辦公室文秘工作崗位職責(zé)說明書一、崗位定位與核心目標(biāo)辦公室文秘崗位作為單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)的核心輔助角色，需立足“承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右”的職能定位，以精準(zhǔn)高效的事務(wù)處理、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臅芾?、?xì)致周全的服務(wù)保障為核心目標(biāo)，助力領(lǐng)導(dǎo)決策落地、推動(dòng)部門協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)單位辦公秩序的規(guī)范化與高效化。二、日常行政事務(wù)統(tǒng)籌（一）辦公流程與事務(wù)管理統(tǒng)籌辦公室日常行政事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，涵蓋文件收發(fā)、登記、流轉(zhuǎn)與督辦：對(duì)來文分類甄別，按緊急程度、業(yè)務(wù)歸屬呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，跟蹤辦理進(jìn)度并反饋結(jié)果；對(duì)發(fā)文進(jìn)行格式校驗(yàn)、文號(hào)管理與印發(fā)歸檔，確保公文傳遞“零延誤、零失誤”。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日程管理與事務(wù)協(xié)調(diào)：梳理領(lǐng)導(dǎo)周、月工作計(jì)劃，合理安排會(huì)議、調(diào)研、接待等日程，提前做好時(shí)間沖突預(yù)警與調(diào)整建議；跟進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)任務(wù)，形成任務(wù)臺(tái)賬并定期復(fù)盤完成質(zhì)量。負(fù)責(zé)辦公用品與固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理：結(jié)合各部門需求編制采購(gòu)計(jì)劃，跟進(jìn)采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放流程，建立領(lǐng)用臺(tái)賬；定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)，協(xié)助完成資產(chǎn)登記、調(diào)撥與報(bào)廢手續(xù)，保障資產(chǎn)賬實(shí)相符。三、文書與檔案管理（一）公文處理與文稿服務(wù)承擔(dān)公文起草、審核與優(yōu)化工作：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖或工作需求，撰寫請(qǐng)示、報(bào)告、通知、總結(jié)等各類公文，確保內(nèi)容邏輯清晰、表述規(guī)范、格式合規(guī)；對(duì)各部門報(bào)送的公文進(jìn)行格式、用語(yǔ)、政策依據(jù)等方面的審核，提出修改建議并跟蹤完善。參與重要材料的調(diào)研與撰寫：圍繞單位重點(diǎn)工作、階段性任務(wù)，開展資料收集、調(diào)研訪談等工作，協(xié)助形成調(diào)研報(bào)告、工作方案、匯報(bào)材料等綜合性文稿，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支撐。（二）檔案與保密管理統(tǒng)籌檔案全流程管理：對(duì)文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案等進(jìn)行分類整理、編號(hào)歸檔，建立檢索目錄與電子臺(tái)賬；按規(guī)定周期向檔案管理部門移交檔案，配合完成檔案的查閱、借閱審批工作，確保檔案安全與利用便捷。嚴(yán)格執(zhí)行保密工作要求：對(duì)涉密文件、會(huì)議內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示等敏感信息嚴(yán)格保密，規(guī)范涉密載體的收發(fā)、存儲(chǔ)與銷毀流程；定期參與保密培訓(xùn)與自查，排查辦公環(huán)境、信息系統(tǒng)中的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，筑牢保密防線。四、溝通協(xié)調(diào)與外聯(lián)服務(wù)（一）內(nèi)部協(xié)同與信息傳遞搭建部門間溝通橋梁：針對(duì)跨部門協(xié)作事項(xiàng)，主動(dòng)對(duì)接需求部門與配合部門，明確任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，跟蹤協(xié)作進(jìn)度并協(xié)調(diào)解決堵點(diǎn)問題；定期收集各部門工作動(dòng)態(tài)，整理成《工作簡(jiǎn)報(bào)》或?qū)ｎ}報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)掌握全局提供參考。優(yōu)化信息傳遞機(jī)制：通過OA系統(tǒng)、工作群、內(nèi)部刊物等渠道，及時(shí)傳遞政策文件、會(huì)議精神、工作要求；對(duì)基層或外部反饋的問題、建議進(jìn)行初步甄別與分類，按流程報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，確保信息“上傳下達(dá)”暢通無阻。（二）外部接待與關(guān)系維護(hù)負(fù)責(zé)公務(wù)接待的全流程組織：根據(jù)接待級(jí)別、事由制定接待方案，協(xié)調(diào)會(huì)議室、食宿、車輛等資源，做好來賓迎送、行程安排與陪同服務(wù)；接待過程中注重禮儀規(guī)范，準(zhǔn)確傳遞單位文化與工作成果，維護(hù)單位對(duì)外形象。協(xié)助維護(hù)外部合作關(guān)系：對(duì)接上級(jí)主管部門、兄弟單位、合作機(jī)構(gòu)等，做好來文來電的回復(fù)與反饋；參與外部會(huì)議、交流活動(dòng)的籌備與跟進(jìn)，收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策變化等信息，為單位發(fā)展提供外部資源支撐。五、會(huì)議與活動(dòng)組織（一）會(huì)議全周期服務(wù)會(huì)前籌備：根據(jù)會(huì)議議題、規(guī)模制定會(huì)議方案，協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、設(shè)備調(diào)試、材料印制等工作；發(fā)送會(huì)議通知并確認(rèn)參會(huì)人員，提前準(zhǔn)備會(huì)議資料、席卡、茶水等物資，確保會(huì)議條件就緒。會(huì)中保障：負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的組織與服務(wù)，包括簽到管理、議程推進(jìn)、錄音記錄（或紀(jì)要撰寫）、臨時(shí)需求響應(yīng)等，及時(shí)處理會(huì)議中出現(xiàn)的設(shè)備故障、人員變動(dòng)等突發(fā)情況，保障會(huì)議高效有序。會(huì)后跟進(jìn)：整理會(huì)議紀(jì)要并按流程審批、分發(fā)，跟蹤紀(jì)要中工作任務(wù)的分解與落實(shí)；對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行歸檔，總結(jié)會(huì)議組織中的經(jīng)驗(yàn)與不足，優(yōu)化后續(xù)會(huì)議服務(wù)流程。（二）活動(dòng)策劃與執(zhí)行參與單位大型活動(dòng)（如年會(huì)、培訓(xùn)、調(diào)研等）的策劃與籌備：協(xié)助制定活動(dòng)方案，對(duì)接場(chǎng)地、嘉賓、物資等資源，編制活動(dòng)預(yù)算并跟蹤執(zhí)行；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)流程把控、人員引導(dǎo)、突發(fā)情況處置，活動(dòng)結(jié)束后收集反饋意見，形成總結(jié)報(bào)告。六、后勤與應(yīng)急保障（一）辦公環(huán)境與設(shè)施維護(hù)關(guān)注辦公環(huán)境的日常維護(hù)：協(xié)調(diào)保潔、安保等外包服務(wù)，監(jiān)督辦公區(qū)域的衛(wèi)生、安全、秩序管理；對(duì)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、投影儀、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)）的故障及時(shí)報(bào)修，跟蹤維修進(jìn)度，保障辦公設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)。統(tǒng)籌應(yīng)急物資與預(yù)案管理：協(xié)助編制單位應(yīng)急預(yù)案（如防汛、防火、防疫等），儲(chǔ)備必要的應(yīng)急物資；在突發(fā)情況下，按預(yù)案流程組織人員疏散、物資調(diào)配等工作，配合領(lǐng)導(dǎo)做好應(yīng)急決策的執(zhí)行與反饋。（二）突發(fā)事務(wù)響應(yīng)對(duì)臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)（如信訪接待、輿情應(yīng)對(duì)、緊急任務(wù)）快速響應(yīng)：第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門形成處置方案，跟蹤執(zhí)行過程并及時(shí)反饋進(jìn)展，確保突發(fā)問題得到妥善處理，維護(hù)單位穩(wěn)定運(yùn)行。七、職業(yè)素養(yǎng)與能力要求（一）專業(yè)技能熟練掌握公文寫作規(guī)范與辦公軟件操作（如Word排版、Excel數(shù)據(jù)處理、PPT制作），具備較強(qiáng)的文字表達(dá)與邏輯梳理能力；熟悉檔案管理、保密工作的政策法規(guī)與實(shí)操流程。具備基本的會(huì)務(wù)組織、接待禮儀知識(shí)，能靈活應(yīng)對(duì)不同場(chǎng)景下的溝通協(xié)調(diào)需求；了解單位業(yè)務(wù)領(lǐng)域的基礎(chǔ)政策與工作流程，為事務(wù)處理提供專業(yè)支撐。（二）職業(yè)態(tài)度秉持“嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效務(wù)實(shí)”的工作作風(fēng)，對(duì)文件流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議組織等細(xì)節(jié)工作做到“零差錯(cuò)”；具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)對(duì)接領(lǐng)導(dǎo)與同事的需求，提供精準(zhǔn)高效的支持。擁有良好的抗壓能力與應(yīng)變能力，面對(duì)多任務(wù)并行、突發(fā)事務(wù)時(shí)能合理優(yōu)先級(jí)，有序推進(jìn)工作；嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，對(duì)涉密信息、敏感事務(wù)守口如瓶，維護(hù)職業(yè)信譽(yù)。（三）學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)主動(dòng)關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策變化與辦公技能升級(jí)（如數(shù)字化辦公工具、公文寫作新規(guī)范），定期參加培訓(xùn)與交流活動(dòng)，持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力；總結(jié)工作中的問題與經(jīng)驗(yàn)，形成個(gè)人工作手冊(cè)或優(yōu)化建議，推動(dòng)崗位工作提質(zhì)增效。八、附則本崗位職責(zé)說明書根據(jù)單位業(yè)務(wù)發(fā)展與組織架構(gòu)調(diào)整動(dòng)態(tài)優(yōu)化，由辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。崗位人員需