行政采購(gòu)申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)操作流程一、適用場(chǎng)景與工作目標(biāo)本流程適用于公司各部門在日常行政工作中產(chǎn)生的各類采購(gòu)需求，包括但不限于：辦公文具耗材、辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）、固定資產(chǎn)（辦公家具、空調(diào)等）、服務(wù)類采購(gòu)（保潔、維修、會(huì)議服務(wù)等）。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范采購(gòu)行為，保證采購(gòu)需求合理、流程合規(guī)、成本可控，同時(shí)提高采購(gòu)效率，保障行政資源高效配置。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟步驟1：需求發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：各部門因工作需要采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)，由需求部門經(jīng)辦人發(fā)起申請(qǐng)。材料準(zhǔn)備：明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及預(yù)算金額；如涉及大額采購(gòu)或特殊物品（如專業(yè)設(shè)備），需提供至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單或產(chǎn)品參數(shù)對(duì)比表；填寫《行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（見模板部分），保證信息完整、準(zhǔn)確。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：采購(gòu)內(nèi)容是否為部門工作必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）；預(yù)估金額是否符合部門年度預(yù)算計(jì)劃；采購(gòu)規(guī)格、數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配，是否存在過度采購(gòu)。處理結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，在《審批表》中簽字確認(rèn)；不通過時(shí)，退回經(jīng)辦人并說明理由。步驟3：行政部復(fù)核復(fù)核主體：行政部門指定專人（如行政主管*）對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行專業(yè)復(fù)核。復(fù)核內(nèi)容：審核采購(gòu)物品/服務(wù)是否符合公司行政采購(gòu)范圍（如非生產(chǎn)性物資、非經(jīng)營(yíng)服務(wù)）；核對(duì)規(guī)格參數(shù)是否為常用標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)，優(yōu)先選擇公司現(xiàn)有合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商；對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格，評(píng)估預(yù)估單價(jià)合理性，必要時(shí)要求經(jīng)辦人補(bǔ)充供應(yīng)商資料。處理結(jié)果：復(fù)核通過后，簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；不通過時(shí)，與需求部門溝通調(diào)整后重新提交。步驟4：財(cái)務(wù)部預(yù)算合規(guī)性審查審查主體：財(cái)務(wù)部門指定人員（如財(cái)務(wù)專員*）對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核。審查內(nèi)容：核對(duì)采購(gòu)金額是否在部門剩余預(yù)算額度內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況；大額采購(gòu)（如單筆超過5000元）需確認(rèn)是否履行了預(yù)算調(diào)整程序（如超預(yù)算審批）；審核付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算周期）。處理結(jié)果：預(yù)算合規(guī)則簽字確認(rèn)；預(yù)算超支或付款方式不符時(shí)，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充預(yù)算審批材料。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批層級(jí)：根據(jù)采購(gòu)金額確定審批人：金額在5000元以下：行政部門分管領(lǐng)導(dǎo)（如行政總監(jiān)*）審批；金額在5000-20000元：分管行政副總*審批；金額超過20000元：需提交總經(jīng)理*審批。審批重點(diǎn)：結(jié)合采購(gòu)事項(xiàng)的重要性、緊急程度及預(yù)算情況，最終審批是否同意采購(gòu)。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與過程跟蹤執(zhí)行主體：審批通過后，由行政部門統(tǒng)一組織實(shí)施采購(gòu)：優(yōu)先從公司合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，庫內(nèi)無合適供應(yīng)商時(shí)，需通過比價(jià)（至少3家供應(yīng)商）確定合作方；簽訂采購(gòu)合同或訂單，明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，保證按時(shí)交付，如遇延遲需及時(shí)通知需求部門。步驟7：驗(yàn)收與入庫驗(yàn)收組織：物品/服務(wù)到貨后，由需求部門經(jīng)辦人、行政部門專員、財(cái)務(wù)部門人員共同驗(yàn)收（小額采購(gòu)可由需求部門與行政部門驗(yàn)收）。驗(yàn)收內(nèi)容：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與采購(gòu)訂單一致；測(cè)試物品功能是否正常（如電子設(shè)備），服務(wù)類項(xiàng)目是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)（如保潔質(zhì)量）；出具驗(yàn)收結(jié)果，三方在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。入庫管理：驗(yàn)收合格后，行政部門辦理入庫登記，建立資產(chǎn)臺(tái)賬（如為固定資產(chǎn)）；不合格物品及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。步驟8：資料歸檔歸檔范圍：《行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表》、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同/訂單、《驗(yàn)收單》、付款憑證等全套資料。歸檔要求：行政部門按月整理采購(gòu)資料，分類歸檔保存（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。三、行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表（模板）申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途說明供應(yīng)商信息名稱：聯(lián)系人：地址：報(bào)價(jià)金額：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：行政部復(fù)核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見簽字：日期：驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人簽字：日期：備注四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購(gòu)必須以年度預(yù)算為依據(jù)，無預(yù)算或超預(yù)算需提前履行預(yù)算調(diào)整程序，避免盲目采購(gòu)。審批時(shí)限規(guī)范：各部門需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，行政部、財(cái)務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核與審核，保證流程高效流轉(zhuǎn)。供應(yīng)商合規(guī)性：嚴(yán)禁從未經(jīng)審核的供應(yīng)商處采購(gòu)，大額采購(gòu)需留存供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證），保證供應(yīng)商合法合規(guī)。驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需多人參與，杜絕“重采購(gòu)、輕驗(yàn)收”，不合格物品不得入庫，已入庫問題物品需及時(shí)追溯責(zé)任。廉潔自律要求：