小型設(shè)計公司財務(wù)報銷管理制度及流程一、總則為了加強小型設(shè)計公司的財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)報銷行為，合理控制費用支出，提高資金使用效率，結(jié)合公司實際情況，特制定本財務(wù)報銷管理制度及流程。本制度適用于公司全體員工的各項費用報銷。二、報銷原則1.真實性原則員工報銷的費用必須是真實發(fā)生的，不得虛報、假報或篡改費用信息。報銷時需提供合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，確保憑證內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符。2.合理性原則費用支出應(yīng)符合公司的業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定，具有合理性和必要性。對于不合理的費用支出，公司有權(quán)不予報銷。3.及時性原則員工應(yīng)在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)，一般不得超過[X]個工作日。如因特殊情況無法及時報銷，需提前向財務(wù)部門說明原因，并在事后盡快補齊報銷手續(xù)。4.預(yù)算控制原則公司實行預(yù)算管理制度，各項費用支出應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進行。對于超出預(yù)算的費用，需按照規(guī)定的審批程序進行追加預(yù)算或特殊審批。三、報銷范圍1.辦公費用包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公耗材、印刷費、快遞費等與辦公相關(guān)的費用。2.差旅費員工因業(yè)務(wù)需要出差發(fā)生的交通費、住宿費、餐飲費、通訊費等。3.業(yè)務(wù)招待費公司為開展業(yè)務(wù)活動而發(fā)生的招待客戶的費用，如宴請費、禮品費等。4.車輛費用公司車輛的加油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、保險費等。5.會議費公司組織或參加的各類會議所發(fā)生的費用，如會議場地租賃費、會議資料費、會議餐飲費等。6.培訓(xùn)費員工參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)課程、研討會等所發(fā)生的費用，如學(xué)費、資料費、差旅費等。7.其他費用除上述費用以外的其他合理費用，如水電費、物業(yè)費、廣告費等。四、報銷憑證要求1.發(fā)票要求（1）報銷時必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票應(yīng)注明公司名稱、納稅人識別號、商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額等信息，并加蓋發(fā)票專用章。（2）發(fā)票的開具日期應(yīng)與費用發(fā)生日期相符，對于跨年度的發(fā)票，原則上不得報銷。（3）發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得開具與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。2.收據(jù)要求對于確實無法取得發(fā)票的情況，可以使用收據(jù)作為報銷憑證，但收據(jù)必須注明收款單位名稱、收款日期、收款金額、收款事由等信息，并加蓋收款單位公章或財務(wù)專用章。收據(jù)的報銷金額不得超過[X]元，且需提供相關(guān)的證明材料，如合同、協(xié)議等。3.其他憑證要求除發(fā)票和收據(jù)外，報銷時還可能需要提供其他相關(guān)的憑證，如合同、協(xié)議、出差審批單、會議通知、培訓(xùn)通知等。這些憑證應(yīng)與報銷費用相關(guān)，并能夠證明費用的真實性和合理性。五、報銷流程1.填寫報銷單員工在費用發(fā)生后，應(yīng)及時填寫《費用報銷單》或《差旅費報銷單》，并在報銷單上注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費用項目、費用金額、報銷事由等信息。同時，將相關(guān)的報銷憑證粘貼在報銷單后面，并按照費用項目進行分類整理。2.部門負責(zé)人審核員工填寫好報銷單后，應(yīng)先提交給部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定，對報銷費用的真實性、合理性和必要性進行審核，并在報銷單上簽署審核意見。3.財務(wù)部門審核部門負責(zé)人審核通過后，員工將報銷單提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對報銷憑證的合法性、有效性和完整性進行審核，并對報銷費用的金額進行核算。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充或更換憑證；對于超出預(yù)算的報銷費用，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行處理。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部門審核通過后，員工將報銷單提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)狀況和相關(guān)規(guī)定，對報銷費用進行最終審批，并在報銷單上簽署審批意見。5.報銷付款公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門將按照規(guī)定的付款方式將報銷費用支付給員工。一般情況下，報銷費用將通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付到員工的個人銀行賬戶。六、各費用報銷具體規(guī)定1.辦公費用報銷（1）員工需要購買辦公用品、辦公設(shè)備、辦公耗材等物品時，應(yīng)先填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門統(tǒng)一采購。（2）采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時將發(fā)票和物品清單提交給財務(wù)部門進行報銷。報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票和物品清單，并注明物品的名稱、數(shù)量、單價、金額等信息。（3）對于自行購買的辦公用品、辦公耗材等物品，報銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明購買日期、購買地點、物品名稱、數(shù)量、單價、金額等信息。2.差旅費報銷（1）員工因業(yè)務(wù)需要出差時，應(yīng)先填寫《出差審批單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可出差。出差審批單應(yīng)注明出差日期、出差地點、出差事由、預(yù)計費用等信息。（2）出差期間，員工應(yīng)按照公司的規(guī)定選擇合適的交通工具和住宿標準，并盡量節(jié)約費用。對于超出規(guī)定標準的費用，公司有權(quán)不予報銷。（3）差旅費報銷時，員工應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票和相關(guān)的憑證，如火車票、飛機票、住宿費發(fā)票、餐飲費發(fā)票等。報銷時，應(yīng)按照出差日期和費用項目進行分類整理，并在報銷單上注明出差地點、出差天數(shù)、交通工具、住宿標準、餐飲標準等信息。（4）對于出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費，員工應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明乘車日期、乘車地點、乘車金額等信息。市內(nèi)交通費的報銷標準為每人每天[X]元。（5）對于出差期間發(fā)生的通訊費，員工應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明通訊費用的發(fā)生日期、通訊號碼、通訊金額等信息。通訊費的報銷標準為每人每月[X]元。3.業(yè)務(wù)招待費報銷（1）公司為開展業(yè)務(wù)活動而發(fā)生的招待客戶的費用，應(yīng)先填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行招待。業(yè)務(wù)招待費申請表應(yīng)注明招待日期、招待對象、招待事由、預(yù)計費用等信息。（2）業(yè)務(wù)招待費報銷時，員工應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票和相關(guān)的憑證，如餐飲發(fā)票、禮品發(fā)票等。報銷時，應(yīng)在報銷單上注明招待日期、招待對象、招待事由、招待人數(shù)、費用金額等信息。（3）業(yè)務(wù)招待費的報銷標準應(yīng)根據(jù)公司的實際情況和業(yè)務(wù)需要進行合理控制。一般情況下，業(yè)務(wù)招待費的報銷金額不得超過公司營業(yè)收入的[X]%。4.車輛費用報銷（1）公司車輛的加油費、過路費、停車費等費用，應(yīng)由車輛管理人員統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。車輛管理人員應(yīng)定期將加油發(fā)票、過路費發(fā)票、停車費發(fā)票等憑證收集整理，并填寫《車輛費用報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行報銷。（2）公司車輛的保養(yǎng)費、保險費等費用，應(yīng)由車輛管理人員提前制定預(yù)算，并填寫《車輛費用預(yù)算申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照預(yù)算進行支付。支付完成后，車輛管理人員應(yīng)及時將發(fā)票和相關(guān)的憑證提交給財務(wù)部門進行報銷。5.會議費報銷（1）公司組織或參加的各類會議，應(yīng)提前制定會議預(yù)算，并填寫《會議費用預(yù)算申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照預(yù)算進行支付。（2）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時將會議通知、會議議程、會議紀要、會議發(fā)票等相關(guān)憑證收集整理，并填寫《會議費用報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行報銷。（3）會議費的報銷標準應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和地點等因素進行合理控制。一般情況下，會議費的報銷金額不得超過會議預(yù)算的[X]%。6.培訓(xùn)費報銷（1）員工參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)課程、研討會等，應(yīng)先填寫《培訓(xùn)申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可參加培訓(xùn)。培訓(xùn)申請表應(yīng)注明培訓(xùn)日期、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)費用等信息。（2）培訓(xùn)結(jié)束后，員工應(yīng)及時將培訓(xùn)通知、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)發(fā)票等相關(guān)憑證收集整理，并填寫《培訓(xùn)費用報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行報銷。（3）培訓(xùn)費的報銷標準應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)的內(nèi)容、時間和地點等因素進行合理控制。一般情況下，培訓(xùn)費的報銷金額不得超過公司為員工制定的年度培訓(xùn)預(yù)算。7.其他費用報銷（1）除上述費用以外的其他合理費用，如水電費、物業(yè)費、廣告費等，應(yīng)由相關(guān)的部門或人員及時辦理報銷手續(xù)。報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票和相關(guān)的憑證，并在報銷單上注明費用項目、費用金額、報銷事由等信息。（2）對于金額較大的其他費用，如廣告費、裝修費等，應(yīng)提前制定預(yù)算，并填寫《費用預(yù)算申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照預(yù)算進行支付。支付完成后，相關(guān)的部門或人員應(yīng)及時將發(fā)票和相關(guān)的憑證提交給財務(wù)部門進行報銷。七、報銷時間規(guī)定1.日常費用報銷員工的日常費用報銷應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。如因特殊情況無法及時報銷，需提前向財務(wù)部門說明原因，并在事后盡快補齊報銷手續(xù)。2.差旅費報銷員工出差回來后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。如因特殊情況無法及時報銷，需提前向財務(wù)部門說明原因，并在事后盡快補齊報銷手續(xù)。3.定期報銷公司將每月[X]日至[X]日定為報銷日，員工應(yīng)在報銷日內(nèi)將上月發(fā)生的費用報銷手續(xù)辦理完畢。如遇節(jié)假日，報銷日將相應(yīng)順延。八、監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督機制公司財務(wù)部門應(yīng)定期對員工的報銷情況進行檢查和審計，確保報銷費用的真實性、合理性和合法性。同時，公司鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行舉報，對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。2.處罰措施對于違反公司財務(wù)報銷管理制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。具體處罰措施如下：（1）對于虛報、假報或篡改費用信息的員工，公司將責(zé)令其退還虛報的費用，并給予警告處分；情節(jié)嚴重的，公司將解除與該員工的勞動合同。（2）對于未按照規(guī)定的報銷流程和時間辦理報銷手續(xù)的員