機(jī)關(guān)單位通知公文規(guī)范寫作指南通知作為機(jī)關(guān)單位履行管理職能、傳遞工作要求的核心公文類型，其寫作規(guī)范與否直接關(guān)系到工作部署的傳達(dá)效率與執(zhí)行效果。掌握通知的規(guī)范寫作方法，既是機(jī)關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)要求，也是保障行政運(yùn)轉(zhuǎn)有序的基礎(chǔ)能力。一、通知公文的基本認(rèn)知（一）定義與適用場(chǎng)景通知屬于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的15種法定公文之一，適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。從場(chǎng)景看，小到部門內(nèi)部的會(huì)議通知、文件傳閱，大到全局性的政策部署、機(jī)構(gòu)調(diào)整，都可通過(guò)通知實(shí)現(xiàn)高效傳達(dá)。（二）主要類型根據(jù)內(nèi)容與功能，通知可分為四類：指示性通知：用于向下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作、明確要求，如《關(guān)于開展2024年度機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)專項(xiàng)行動(dòng)的通知》，需突出指令性與操作性。告知性通知：側(cè)重傳遞信息、告知事項(xiàng)，如節(jié)假日放假通知、人員任免通知，語(yǔ)言需簡(jiǎn)潔明確。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)類通知：用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)公文，如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈XX省關(guān)于加強(qiáng)基層治理的指導(dǎo)意見(jiàn)〉的通知》，需注明批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)的依據(jù)與執(zhí)行要求。會(huì)議通知：圍繞會(huì)議組織，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等，如《關(guān)于召開2024年半年工作推進(jìn)會(huì)的通知》，需突出細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確性。二、通知公文的格式規(guī)范公文格式是通知合法性與規(guī)范性的直觀體現(xiàn)，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）要求，分為版頭、主體、版記三部分。（一）版頭部分份號(hào)：如需標(biāo)注，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行（涉密公文必須標(biāo)注）。密級(jí)和保密期限：頂格編排在版心左上角第二行，如“秘密★1年”。緊急程度：頂格編排在版心左上角，如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“XX市人民政府”），居中排布，字體醒目。發(fā)文字號(hào)：由機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，如“X政發(fā)〔2024〕X號(hào)”。年份用六角括號(hào)“〔〕”括入，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01）。簽發(fā)人：通知多為下行文，一般不標(biāo)注簽發(fā)人；若為平行文（如向同級(jí)機(jī)關(guān)知照事項(xiàng)），可標(biāo)注，但實(shí)際使用較少。（二）主體部分1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，如《XX縣財(cái)政局關(guān)于開展2024年會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育的通知》。若發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略（如內(nèi)部通知），也可簡(jiǎn)化為《關(guān)于調(diào)整辦公時(shí)間的通知》，但需確保事由清晰。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)（一般不超過(guò)50字），且不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格寫在標(biāo)題下空一行，回行時(shí)仍頂格。多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)或逗號(hào)分隔（同系統(tǒng)用頓號(hào)，不同系統(tǒng)用逗號(hào)），如“各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣政府各部門：”。3.正文：通知的核心部分，一般由緣由、事項(xiàng)、要求三部分組成：緣由：說(shuō)明發(fā)文的目的、依據(jù)，如“為貫徹落實(shí)上級(jí)關(guān)于安全生產(chǎn)的工作要求，切實(shí)消除安全隱患，現(xiàn)就開展安全生產(chǎn)大檢查有關(guān)事項(xiàng)通知如下：”，需簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰。事項(xiàng)：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容，可按“一、二、三”（一級(jí)標(biāo)題）、“（一）（二）（三）”（二級(jí)標(biāo)題）、“1.2.3.”（三級(jí)標(biāo)題）的層級(jí)展開，確保條理分明。如部署工作時(shí)，需明確任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任主體、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等；告知事項(xiàng)時(shí)，需清晰傳遞關(guān)鍵信息（如會(huì)議通知需包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、需攜帶材料等）。要求：提出執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、紀(jì)律要求或希望號(hào)召，如“請(qǐng)各單位于X月X日前將自查報(bào)告報(bào)送至局辦公室，逾期未報(bào)將通報(bào)批評(píng)”，語(yǔ)氣需莊重得體，符合機(jī)關(guān)行文風(fēng)格。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XX辦法2.XX細(xì)則”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居正文右下方（若正文最后一行空間不足，可另起一行，但需與正文空一行）。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（如2024年5月8日），居發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字編排。7.印章：加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，使成文日期居印章中心偏下位置，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均需加蓋印章，主辦機(jī)關(guān)印章在前。8.附注：如需說(shuō)明公文的傳達(dá)范圍、聯(lián)系人及方式等，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行，如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：XXX；聯(lián)系電話：XXX）”。9.附件：附件應(yīng)另面編排，在版記之前，與公文正文一起裝訂。附件首頁(yè)左上角頂格標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)，附件標(biāo)題居中編排，格式同正文。（三）版記部分抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。多個(gè)抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全，格式同成文日期。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用4號(hào)仿宋體字編排在末條分隔線之上。三、內(nèi)容撰寫的核心要點(diǎn)（一）邏輯清晰，層次分明正文需遵循“總—分—總”或“緣由—事項(xiàng)—要求”的邏輯，避免內(nèi)容交叉、條理混亂。例如，在部署多項(xiàng)工作時(shí)，可按“工作任務(wù)—責(zé)任分工—時(shí)間安排—保障措施”的順序展開，讓讀者快速把握核心信息。（二）表述準(zhǔn)確，避免歧義數(shù)字與時(shí)間：日期、數(shù)量等需準(zhǔn)確無(wú)誤，如“X月X日下午3點(diǎn)”“完成不少于X項(xiàng)任務(wù)”，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；時(shí)間節(jié)點(diǎn)需明確，如“2024年6月30日前”優(yōu)于“月底前”。術(shù)語(yǔ)與稱謂：使用規(guī)范的機(jī)關(guān)術(shù)語(yǔ)（如“請(qǐng)示”“批復(fù)”等公文文種名稱），主送機(jī)關(guān)稱謂準(zhǔn)確（如“各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府”而非“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)”），避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“趕緊報(bào)”改為“請(qǐng)于X日前報(bào)送”）。（三）語(yǔ)氣得體，符合定位作為下行文，通知需體現(xiàn)權(quán)威性與指導(dǎo)性，但避免命令式、生硬的語(yǔ)氣。如“請(qǐng)各單位高度重視，認(rèn)真組織實(shí)施”比“必須執(zhí)行”更得體；對(duì)平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，語(yǔ)氣需謙和（如“請(qǐng)貴單位協(xié)助做好相關(guān)工作”）。（四）依據(jù)充分，有理有據(jù)重要通知需注明發(fā)文依據(jù)，如“根據(jù)《XX條例》《XX通知》要求”，增強(qiáng)公文的合法性與說(shuō)服力。依據(jù)引用需準(zhǔn)確，避免斷章取義或引用失效文件。四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與規(guī)避策略（一）格式類錯(cuò)誤發(fā)文字號(hào)不規(guī)范：常見(jiàn)錯(cuò)誤如年份用圓括號(hào)（“X政發(fā)（2024）X號(hào)”）、機(jī)關(guān)代字混亂（如“X政辦發(fā)”與“X政發(fā)”混用）、發(fā)文順序號(hào)編虛位（“001號(hào)”）。規(guī)避：嚴(yán)格按照“機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+發(fā)文順序號(hào)”格式，年份用六角括號(hào)，順序號(hào)不編虛位。標(biāo)題要素缺失：如“關(guān)于開會(huì)的通知”未明確發(fā)文機(jī)關(guān)和具體事由，易造成誤解。規(guī)避：標(biāo)題需包含“發(fā)文機(jī)關(guān)（可選）+事由+文種”，確保讀者快速理解核心內(nèi)容。成文日期格式錯(cuò)誤：如“2024.5.8”“二〇二四年五月八日”（行政公文需用阿拉伯?dāng)?shù)字）。規(guī)避：統(tǒng)一使用“YYYY年MM月DD日”格式，如2024年5月8日。附件說(shuō)明與附件不符：如附件說(shuō)明標(biāo)注“附件：1.XX表”，但附件實(shí)際為“XX報(bào)告”。規(guī)避：擬稿時(shí)同步核對(duì)附件說(shuō)明與附件的名稱、順序，確保一一對(duì)應(yīng)。（二）內(nèi)容類錯(cuò)誤邏輯混亂：如在“事項(xiàng)”部分同時(shí)闡述任務(wù)要求和時(shí)間安排，導(dǎo)致層次不清。規(guī)避：按“任務(wù)內(nèi)容—執(zhí)行要求—時(shí)間節(jié)點(diǎn)”的邏輯分層，使用序號(hào)清晰區(qū)分。表述模糊：如“開展相關(guān)工作”未明確具體工作內(nèi)容，“盡快完成”未明確時(shí)限。規(guī)避：將模糊表述具體化，如“開展安全生產(chǎn)隱患排查工作”“于X月X日前完成整改”。依據(jù)錯(cuò)誤：如引用已廢止的文件作為依據(jù)。規(guī)避：擬稿前核查文件有效性，可通過(guò)“中國(guó)政府網(wǎng)”“公文法規(guī)庫(kù)”等渠道確認(rèn)。（三）語(yǔ)言類錯(cuò)誤口語(yǔ)化嚴(yán)重：如“大家把材料交上來(lái)”“完不成的話要批評(píng)”。規(guī)避：使用規(guī)范的書面語(yǔ)，如“請(qǐng)各單位報(bào)送相關(guān)材料”“未按時(shí)完成將予以通報(bào)”。用詞不當(dāng)：如“頒布”與“印發(fā)”混淆（“頒布”用于法律、條例等，“印發(fā)”用于普通文件）。規(guī)避：根據(jù)公文性質(zhì)選擇準(zhǔn)確詞匯，可參考《公文常用詞語(yǔ)匯釋》。標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤：如主送機(jī)關(guān)之間用“、”全部分隔（不同系統(tǒng)主送機(jī)關(guān)應(yīng)用“，”分隔）。規(guī)避：掌握公文標(biāo)點(diǎn)規(guī)范，主送機(jī)關(guān)同系統(tǒng)用“、”，不同系統(tǒng)用“，”；正文內(nèi)層級(jí)標(biāo)題后用“、”或“：”需根據(jù)內(nèi)容判斷（一級(jí)標(biāo)題后用“：”，二級(jí)及以下用“、”或句號(hào)）。五、實(shí)例解析：從錯(cuò)誤到規(guī)范（一）錯(cuò)誤示例（會(huì)議通知）標(biāo)題：開會(huì)通知主送機(jī)關(guān)：各部門正文：“茲定于明天開會(huì)，大家都要來(lái)，帶好材料。”成文日期：5月8日問(wèn)題分析：格式：標(biāo)題要素缺失（無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由模糊），主送機(jī)關(guān)不明確（“各部門”未指明所屬機(jī)關(guān)），成文日期格式錯(cuò)誤（未標(biāo)全稱且無(wú)年）。內(nèi)容：時(shí)間（“明天”）、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、材料類型均未明確，表述口語(yǔ)化，易造成執(zhí)行混亂。（二）規(guī)范示例（修改后）標(biāo)題：XX局關(guān)于召開2024年上半年工作部署會(huì)的通知主送機(jī)關(guān)：局機(jī)關(guān)各科室、直屬各單位：正文：“為總結(jié)上半年工作，部署下半年任務(wù)，經(jīng)研究，決定召開2024年上半年工作部署會(huì)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間：2024年5月9日（星期四）上午9:00二、會(huì)議地點(diǎn)：局機(jī)關(guān)三樓會(huì)議室三、參會(huì)人員：局領(lǐng)導(dǎo)班子成員，各科室、直屬單位負(fù)責(zé)人四、會(huì)議要求：1.請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，佩戴工作牌；2.各科室、直屬單位需提交上半年工作總結(jié)（字?jǐn)?shù)不超過(guò)2000字）及下半年工作計(jì)劃，于5月8日17:00前發(fā)送至局辦公室郵箱（XX@）。特此通知?！卑l(fā)文機(jī)關(guān)署名：XX市XX局成文日期：2024年5月7日印章：（加蓋XX市XX局公章）規(guī)范要點(diǎn)：格式：標(biāo)題要素完整，主送機(jī)關(guān)明確，成文日期規(guī)范，附件