）、保密條款是否完善等。法務(wù)部門出具《合同審核意見書》，對修改條款標注說明，審核通過后轉(zhuǎn)財務(wù)部門。財務(wù)審核財務(wù)部門重點審核：價格條款是否符合企業(yè)定價政策，是否包含稅費、運費等隱性成本；付款方式與進度是否合理，是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定；發(fā)票類型、開具時間及違約金、賠償金的財務(wù)處理方式。財務(wù)部門確認無資金風險后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。最終審批根據(jù)合同金額及重要性，確定審批權(quán)限（如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批人重點審核合同整體合理性及與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配性，簽署《合同審批單》。（三）合同簽署與用印階段文本定稿與編號審核通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)各審核意見修改定稿，填寫《合同用印申請表》，注明合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+序號，如“2024采字001”）。用印管理辦公室（或行政部門）核對《合同審批單》《用印申請表》與合同文本一致性，確認審批流程完整后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴禁空白合同蓋章）。簽署頁需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)委托書需作為合同附件。文本分發(fā)與備案合同簽署后，原件至少一式兩份（企業(yè)與合作方各執(zhí)一份），復(fù)印件分發(fā)至業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)部門備案，電子版存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。（四）合同履行與監(jiān)控階段履約計劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《履約計劃表》，明確各階段責任人、交付時間、驗收標準及溝通機制，同步抄送法務(wù)、財務(wù)部門。進度跟蹤與記錄業(yè)務(wù)負責人定期跟蹤合同履行情況，對延遲履行、質(zhì)量不符等問題及時書面通知合作方，并保存溝通記錄（如郵件、函件）。涉及款項支付的，財務(wù)部門依據(jù)合同約定審核付款申請，確認履約節(jié)點完成后方可付款。驗收與確認合同標的交付后，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)、質(zhì)檢）按約定標準驗收，出具《驗收確認單》，由雙方簽字蓋章確認。（五）合同變更、終止與歸檔階段合同變更履行過程中需變更條款的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》，補充協(xié)議需履行原合同審批流程，作為原合同組成部分。合同終止合同正常履行完畢，雙方結(jié)清款項后終止；因違約或不可抗力終止的，業(yè)務(wù)部門需收集相關(guān)證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明），形成《合同終止報告》，說明終止原因及后續(xù)處理方案。歸檔管理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、審批單、補充協(xié)議、驗收單、溝通記錄等資料整理成冊，移交檔案部門歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)檔案系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行結(jié)束后10年。三、合同模板及配套表格示例（一）通用合同模板框架合同編號：[年份][部門簡稱][序號]甲方：[企業(yè)名稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]法定代表人/授權(quán)代表：*聯(lián)系方式：[電話]乙方：[合作方名稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]法定代表人/授權(quán)代表：*聯(lián)系方式：[電話]鑒于甲乙雙方就[合同標的]事宜達成合作，根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，雙方平等協(xié)商，達成如下協(xié)議：第一條合同標的1.1標的物名稱：[名稱]，規(guī)格型號：[型號]，數(shù)量：[數(shù)量]，質(zhì)量標準：[標準編號或描述]。第二條價格與支付2.1合同總價：人民幣（大寫）[金額]（￥[小寫]），含稅/不含稅。2.2支付方式：[如：分期支付，首期%于合同簽訂后X日內(nèi)支付，尾款%于驗收合格后X日內(nèi)支付]。2.3乙方賬戶信息：開戶行：[銀行名稱]賬戶名稱：[名稱]賬號：[賬號]第三條履行期限與方式3.1甲方應(yīng)于[日期]前完成[義務(wù)]，乙方應(yīng)于[日期]前完成[義務(wù)]。3.2交付地點：[地點]，運輸方式：[方式]，運費承擔方：[甲方/乙方]。第四條驗收標準與方式4.1乙方交付標的后X日內(nèi)，甲方組織驗收，驗收標準以[合同附件/技術(shù)協(xié)議]為準。4.2驗收不合格的，乙方應(yīng)在X日內(nèi)整改，重新驗收。第五條違約責任5.1甲方延遲付款的，每逾期一日按應(yīng)付金額的X%支付違約金；乙方延遲交付的，每逾期一日按合同總價X%支付違約金。5.2任何一方違反保密義務(wù)，應(yīng)賠償對方因此遭受的實際損失。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地/合同簽訂地]人民法院訴訟解決。第七條其他7.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式X份，雙方各執(zhí)X份，具有同等法律效力。7.2附件：[附件名稱，如：技術(shù)協(xié)議、驗收標準]甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：*法定代表人/授權(quán)代表：*日期：[年月日]日期：[年月日]（二）配套表格示例《合同審批單》合同名稱合同編號業(yè)務(wù)部門合作方名稱合同金額申請人核心條款摘要業(yè)務(wù)部門意見負責人簽字：日期：法務(wù)部門意見負責人簽字：日期：財務(wù)部門意見負責人簽字：日期：最終審批意見審批人簽字：日期：《履約跟蹤表》合同編號履約節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人完成情況說明2024銷字001首批交付2024-03-312024-04-02張*物流延遲，已協(xié)調(diào)順延2024銷字001驗收2024-04-052024-04-05李*驗收合格四、關(guān)鍵風險控制與操作要點主體資格審查簽訂合同前務(wù)必核實合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）、行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、建筑資質(zhì)等），避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體合作。條款明確性與可執(zhí)行性避免使用“合理期限”“其他”等模糊表述，質(zhì)量標準、交付時間、違約責任等需量化或明確依據(jù)（如“按GB/T19001-2016標準執(zhí)行”“逾期超過30日，甲方有權(quán)解除合同”）。簽署與用印規(guī)范合同文本需與審核通過版本完全一致，未經(jīng)書面同意不得擅自修改；用印前核對“人、章、文”一致，嚴禁在空白紙張、空白合同上蓋章。履約證據(jù)留存重要的溝通記錄（如變更通知、催款函）需采用書面形式并加蓋公章或?qū)?/p>