采購管理流程規(guī)范與審批表單工具說明一、適用范圍與背景本工具適用于各類企業(yè)及組織的日常采購管理場景，涵蓋辦公物資采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等類型。通過規(guī)范采購流程與標(biāo)準(zhǔn)化審批表單，可保證采購活動合規(guī)有序、資源合理配置，有效規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)（如超預(yù)算采購、供應(yīng)商資質(zhì)不足等），同時(shí)提升采購效率與透明度，為企業(yè)成本控制與運(yùn)營管理提供支撐。二、采購管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起與部門初審需求提出：申請人（部門經(jīng)辦人）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如部門辦公用品補(bǔ)倉、項(xiàng)目材料采購等），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明及期望到貨日期等信息。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行初審，確認(rèn)后簽字。若涉及跨部門協(xié)作（如生產(chǎn)部門采購需技術(shù)部確認(rèn)規(guī)格），需提前獲得相關(guān)部門會簽。（二）采購申請?zhí)峤慌c復(fù)核提交申請：申請人將初審?fù)ㄟ^的《采購需求申請表》及附件（如技術(shù)參數(shù)圖紙、比價(jià)記錄等）提交至采購部，正式發(fā)起采購流程。采購部復(fù)核：采購部在1個(gè)工作日內(nèi)對接收的采購申請進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、規(guī)格是否明確；預(yù)算金額是否符合公司采購預(yù)算管理規(guī)定；是否屬于集中采購目錄內(nèi)物品（若為集中采購，需按統(tǒng)一流程執(zhí)行）。復(fù)核通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；不通過則退回申請人并說明原因。（三）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)比價(jià)供應(yīng)商篩選：采購部根據(jù)采購需求，從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；若名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，需啟動供應(yīng)商資質(zhì)評估（包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、過往合作業(yè)績等），評估合格后方可參與詢價(jià)。詢價(jià)比價(jià)：采購部向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購詢價(jià)單》，要求其在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提供報(bào)價(jià)單（需加蓋公章），報(bào)價(jià)內(nèi)容需包含物品單價(jià)、總價(jià)、交貨期、質(zhì)保期、付款方式等。價(jià)格確認(rèn)：采購部匯總各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，進(jìn)行價(jià)格比對（若采購金額達(dá)到公司招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，需執(zhí)行招標(biāo)流程），選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，形成《比價(jià)報(bào)告》。（四）采購合同簽訂與審批合同擬定：采購部根據(jù)比價(jià)結(jié)果與選定供應(yīng)商洽談，擬定《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等）。合同審批：采購合同按審批權(quán)限逐級報(bào)批：金額在[具體金額，如5萬元]以下：由采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；金額在[具體金額，如5萬-20萬元]：需增加分管副總經(jīng)理審批；金額在[具體金額，如20萬元以上]：需提交總經(jīng)理審批。審批通過后，由授權(quán)代表（如采購部經(jīng)理）與供應(yīng)商簽訂合同，合同文本需加蓋公司公章及合同專用章。（五）采購執(zhí)行與入庫驗(yàn)收訂單下達(dá)：采購部根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨細(xì)節(jié)，同時(shí)同步通知倉庫部做好收貨準(zhǔn)備。貨物交付：供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間交付貨物，采購部與倉庫部共同進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)，核對貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好。質(zhì)量驗(yàn)收：對于標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公文具），由倉庫部直接驗(yàn)收并填寫《入庫驗(yàn)收單》；對于專業(yè)設(shè)備或需技術(shù)檢測的物資，需邀請技術(shù)部或第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》；驗(yàn)收不合格的，采購部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，辦理退換貨或索賠手續(xù)，并記錄在《采購異常處理表》中。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將《入庫驗(yàn)收單》復(fù)印件反饋至采購部及財(cái)務(wù)部。（六）付款申請與財(cái)務(wù)結(jié)算付款申請：采購部根據(jù)合同約定付款條件（如到貨付款、驗(yàn)收后付款等），在供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號等信息需與公司一致）后，填寫《付款申請單》，附上采購合同、入庫驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證，提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)審批與付款：財(cái)務(wù)部核對付款憑證的完整性與合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~是否與合同一致等），按審批權(quán)限報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批。審批通過后，由財(cái)務(wù)部安排付款（可通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式），付款完成后將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部存檔。三、采購審批表單模板采購申請單基本信息申請單編號（由采購部按規(guī)則填寫，如CG-YYYYMMDD-XXX）申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購需求明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱123預(yù)算信息預(yù)算總額（元）：審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：年月日采購部審核意見□通過□不通過（原因：）簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部復(fù)核意見□同意付款□需調(diào)整預(yù)算（說明：）簽字：日期：年月日分管副總經(jīng)理審批簽字：日期：年月日（若適用）總經(jīng)理審批簽字：日期：年月日（若適用）備注（如緊急采購說明、特殊技術(shù)要求、附件清單等）比價(jià)報(bào)告（模板節(jié)選）采購項(xiàng)目名稱采購申請單編號需求部門比價(jià)日期年月日供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息序號供應(yīng)商名稱123推薦意見□推薦供應(yīng)商1（理由：）□推薦供應(yīng)商2（理由：）□重新詢價(jià)采購部負(fù)責(zé)人簽字四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購活動需在年度預(yù)算框架內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可開展；緊急采購（如突發(fā)設(shè)備故障維修）需在采購后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。供應(yīng)商資質(zhì)管理：嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)不全的供應(yīng)商合作，供應(yīng)商名錄每季度更新一次，對出現(xiàn)質(zhì)量、交期問題的供應(yīng)商及時(shí)清退并記錄。審批流程規(guī)范：嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程；審批人需對審批內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁“先審批后補(bǔ)單”。資料留存完整