物品采購管理制度及表格物品采購管理制度總則為了規(guī)范公司物品采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有物品的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備設施、原材料、低值易耗品等。采購部門職責1.采購計劃制定-采購部門應根據(jù)公司各部門的需求和公司的發(fā)展戰(zhàn)略，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算、采購時間等詳細信息。-在制定采購計劃時，采購部門應與各需求部門進行充分溝通，了解其實際需求，并結(jié)合公司的庫存情況和資金狀況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.供應商管理-建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商進行實地考察、資質(zhì)審核和樣品測試等，確保供應商具備良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價格。-與合格供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格、交貨期、售后服務等條款。-定期對供應商進行績效評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應商進行動態(tài)管理，淘汰不合格供應商，開發(fā)新的優(yōu)質(zhì)供應商。3.采購實施-根據(jù)采購計劃和需求部門的采購申請，及時、準確地組織采購活動。在采購過程中，應嚴格按照公司的采購流程和審批制度進行操作，確保采購行為的合規(guī)性。-與供應商進行商務談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格和付款條件，降低采購成本。-跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保采購物品按時、按質(zhì)、按量到貨。4.采購質(zhì)量控制-要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告和相關證書，對采購物品進行嚴格的入庫檢驗。對于重要的采購物品，應組織專業(yè)人員進行現(xiàn)場驗收。-建立采購物品質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物品，及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔相應的責任，并采取有效的整改措施。5.采購信息管理-建立采購信息管理系統(tǒng)，對采購計劃、采購訂單、供應商信息、采購價格等采購數(shù)據(jù)進行及時、準確的記錄和管理。-定期對采購數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，為公司的采購決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。采購流程1.需求申請-各部門根據(jù)工作需要，填寫《物品采購申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預算等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。-對于緊急采購需求，應在《物品采購申請表》上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因。2.采購申請審批-《物品采購申請表》提交至采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進行審核，主要審核采購物品的必要性、合理性和預算的準確性。-對于金額較大或重要的采購申請，采購部門應組織相關部門進行會審，并提交公司領導審批。-審批通過后的《物品采購申請表》返回至采購部門，作為采購依據(jù)。3.供應商選擇-采購部門根據(jù)采購物品的特點和要求，從合格供應商名錄中選擇合適的供應商。如果合格供應商名錄中沒有合適的供應商，采購部門應及時開發(fā)新的供應商。-對于重要的采購項目，采購部門應組織招標或邀請多家供應商進行報價，通過比較和評估，選擇最優(yōu)供應商。4.采購合同簽訂-采購部門與選定的供應商就采購物品的價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。-采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本發(fā)送至相關部門。5.采購訂單下達-采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應商下達采購訂單。采購訂單應注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。-采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。6.物品驗收-采購物品到貨后，采購部門應組織相關部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同和采購訂單一致。-對于驗收合格的采購物品，驗收人員應在《物品驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的采購物品，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其進行更換或處理。7.付款結(jié)算-采購部門根據(jù)采購合同和《物品驗收單》，填寫《付款申請單》，并附上相關的發(fā)票和憑證，提交至財務部門進行審核。-財務部門對《付款申請單》進行審核，審核通過后按照采購合同的約定進行付款結(jié)算。采購預算管理1.預算編制-每年年底，采購部門應根據(jù)公司的年度經(jīng)營計劃和各部門的需求預測，編制下一年度的采購預算。采購預算應包括采購物品的種類、數(shù)量、價格、金額等詳細信息。-采購預算編制完成后，提交至公司領導審批。經(jīng)審批通過后的采購預算作為公司年度采購活動的依據(jù)。2.預算執(zhí)行-采購部門應嚴格按照采購預算進行采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要超預算采購，應提前辦理預算調(diào)整手續(xù)，經(jīng)公司領導審批后方可執(zhí)行。-在采購過程中，采購部門應及時監(jiān)控采購預算的執(zhí)行情況，定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行調(diào)整。3.預算調(diào)整-當公司的經(jīng)營計劃、市場環(huán)境等因素發(fā)生變化，導致采購預算需要調(diào)整時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請，并說明調(diào)整的原因和金額。-預算調(diào)整申請經(jīng)公司領導審批通過后，采購部門應按照調(diào)整后的預算進行采購活動。采購風險管理1.市場風險-采購部門應密切關注市場價格波動和供求關系變化，及時調(diào)整采購策略。對于價格波動較大的采購物品，應采取簽訂長期合同、套期保值等方式進行風險規(guī)避。-加強與供應商的合作，建立穩(wěn)定的供應關系，降低市場風險對采購活動的影響。2.質(zhì)量風險-嚴格供應商選擇和管理，加強采購物品的質(zhì)量檢驗和驗收，確保采購物品的質(zhì)量符合要求。-建立采購物品質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物品，及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔相應的責任，并采取有效的整改措施。3.交貨期風險-在采購合同中明確交貨期和違約責任，加強對供應商的交貨期管理。定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保采購物品按時到貨。-對于可能影響交貨期的因素，如自然災害、供應商生產(chǎn)故障等，應提前制定應急預案，采取有效的應對措施，減少交貨期風險對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。4.法律風險-采購部門應加強對采購合同的管理，確保采購合同的條款符合法律法規(guī)的要求。在簽訂采購合同前，應咨詢公司法律顧問的意見。-加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力，避免因采購行為不當而引發(fā)法律糾紛。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計-公司審計部門應定期對采購活動進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購預算的執(zhí)行情況等。-對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。2.績效考核-建立采購部門績效考核制度，對采購部門的工作績效進行定期考核?？己酥笜税ú少彸杀窘档吐?、采購計劃完成率、采購物品質(zhì)量合格率、供應商滿意度等。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲，激勵采購部門和采購人員提高工作效率和工作質(zhì)量。物品采購管理表格物品采購申請表|申請部門|申請人|申請日期||----|----|----||采購物品名稱|規(guī)格型號|數(shù)量||用途|預算金額|緊急程度||部門負責人意見|簽字：日期：||采購部門意見|簽字：日期：||公司領導審批意見|簽字：日期：|供應商評估表|供應商名稱|地址|聯(lián)系人|聯(lián)系電話||----|----|----|----||企業(yè)資質(zhì)|營業(yè)執(zhí)照編號|稅務登記證編號|組織機構(gòu)代碼證編號||生產(chǎn)能力|年生產(chǎn)能力|設備狀況|人員配備||產(chǎn)品質(zhì)量|質(zhì)量控制體系|產(chǎn)品檢驗報告|客戶反饋情況||價格水平|同類產(chǎn)品價格比較|價格調(diào)整機制||交貨能力|交貨期準確率|交貨方式|運輸能力||售后服務|售后服務響應時間|售后服務內(nèi)容|客戶投訴處理情況||綜合評估意見|評估人：日期：|采購合同合同編號：甲方（采購方）：公司名稱：地址：法定代表人：聯(lián)系電話：乙方（供應方）：公司名稱：地址：法定代表人：聯(lián)系電話：根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實信用的基礎上，就甲方向乙方采購物品事宜達成如下協(xié)議：1.采購物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格|物品名稱|規(guī)格型號|數(shù)量|單價|金額||----|----|----|----|----||合計金額（大寫）：（小寫）：|2.質(zhì)量標準乙方提供的采購物品應符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，同時應滿足甲方的使用要求。乙方應提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告和相關證書。3.交貨期乙方應在年月日前將采購物品交付至甲方指定地點。如因特殊情況需要延期交貨，乙方應提前天書面通知甲方，并征得甲方同意。4.交貨地點甲方指定地點：5.付款方式甲方在收到乙方交付的采購物品并驗收合格后，在個工作日內(nèi)支付貨款的%；剩余%的貨款作為質(zhì)量保證金，在質(zhì)保期屆滿后無質(zhì)量問題的情況下一次性支付。6.售后服務乙方應提供年的質(zhì)保期，在質(zhì)保期內(nèi)，如采購物品出現(xiàn)質(zhì)量問題，乙方應免費提供維修、更換等服務。7.違約責任如乙方未按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量交貨，應承擔相應的違約責任，向甲方支付合同總金額%的違約金。如甲方未按照合同約定的時間付款，應向乙方支付逾期付款利息。8.爭議解決本合同在履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。9.其他條款本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：采購訂單|訂單編號|采購日期|交貨日期||----|----|----||供應商名稱|地址|聯(lián)系人||聯(lián)系電話|傳真|郵箱||采購物品名稱|規(guī)格型號|數(shù)量|單價|金額||合計金額（大寫）：（小寫）：||備注|物品驗收單|驗收日期|驗收地點||----|----||采