企業(yè)內(nèi)部文件歸檔管理模板文件分類與存儲(chǔ)規(guī)范一、規(guī)范制定背景與應(yīng)用范圍為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件全生命周期管理，保證文件分類科學(xué)、存儲(chǔ)有序、檢索高效，防范文件丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在日常運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目管理、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、人力資源管理等活動(dòng)中產(chǎn)生或收各類紙質(zhì)及電子文件的分類、歸檔、存儲(chǔ)與查閱管理，覆蓋文件從形成到銷毀的全流程管控。二、文件分類與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集與初步篩選責(zé)任主體：各部門指定專人（如部門文秘）作為文件管理員，負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集與初步整理。收集范圍：包括但不限于會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、管理制度、報(bào)表數(shù)據(jù)、培訓(xùn)資料、審批單據(jù)等具有保存價(jià)值的文件，排除臨時(shí)性、草稿性且無留存價(jià)值的文件（如未經(jīng)審批的初步草案、過期通知等）。時(shí)間要求：文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步收集，月度末匯總整理至部門臨時(shí)文件夾。（二）文件分類編碼一級(jí)分類：按業(yè)務(wù)屬性分為6大類，編碼規(guī)則為“2位大寫字母+中文名稱”，具體GL：行政管理類（含制度、通知、會(huì)議紀(jì)要等）XM：項(xiàng)目管理類（含立項(xiàng)報(bào)告、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）HT：合同管理類（含采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議等）CW：財(cái)務(wù)管理類（含預(yù)算表、報(bào)銷單、財(cái)務(wù)報(bào)表等）HR：人力資源管理類（含招聘簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等）QT：其他類（無法歸入上述類別的文件）二級(jí)分類：在一級(jí)分類下按文件用途或子業(yè)務(wù)細(xì)分，編碼規(guī)則為“2位數(shù)字+子業(yè)務(wù)名稱”，例如：GL-01：公司級(jí)制度文件GL-02：部門通知文件XM-01：項(xiàng)目立項(xiàng)文件XM-02：項(xiàng)目過程文件文件編號(hào)：采用“一級(jí)分類編碼+二級(jí)分類編碼+年份+流水號(hào)”格式，例如“GL-01-2023-001”表示2023年公司級(jí)制度文件第1號(hào)。（三）文件整理與歸檔紙質(zhì)文件整理：按文件編號(hào)順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用牛皮紙檔案盒統(tǒng)一封裝，檔案盒標(biāo)注“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份”（如“GL-01-2023”）。每盒內(nèi)附《文件歸檔清單》（模板見第三章），詳細(xì)記錄文件編號(hào)、名稱、份數(shù)、頁數(shù)、歸檔日期等信息。電子文件整理：按分類編碼建立電子文件夾層級(jí)（如“GL/01-公司級(jí)制度文件/2023”），文件名統(tǒng)一為“文件編號(hào)+文件名稱”（如“GL-01-2023-001_公司考勤管理制度”）。電子文件采用PDF格式存儲(chǔ)（避免格式兼容問題），重要文件需加密并備份至企業(yè)專用服務(wù)器，備份頻率為每周一次。（四）文件存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)場(chǎng)所要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%。電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器，嚴(yán)禁存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或非加密移動(dòng)設(shè)備，服務(wù)器需定期進(jìn)行病毒查殺與數(shù)據(jù)備份。存儲(chǔ)期限管理：根據(jù)文件價(jià)值劃分保管期限，分為永久（如公司章程、重大合同）、長(zhǎng)期（10年以上，如項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、財(cái)務(wù)憑證）、短期（3-10年，如日常通知、會(huì)議紀(jì)要）。保管期限屆滿需銷毀的文件，由檔案管理員提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部審核批準(zhǔn)后，按規(guī)定流程銷毀（紙質(zhì)文件碎紙?zhí)幚恚娮游募氐讋h除并備份銷毀記錄）。（五）文件借閱與使用借閱流程：紙質(zhì)文件借閱需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（模板見第三章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員登記借閱信息（借閱人、借閱時(shí)間、歸還期限），借閱期限不超過3個(gè)工作日。電子文件借閱需通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交申請(qǐng)，審批通過后在線查閱或，文件自動(dòng)添加水?。ê栝喨诵彰敖栝啎r(shí)間）。使用規(guī)范：借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制或帶離指定區(qū)域。涉密文件（如未公開合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同，使用后立即歸還。三、文件分類與存儲(chǔ)模板模板一：文件歸檔清單（紙質(zhì)檔案盒內(nèi)附）序號(hào)文件編號(hào)文件名稱份數(shù)頁數(shù)歸檔日期備注（如密級(jí)）1GL-01-2023-001公司考勤管理制度1122023-03-15正式文件2GL-01-2023-002員工行為規(guī)范手冊(cè)1252023-03-20正式文件…填寫說明：1.按檔案盒內(nèi)文件實(shí)際順序填寫，序號(hào)連續(xù)；2.“備注”欄標(biāo)注文件密級(jí)（如“內(nèi)部公開”“機(jī)密”）或特殊狀態(tài)（如“修訂版”）。模板二：電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)示例企業(yè)文件歸檔總文件夾/├─GL（行政管理類）/│├─01-公司級(jí)制度文件/││├─2023/│││├─GL-01-2023-001_公司考勤管理制度.pdf│││└─GL-01-2023-002_員工行為規(guī)范手冊(cè).pdf││└─2022/││└─GL-01-2022-003_公文處理辦法.pdf│└─02-部門通知文件/│└─2023/│└─GL-02-2023-001_關(guān)于2023年節(jié)假日安排的通知.pdf├─XM（項(xiàng)目管理類）/│└─01-項(xiàng)目立項(xiàng)文件/│└─2023/│└─XM-01-2023-001_系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告.pdf└─HT（合同管理類）/└─01-采購(gòu)合同/└─2023/└─HT-01-2023-001_辦公設(shè)備采購(gòu)合同.pdf模板三：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱人姓名申請(qǐng)日期借閱文件信息文件編號(hào)文件名稱借閱用途審批意見部門負(fù)責(zé)人檔案管理員分管領(lǐng)導(dǎo)填寫說明：1.涉密文件需在“借閱用途”欄詳細(xì)說明使用場(chǎng)景；2.歸還日期不得超過3個(gè)工作日，特殊情況需提前申請(qǐng)延期。四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）責(zé)任分工明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需保證文件收集及時(shí)、分類準(zhǔn)確。檔案管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司文件歸檔工作，定期組織培訓(xùn)（每半年1次）與檢查（每季度1次），對(duì)不符合要求的文件督促整改。（二）動(dòng)態(tài)更新機(jī)制公司制度、組織架構(gòu)等發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)部門需在變更后5個(gè)工作日內(nèi)更新相關(guān)文件并重新歸檔。檔案管理員每年度對(duì)文件分類體系進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整二級(jí)分類目錄，報(bào)分管副總審批后執(zhí)行。（三）安全與保密紙質(zhì)檔案室實(shí)行雙人雙鎖管理，非檔案管理員進(jìn)入需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并登記。電子文件訪問權(quán)限實(shí)行分級(jí)控制，根據(jù)員工崗位職責(zé)分配查閱權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)訪問。檔案管理員需定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備（每季度1次），保證數(shù)據(jù)完整可讀，發(fā)覺異常立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。（四）審計(jì)與追溯檔案管理部每年12月組織年度文件歸檔審計(jì)，檢查文件分類、存儲(chǔ)、