公文管理辦法

1目的和適用范圍

1.1目的

為進一步提升XX信息技術股份有限公司（以下簡稱“XX”“公司”）

公文管理水平，使公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，結合公司實際，

制定本管理辦法。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門、各分（子）公司公文管理工作。

2術語和縮略語

公司電子公文、紙質(zhì)公文包括公司管理文件統(tǒng)稱為公文。

公司電子公文、紙質(zhì)公文是公司行政管理過程中所形成的具有同等法

律效力和規(guī)范體式的文書，能被計算機處理、拷貝、存貯和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信

技術傳送的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公司電子公文、

氏質(zhì)公文處理的工作流程基本相同；電子公文介質(zhì)的使用、保存，等同于

設質(zhì)公文的使用、保存。

公文處理是指公文的辦理、整理、立卷、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜

接有序的工作。

3管理職責分工

發(fā)布日期：實施日期：

共14頁第1頁

綜合管理部是公文管理主管部門，主要負責:

(1)制定公文管理辦法和其他有關規(guī)定等；

(2)公司公文處理、審核、用印、歸檔和銷毀等；

(3)指導、檢查公司各級公文處理和考核工作；

(4)組織公文管理相關人員進行公文業(yè)務培訓、交流以及協(xié)調(diào)公文

處理中有關問題的解決。

4公司公文標識

公文標識由發(fā)文部門和單位全稱后加“文件”二字組成(也稱公文版

頭)是公司公文的標識，包括特定的公文標識。

(1)發(fā)文機關標識為“中共xx信息技術股份有限公司委員會、飛馬智

科信息技術股份有限公司文件”，代字“XX發(fā)”；主要用于黨委、行政聯(lián)合

發(fā)文，傳達上級文件精神及重要工作部署等。

(2)發(fā)文機關標識為“中共xx信息技術股份有限公司委員會文件”，

代字“XX委”；主要用于傳達貫徹黨的方針、政策和重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上

級機關文件，批轉(zhuǎn)下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作，發(fā)布干部

任免通知C

(3)發(fā)文機關標識為“xx信息技術股份有限公司文件”，代字“xx”；

主要用于傳達上級機關的方針、政策、指示，部署全局性工作，安排公司生產(chǎn)

經(jīng)營建設的年度計劃及工作意見，發(fā)布公司重要規(guī)章制度和重要決定，批復請

求事項，發(fā)布公司專業(yè)管理領導機構和協(xié)調(diào)機構組成的通知，向上級機關報告、

請示工作，以及其他必須以公司名言辦理的重要事項。

(4)發(fā)文機關標識為“xx信息技術股份有限公司工會委員會文件”，

代字“XX工”；主要用于傳達上級工會組織的方針、政策、指示，部署全局性

工作，以及本單位開展各類勞動競賽，技術比武和文體活動等。

發(fā)布日期：實施日期：

共14頁第2頁

(5)發(fā)文機關標識為“共青團xx信息技術股份有限公司委員會文件”，

代字“xx團”；主要用于傳達上級團委的方針、政策、指示，部署全局性工

作，以及本單位開展各類勞動競賽，技術比武和志愿者活動等。

(6)發(fā)文機關標識為“xx信息技術股份有限公司會議紀要”，代字“xx

紀要”。主要用于記載和傳達由公司總經(jīng)理助理以上領導主持召開的專業(yè)性

會議情況和議定事項。

(7)發(fā)文機關標識為“中共xx信息技術股份有限公司紀律檢查委員會文

件”，代字“xx紀”；主要用于傳達上級紀委的方針、政策、指示，部署全

局性工作，以及本單位開展紀委相關工作與活動等。

(8)發(fā)文機關標識為“中共xx信息技術股份有限公司保密委員會文件”

,代字“XX保密委"；主要用于傳達上級保密委的方針、政策、指示，部署

全局性工作，以及本單位開展保密相關工作與活動等。

(9)發(fā)文機關標識為“xx信息技術股份有限公司管理文件”，主要用

于發(fā)布各類管理文件。

(10)發(fā)文機關標識為“xx信息技術股份有限公司+部室+文件”，用于

職能部門部署和推進本部門相關工作。

(11)發(fā)文機關標識為“XX信息技術股份有限公司總經(jīng)理辦公會議紀要”

,代字“XX經(jīng)紀”。主要用于記載和傳達總經(jīng)理辦公會議情況和議定事項。

5公司公文審簽

公司公文先審核后簽發(fā)是公文辦理的基本原則，也是公文處理應遵循

的規(guī)定程序。除緊急重要文件外，各部門和單位要嚴格執(zhí)行這一基本原則。

(1)公司公文、公函由董事長、總經(jīng)理、黨委書記、副總經(jīng)理審簽；

發(fā)布日期：實施日期：

1-1in~第??

(2)公司黨委公文由黨委書記、副書記審簽；

(3)公司黨委與公司行政聯(lián)合發(fā)文，由董事長、黨委書記、總經(jīng)理

審簽；

(4)公司職能部門的部室文件，由部門領導審簽；

(5)公司黨委會議紀要由黨委書記、黨委副書記審簽；

(6)公司行政會議紀要，由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理審簽。

6行文規(guī)則

行文應注重實效，堅持少而精。

行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，不得越級請示和報告。

公司公文用于對上級機關以及公司各部門、各分子公司的行文。

公司公函用于單位之間商洽工作、聯(lián)系事項、詢問和答復問題，向無

隸屬關系的有關主管部門請求批準事項所用的行文。

公司部室文件是指公司各職能業(yè)務部門依據(jù)各自職權對公司所屬各部

門、分子公司的行文。

公司黨委、行政以及部室之間的聯(lián)合發(fā)文，行文應明確主辦部門。

各部門之間加強協(xié)調(diào)，對有關問題和事項要在充分協(xié)調(diào)的基礎上，由

牽頭部門行文，并經(jīng)有關部門會簽后上報公司領導。如協(xié)商未取得一致意

見，要在請示或報告中如實寫明不同意見，報公司領導裁定，但不得各自

向外行文。

除特別緊急的原因外，不得將請示、報告直接報公司領導個人。”請

示”應一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他部門和單位的,

發(fā)布日期：實施日期：

共14頁第4頁

可用報送形式?！罢埵尽焙汀皥蟾妗辈荒芑煊?，在“報告”中不應夾帶請示事

項。

綜合管理部對不符合行文規(guī)則，又無特殊原因的公文，可作退文處理。

7公文格式

7.1公司智慧平臺公文系統(tǒng)由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文部

門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、

印章、附注、主題詞、抄送單位、發(fā)單位和印發(fā)E期等部分組成。

(1)涉及國家秘密與公司商業(yè)秘密、內(nèi)部事項的公文應標明密級和保

密期限。具體參照公司《商業(yè)秘密及內(nèi)部事項保密管理辦法》。

(2)應根據(jù)公文緊急程度分別標明“特急”、“緊急”、“急”字樣，明

確辦理時限。

(3)發(fā)文單位標識，主送、抄報及抄送單位名稱應當使用全稱或規(guī)范

簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

(4)發(fā)文字號由單位代字、年份、序號組成。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦

單位發(fā)文字號。

(5)上報公文必須標識簽發(fā)人姓名，聯(lián)合發(fā)文以主辦單位簽發(fā)人姓

名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關順序從第二行依次順排。下發(fā)

公文不標識簽發(fā)人姓名。

(6)公司公文文種編號均按大流水號順編。

(7)電子公文如有附件，應當標注附件的順序和名稱。

(8)“會議紀要”和“電子公文”不加蓋印章。公司公文和聯(lián)合上

報的公文，由主辦單位加蓋印章；公司公文與聯(lián)合下發(fā)的紙質(zhì)公文，發(fā)文

單位都應加蓋印章。

(9)成文日期以主管領導批示的日期為準。

發(fā)布日期：實施日期：

共14天第5三

(10)公司處理公文流程和統(tǒng)一使用公文處理單(詳見附表)。

(11)當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整公

文行距和字距的措施予以解決，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

(12)公文的文字從左到右橫寫、橫排，標題用宋體二號字體加粗，

正文用三號GB仿宋字體。

(13)頁碼用4號GB仿宋字體標識，頁碼左右各放一條4號一字

線，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

(14)公文統(tǒng)一使用國際標準A4型紙張(210mmX297mm),紙質(zhì)文件

左側裝訂。

(15)頁面設置(頁邊距)上、下3.3cm,左2.8cm、右2.6cm,頁

眉1.5cm、頁腳3.2cm。格式中行距的最小值29磅。

7.2公文中各組成部分的標識，參照《國家行政機關公文格式》國家

標準執(zhí)行。

8公文辦理

文件辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、督

辦、立卷、歸檔、清除等；擬稿、審核、簽發(fā)、登記、校對、發(fā)送、立卷、

歸檔、清除(或銷毀)等程序。

收到辦理的文件首先應當進行審核是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門

和單位的事項是否已協(xié)商、會簽；文中使用、公文的格式是否規(guī)范。

公司轉(zhuǎn)請有關部門辦理和預處理的文件，應當及時辦理，不得延誤，

推諉。按照“三天有回音、七天有答復”的辦理原則，一般文件應在7

個工作日內(nèi)辦結。需要進行審核和協(xié)調(diào)后提出處理意見的文件，一般應在

10個工作日之內(nèi)上報綜合管理部。1個月內(nèi)處理不了的應及時向綜合管理

部反饋信息。

發(fā)布日期：實施日期：

共14責第6三

文件按照“特事特辦、急事急辦”原則處理的，不得延誤。

轉(zhuǎn)交有關部門處理和呈送公司領導審批的文件，由綜合管理部負責催

辦，做到緊急文件跟蹤催辦、重要文件重點催辦、一般文件定期催辦。有

關單位在接到催辦信息后，應及時向綜合管理部反饋信息。

凡上報公司的文件，必須通過公文管理系統(tǒng)傳送。如附件進不了公文

系統(tǒng)，應該在電子文件標題后標明“以紙質(zhì)為準”字樣。紙質(zhì)附件應及時

送綜合管理部。

文件經(jīng)公司領導批示后，原件(紙質(zhì))除必須轉(zhuǎn)承辦單位外，其他相

關單位在智慧工作平臺中接收電子文件。

公司發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、發(fā)送等程

序。

公司職能業(yè)部門擬稿的文件，有關聯(lián)業(yè)務的，需經(jīng)相關部門主管領導

會簽，然后經(jīng)本部門主管領導審核，報公司領導簽發(fā)。公文由綜合管理部

統(tǒng)一制發(fā)。

公文擬稿應當做到：

(1)符合國家法律、法規(guī)、政策及集團公司的有關規(guī)定。

(2)觀點明確、條理清晰、表述準確、結構嚴謹、標點準確、篇幅

力求簡短。

(3)文種、格式使用正確。

(4)人名、地名、數(shù)字、引文準確。公文中漢字和標點符號用法符合

國家發(fā)布的標準，計量單位的用法符合國家主管部門的規(guī)定。

(5)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用外文名稱

或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確中文譯名。

(6)文字結構層次的序數(shù)應是：第一層為“一”，字體加黑；第二層

發(fā)布日期：實施日期：

共14天第7三

為“（一）"，第三層為“1",第四層為“⑴”。

公文處理要嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)，加有密級的文件、資料，

其內(nèi)容一律不得在智慧工作平臺和電子郵件系統(tǒng)中傳送。

各部門、分子公司主管文件處理的部門，在工作時間必須確保智慧工

作平臺和電子郵件系統(tǒng)處于正常工作狀態(tài)，及時接收文件、會議通知等，

如未及時接收而造成誤事，責任自負。

公文系統(tǒng)應配有專人操作處理文件，要妥善保管操作人的密碼，確保

智慧工作平臺的用戶安全。

系統(tǒng)運行維護部門在系統(tǒng)維護、維修期間應保證所存儲的信息內(nèi)容不

被泄露。

9公文歸檔

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等要求，文件處理完畢后，應及時整

理（立卷）、歸檔。

公司制發(fā)公文由綜合管理部歸檔。各部門上報公司領導的“請示”、

“報告”等，原稿由上報單位歸檔。下屬單位上報公司領導的“請示”、

“報告”等，原稿由綜合管理部歸檔。

文件材料的歸檔，應根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等，進行整理;

文件材料要齊全、完整，以便于保管和利用。

歸檔的公文，由歸檔單位確定保管期限。

存貯涉密文件信息的介質(zhì)（含磁盤、磁帶和光盤），按保密文件進行

管理，造冊、登記后歸檔。

由于機構的調(diào)整變化，部門在合并時，文件也應隨之合并管埋。部門

撤銷時，應歸檔的文件在整理后按規(guī)定移交檔案管理部門。

不具備歸檔和存查價值的文件、資料，經(jīng)過鑒別并經(jīng)單位主管領導批

發(fā)布日期：實施日期：

共14近第8T

唯，予以銷毀。

保密文件、資料銷毀，應登記、造冊，并經(jīng)主管部門領導和公司保密

辦批準后方可銷毀。銷毀時應按規(guī)定到指定地點，并由二人以上監(jiān)銷。

10報告和記錄格式

401A公文審簽稿

402A收件處理單（行政呈批文）

403A收件處理單（外來文）

404A公司公文清單及發(fā)文字號

11文件修改變更記錄

xx（管理）文件修改變更記錄

文件編號：4修訂部門：綜合管理部

序更改原因修改后修改人修改日期主要更改內(nèi)容

號版本號

1

2

擬稿：日期:

審核：日期:

發(fā)布日期:實施日期：

共14頁第9頁

401A

密級:緩急程度:

XX信息技術股份有限公司公文審簽稿

［行政代擬文］號：打印份數(shù)：收文日期：

文件類型會簽：

發(fā)文號

擬稿單位：擬稿人：電話：

擬稿單位負責人審核：

審批:

布題：附件：

主送:

沙報:

沙送:

是否信息平臺發(fā)布------文件辦結存檔----------文件閱辦后是否退回辦公室

備注:

發(fā)布日期:實施日期：

共14頁第10頁

402A

密級：緩級程度：

批件

XX信息技術股份有限公司收件處理單

［行政文件外來文］收文日期：

來文號文件名稱

來文單位

擬辦和批辦：

領導批示:

文///

件主送?

流///

向復送///

是否信息平臺發(fā)布文件辦結存先文件閱辦后是否退還回辦公室

發(fā)布日期:實施日期:

共14頁第11頁

403A

密級：緩級程度：

批件

XX信息技術股份有限公司收件處理單

［行政呈批文］收文H期：

來文號文件名稱

來文單位

擬辦和批辦：

領導批示:

文///

件主送?

流///

向復送///

是否信息平臺發(fā)布文件辦結存先文件閱辦后是否退還回辦公室

發(fā)布日期:實施日期:

共14頁第12頁

404A公司公文清單及發(fā)文字號

序

模板文件名"紅頭”文字發(fā)文字號樣例使用部門說明

號

中共XX信息技術股份中R!公司委公主要用干黨委、行政聯(lián)臺發(fā)文,傳達上

門黨委文件XX公綜合件理部

1n發(fā)(20XX)X號

司文件會.xx信￡1技術股價布|4覺一工作卻級攵件精即及41愛工作州黑等

公司文件

中共XX信總技術股材有限公司委克群職能部門拉照校校依文.然合皆理

XX竟妄文件xx$(20XX)X號公司竟妥.

2員會文件部審核

3xxfifft3ttrXX信息技術股份有聯(lián)公司文flxx(20XX)X號芬職能業(yè)務部門代損文件各部門按照或板擬文.綜合管理祁審核

中共XX仿息技術段份布儀公司紀

XX紀安文件n紀(20XX)X號公司紀委

4慎檢查委員會文件紀委按照模版旭文.綜合懺理汨審核

XX信◎技術股份有米公司工幺文

「工會文件xx工(20XX)X號公司工會工會按膜模版撩文,黨群r作部中移

5件

共？ftflxx估患技術股份行網(wǎng)公司

X*團委文件xxffl(20XX)X號公司團委團委按照模版擬文.兌桿工作麻審核

6委員會文件

中共XX佑息技術般伊方維公司委

xx|R密委員會文件xx保密委(20XX)X燈保定辦公左(嫁合管理部)

7員會保密委員會文件

發(fā)布日期.文住日期：

共14頁第13頁

用于發(fā)布公F線會議紀要（會議本身應

在辦公空備案）根據(jù)需要，可增加列席

KxfS則技術股份有BI公河會議紀人員及瓢門、記錄人等信g.

XX0蓼(20H)Y號「IR修、"一部門

8票紀要文件命名：飛馬招科紀要

（20XX）X號根據(jù)需耍.由綜合處理部

根據(jù)紀要發(fā)布柑關抄告

。信息技術股份布架公司衍理文

XX管理文件科技創(chuàng)新濯

9件

辦公室：包括保蔻辦警）Rte聯(lián)能部門使用謙文件頭發(fā)布通知及推進

xxfS息技術股份布瞅公司部空文