食品和食品原料采購查驗(yàn)管理制度一、目的為加強(qiáng)食品和食品原料采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的食品和食品原料符合國家相關(guān)法律法規(guī)、食品安全標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)自身質(zhì)量要求，保障食品安全，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與食品和食品原料采購查驗(yàn)相關(guān)的活動(dòng)，涵蓋采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購過程控制、進(jìn)貨查驗(yàn)、記錄保存等環(huán)節(jié)。三、職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)制定食品和食品原料采購計(jì)劃，根據(jù)公司的生產(chǎn)需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。-選擇合格的供應(yīng)商，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。-與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購的食品和食品原料符合質(zhì)量要求。-組織實(shí)施采購活動(dòng)，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.質(zhì)量控制部門-制定食品和食品原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，為采購查驗(yàn)提供依據(jù)。-對采購的食品和食品原料進(jìn)行進(jìn)貨查驗(yàn)，包括感官檢查、理化指標(biāo)檢測、微生物檢測等，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。-對不合格的食品和食品原料進(jìn)行處理，提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。-參與供應(yīng)商的評估和管理，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)。3.倉庫管理部門-負(fù)責(zé)食品和食品原料的收貨、儲(chǔ)存和發(fā)放管理。-在收貨時(shí)，協(xié)助質(zhì)量控制部門進(jìn)行進(jìn)貨查驗(yàn)，檢查貨物的數(shù)量、包裝、標(biāo)識等是否符合要求。-按照規(guī)定的儲(chǔ)存條件對食品和食品原料進(jìn)行儲(chǔ)存，定期檢查庫存貨物的質(zhì)量狀況，確保貨物的質(zhì)量穩(wěn)定。-根據(jù)生產(chǎn)部門的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放食品和食品原料。4.生產(chǎn)部門-提出食品和食品原料的需求計(jì)劃，為采購部門制定采購計(jì)劃提供依據(jù)。-在使用食品和食品原料前，對其質(zhì)量進(jìn)行再次確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給質(zhì)量控制部門。-按照規(guī)定的工藝要求使用食品和食品原料，確保產(chǎn)品質(zhì)量。四、采購計(jì)劃制定1.需求分析生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和銷售預(yù)測，確定食品和食品原料的需求數(shù)量和時(shí)間。同時(shí)，考慮庫存情況、生產(chǎn)損耗等因素，制定詳細(xì)的需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)包括食品和食品原料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時(shí)間等信息。2.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門定期對食品和食品原料的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，掌握庫存的實(shí)際數(shù)量、質(zhì)量狀況和存放位置。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給采購部門和生產(chǎn)部門，以便合理安排采購和生產(chǎn)。3.采購計(jì)劃編制采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的需求計(jì)劃和倉庫管理部門的庫存盤點(diǎn)結(jié)果，結(jié)合市場供應(yīng)情況和價(jià)格走勢，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購的食品和食品原料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、供應(yīng)商等信息。采購計(jì)劃應(yīng)具有合理性和可行性，既要滿足生產(chǎn)需求，又要避免庫存積壓。4.采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批過程中，應(yīng)重點(diǎn)審查采購計(jì)劃的合理性、必要性和可行性。經(jīng)審批通過的采購計(jì)劃，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施采購活動(dòng)。五、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、良好信譽(yù)和生產(chǎn)能力的供應(yīng)商作為候選對象。候選供應(yīng)商應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告等相關(guān)證件和資料。2.供應(yīng)商評估采購部門組織質(zhì)量控制部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。同時(shí)，對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行檢測和試用，評價(jià)其產(chǎn)品質(zhì)量和性能。根據(jù)評估結(jié)果，對候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商檔案建立對合格供應(yīng)商建立詳細(xì)的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息、營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、采購合同、供貨記錄、評價(jià)報(bào)告等。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新和維護(hù)，以便及時(shí)掌握供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)信息。4.供應(yīng)商合作與管理與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。在合作過程中，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)和考核。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告和整改，對嚴(yán)重違反合同約定的供應(yīng)商終止合作。六、采購過程控制1.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，合同應(yīng)采用書面形式，并明確以下主要條款：-雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。-采購的食品和食品原料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等。-交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式和運(yùn)輸方式。-付款方式和結(jié)算時(shí)間。-產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。-違約責(zé)任和爭議解決方式。-其他需要約定的事項(xiàng)。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師審核，確保合同條款合法、合規(guī)、公平、合理。2.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同和采購計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購的食品和食品原料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單應(yīng)一式多份，分別發(fā)送給供應(yīng)商、質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門和財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。3.采購進(jìn)度跟蹤采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，了解貨物的生產(chǎn)、運(yùn)輸情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨或貨物質(zhì)量存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換貨物等。同時(shí)，將采購進(jìn)度情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便做好生產(chǎn)安排和庫存管理。4.采購價(jià)格管理采購部門應(yīng)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭取合理的采購價(jià)格。在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，通過批量采購、長期合作等方式降低采購成本。同時(shí)，建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，對采購價(jià)格進(jìn)行分析和比較，為公司的成本控制提供依據(jù)。七、進(jìn)貨查驗(yàn)1.查驗(yàn)準(zhǔn)備質(zhì)量控制部門在貨物到貨前，應(yīng)做好查驗(yàn)準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備查驗(yàn)工具、檢測設(shè)備、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和記錄表格等。同時(shí)，通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備，安排合適的存放位置。2.證件查驗(yàn)貨物到貨后，倉庫管理部門首先檢查貨物的外包裝是否完好，是否有破損、受潮、污染等情況。同時(shí)，要求供應(yīng)商提供隨貨同行的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、合格證、衛(wèi)生許可證等。質(zhì)量控制部門對供應(yīng)商提供的證件進(jìn)行查驗(yàn)，確認(rèn)其有效性和真實(shí)性。證件查驗(yàn)合格后，方可進(jìn)行下一步的查驗(yàn)工作。3.感官檢查質(zhì)量控制部門對采購的食品和食品原料進(jìn)行感官檢查，包括外觀、色澤、氣味、口感等方面。檢查食品和食品原料是否符合相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和感官要求。如發(fā)現(xiàn)有異味、異色、變質(zhì)等情況，應(yīng)立即停止查驗(yàn)，并對該批貨物進(jìn)行封存和標(biāo)識。4.理化指標(biāo)檢測對于需要進(jìn)行理化指標(biāo)檢測的食品和食品原料，質(zhì)量控制部門按照規(guī)定的檢測方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測。檢測項(xiàng)目包括水分、蛋白質(zhì)、脂肪、糖分、重金屬含量等。檢測結(jié)果應(yīng)記錄在案，并與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比。如檢測結(jié)果不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)進(jìn)一步進(jìn)行分析和處理。5.微生物檢測對于易受微生物污染的食品和食品原料，質(zhì)量控制部門進(jìn)行微生物檢測。檢測項(xiàng)目包括菌落總數(shù)、大腸菌群、致病菌等。微生物檢測應(yīng)在符合衛(wèi)生要求的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行，檢測結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門。如檢測結(jié)果不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，該批貨物應(yīng)判定為不合格產(chǎn)品。6.數(shù)量核對倉庫管理部門在查驗(yàn)過程中，對貨物的數(shù)量進(jìn)行核對，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購訂單和發(fā)貨單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行處理。7.驗(yàn)收記錄質(zhì)量控制部門對進(jìn)貨查驗(yàn)的全過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、證件查驗(yàn)情況、感官檢查情況、理化指標(biāo)檢測結(jié)果、微生物檢測結(jié)果等。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并由查驗(yàn)人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和追溯。八、不合格品處理1.不合格品判定經(jīng)進(jìn)貨查驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)食品和食品原料不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)判定為不合格品。不合格品應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識，隔離存放，防止與合格品混淆。2.處理方式選擇對于不合格品，應(yīng)根據(jù)其不合格的程度和性質(zhì)，選擇合適的處理方式。處理方式主要包括退貨、換貨、降級使用、銷毀等。-退貨：對于嚴(yán)重不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或存在安全隱患的不合格品，應(yīng)立即通知供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)。退貨過程中，應(yīng)做好記錄，確保貨物安全返回供應(yīng)商。-換貨：對于一般不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)但可以通過更換解決問題的不合格品，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行換貨。換貨后的貨物應(yīng)重新進(jìn)行查驗(yàn)，合格后方可入庫使用。-降級使用：對于某些不合格品，如質(zhì)量略有瑕疵但不影響產(chǎn)品安全和基本使用性能的，可以考慮降級使用。降級使用應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在使用過程中進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。-銷毀：對于無法通過退貨、換貨或降級使用處理的不合格品，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)符合環(huán)保要求，并做好記錄。3.處理結(jié)果跟蹤質(zhì)量控制部門對不合格品的處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤，確保處理措施得到有效執(zhí)行。同時(shí)，分析不合格品產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。九、記錄保存1.記錄內(nèi)容與食品和食品原料采購查驗(yàn)相關(guān)的記錄包括采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商檔案、進(jìn)貨查驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映采購查驗(yàn)的全過程。2.記錄保存方式記錄可以采用紙質(zhì)或電子形式保存。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，妥善保管，防止丟失、損壞和受潮。電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.記錄保存期限采購查驗(yàn)記錄應(yīng)保存至少兩年，涉及食品安全的重要記錄應(yīng)保存至超過產(chǎn)品保質(zhì)期滿后六個(gè)月。保存期限屆滿后，應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。十、培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)計(jì)劃制定人力資源部門會(huì)同采購部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門制定采購查驗(yàn)相關(guān)人員的培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)人員等信息。2.培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容主要包括食品安全法律法規(guī)、食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購查驗(yàn)知識和技能、供應(yīng)商管理等方面。通過培訓(xùn)，提高采購查驗(yàn)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保采購查驗(yàn)工作的質(zhì)量和效率。3.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可以采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對象的特點(diǎn)，選擇合適的培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)效果。4.培訓(xùn)效果評估培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。評估方式可以采用考試、實(shí)際操作考核、問卷調(diào)查等形式。通過評估，了解培訓(xùn)人員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和應(yīng)用能力，發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中存在的問題，為今后的培訓(xùn)工作提供改進(jìn)依據(jù)。十一、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選