采購合同審批及跟蹤管理工具模板一、適用場景：哪些情況需要這套模板？本模板適用于企業(yè)各類采購合同的規(guī)范化管理，涵蓋從合同發(fā)起、審批、簽訂到執(zhí)行跟蹤的全流程。具體場景包括：企業(yè)日常辦公用品、原材料、設(shè)備等采購項(xiàng)目的合同審批；跨部門協(xié)作采購（如市場部采購?fù)茝V服務(wù)、技術(shù)部采購軟件系統(tǒng)）的流程管控；需要明確合同履行節(jié)點(diǎn)（如交付時間、付款進(jìn)度、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）的項(xiàng)目跟蹤；合同變更、續(xù)簽、終止等特殊情況的管理需求；企業(yè)審計或合規(guī)檢查時，合同全流程記錄的追溯需求。二、操作步驟：從發(fā)起審批到歸檔的全流程1.合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起人：采購需求部門（如采購部、行政部）經(jīng)辦人*操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求，擬定合同初稿，明確合同雙方信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人*等）、采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價款及支付方式、交付時間與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭議解決條款等核心內(nèi)容；準(zhǔn)備附件材料，包括供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）、采購需求審批單、比價/招標(biāo)記錄（如適用）、技術(shù)參數(shù)要求等；在企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中創(chuàng)建合同審批流程，合同初稿及附件材料。2.多級審批流程審批節(jié)點(diǎn)（根據(jù)企業(yè)規(guī)模可調(diào)整）：部門負(fù)責(zé)人審批：采購需求部門負(fù)責(zé)人*審核合同內(nèi)容是否符合部門需求、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)；財務(wù)部門審批：財務(wù)負(fù)責(zé)人*審核合同價款、支付方式是否符合財務(wù)制度，資金是否落實(shí)；法務(wù)部門審批：法務(wù)專員*審核合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)條款等）；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管采購/業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)*審核合同整體合理性及對企業(yè)戰(zhàn)略的影響；總經(jīng)理/最終審批人審批：對于金額較大（如超過10萬元）或重要采購項(xiàng)目，需總經(jīng)理*最終審批。審批要求：每個審批節(jié)點(diǎn)需在2個工作日內(nèi)完成，審批意見需在系統(tǒng)中明確標(biāo)注（如“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由）。3.合同簽訂與蓋章審批通過后：采購經(jīng)辦人*根據(jù)審批意見修改合同終稿，打印紙質(zhì)版（一式X份，根據(jù)雙方需求確定）；蓋章流程：企業(yè)方蓋章：需加蓋合同專用章或公章，由行政部/辦公室專人*負(fù)責(zé)蓋章登記，記錄合同編號、蓋章日期、份數(shù)等信息；供應(yīng)商蓋章：將合同終稿送達(dá)供應(yīng)商，要求其加蓋公章后回收，確認(rèn)雙方簽字蓋章頁完整無誤。4.合同執(zhí)行與跟蹤責(zé)任部門：采購經(jīng)辦人*為合同執(zhí)行第一責(zé)任人，需建立《合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板表格）；跟蹤內(nèi)容：交付跟蹤：按合同約定時間跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度，記錄實(shí)際交付日期、數(shù)量、質(zhì)量（如有異常，需書面反饋供應(yīng)商并要求整改）；付款跟蹤：根據(jù)合同約定支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金），財務(wù)部門*需在付款前確認(rèn)驗(yàn)收合格證明、發(fā)票等材料齊全后安排付款，并在《合同執(zhí)行跟蹤表》中記錄付款日期、金額；驗(yàn)收跟蹤：組織相關(guān)部門（如使用部門、質(zhì)檢部門）對采購標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收報告》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)），作為付款及合同履行的依據(jù)。5.合同變更與續(xù)簽變更流程：若需修改合同條款（如數(shù)量、價格、交付時間等），由采購經(jīng)辦人*發(fā)起變更審批，參照原審批流程完成審批后，簽訂《合同變更協(xié)議》，并更新《合同執(zhí)行跟蹤表》；續(xù)簽流程：合同到期前1個月，采購經(jīng)辦人*評估合同履行情況及后續(xù)需求，如需續(xù)簽，提前發(fā)起續(xù)簽審批流程，參照原合同審批流程執(zhí)行。6.合同歸檔歸檔時間：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)；歸檔內(nèi)容：合同原件、審批單、附件材料（資質(zhì)文件、驗(yàn)收報告、付款憑證等）、變更/續(xù)簽協(xié)議（如有）；歸檔管理：由行政部/檔案室專人*負(fù)責(zé)，按合同編號分類存放，電子版同步存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證可追溯、可查詢。三、核心表格：標(biāo)準(zhǔn)化合同管理工具包表1：采購合同審批流程表合同編號合同名稱采購標(biāo)的供應(yīng)商名稱合同金額（元）發(fā)起部門發(fā)起日期審批節(jié)點(diǎn)審批人審批部門審批意見審批日期部門負(fù)責(zé)人審批*[采購需求部門]財務(wù)部門審批*財務(wù)部法務(wù)部門審批*法務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批*[分管領(lǐng)導(dǎo)]總經(jīng)理/最終審批人*總經(jīng)理辦公室表2：合同基本信息表合同編號簽訂日期甲方（采購方）企業(yè)名稱：地址：聯(lián)系人：*統(tǒng)一社會信用代碼：電話：郵箱：乙方（供應(yīng)商）企業(yè)名稱：地址：聯(lián)系人：*統(tǒng)一社會信用代碼：電話：郵箱：采購標(biāo)的名稱：規(guī)格型號：數(shù)量：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：交付時間：交付地點(diǎn)：價款及支付方式合同總價：支付方式：（如：預(yù)付30%，到貨付60%，驗(yàn)收付10%）違約責(zé)任爭議解決方式表3：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號跟蹤事項(xiàng)計劃時間實(shí)際時間責(zé)任人完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□異常）備注（如異常說明）供應(yīng)商備貨YYYY-MM-DD*首批交付YYYY-MM-DD*驗(yàn)收YYYY-MM-DD*預(yù)付款支付YYYY-MM-DD*到貨款支付YYYY-MM-DD*質(zhì)保金支付YYYY-MM-DD*表4：合同變更記錄表變更編號關(guān)聯(lián)合同編號變更內(nèi)容簡述變更原因?qū)徟藢徟掌谧兏鼌f(xié)議簽訂日期雙方蓋章確認(rèn)*□是□否變更條款對比原條款變更后條款四、關(guān)鍵提醒：使用過程中需重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)合同條款審核：法務(wù)部門需重點(diǎn)審核“違約責(zé)任”“爭議解決”“知識產(chǎn)權(quán)”等條款，避免法律風(fēng)險；財務(wù)部門需確認(rèn)“支付方式”“發(fā)票開具要求”符合企業(yè)財務(wù)制度，避免稅務(wù)風(fēng)險。審批時限管理：各審批節(jié)點(diǎn)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，如遇特殊情況需延期，需在系統(tǒng)中說明原因并通知下一環(huán)節(jié)，避免流程卡頓。數(shù)據(jù)保密：合同信息（尤其是供應(yīng)商價格、技術(shù)參數(shù)等敏感數(shù)據(jù)）需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁通過郵件等非加密渠道傳輸，防止信息泄露。執(zhí)行跟蹤及時性：采購經(jīng)辦人需每周更新《合同執(zhí)行跟蹤表》，對異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）需24小時內(nèi)上報部門負(fù)責(zé)人，并啟動溝通整改流程。歸檔完整性：合同原件及附