機(jī)關(guān)單位文秘崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)流程一、崗位職責(zé)機(jī)關(guān)文秘作為政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的核心樞紐崗位，需圍繞公文處理、會(huì)務(wù)保障、參謀輔政、綜合協(xié)調(diào)等維度履行職責(zé)，以保障單位行政效能與決策科學(xué)性。（一）文書(shū)處理與審核負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文全生命周期管理：收文階段需對(duì)來(lái)文（含紙質(zhì)、電子文件）進(jìn)行簽收、登記、分類(lèi)，根據(jù)文件性質(zhì)（如請(qǐng)示、通知、報(bào)告）與緊急程度（特急、加急、平件）提出擬辦意見(jiàn)（例：“請(qǐng)XX科室牽頭，XX部門(mén)配合辦理，5個(gè)工作日內(nèi)反饋”），跟蹤承辦部門(mén)落實(shí)進(jìn)度，確保急件、要件“零延誤”；發(fā)文階段需審核文稿的政策依據(jù)、邏輯結(jié)構(gòu)、格式規(guī)范，協(xié)調(diào)多部門(mén)會(huì)簽環(huán)節(jié)（會(huì)簽部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)），跟蹤領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)流程，統(tǒng)籌公文印制、分發(fā)與歸檔，確保發(fā)文內(nèi)容合法合規(guī)、表述精準(zhǔn)。（二）會(huì)務(wù)組織與服務(wù)承擔(dān)會(huì)議全流程保障工作：會(huì)前需結(jié)合會(huì)議主題擬定方案（含議程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工），協(xié)調(diào)參會(huì)人員日程，準(zhǔn)備會(huì)議材料（如領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報(bào)材料、議程表），布置會(huì)場(chǎng)（含座次安排、設(shè)備調(diào)試、席卡制作，重要會(huì)議需同步檢查防疫、安保措施）；會(huì)中負(fù)責(zé)簽到管理、會(huì)議記錄（采用“摘要記錄+關(guān)鍵觀點(diǎn)”方式，重要會(huì)議可同步錄音并提前告知參會(huì)人員）、突發(fā)情況處置（如設(shè)備故障、議程調(diào)整）；會(huì)后需24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，分解任務(wù)清單（明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限），跟蹤決議事項(xiàng)的落實(shí)反饋，形成閉環(huán)管理。（三）調(diào)研參謀與材料撰寫(xiě)立足單位職能與中心工作，開(kāi)展針對(duì)性調(diào)研：聚焦政策落實(shí)難點(diǎn)、基層訴求熱點(diǎn)、決策執(zhí)行堵點(diǎn)，通過(guò)實(shí)地走訪、數(shù)據(jù)研判、座談交流等方式收集信息，形成兼具問(wèn)題導(dǎo)向與解決方案的調(diào)研報(bào)告（例：“鄉(xiāng)村振興政策落地難點(diǎn)及優(yōu)化建議”），為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考；同時(shí)負(fù)責(zé)綜合性材料（如工作總結(jié)、匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)交流稿）的撰寫(xiě)，需精準(zhǔn)把握上級(jí)精神與單位實(shí)際，做到內(nèi)容務(wù)實(shí)、表述凝練。（四）綜合協(xié)調(diào)與溝通聯(lián)絡(luò)統(tǒng)籌單位內(nèi)外溝通協(xié)作：對(duì)內(nèi)需協(xié)調(diào)各科室（部門(mén)）工作銜接，跟蹤跨部門(mén)任務(wù)進(jìn)度，反饋執(zhí)行中的問(wèn)題與建議；對(duì)外需對(duì)接上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟單位及服務(wù)對(duì)象，做好信息傳遞、工作銜接與來(lái)訪接待，維護(hù)單位良好形象；在重要活動(dòng)（如檢查、調(diào)研、考察）中，需提前規(guī)劃行程、協(xié)調(diào)資源（如人員、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)），保障活動(dòng)有序開(kāi)展。（五）檔案管理與保密工作負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理：按《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》收集、整理文書(shū)、會(huì)議、調(diào)研等資料，編制檢索工具，保障檔案“收得全、管得好、查得到”；同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)涉密文件、會(huì)議內(nèi)容、調(diào)研數(shù)據(jù)等進(jìn)行分級(jí)管理（如“秘密”“機(jī)密”），定期開(kāi)展保密檢查（每月自查、每季度專(zhuān)項(xiàng)檢查），防范失泄密風(fēng)險(xiǎn)，確保國(guó)家秘密與工作秘密安全。二、業(yè)務(wù)流程文秘工作需遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程，以提升效率、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，核心流程涵蓋公文處理、會(huì)務(wù)組織、調(diào)研工作、綜合協(xié)調(diào)等模塊。（一）公文處理流程1.收文流程簽收登記：接收來(lái)文，核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)，登記文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送單位、收文時(shí)間；擬辦分辦：結(jié)合職責(zé)分工提出擬辦意見(jiàn)（請(qǐng)示類(lèi)明確“是否同意”及依據(jù)，通知類(lèi)明確“傳達(dá)范圍”“落實(shí)要求”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后分送承辦部門(mén)；承辦催辦：承辦部門(mén)簽收后制定落實(shí)計(jì)劃，文秘跟蹤進(jìn)度，對(duì)超3個(gè)工作日未反饋的部門(mén)發(fā)《催辦單》并電話溝通，辦結(jié)后收集反饋材料；辦結(jié)歸檔：核對(duì)辦理結(jié)果與文件要求的一致性，將文件、擬辦單、承辦反饋等材料整理歸檔，電子文件同步上傳至檔案系統(tǒng)。2.發(fā)文流程文稿擬制：業(yè)務(wù)科室起草文稿（明確主題、依據(jù)、措施），經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后提交文秘；核稿會(huì)簽：文秘審核文稿的政策合規(guī)性、格式規(guī)范性，協(xié)調(diào)多部門(mén)會(huì)簽（會(huì)簽部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)）；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：按權(quán)限送分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，同步標(biāo)注簽發(fā)意見(jiàn)與日期；印制分發(fā)：編號(hào)、排版、印制公文，按主送、抄送單位分發(fā)（涉密文件通過(guò)機(jī)要通道傳遞）；歸檔備案：將發(fā)文原稿、會(huì)簽單、簽發(fā)稿等材料歸檔，電子文件留存至公文管理系統(tǒng)。（二）會(huì)務(wù)組織流程1.會(huì)前籌備需求確認(rèn)：與會(huì)議發(fā)起人溝通，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)范圍、預(yù)期成果；方案制定：擬定會(huì)議方案（含議程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；材料準(zhǔn)備：收集、整理會(huì)議材料（如匯報(bào)稿、政策文件），排版印刷并裝袋；通知發(fā)送：通過(guò)OA系統(tǒng)、短信、電話等方式通知參會(huì)人員，確認(rèn)回執(zhí)；會(huì)場(chǎng)布置：調(diào)試音響、投影等設(shè)備，擺放席卡、資料，設(shè)置簽到臺(tái)，檢查防疫、安保措施。2.會(huì)中服務(wù)簽到管理：核對(duì)參會(huì)人員名單，統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況，及時(shí)反饋缺席人員動(dòng)態(tài)；會(huì)議記錄：采用“摘要記錄+關(guān)鍵觀點(diǎn)”方式記錄會(huì)議內(nèi)容，重要會(huì)議同步錄音（需提前告知參會(huì)人員）；服務(wù)保障：關(guān)注會(huì)場(chǎng)溫度、茶水供應(yīng)，及時(shí)處理設(shè)備故障、議程調(diào)整等突發(fā)情況。3.會(huì)后落實(shí)紀(jì)要整理：24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿，經(jīng)參會(huì)部門(mén)核對(duì)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；任務(wù)分解：根據(jù)紀(jì)要梳理任務(wù)清單，明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限，錄入督辦系統(tǒng)；跟蹤反饋：定期檢查任務(wù)進(jìn)度，收集階段性成果，形成《會(huì)議決議落實(shí)情況報(bào)告》。（三）調(diào)研工作流程1.選題立項(xiàng)需求分析：結(jié)合上級(jí)部署、單位重點(diǎn)工作、基層反饋，篩選調(diào)研主題（如“優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境政策落地難點(diǎn)”）；方案設(shè)計(jì)：制定調(diào)研方案（含調(diào)研對(duì)象、方法、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.實(shí)地調(diào)研資料收集：查閱政策文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)調(diào)研問(wèn)卷（樣本量根據(jù)實(shí)際需求確定），開(kāi)展實(shí)地走訪，記錄典型案例；分析研判：運(yùn)用SWOT、對(duì)比分析等方法，梳理問(wèn)題成因，提煉共性規(guī)律，形成初步結(jié)論。3.報(bào)告撰寫(xiě)與應(yīng)用報(bào)告起草：結(jié)構(gòu)包含“現(xiàn)狀-問(wèn)題-建議”，建議需具體可行（如“簡(jiǎn)化審批流程，推行‘一網(wǎng)通辦’”）；審核修改：經(jīng)科室、辦公室審核后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)意見(jiàn)修改完善；成果轉(zhuǎn)化：將調(diào)研結(jié)論融入政策制定、工作部署，跟蹤建議落實(shí)效果，形成“調(diào)研-決策-落實(shí)”閉環(huán)。（四）綜合協(xié)調(diào)流程1.需求受理信息收集：接收內(nèi)部科室或外部單位的協(xié)調(diào)需求（如聯(lián)合調(diào)研、活動(dòng)承辦），記錄需求內(nèi)容、時(shí)間要求；初步評(píng)估：分析需求的可行性、資源需求（如人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地），形成初步方案。2.溝通執(zhí)行方案確認(rèn)：與相關(guān)方溝通方案細(xì)節(jié)（如行程安排、職責(zé)分工），達(dá)成共識(shí)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；資源協(xié)調(diào)：統(tǒng)籌調(diào)配人力、物力，解決執(zhí)行中的沖突（如時(shí)間沖突、資源不足），確保工作銜接順暢。3.反饋總結(jié)過(guò)程跟蹤：實(shí)時(shí)掌握協(xié)調(diào)事項(xiàng)的進(jìn)展，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)方反饋；總結(jié)優(yōu)化：事項(xiàng)完成后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成《協(xié)調(diào)工作復(fù)盤(pán)報(bào)告》，為后續(xù)工作提供參考。（五）檔案與保密工作流程1.檔案管理收集整理：按年度、類(lèi)別收集文件材料，去除金屬物，分類(lèi)編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄；鑒定保管：定期鑒定檔案價(jià)值，銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值的材料（需履行審批手續(xù)），涉密檔案單獨(dú)保管；利用服務(wù)：提供檔案查閱服務(wù)，登記借閱信息（涉密檔案需審批后提供），電子檔案通過(guò)權(quán)限管理系統(tǒng)查閱。2.保密工作涉密識(shí)別：對(duì)文件、會(huì)議、數(shù)據(jù)進(jìn)行密級(jí)判定（如“秘密”“機(jī)密”），標(biāo)注保密期限；審批管理：涉密文件的收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀需履行審批手續(xù)，涉密會(huì)議需簽訂保密承諾書(shū)；監(jiān)督檢查：每月開(kāi)展保密自查，重點(diǎn)檢查涉密設(shè)備使用、文件保管情況，整改隱患問(wèn)題。三、工作要點(diǎn)與能力要求（一）核心能力文字能力：熟練運(yùn)用公文語(yǔ)體，精準(zhǔn)提煉觀點(diǎn)，撰寫(xiě)材料需“短、實(shí)、新”（避免空話套話，突出問(wèn)題與措施）；統(tǒng)籌能力：并行處理多項(xiàng)任務(wù)時(shí)，需合理分配時(shí)間，區(qū)分輕重緩急（可借助“四象限法則”管理任務(wù)）；溝通能力：與不同層級(jí)、部門(mén)溝通時(shí)，需清晰表達(dá)意圖，準(zhǔn)確理解需求（注意語(yǔ)氣謙和，避免指令性表述）；保密意識(shí)：對(duì)涉密信息“守口如瓶”，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度（涉密文件需雙人雙鎖保管，涉密會(huì)議禁止攜帶手機(jī)）。（二）工作技巧工具運(yùn)用：熟練使用OA系統(tǒng)、檔案管理軟件、思維導(dǎo)圖工具（如XMi